Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Chuẩn 2024: Mẫu Chuẩn & 7 Lưu Ý

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng thuộc loại giấy tờ quan trọng thể hiện việc chấm dứt hợp đồng giữa hai bên. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp phải biết thêm quy trình, các trường hợp và 7 lưu ý để thực hiện đúng luật. Bài viết dưới đây của Arental Vietnam sẽ cung cấp chi tiết mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khi ngừng thuê văn phòng và 7 đặc điểm quan trọng một cách đầy đủ nhất.

Giới thiệu về biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng.

Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Và 7 Đặc Điểm Quan Trọng

Để đảm bảo việc thanh lý hợp đồng diễn ra suôn sẻ và minh bạch, việc đầu tiên cần hiểu rõ định nghĩa và 8 đặc điểm quan trọng về loại biên bản này.

Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Là Gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là tài liệu quan trọng đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, giúp làm rõ những cam kết đã thực hiện giữa hai bên để hoàn tất thanh lý hợp đồng thuê phòng làm việc, sau khi đã đưa ra công văn thông báo trước đó. Nội dung trong biên bản bao gồm:

• Việc nghiệm thu các tài sản và tất cả tài liệu nằm trong phạm vi hợp đồng.

• Hướng giải quyết các khoản chưa thanh toán, xử lý tranh chấp phát sinh.

• Ghi nhận việc kết thúc nghĩa vụ thực hiện các thỏa thuận trong hợp đồng.

• Các điều khoản về thời hạn chấm dứt hợp đồng, thanh toán tiền thuê.

Đây cũng là loại văn bản bắt buộc lưu trữ nhằm minh chứng cho việc hoàn tất các nghĩa vụ đã thỏa thuận giữa hai bên.

7 Đặc Điểm Quan Trọng Của Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Để biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng đảm bảo tính đầy đủ và ràng buộc pháp lý, cùng Arental Vietnam tìm hiểu kĩ 7 đặc điểm quan trọng mà biên bản cần phải có để tránh xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn điều khoản hợp đồng:

• Được sự thỏa thuận giữa người thuê và người cho thuê.

• Biên bản cần làm rõ thời điểm thanh lý, hoàn thành nghĩa vụ 2 bên.

• Soạn thảo văn bản bắt buộc theo các điều khoản của hợp đồng trước đó đã thỏa thuận và ký kết.

• Biên bản thanh lý hợp đồng phải liệt kê các nghĩa vụ và trách nhiệm của hai bên.

• Thể hiện rõ sự kiểm kê tài sản, trang thiết bị, xác định tình trạng tại thời điểm thanh lý.

• Cần làm rõ việc thanh toán các chi phí liên quan như tiền thuê còn nợ, chi phí sửa chữa.

• Quy định về việc hoàn trả tiền cọc một cách công bằng, minh bạch.

Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Vì đây là tài liệu quan trọng và có tính pháp lý, nên các mục thông tin bắt buộc phải đúng và đầy đủ. Để thuận tiện nhất, chúng tôi xin phép gửi mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng chuẩn nhất năm 2024.

Tải File pdf tại cuối bài viết hoặc File Word để thuận tiện cho việc thay đổi chi tiết!

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng - trang 1.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng - trang 2.

Ngoài ra, để đảm bảo quá trình thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối, việc có một hợp đồng cho thuê văn phòng chi tiết là rất quan trọng. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về cách lập hợp đồng chi tiết qua bài viết hợp đồng thuê văn phòng.

Quy Trình Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Quy trình thanh lý hợp đồng sẽ khác nhau ở một số trường hợp, nhìn chung về cơ bản quy trình này gói gọn chỉ với 8 bước. Chủ doanh nghiệp nên chú ý các bước để tránh việc nhầm lẫn về thủ tục hành chính.

✅Bước 1: Xem xét lại hợp đồng thuê văn phòng đã ký

• Xem xét các điều khoản về việc thanh lý văn phòng.

• Thực hiện so sánh và kiểm kê thông tin tài sản, các khoản thanh toán, tiền cọc,...giữa 2 văn bản.

✅Bước 2: Thông báo về việc chấm dứt hợp đồng

• Nêu rõ lý do, thời gian chấm dứt kèm theo chữ ký của đại diện hợp pháp qua “mẫu thông báo ngừng thuê văn phòng”

• Nên gửi thông báo tối thiểu 30 ngày hoặc theo thời gian thỏa thuận trước khi hợp đồng kết thúc.

