Hướng dẫn cách viết công văn đề nghị thông dụng nhất

Công văn đề nghị là một phần không thể thiếu đối với các tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp khi hoạt động trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết công văn đề nghị chuẩn xác nhất. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ “bật mí” đến bạn cách viết công văn đề nghị “chuẩn không cần chỉnh”.

Công văn đề nghị và những điều cần biết

Đầu tiên cần tìm hiểu rõ công văn đề nghị là gì? Những tiêu chuẩn nào đối với công văn đề nghị? 

Công văn đề nghị là gì?

Công văn đề nghị không chỉ là một biểu mẫu hành chính phổ biến trong các tổ chức, cơ quan và doanh nghiệp ngày nay, mà còn là một công cụ quan trọng trong việc truyền tải nguyện vọng, mong muốn của cấp dưới đến lãnh đạo cấp trên tại các cơ quan Nhà nước. Đồng thời, vai trò của các công văn đề nghị ngày càng được nhấn mạnh trong các tổ chức, công ty và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnhvực kinh doanh.

Các công văn đề nghị không chỉ đóng vai trò trong việc tham gia điều phối các hoạt động giao dịch và thông tin liên lạc mà còn giúp tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức, công ty và doanh nghiệp. Thông qua việc trình bày rõ ràng và logic của những yêu cầu và đề xuất, các công văn đề nghị giúp cho các tổ chức và doanh nghiệp có thể thực hiện tốt hơn về nghĩa vụ và chức năng của mình, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quản lý và hoạt động kinh doanh.

>>> Cập nhật ngay Các thông tin về bảo hiểm xã hội người lao động cần biết

Công văn đề nghị là biểu mẫu hành chính được áp dụng phổ biến trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp.

>>> Cập nhật ngay Hợp đồng lao động và những lưu ý người lao động cần biết

Một số tiêu chuẩn đổi với công văn đề nghị

Theo định nghĩa, công văn đề nghị là một mẫu văn bản hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt ý kiến, đề xuất từ cơ sở, tổ chức hoặc cá nhân đến các cấp lãnh đạo. Khi soạn thảo một công văn đề nghị, cần tuân thủ một số tiêu chuẩn cơ bản sau:

• Công văn đề nghị nên tập trung vào một nội dung duy nhất và không nên chứa quá nhiều thông tin khác. Việc trình bày rõ ràng, cụ thể và không quá dài dòng sẽ giúp tăng tính hiệu quả và tránh sự nhầm lẫn.
• Đảm bảo rằng công văn đề nghị được viết ngắn gọn, súc tích, mạch lạc và tập trung vào ý chính của vấn đề. Sự súc tích và mạch lạc giúp người đọc dễ dàng tiếp cận và hiểu được nội dung một cách nhanh chóng.
• Lựa chọn từ ngữ lịch sự, ý nhị và mang tính thuyết phục cao khi soạn thảo công văn đề nghị. Việc sử dụng ngôn từ phù hợp sẽ giúp tôn trọng người đọc và tăng cường sức thuyết phục của văn bản.
• Tuân thủ và tránh vi phạm các quy định của pháp luật khi soạn thảo công văn đề nghị. Điều này đảm bảo tính hợp pháp và uy tín của văn bản trong mắt người đọc và cơ quan quản lý.
• Công văn đề nghị cần được trình bày logic, khoa học và nên được đánh số thứ tự để ban lãnh đạo cấp trên dễ dàng theo dõi và hiểu rõ các điểm cần xem xét và quyết định. Sự trình bày logic và có hệ thống giúp tăng tính thuyết phục và hiệu quả của công văn.

>>> Cập nhật ngay Cách tính lương hưu mới nhất hiện nay - Người lao động cần biết

Khi viết công văn đề nghị cũng cần tuân theo một số tiêu chuẩn cơ bản. 

Một số mẫu công văn đề nghị phổ biến nhất

1. Mẫu công văn đề nghị hợp tác

“Bắt tay” với các đối tác lớn là nhu cầu thiết yếu của mọi cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Việc này giúp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp mở rộng mối quan hệ, tăng cường sự hỗ trợ từ bên ngoài.

Thông thường, những mẫu công văn đề nghị hợp tác sẽ được áp dụng tại các cơ quan, doanh nghiệp. Các văn bản này có khả năng truyền đạt mong muốn hợp tác giữa cơ quan, doanh nghiệp với những đối tác khác.

Khi soạn thảo công văn đề nghị hợp tác, bạn cần nêu rõ lý do hợp tác chính đáng. Đồng thời, bạn nên nhấn mạnh về các ưu điểm của doanh nghiệp mình. Càng làm nổi bật giá trị của doanh nghiệp, bạn càng dễ dàng chinh phục mối quan hệ với đối phương.

2. Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng

Đây là mẫu công văn biểu thị mong muốn chấm dứt hợp đồng của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp với một cá nhân, đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác. Khi soạn thảo công văn thông báo chấm dứt hợp đồng, bạn cần lưu ý sử dụng từ ngữ tế nhị, lịch sự, tránh khiến đối phương mất lòng.

3. Mẫu công văn thanh lý hợp đồng

Công văn thanh lý hợp đồng là văn bản ghi lại quy trình hoàn tất một công việc nào đó được thỏa thuận giữa đôi bên. Trong bản hợp đồng nêu rõ việc xác nhận về khối lượng, chất lượng và các vấn đề phát sinh trong quá trình hoàn thành công việc. Lưu ý, công văn thanh lý hợp đồng cần chứa đủ chữ ký đồng ý giữa hai bên.

4. Mẫu công văn hỏi thuế

Phần lớn những mẫu công văn hỏi thuế sẽ được sử dụng phổ biến trong các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Vai trò của những mẫu công văn này là nêu lên những thắc mắc của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến thuế má, như: hóa đơn thuế giá trị gia tăng, kê khai thuế, thuế thu nhập cá nhân,... Khi viết các mẫu công văn hỏi thuế, bạn cần sử dụng từ ngữ trang trọng, lịch sự, đáp ứng đúng tiêu chuẩn của pháp luật.

5. Mẫu công văn hủy hợp đồng

Tương tự như công văn thông báo chấm dứt hợp đồng, mẫu công văn hủy hợp đồng được sử dụng khá phổ biến trong các giao dịch, mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ ở môi trường doanh nghiệp. Được biết, mẫu công văn này được thực thi khi các bên tham gia thống nhất kết thúc một hợp đồng giao dịch đã được thỏa thuận trước đó.

6. Mẫu công văn xin gia hạn thanh toán

Công văn xin gia hạn thanh toán được soạn thảo khi một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chưa thể thanh toán tiền cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khác. Khi soạn thảo công văn xin gia hạn thanh toán, bạn cần nêu rõ nội dung xin gia hạn, bao gồm: lý do gia hạn, thời gian gia hạn, tên đơn vị xin gia hạn,... Trong bối cảnh hiện nay, đây được xem là form công văn đề nghị tương đối thông dụng.

Cách viết công văn đề nghị đúng chuẩn, chính xác

Một công văn đề nghị đúng chuẩn từ hình thức đến nội dung sẽ người xem ấn tượng, thu hút hơn. Trên thực tế, bạn có thể soạn thảo theo nhiều form công văn đề nghị khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung của các mẫu công văn là đảm bảo tính lịch sự, trang trọng và tạo ra sức thuyết phục cao. Một số “mẹo” nhỏ khi viết công văn đề nghị bạn cần lưu ý là:

• Mở đầu cần nêu rõ tên viết tắt của cơ quan, tổ chức, đơn vị giữ chức năng soạn thảo công văn.
• Trình bày đầy đủ nội dung, chủ đề mà công văn muốn truyền tải đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác.
• Nêu rõ địa điểm của nơi nhận công văn. Nếu công văn không được gửi đến một cá nhân hoặc đơn vị cụ thể, bạn chỉ cần viết rõ tên cá nhân, đơn vị.
• Cung cấp nơi nhận công văn. Nếu công văn được gửi đến cá nhân, tổ chức, đơn vị cấp cao trong Nhà nước, mục nơi nhận cần được trình bày đầy đủ chức danh, chức vụ của người nhận. 
• Cần ghi đủ chữ viết tắt của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp có chức năng soạn thảo mẫu công văn. Nếu được, bạn có thể bổ sung thêm số lượng bản sao lưu của mẫu công văn.

Cũng như bất kỳ mẫu công văn nào, bố cục công văn đề nghị cũng được chia đủ 3 phần bao gồm: Mở đầu, trình bày vấn đề và kết luận. Bên cạnh đó, công văn đề nghị cần cung cấp đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận, nội dung, trích yếu nội dung,...

Như vậy, qua bài viết trên, Arental Việt Nam đã chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về các mẫu công văn đề nghị phổ biến nhất hiện nay và cách viết công văn đề nghị theo tiêu chuẩn. Hy vọng từ những thông tin trên, bạn đã tích lũy thêm kinh nghiệm để soạn thảo các mẫu công văn chuẩn xác nhằm phục vụ tốt cho công việc của mình.