Vai trò của văn phòng làm việc đối với doanh nghiệp là gì?

Vai trò của văn phòng làm việc đối với doanh nghiệp là gì?

Nhắc đến văn phòng chúng ta thường nghĩ ngay tới đó là nơi làm việc của cá nhân hoặc tập thể và tập trung hoàn thành công việc ngay tại đó. Không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, văn phòng còn đóng góp lớn trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên đó chỉ là một khía cạnh nhỏ của khái niệm về văn phòng. Vậy khái niệm và vai trò của văn phòng là gì? Cùng tìm hiểu thông tin này qua bài viết sau.

Văn phòng là nơi làm việc của một doanh nghiệp bao gồm các hoạt động nội bộ và gặp khách hàng.

1. Định nghĩa về văn phòng là gì?

Hiện chưa có một văn bản nào cung cấp định nghĩa chính xác về văn phòng là gì. Tuy nhiên, trong thực tế, văn phòng thường được định nghĩa là một không gian, một khu vực, hoặc một căn phòng nằm trong một tòa nhà hoặc cơ sở tương tự. Đây là nơi mà nhân viên hoặc thành viên trong tổ chức cùng nhau làm việc.

Ngoài việc là nơi làm việc, văn phòng còn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức cuộc họp và là điểm gặp gỡ của đối tác.

Việc sắp xếp văn phòng cần được thực hiện một cách khoa học và cung cấp đầy đủ trang thiết bị và tiện nghi phục vụ cho công việc.

Ngoài ra, văn phòng còn phản ánh vị trí và vai trò của một bộ phận hoặc tổ chức. Các bộ phận này thường có những nhiệm vụ cụ thể và liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, bao gồm cả việc giao tiếp nội bộ và ngoại bộ, cũng như quản lý công việc trong văn phòng.

2. Vai trò của văn phòng quan trọng như thế nào?

Vai trò của văn phòng trong một tổ chức là rất quan trọng và đa chiều, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh và tổ chức công ty.

2.1. Đối với nhân viên

Văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với nhân viên trong môi trường làm việc.

• Văn phòng là nơi nhân viên thực hiện công việc chính thức của họ. Đây là không gian được cung cấp để làm việc, họ có thể sử dụng các tài nguyên và cơ sở hạ tầng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ công việc hàng ngày.
• Văn phòng cung cấp một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có tổ chức, giúp tạo ra sự tập trung và hiệu suất trong công việc. Không gian văn phòng thường được thiết kế để tối ưu hóa sự thoải mái và sự tập trung của nhân viên.
• Cung cấp một môi trường cho giao tiếp và cộng tác giữa các nhân viên và các bộ phận khác nhau của tổ chức. Việc gặp gỡ trực tiếp và trao đổi ý kiến, thông tin, và ý tưởng có thể tạo ra sự phát triển và đổi mới trong công việc.
• Là nơi mà nhân viên có thể xây dựng mối quan hệ xã hội trong cùng một tổ chức. Thông qua giao tiếp hàng ngày và các hoạt động xã hội như gặp mặt, sự kiện, văn phòng cung cấp cơ hội cho sự giao lưu và kết nối giữa các thành viên trong tổ chức.
• Văn phòng bao gồm các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ như khu vực ăn uống, phòng họp, phòng nghỉ, và các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật. Những tiện ích này giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện và thoải mái cho nhân viên.

2.2. Đối với doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, văn phòng không chỉ là nơi để thực hiện các thủ tục đăng ký kinh doanh mà còn là địa chỉ cụ thể mà tổ chức cần phải có.

• Văn phòng là trung tâm hoạt động của doanh nghiệp. Đây là nơi các bộ phận và nhân viên hợp tác để thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu chung của tổ chức.

• Là nơi các hoạt động quản lý và điều hành của doanh nghiệp được thực hiện. Các quy trình quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, kiểm soát và đánh giá thường được thực hiện tại đây.

• Văn phòng là trung tâm giao tiếp quan trọng cho doanh nghiệp. Cung cấp một nơi để gặp gỡ, trao đổi thông tin, ý tưởng và quan điểm giữa các nhân viên, bộ phận và đối tác kinh doanh.

• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhân sự như quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên. Đây cũng là nơi lưu trữ thông tin nhân viên và quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự.

• Văn phòng còn là nơi gặp gỡ và làm việc với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp. Do đó, văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.

• Văn phòng thường có các bộ phận quản lý tài chính và hạch toán để xử lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp, bao gồm hóa đơn, thanh toán, báo cáo tài chính và thuế.

Văn phòng giúp quản lý nhân viên tốt hơn trong công việc và hỗ trợ kịp thời các vấn đề xảy ra.

3. Chức năng của văn phòng 

Mọi tổ chức đều được thành lập với mục tiêu thực hiện các mục tiêu cụ thể. Để đạt được mục tiêu này, các chức năng khác nhau phải được thực hiện. Văn phòng được xem là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh khác nhau. Do đó, một văn phòng phải thực hiện nhiều hoạt động đa dạng để hỗ trợ sự phát triển của tổ chức.

