Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký ban đầu mà thời gian gia hạn hợp đồng thuê văn phòng sẽ diễn ra sau 1 - 3 năm sau, hoặc nhiều hơn. Nếu như không có kế hoạch hoặc thông báo định kỳ thì việc gia hạn thường bị trễ và gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Vậy khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý những điều gì? 

Một số lưu ý trong việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần lưu ý.

1. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo

Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo là quá trình kéo dài thời gian sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sau khi hợp đồng hiện tại của bạn đã hết hạn. Quá trình này thường đòi hỏi sự thỏa thuận giữa bạn và nhà cung cấp dịch vụ về các điều khoản mới, bao gồm cả thời gian, giá cả và các điều kiện khác liên quan đến việc tiếp tục sử dụng văn phòng ảo.

Đối với nhiều doanh nghiệp, việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo là một phần không thể thiếu để duy trì hoạt động kinh doanh một cách liền mạch và hiệu quả.

Việc gia hạn cho các loại hình văn phòng ảo, văn phòng đại diện, hoặc đặt địa chỉ kinh doanh là một vấn đề quan trọng cần được chú ý, đặc biệt là do liên quan trực tiếp đến các vấn đề thuế và pháp lý.

Thường các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hoặc địa chỉ ĐKKD chuyên nghiệp sẽ thông báo về việc gia hạn trước khoảng 30-45 ngày làm việc qua email. Tuy nhiên, không phải tất cả các nhà cung cấp dịch vụ đều thường xuyên nhắc nhở về việc gia hạn. Điều này có thể gây ra những vấn đề pháp lý cho khách hàng nếu họ không kịp thời gia hạn hợp đồng.

2. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng theo diện tích/ văn phòng truyền thống

Đối với loại hình văn phòng cho thuê theo diện tích, có 5 vấn đề chính doanh nghiệp cần lưu ý

2.1 Đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng 

Việc đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng mà doanh nghiệp đang sử dụng là vô cùng quan trọng. Điều này quyết định liệu có nên tiếp tục sử dụng dịch vụ này hay kết thúc hợp đồng tại thời điểm định sẵn.

Có một số vấn đề mà nhân sự của doanh nghiệp có thể cảm thấy hài lòng hoặc không hài lòng khi sử dụng dịch vụ:

• Vệ sinh hàng ngày của văn phòng có được duy trì đúng chuẩn không?
• Thang máy và thang bộ có được bảo dưỡng và đảm bảo an toàn không?
• Trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất hoạt động có đáng tin cậy không? Có được bảo trì định kỳ không?
• Hệ thống máy lạnh có hoạt động ổn định hay có sự cố thường xuyên không? Các cấu trúc như tường, vách ngăn có đủ chắc chắn không? Có xuất hiện vấn đề về thấm nước khi trời mưa không?
• Hầm đậu xe có đủ chỗ không, và tất cả nhân viên có được phép đậu xe trong tòa nhà?
• Nhân viên an ninh có thái độ thân thiện và chuyên nghiệp không?
• Khi có sự cố xảy ra, liệu dịch vụ chăm sóc khách hàng và sự hỗ trợ từ ban quản lý tòa nhà có được đảm bảo không?

Tất cả những vấn đề này là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá để ra quyết định về việc gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng.

Nếu môi trường làm việc không đạt được những tiêu chuẩn cơ bản, điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc và thậm chí là tài sản của doanh nghiệp.

Việc đánh giá lại chất lượng văn phòng doanh nghiệp là vô cùng cần thiết.

2.2 Định hướng phát triển và mở rộng trong thời gian tới

Sau 1-2 năm hoạt động, việc đánh giá tình hình phát triển và lập kế hoạch dài hạn là bước quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hướng phát triển của doanh nghiệp đóng vai trò quyết định đối với việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.

Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu mở rộng quy mô hoặc thâm nhập sâu hơn vào thị trường, việc thuê diện tích văn phòng lớn hơn là một điều cần xem xét cẩn thận.

Trong trường hợp cần thêm diện tích nhưng không có sẵn trong tòa nhà hiện tại, việc kết thúc hợp đồng trước thời hạn có thể gây ra nhiều chi phí không mong muốn, đặc biệt là chi phí đặt cọc và các chi phí phát sinh khác liên quan đến việc di dời và thích ứng với không gian mới. Điều này cần được đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng.

2.3 Tham khảo thị trường văn phòng cho thuê tại thời điểm cần gia hạn

Khi đến thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp nên dành thời gian để nghiên cứu thị trường, nhằm đảm bảo rằng mức giá thuê sau khi gia hạn là hợp lý.

