Cần lưu ý gì khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh?

Cần lưu ý gì khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường khó tránh phải việc chuyển trụ sở, địa điểm kinh doanh vì một số lý do khách quan như: quy mô nhân sự, tiến trình hoạt động công việc cần thay đổi, chiến lược phát triển,... Vậy, trước khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh cần phải chú ý những gì để tuân thủ đúng theo pháp luật và tránh mất thời gian? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn đầy đủ, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh chóng nhất.

Việc chuyển địa chỉ kinh doanh cần phải thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh.

1. Khi nào cần tiến hành thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh?

Doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh và hoàn thành thủ tục trong các trường hợp sau:

• Đổi địa điểm để thuận tiện hơn trong công việc kinh doanh
• Có nhu cầu tìm thuê văn phòng gần trung tâm thành phố để dễ dàng hơn trong việc giao dịch với khách hàng, đối tác
• Muốn tăng thêm khả năng tiếp cận với đa dạng thị trường
• Việc kinh doanh của công ty thuận lợi tạo ra nguồn thu, đủ điều kiện có thể xây trụ sở hay chuyển văn phòng về gần nơi ở hiện tại...

2. Những điều cần lưu ý khi thay đổi địa chỉ kinh doanh

2.1. Con dấu

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ nhưng vẫn cùng khu vực quận, huyện, không cần thay đổi con dấu.

Còn nếu thay đổi địa chỉ công ty nằm khác khu vực quận, huyện hiện tại, hoặc khác tỉnh, thành phố, lúc này bắt buộc cần phải thay đổi con dấu công ty.

2.2. Hồ sơ thuế

Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty nằm trong cùng quận/huyện, việc chuyển hồ sơ thuế là không cần. Ngược lại, thay đổi địa chỉ công ty đến nơi khác quận/huyện, tỉnh/thành phố đang đăng ký, phải thực hiện việc chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan đang quản lý thuế hiện tại sang cơ quan quản lý thuế ở địa điểm mới.

Muốn chuyển hồ sơ thuế cần phải hoàn tất thủ tục quyết toán thuế đối với cơ quan quản lý thuế cũ của doanh nghiệp và đợi họ xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế.

2.3. Hóa đơn đỏ (VAT)

Theo quy định, bắt đầu từ tháng 01/2020, các doanh nghiệp dần thay đổi và áp dụng xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp do hóa đơn giấy chưa dùng hết nên họ vẫn tiếp tục sử dụng. Vậy đối với hóa đơn đỏ cần phải xử lý như thế nào?

>>>>> Văn phòng cho thuê TPHCM

Các giấy tờ hồ sơ liên quan đều phái chinh sửa thông tin địa chỉ kinh doanh mới phù hợp.

Khi chắc chắn muốn thay đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần làm thủ tục thông báo đến cơ quan quản lý thuế của mình. Nếu địa chỉ thay đổi vẫn nằm trong nội bộ địa bàn quận/huyện đang kinh doanh, người quản lý thuế có thể đóng dấu xác nhận và không ép buộc phải in lại hóa đơn cũ theo thay đổi mới.

Nhưng nếu thay đổi địa chỉ khác quận/ huyện hay tỉnh/thành phố, doanh nghiệp muốn được phép xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, bắt buộc phải làm thủ tục đề nghị cơ quan thuế đặt in hóa đơn mới và đưa ra thông báo phát hành hóa đơn.

2.4. Hóa đơn điện tử

Thông tin về địa chỉ trên hóa đơn điện tử đương nhiên cũng phải thay đổi theo địa chỉ của trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh mới.

Với trường hợp thủ tục chuyển địa chỉ công ty vẫn thuộc cùng quận/huyện, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với cán bộ đang giám sát và quản lý thuế để được hướng dẫn làm thủ tục xác nhận việc thay đổi này. Từ đó, hóa đơn điện tử tiếp tục sử dụng và hiển thị địa chỉ kinh doanh mới.

Còn trường hợp thay đổi trụ sở, địa điểm công ty ngoài quận/huyện, tỉnh/thành phố, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục liên quan tới việc chuyển đổi hồ sơ thuế từ cơ quan đang quản lý thuế hiện tại sang cơ quan quản lý thuế mới.

3. Các bước hoàn tất thủ tục chuyển địa chỉ công ty

Sau khi hoàn thành việc chốt thuế tại các cơ quan quản lý thuế cũ và nhận được công văn xác nhận thành công trong việc chuyển địa chỉ của cơ quan thuế mới, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo nghị định 78/2015/NĐ-CP gồm có:

• Thông báo về việc thay đổi địa điểm kinh doanh, trụ sở chính;
• Bản sao biên bản họp của ban giám đốc, hội đồng quản trị (công ty Cổ phần) hoặc hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên, công ty Hợp danh) về vấn đề thay đổi này;
• Quyết định bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật về việc thay đổi địa chỉ;
• Bản gốc hoặc công chứng sao y bản chính của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Người nộp hồ sơ phải điền tờ khai thông tin
• Một số giấy tờ liên quan khác (nếu được có quan có thẩm quyền yêu cầu) như: giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (công chứng), hợp đồng thuê trụ sở mới,...

Bước 2: Nộp hồ sơ của thủ tục chuyển địa chỉ công ty tại phòng đăng ký kinh doanh hay phòng đăng ký đầu tư thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại nơi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc có thể nộp trực tuyến qua cổng thông tin quốc gia. 

Bước 3: Cán bộ tại phòng đăng ký kinh doanh/phòng đăng ký đầu tư kiểm tra tính hợp lệ và trao lại biên nhận hồ sơ.

Bước 4: Đại diện doanh nghiệp đến nhận thông báo kết quả sau 3-5 ngày làm việc.

>>>>> Văn phòng cho thuê quận 2 giá rẻ

Cần chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết để đến cơ quan làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

4. Mẫu thay đổi địa chỉ kinh doanh

Về mẫu chuyển địa chỉ công ty, các doanh nghiệp/công ty có thể tìm kiếm trên mạng và điền theo Phụ lục II-1, Thông tư số 01/2013/TT-BKHĐT. 

Trên đây là những thông tin hữu ích về thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh, giúp những người chưa có hoặc còn thiếu kinh nghiệm dễ dàng và đơn giản hơn trong việc hoàn thành thủ tục. Hãy luôn nắm rõ và nhớ kỹ để tránh tình trạng quên mất điều nào đó, gây ảnh hưởng tới việc kinh doanh. Nếu doanh nghiệp/công ty có nhu cầu cần được hỗ trợ để hiểu rõ hơn, liên lạc ngay với phòng đăng ký kinh doanh hoặc các công ty tư vấn luật uy tín, chuyên nghiệp.