Hợp đồng thuê văn phòng ảo Thủ Đức: Không công chứng bị vô hiệu?

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng mô hình văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí cho hoạt động kinh doanh của mình. Đặc biệt, tại Thủ Đức - nơi có tiềm năng phát triển cho các doanh nghiệp trẻ, văn phòng ảo Thủ Đức càng được ưa chuộng sử dụng hơn. Vậy khi làm hợp đồng thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp có cần phải công chứng để hợp đồng có hiệu lực và đảm bảo tính hợp pháp không? Hãy cùng Arental.vn tìm hiểu qua bài viết dưới đây để có câu trả lời cụ thể.

Có nhiều thắc mắc về việc hợp đồng thuê có cần phải công chứng để đảm bảo hiệu lực không?

1. Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo là một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế. Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp các dịch vụ như:

• Địa chỉ giao dịch: Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ kinh doanh chính thức, giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, thực hiện các giao dịch kinh doanh khác.
• Dịch vụ tiếp nhận thư từ, bưu kiện: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tiếp nhận thư từ, bưu kiện và chuyển phát đến địa chỉ của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dịch vụ hỗ trợ hành chính: Văn phòng ảo cung cấp cho doanh nghiệp các dịch vụ hành chính như hỗ trợ đặt phòng họp, tổ chức hội nghị, sự kiện,... giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

2. Lợi ích khi lựa chọn thuê văn phòng ảo Thủ Đức

Thủ Đức là một quận nội thành của Thành phố Hồ Chí Minh, với tốc độ phát triển kinh tế nhanh chóng. Nhu cầu thuê văn phòng tại Thủ Đức cũng ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng truyền thống tại Thủ Đức cũng tương đối cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Trong bối cảnh đó, dịch vụ thuê văn phòng ảo Thủ Đức ra đời đã trở thành một giải pháp tối ưu, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Chi phí thuê văn phòng ảo Thủ Đức thường chỉ bằng 1/3 đến 1/2 chi phí thuê văn phòng truyền thống. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Văn phòng ảo Thủ Đức cung cấp đầy đủ các tiện ích cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm: địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, số fax, lễ tân tiếp nhận thư từ, bưu phẩm,... Điều này giúp các doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh, không cần mất thời gian và chi phí cho các công việc hành chính.

Văn phòng ảo Thủ Đức có địa chỉ tại các tòa nhà văn phòng cao cấp, giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

3. Văn phòng ảo sẽ phù hợp với doanh nghiệp nào? 

Văn phòng ảo có thể phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp như:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): Đây là đối tượng khách hàng phổ biến nhất của dịch vụ văn phòng ảo. Các SME thường có quy mô nhỏ, đội ngũ nhân viên ít, không cần nhiều diện tích văn phòng. Văn phòng ảo giúp các SME tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, đồng thời vẫn có được một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp.
• Các doanh nghiệp mới thành lập: Các doanh nghiệp mới thành lập thường chưa có đủ nguồn lực để thuê một văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo là giải pháp giúp các doanh nghiệp này tiết kiệm chi phí ban đầu, tập trung vào phát triển kinh doanh.
• Các doanh nghiệp hoạt động từ xa: Các doanh nghiệp hoạt động từ xa thường không có nhu cầu sử dụng văn phòng thường xuyên. Văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp này có được một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, đồng thời vẫn có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả.
• Các doanh nghiệp chuyên nghiệp tư vấn: Các doanh nghiệp chuyên nghiệp tư vấn thường có nhu cầu gặp gỡ khách hàng và đối tác tại văn phòng. Văn phòng ảo cung cấp dịch vụ phòng họp, giúp các doanh nghiệp này có thể tổ chức các cuộc họp chuyên nghiệp.
• Các nhóm dự án: Các nhóm dự án thường có nhu cầu sử dụng văn phòng trong thời gian ngắn hạn. Văn phòng ảo là giải pháp linh hoạt, giúp các nhóm dự án có được một văn phòng làm việc chuyên nghiệp với chi phí hợp lý.

