5 Nguyên tắc doanh nghiệp cần biết khi chọn dịch vụ văn phòng ảo

5 Nguyên tắc doanh nghiệp cần biết khi chọn dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo được đánh giá là mô hình kinh doanh lý tưởng đối với những nhà khởi nghiệp trẻ hoặc doanh nghiệp chưa có nguồn vốn lớn. Nắm bắt được xu hướng này, hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp và cho thuê dịch vụ văn phòng ảo . Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị uy tín để hợp tác lâu dài thật sự không hề dễ dàng. Bài viết này sẽ bật mí 5 nguyên tắc cũng như những kinh nghiệm nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tìm được một đơn vị cho thuê văn phòng ảo đáng tin cậy.

Văn phòng ảo được đánh giá là mô hình kinh doanh lý tưởng đối với những nhà khởi nghiệp trẻ.

1. Xác định yếu tố ưu tiên là vị trí hay chi phí 

Vị trí và chi phí là hai yếu tố luôn được đặt lên bàn cân trong bước đầu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thông thường, việc sở hữu địa chỉ văn phòng tại khu vực đắt đỏ như trung tâm thành phố sẽ tiêu tốn chi phí cao hơn gấp nhiều lần so với vị trí khác và ngược lại. Do đó mà hầu hết các doanh nghiệp thường phân vân và đắn đo khi lựa chọn giữa địa điểm đặt văn phòng và chi phí tòa nhà.

Để tiết kiệm thời gian đồng thời có được sự lựa chọn hợp lý, trước hết doanh nghiệp phải hiểu rõ về tình hình tài chính và mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp là gì. Liệt kê, xác định những vị trí mong muốn và tham khảo giá thuê trên thị trường một cách kỹ càng. Từ đó cân nhắc lựa chọn đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín, tránh sự mời gọi của nhiều công ty môi giới khiến giá thuê bị đẩy lên quá cao. 

2. So sánh cơ sở vật chất và tiện ích giữa các đơn vị cho thuê

Giá cả thường sẽ đi đôi với độ tiện nghi và chất lượng dịch vụ. Do đó tùy vào khả năng chi trả để doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng ảo có các tiện ích đi kèm phong phú và đa dạng khác nhau. Trước khi đưa ra quyết  định, hãy tham khảo và so sánh thật kỹ về cơ sở vật chất cũng như các chế độ đãi khác giữa các đơn vị cho thuê. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được dịch vụ với giá cả phù hợp mà đồng thời còn bảo đảm tính tiện ích trong xuyên suốt quá trình kinh doanh

Một số tiêu chí cần cân nhắc như sau:

• Mức thuê cao hay thấp so hơn khả năng chi trả?
• Các tiện ích kèm theo có xứng đáng với mức giá thuê đó hay không?
• Cơ sở vật chất cùng những trang thiết bị của dịch vụ liệu có cần thiết đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp?  

Việc cân nhắc những thông tin này và so sánh với những đơn vị khác sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định lựa chọn đúng đắn hơn. Hơn nữa còn có ích trong việc đàm phán, thương lượng giá cả với đơn vị cho thuê.

3. Tìm hiểu mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ

Việc kinh doanh cũng như danh tiếng của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu chọn thuê đơn vị dịch vụ văn phòng ảo kém uy tín. Điều này không chỉ gây cản trở, làm gián đoạn công việc của tập thể mà đồng thời còn dẫn đến các vấn đề về mặt pháp lý. Ngược lại, nếu sở hữu địa chỉ văn phòng tại tòa nhà uy tín, doanh nghiệp sẽ có thêm cơ hội để phát triển và thăng tiến hơn. Mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đối tác khác cũng như nâng cấp thương hiệu lên một tầm cao mới.

>>>>> Văn phòng ảo TPHCM

Việc cân nhắc các thông tin và so sánh với những đơn vị khác sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng đắn hơn.

Hiện nay, bạn có thể kiểm tra được mức độ uy tín của đơn vị cho thuê một cách dễ dàng thông qua Internet. Những kênh online và review trước đó sẽ cung cấp cho bạn những đánh giá chủ quan nhất. Đồng thời, bạn nên dành ít thời gian để kiểm tra trực tiếp và trải nghiệm thực tế. Việc kết hợp này sẽ giúp bạn nhận định được quá trình làm việc chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê, từ đó đi đến quyết định lựa chọn hay không.

4. Kiểm tra các chi tiết khi thuê văn phòng ảo thật kỹ càng

Đây là điều vô cùng quan trọng trước khi quyết định lựa chọn và ký kết với đơn vị cho thuê. Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo quyền và lợi ích cho cả hai bên, tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai. 

Những chi tiết chẳng hạn như: 

• Giá thuê bao gồm những khoản nào? 
• Các dịch vụ đi kèm bao gồm những gì? 
• Lễ tân có sẵn sàng hỗ trợ trong những tình huống khẩn cấp hay không? 
• Có hỗ trợ trang thiết bị như máy photocopy, máy fax,... hay không?
• Có phát sinh thêm khoản chi phí nào nữa không?
• Khu vực đỗ xe có đảm bảo luôn sẵn sàng cho doanh nghiệp của bạn?

5. Nắm rõ những nội dung và điều khoản trong hợp đồng

Dù có là mối quan hệ quen biết hay đơn vị cho thuê là người thân đi chăng nữa thì việc quan trọng nhất vẫn là có một bản hợp đồng rõ ràng và chi tiết. Việc ký kết phải được diễn ra khi có sự tham gia đầy đủ của cả hai phía. Điều này nằm bảo vệ quyền lợi khi mối quan hệ hợp tác có vấn đề hay mâu thuẫn trục trặc. Hạn chế những tranh chấp và kiện tụng liên quan đến vấn đề pháp lý gây cản trở quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa bản hợp đồng còn thể hiện sự đồng tình và nhất trí với toàn bộ nội dung và điều khoản của đôi bên. 

Khi quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo , bạn sẽ phải tuân thủ 1 số nguyên tắc từ phía người cho thuê và ngược lại. Nếu những điều khoản gây bất lợi cho doanh nghiệp, hãy thẳng thắn chia sẻ quan điểm để đi đến kết quả đàm phán tốt đẹp. Và nếu những điều kiện trong hợp đồng không gây ảnh hưởng đến công ty, hãy vui vẻ chấp nhận. Quan trọng nhất là sự tôn trọng nhau, đó chính là động lực để gìn giữ việc hợp tác nhằm thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp.

>>>>> Văn phòng ảo quận 2

Nên hạn chế những tranh chấp và kiện tụng liên quan đến vấn đề pháp lý trong quá trình thuê.

Việc tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ đem đến khởi đầu thuận lợi trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về những tiêu chí để thuê được một văn phòng tốt thì trên đây là những chia sẻ rất đáng cho bạn tham khảo đấy.