Thường giá thuê của các loại bất động sản thường được điều chỉnh sau mỗi 1-2 năm, tuỳ thuộc vào thỏa thuận và các điều khoản đã thống nhất. Mức tăng giá thường dao động từ 7-10%/năm, thường được dựa trên tỷ lệ lạm phát hàng năm.

Ngoài ra, việc tham khảo thị trường sẽ mang lại nhiều cơ hội lựa chọn hơn cho doanh nghiệp. Mặc dù việc di chuyển văn phòng có thể tốn thêm thời gian và chi phí, nhưng có một môi trường làm việc tốt hơn có thể là điều đáng xem xét.

>>> Giá thuê văn phòng ảo Quận 1

2.4 Các điều khoản cần thương lượng lại (nếu có)

Trong một số trường hợp, khi gia hạn hợp đồng thuê, bên thuê (doanh nghiệp) có thể đề xuất thay đổi một số điều khoản để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ như:

• Thời gian thanh toán: Điều chỉnh thời gian thanh toán thành 1 tháng - 1 lần, 2 tháng - 1 lần hoặc chọn ngày thanh toán phù hợp với luồng tiền kinh doanh của doanh nghiệp.
• Đơn vị tiền tệ: Điều khoản này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp hoạt động quốc tế, khi họ muốn thanh toán bằng đồng tiền tệ của quốc gia mình.
• Các tiện ích bổ sung: Bao gồm sử dụng hầm đậu xe, phòng họp, dịch vụ vệ sinh văn phòng và các tiện ích khác, mà bên thuê cần để hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và thuận tiện hơn.

Việc điều chỉnh các điều khoản này giúp bên thuê và bên cho thuê tạora một môi trường hợp tác linh hoạt và thuận lợi cho cả hai bên.

Ở thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể dành thời gian tìm hiểu thị trường và thương lượng lại (nếu cần). 

2.5 Thời gian muốn gia hạn

Quyết định về thời gian gia hạn hợp đồng thuê văn phòng thường dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và là một quá trình cân nhắc kỹ lưỡng. Đa số các đơn vị cung cấp dịch vụ đều mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp gia hạn hợp đồng thay vì phải tìm kiếm khách hàng mới.

Thời gian gia hạn thường được xác định dựa trên sự thỏa thuận của cả bên thuê và bên cho thuê, và có thể kéo dài từ 1 đến 3 năm. Sự linh hoạt trong thời gian gia hạn có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp:

• Gia hạn thời gian ngắn: Điều này tạo điều kiện linh hoạt và thuận tiện hơn cho doanh nghiệp khi đối mặt với việc kết thúc hợp đồng. Nó giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh theo tình hình thị trường và nhu cầu sử dụng văn phòng.
• Gia hạn thời gian dài: Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể nhận được mức giá thuê ổn định và hợp lý hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro về việc tăng giá thuê hàng năm. Điều này mang lại sự ổn định và dự đoán được chi phí thuê văn phòng trong dài hạn.

Quyết định về thời gian gia hạn thường phụ thuộc vào quan điểm của lãnh đạo và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đòi hỏi sự xem xét kỹ lưỡng về các yếu tố kinh doanh, tài chính và nhân sự để đảm bảo môi trường làm việc ổn định nhất cho nhân viên và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Đơn xin gia hạn hợp đồng khi thuê văn phòng là gì?

Đơn xin gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản quan trọng, đánh dấu sự mong muốn của các bên tiếp tục mối quan hệ thuê văn phòng sau khi hợp đồng gốc đã kết thúc. Trong đó, các điều khoản cần được thảo luận và đồng thuận một cách cụ thể trước khi tiến hành gia hạn.

Nội dung của đơn bao gồm các phần chính sau:

• Thông tin về bên gửi đơn: Đây là phần cung cấp thông tin cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp của bên gửi đơn, bao gồm tên, ngày tháng năm sinh (đối với cá nhân) hoặc tên công ty, mã số thuế (đối với doanh nghiệp), địa chỉ đăng ký thường trú hoặc địa chỉ trụ sở chính.
• Giải trình lý do xin gia hạn: Phần này tập trung trình bày chi tiết, rõ ràng về những lý do và yếu tố ảnh hưởng đến quyết định gia hạn hợp đồng thuê văn phòng. Điều này giúp các bên hiểu rõ hơn về ý định và nhu cầu của bên gửi đơn.
• Xác nhận và cam kết: Cuối cùng, đơn xin gia hạn thường kết thúc bằng phần cam kết của bên gửi đơn về việc tiếp tục tuân thủ các điều khoản và trách nhiệm theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê văn phòng ban đầu.