✅Bước 3: Tiến hành thỏa thuận, đàm phán thanh lý hợp đồng.

✅Bước 4: Kiểm kê và đánh giá tình trạng văn phòng.

• Ghi nhận thông tin chính xác vào biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, về tình trạng thực tế của tài sản được cho thuê, bao gồm máy móc, trang thiết bị, không gian chung. 

✅Bước 5: Thực hiện quá trình thanh lý

• Cần phải tuân thủ theo thỏa thuận và bàn giao đầy đủ các tài sản, tài liệu liên quan trong phạm vi thỏa thuận.

• Đồng thời, hoàn tất xử lý các khoản thanh toán, trả cọc.

✅Bước 6: Giải quyết tranh chấp (nếu có)

• Trường hợp xảy ra khi nội dung trong biên bản thanh lý có những thông tin không hợp lý, vi phạm, gây mất quyền lợi đôi bên.

• Người thuê hoặc cho thuê chủ động liên lạc với cơ quan chức năng hoặc đơn vị chuyên môn để giải quyết

✅Bước 7: Tiến hành ký kết xác nhận hai bên

✅Bước 8: Lưu giữ biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Đây là 8 bước cơ bản và quan trọng để thực hiện quy trình thanh lý hợp đồng mà chủ doanh nghiệp cần thực hiện kĩ lưỡng, minh bạch từng bước để đảm bảo luôn có được đầy đủ quyền lợi về sau.

Các Trường Hợp Cần Thực Thi Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Việc thực thi biên bản thanh lý hợp đồng thuê là cần thiết trong 5 trường hợp sau:

• Khi hết hạn hợp đồng: chủ doanh nghiệp không có nhu cầu gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.

• Thanh lý trước hạn theo thỏa thuận các bên: khi hợp đồng vẫn còn trong phạm vi thời gian ký kết ban đầu mà chủ doanh nghiệp không muốn tiếp tục thuê, có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng tối thiểu 30 ngày hoặc thời gian quy định. 

• Thanh lý do vi phạm hợp đồng: nếu một trong hai bên vi phạm các điều lệ đã thỏa thuận trong hợp đồng, ví dụ như: số lượng nhân sự, về vấn đề sử dụng các trang thiết bị, hay các khoản thanh toán,... thì bên còn lại có quyền đơn phương kết thúc hợp đồng thuê (lưu ý: cần nêu rõ nội dung vi phạm và cung cấp bằng chứng vật chứng cụ thể).

• Thanh lý do bên thuê hoặc bên cho thuê không còn (giải thể, phá sản): đối với trường hợp này hai bên cần thỏa thuận với nhau để đi đến hướng giải quyết hòa bình, hoặc làm theo quy định của hợp đồng thuê văn phòng ban đầu.

• Chuyển đổi mục đích sử dụng văn phòng: Nếu chủ doanh nghiệp muốn chuyển đổi mục đích sử dụng văn phòng chẳng hạn như mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực khác, thay đổi nhu cầu kinh doanh, giảm thiểu chi phí,...Phải gửi văn bản thông báo đến bên cho thuê để lập biên bản thanh lý hợp đồng phù hợp.

Ví dụ: Công ty A thuê văn phòng làm nơi giao dịch tài chính, nhưng sau đó quyết định chuyển đổi không gian này thành phòng hội thảo và tổ chức sự kiện. Vì mục đích sử dụng mới không phù hợp với các điều khoản hợp đồng ban đầu, công ty cần thông báo cho chủ thuê để tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng đã ký trước đó và ký hợp đồng thuê với mục đích sử dụng mới (nếu 2 bên thương thảo thành công).

Những trường hợp trên đều được căn cứ theo Điều 28, Pháp lệnh hợp đồng kinh tế năm 1989 và Điều 422 Bộ luật dân sự 2015, khi quy định về các trường hợp chấm dứt hợp đồng.

7 Điều Cần Lưu Ý Khi Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Trong quá trình soạn thảo biên bản và thực hiện quá trình thanh lý, chủ doanh nghiệp lưu ý 7 điều dưới đây để tránh những vấn đề sai sót kiện tụng về sau, đảm bảo đầy đủ quyền lợi cả đôi bên.

1. Kiểm tra kỹ các điều khoản thanh lý hợp đồng

Trong quá trình thanh lý, cần kiểm tra kỹ, chính xác các điều khoản trong biên bản bao gồm: mốc thời điểm kết thúc, điều kiện chấm dứt, nghĩa vụ thanh toán, các khoản đền bù, phí cọc hoàn trả,....