4. Thuê văn phòng ảo Thủ Đức có hợp pháp không?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp là một tổ chức có đầy đủ các yếu tố cơ bản: tên riêng, tài sản, trụ sở giao dịch và mục đích kinh doanh. Luật cũng không quy định cụ thể về số lượng doanh nghiệp tối đa được đặt tại một địa điểm.

Như vậy, việc doanh nghiệp thuê văn phòng ảo làm văn phòng đại diện là hoàn toàn hợp pháp. Bởi lẽ, văn phòng ảo vẫn đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết để doanh nghiệp hoạt động như:

• Tên riêng: Doanh nghiệp có quyền sử dụng tên riêng của mình để tiếp nhận, xử lý thông tin, trao đổi hợp đồng, giao dịch với khách hàng và đối tác.
• Tài sản: Doanh nghiệp có quyền sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký trụ sở giao dịch, đăng ký mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng, thực hiện các giao dịch kinh doanh khác.
• Mục đích kinh doanh: Doanh nghiệp có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh mà pháp luật không cấm.

5. Hợp đồng thuê văn phòng ảo thực sự cần phải công chứng?

Khi thuê văn phòng ảo chắc hẳn sẽ có nhiều người thắc mắc rằng hợp đồng văn phòng ảo thực sự có cần phải công chứng hay không? Arental Việt Nam sẽ cho bạn biết dưới đây:

5.1. Đơn vị cho thuê là cá nhân

Căn cứ theo các bộ luật hiện nay đang có hiệu lực, Hợp đồng thuê nhà ở với mục đích để ở và Hợp đồng thuê nhà ở với những mục đích khác (làm văn phòng) thì các bên không bắt buộc phải chứng thực, công chứng.

Vào thời điểm Bộ luật dân sự 2005 còn hiệu lực, luật có quy định Hợp đồng thuê nhà ở hay thuê với mục đích khác mà thời hạn thuê trên 6 tháng trở lên thì cần phải có công chứng hoặc chứng thực và phải đăng ký. Tuy nhiên theo bộ luật dân sự 2015 mới đây, điều khoản về việc bắt buộc công chứng, chứng thực đối với Hợp đồng thuê nhà ở đã được bãi bỏ.

5.2. Đơn vị cho thuê là tổ chức có tư cách pháp nhân

Theo quy định của pháp luật hiện hành, doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng cho thuê văn phòng ảo, kể cả khi đơn vị cho thuê là cá nhân hay tổ chức.

Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi của mình khi có sự cố hoặc tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp vẫn nên công chứng hợp đồng. Bởi lẽ, hợp đồng công chứng có giá trị pháp lý cao hơn hợp đồng không công chứng, giúp doanh nghiệp dễ dàng chứng minh quyền và nghĩa vụ của mình trước pháp luật.

Trong thực tế, đã có trường hợp doanh nghiệp không công chứng hợp đồng khi tham gia khởi kiện đã không thành công do hợp đồng bị vô hiệu hóa. Do đó, việc công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là một biện pháp cần thiết để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

>>>>> Cập nhật danh sách các địa điểm thuê văn phòng ảo tphcm

Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê thường kinh doanh dưới hình thức doanh nghiệp.

6. Cơ sở pháp lý quy định công chứng hợp đồng thuê văn phòng ảo

Dựa vào những cơ sở dưới đây để đưa ra quy định công chứng hợp đồng thuê văn phòng ảo:

6.1. Luật nhà ở 2014

Căn cứ vào khoản 2 Điều 122 Luật nhà ở 2014, quy định về công chứng, chứng thực hợp đồng trong trường hợp cho thuê thì không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng (trừ trường hợp các bên có nhu cầu).

6.2. Bộ luật dân sự 2015

Kể từ ngày 01/01/2017, Bộ luật dân sự 2005 không còn hiệu lực và được thay thế bằng Bộ luật dân sự 2015. Vào thời điểm này, điều khoản bắt buộc công chứng, chứng thực đối với Hợp đồng thuê nhà ở được hoàn toàn bãi bỏ.

7. Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng ảo 

Khi công chứng hợp đồng thuê văn phòng ảo cần phải chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ cần thiết sau đây: 

7.1. Giấy tờ cần thiết

Theo quy định của Luật Công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng thuê nhà ở bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu số 01/PYC (có thể nhận và điền đầy đủ thông tin tại nơi công chứng).
• Dự thảo hợp đồng thuê nhà ở có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người đi công chứng, có mang theo bản chính để đối chiếu.
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng địa điểm thuê hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định.
• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng thuê nhà ở mà pháp luật yêu cầu phải có.

>>>>> Thuê văn phòng ảo quận 2 với các tiện ích cần thiết cho doanh nghiệp

Cần bổ sung đủ giấy tờ để tiết kiệm thời gian và giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh hơn.

Lưu ý: Bản sao được chấp nhận ở đây là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy, có nội dung đầy đủ và chính xác như bản gốc, không cần phải được chứng thực.

7.2. Các bước công chứng

Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà ở bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Nộp hồ sơ: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ bao gồm:

  • Phiếu yêu cầu công chứng theo mẫu số 01/PYC.
  • Dự thảo hợp đồng thuê nhà ở có đầy đủ chữ ký xác nhận của cả hai bên.
  • Bản sao giấy tờ tùy thân của người đi công chứng.
  • Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng địa điểm thuê hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định.
  • Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng thuê nhà ở mà pháp luật yêu cầu phải có.

• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ: Công chứng viên trực tiếp kiểm tra hồ sơ đã đủ và đúng quy định pháp luật chưa. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung, sửa đổi.

• Bước 3: Soạn thảo hợp đồng: Công chứng viên trực tiếp soạn thảo hoặc giao cho chuyên viên nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng thuê nhà ở.

• Bước 4: Giao kết hợp đồng: Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng đọc kỹ nội dung hợp đồng, nếu có điểm nào chưa rõ thì hỏi công chứng viên để được giải thích. Khi người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung hợp đồng, công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của các bên và hướng dẫn các bên ký, điểm chỉ vào hợp đồng.

• Bước 5: Công chứng hợp đồng: Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng và chuyển cho bộ phận thu phí.

• Bước 6: Nhận kết quả: Người yêu cầu công chứng nộp phí công chứng và nhận kết quả công chứng.

8. Một số văn phòng công chứng tại Thủ Đức

• Phòng công chứng số 3

Điện thoại: 028.3722.0323

Địa chỉ: 12 Thống Nhất, phường Bình Thọ, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

• Văn phòng công chứng Nguyễn Trí Tam

Văn phòng công chứng Nguyễn Trí Tam được thành lập bởi ông Nguyễn Trí Tam, một công chứng viên giàu kinh nghiệm và uy tín. Ông đã có hơn 20 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng, từng công tác tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau.

Điện thoại: 0913 710 700 hoặc 0837 263 456

Địa chỉ: 373 Quốc Lộ 13, phường Hiệp Bình Phước , thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

• Văn phòng công chứng Đông Thành Phố

Văn phòng công chứng Đông Thành Phố được thành lập bởi bà Nguyễn Thị Huệ, một công chứng viên giàu kinh nghiệm và uy tín. Bà Huệ đã có hơn 30 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng, từng công tác tại nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau.

Điện thoại: 0964 235 879 / 0909 324 879

Địa chỉ: 982 Kha Vạn Cân, phường Linh Chiểu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

• Văn phòng công chứng Chu Kim Tâm

Địa chỉ: 639 Lê Văn Việt, Phường Tân Phú, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0969 586 749

• Văn phòng công chứng Lê Văn Dũng

Địa chỉ: 112 Trương Văn Bang, Phường Thạnh Mỹ Lợi, Quận Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0981 971 168

• Văn phòng công chứng Hà Đình Hiệu

Địa chỉ: 450 Liên Phường, Phường An Phú, Quận 2, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 0938 322 088

>>>>> Văn phòng ảo đường Trần Não quận 2 chỉ 399k/tháng

Tìm kiếm văn phòng công chứng gần khu vực thuê văn phòng để không mất thời gian.

Qua bài viết trên, thắc mắc về việc hợp đồng thuê văn phòng ảo Thủ Đức nếu không công chứng sẽ bị vô hiệu đã được giải đáp. Tuy theo pháp luật hợp đồng thuê văn phòng ảo không cần công chứng nhưng bạn vẫn nên làm để đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của cả hai bên.