Việc cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng trong đơn xin gia hạn giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận và đạt được sự đồng ý từ tất cả các bên liên quan, từ đó đảm bảo quá trình gia hạn diễn ra một cách thông suốt và hiệu quả.

4. Có được tăng giá sau khi gia hạn hợp đồng cho thuê văn phòng không?

Hợp đồng thuê văn phòng, mặt bằng là một hợp đồng dân sự cơ bản, được xây dựng dựa trên sự thỏa thuận của các bên liên quan. Trong quá trình hiệu lực của hợp đồng, mức giá thuê có thể được điều chỉnh hoặc thay đổi theo từng giai đoạn hoặc theo quý, năm tùy thuộc vào các điều khoản đã thỏa thuận.

Tuy nhiên, mọi thay đổi về mức giá thuê phải được đàm phán và đồng ý chung từ cả hai bên để đảm bảo sự công bằng và bảo vệ quyền lợi của mỗi bên. Bên cho thuê phải thông báo trước cho bên thuê về bất kỳ điều chỉnh nào liên quan đến giá thuê theo quy định trong hợp đồng. Điều này giúp tạo ra sự minh bạch và tính công bằng trong quản lý hợp đồng và quản lý tài sản.

5. Mẫu đơn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng mới nhất

Dưới đây là một mẫu đơn gia hạn hợp đồng thuê văn phòng:

5.1. Mẫu đơn gia hạn hợp đồng văn phòng của doanh nghiệp

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

Kính gửi: ……………………………………………………………….

Ban Quản lý Tòa nhà ……………

Tôi là: …………………………………………………………

Mã số thuế: ………………………………………………………………..

Đại diện theo luật pháp: ………………………………

Số điện thoại: …………………………………………

Website: ……………………………………… 

Fax: ……………………………………

Hiện tại đang thuê và sử dụng phần diện tích: ….. tại địa chỉ: …………………………

Công ty chúng tôi hiện đã ký với Ông/Bà Hợp đồng thuê văn phòng số:………. (1) vào ngày ….. tháng ….. năm …… (2). Thời hạn hợp đồng này là ….. tháng (3). Hợp đồng thuê văn phòng hết hạn vào ngày ….. tháng ….. năm ….. (4).

Do công ty chúng tôi đang hoạt động ổn định nên có mong muốn được tiếp tục thuê văn phòng nêu trên. Nay tôi làm đơn này kính đề nghị Ông/Bà và Ban quản lý tòa nhà cùng làm thủ tục gia hạn hợp đồng cho Hợp đồng đã ký trên để tạo điều kiện cho công ty chúng tôi tiếp tục hoạt động.

Chúng tôi chân thành cảm ơn!

………….., ngày ….. tháng ….. năm …..

Trân trọng,

[Chữ ký của Người Gửi]

[Tên Người Gửi]

[Chức vụ trong Công Ty (nếu có)]

5.2. Mẫu đơn gia hạn hợp đồng thuê cho cá nhân

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ĐƠN XIN GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ

Kính gửi: ………………………….

Tôi là: ………………………………

Số CCCD: …… cấp tại …. ngày …..

Địa chỉ hiện tại: ……

Ngày …., tôi đã ký Hợp đồng thuê nhà tại địa chỉ …………

Nội dung chính của Hợp đồng là tôi đã thuê toàn bộ căn nhà có địa chỉ …. làm văn phòng công ty với thời hạn hợp đồng là ………. 

Nay thời hạn của hợp đồng này đã hết, tuy nhiên tôi vẫn mong muốn được tiếp tục sử dụng diện tích trên bởi chi phí bỏ ra đầu tư cho việc sửa chữa, sử dụng là rất lớn.

Vì vậy bằng văn bản này tôi mong muốn được gia hạn Hợp đồng thuê nhà số ……. đã ký vào ngày ….. thêm thời hạn là ……… 

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

Người làm đơn

(Ký, ghi rõ họ tên)

Bài viết trước đã đề cập đến những điều quan trọng cần lưu ý khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng. Nếu bạn đang tìm kiếm các dịch vụ văn phòng như văn phòng ảo, văn phòng trọn gói hoặc văn phòng chia sẻ, bạn có thể truy cập website Arental.vn hoặc liên hệ qua số hotline 0903 642 689 để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và chi tiết.