2. Kiểm kê tài sản và cơ sở vật chất

• Kiểm tra tình trạng của văn phòng cho thuê, các trang thiết bị, so sánh với hiện trạng thuê ban đầu như: thiết bị máy móc bị mất mát, trục trặc vấn đề hay không,...

• Nếu xảy ra mất mát, hư hỏng nặng thì phải báo lại với chủ hoặc quản lý để cùng ghi nhận và thỏa thuận về cách bồi thường. Đồng thời, kiểm kê tình trạng thực tế so với nội dung trong biên bản để xác thực tính chính xác, minh bạch giữa hai bên.  

3. Hoàn tất các nghĩa vụ tài chính đầy đủ

Cần thanh toán đầy đủ các khoản phí được cung cấp trong biên bản thanh lý như: tiền thuê, tiền điện, tiền nước, tiền giữ xe, chi phí vệ sinh,...Chủ doanh nghiệp và chủ thuê cần lưu giữ giấy tờ, biên lai, hóa đơn chứng minh để tránh tranh chấp về sau.

4. Xử lý tiền đặt cọc

Chủ doanh nghiệp và chủ thuê phải thương lượng rõ ràng về việc hoàn trả tiền đặt cọc. Việc thương lượng phải đảm bảo tính minh bạch thông qua văn bản thanh lý hợp đồng. Ngoài ra, số tiền đặt cọc còn được xử lý bằng hình thức hoàn trả hoặc trừ thiệt hại (nếu có). 

5. Lập biên bản thanh lý chi tiết

Văn bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cần nêu rõ, cụ thể các nội dung: tình trạng tài sản trước và sau, các khoản thanh toán (cụ thể tiền thuê, điện, nước, bãi xe, chi phí dịch vụ),...Đồng thời, biên bản cần được ký và thỏa thuận cả hai bên.

6. Hủy các dịch vụ liên quan

Chủ doanh nghiệp chú ý hủy các dịch vụ liên quan như: điện thoại, internet, gửi xe,...để tránh các phí phát sinh không mong muốn.

7. Lưu trữ hồ sơ biên bản

Cả hai bên cần lưu trữ các hồ sơ và biên bản liên quan bao gồm như: hợp đồng thuê văn phòng, biên bản thanh lý, biên nhận thanh toán, và các giấy tờ khác,... Để đảm bảo đầy đủ chứng thực nếu không may xảy ra kiện tụng về sau.

Giải Đáp 5 Thắc Mắc Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Dưới đây là 5 thắc mắc liên quan tới biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng mà Arental Vietnam nhận được nhiều nhất trong quá trình cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng TPHCM:

Câu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng có cần liệt kê chi tiết tài sản và công nợ không?

Có, biên bản thanh lý nên liệt kê rõ ràng tình trạng tài sản, các khoản công nợ đã thanh toán hoặc còn lại, nhằm minh bạch hóa các nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên.

Câu 2: Nếu một trong hai bên không đồng ý ký vào biên bản thanh lý, hợp đồng có được thanh lý không?

Nếu một bên không đồng ý ký vào biên bản thanh lý, hợp đồng không thể được thanh lý chính thức. Trong trường hợp này, có thể cần đến sự can thiệp của pháp luật hoặc thỏa thuận mới giữa các bên.

Câu 3: Tiền cọc có được hoàn trả khi ký biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng không?

Có, trong trường hợp kết thúc hợp đồng đúng như cam kết và không phát sinh thêm những vấn đề vi phạm khác. Ngược lại, nếu như xảy ra vi phạm trong quá trình thuê, tiền cọc sẽ được khấu trừ vào tiền bồi thường tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

Câu 4: Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Thông thường, biên bản thanh lý hợp đồng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, nhưng việc này có thể được thực hiện nếu các bên cảm thấy cần thiết để tăng tính pháp lý.

Câu 5: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê phòng làm việc có thể sửa đổi sau khi ký kết không?

Sau khi ký kết, biên bản thanh lý hợp đồng chỉ có thể được sửa đổi nếu có sự đồng ý của cả hai bên và việc sửa đổi cần được lập thành văn bản mới với đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Bài viết trên đã cung cấp cho chủ doanh nghiệp toàn bộ thông tin chi tiết, kèm theo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, chủ doanh nghiệp từ đó có thể rút ra các lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý, tránh được những tranh chấp không đáng có. Với các thông tin trên, Arental Vietnam mong rằng chủ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về quá trình thanh lý văn phòng sau này.