Chức năng của văn phòng được chia thành hai loại chính:

• Chức năng cơ bản 
• Chức năng quản trị

3.1. Chức năng cơ bản

Các hoạt động thu thập và phân phối thông tin thường được coi là chức năng cơ bản của một văn phòng. Đây là quá trình liên quan đến việc tổng hợp, ghi chép, phân tích, lưu trữ và chia sẻ thông tin. Tất cả các loại doanh nghiệp đều thực hiện các hoạt động này từ văn phòng của mình.

Mô tả chi tiết về các hoạt động cơ bản của văn phòng:

Tiếp nhận và thu thập thông tin

Thu thập thông tin từ các nguồn khác nhau, và thông tin này có thể xuất phát từ hai nguồn chính: nội bộ và bên ngoài.

Thông tin nội bộ được cung cấp từ các bộ phận, đơn vị khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm dữ liệu từ bộ phận kế toán, nhân sự, sản xuất và marketing.

Mặt khác, các nguồn bên ngoài bao gồm các cơ quan chính phủ, tổ chức quốc tế, đối tác kinh doanh, và các nguồn thông tin công cộng khác.

Quá trình thu thập thông tin từ cả hai nguồn này giúp văn phòng có cái nhìn toàn diện về môi trường hoạt động của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định, kế hoạch và các hoạt động kinh doanh khác.

Ghi thông tin

Văn phòng thường ghi lại thông tin có sẵn từ một nguồn khác trong một hệ thống gọi là "sổ nội bộ" và "sổ công văn".

Thông tin từ bên ngoài tổ chức như thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng và các văn bản khác thường được ghi vào sổ nội bộ để quản lý và sắp xếp một cách có hệ thống. Các thông tin được tổ chức cung cấp cho bên ngoài, như báo cáo, văn bản chính thức và các tài liệu liên quan, thường được ghi vào sổ công văn. Hệ thống ghi chép thông tin này giúp tổ chức quản lý hồ sơ và truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp một cách hiệu quả và có tổ chức.

Phân tích

Chức năng này liên quan đến việc tiến hành nghiên cứu chi tiết của thông tin được thu thập. Thông tin thu thập từ các nguồn khác nhau thường ở dạng thô và chưa qua xử lý.

Trong quá trình này, thông tin được phân tích và đánh giá một cách chi tiết để xác định sự cần thiết của nó cho các mục đích tương lai. Điều này bao gồm việc xác định tính chính xác, độ tin cậy và tính ứng dụng của thông tin để đảm bảo rằng nó có thể được sử dụng hiệu quả trong quá trình ra quyết định và phát triển chiến lược của tổ chức.

Lưu trữ thông tin

Việc bảo vệ thông tin ghi lại là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ xác định thời gian và cách thức bảo vệ thông tin đó.

Tùy thuộc vào mức độ quan trọng của thông tin, một văn phòng thường sẽ xác định và lưu trữ thông tin đó trong các tệp riêng biệt, được bảo vệ một cách chặt chẽ và được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng sử dụng trong tương lai.

Phân phối thông tin

Chức năng cơ bản của mọi văn phòng là phân phối thông tin đến các cá nhân và bộ phận có liên quan trong tổ chức. Sau khi thông tin được thu thập, nó sẽ được phân phối tới các đối tượng và bộ phận khác nhau để họ có thể sử dụng trong quá trình ra quyết định và thực hiện các hoạt động kinh doanh khác.

Quá trình này đảm bảo rằng thông tin cần thiết sẽ được chia sẻ một cách hiệu quả và đồng nhất trong tổ chức, giúp cải thiện sự hiểu biết và hỗ trợ cho quyết định và hành động của mọi thành viên trong tổ chức.

3.2. Chức năng quản trị

Chức năng quản trị liên quan đến việc quản lý và điều hành các hoạt động của một tổ chức kinh doanh. Đây là một trong những chức năng quan trọng và phức tạp, không tuân theo các quy luật tự nhiên mà đòi hỏi sự can thiệp và quản lý tỉ mỉ.

Chức năng quản trị của văn phòng bao gồm quản lý nguồn nhân lực, quản lý quá trình mua sắm, kiểm soát và bảo vệ tài sản, xây dựng và duy trì quan hệ công chúng, cũng như nhiều hoạt động khác nhằm đảm bảo sự hiệu quả và tính bền vững của tổ chức. 

Chức năng quản lý

Các hoạt động liên quan đến quản lý kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch, lãnh đạo, kiểm soát, chỉ đạo, và các nhiệm vụ quản lý khác, thường được xem là phần của chức năng quản lý trong một tổ chức.

Những nhà lãnh đạo cấp cao của tổ chức thường tham gia vào các hoạt động quản lý từ văn phòng. Chức năng quản lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự thành công của tổ chức, bởi vì nó giúp tổ chức tổ chức và điều hành các hoạt động của mình một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chiến lược của mình.

Chức năng nhân sự

Chức năng nhân sự liên quan đến việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Văn phòng thường chịu trách nhiệm xác định yêu cầu và nhu cầu về kỹ năng cho các vị trí công việc khác nhau và sau đó phối hợp với quy trình tuyển dụng để chọn lựa ứng viên phù hợp nhất. Sau khi đã chọn được ứng viên thích hợp, văn phòng sẽ thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đặt họ vào vị trí công việc cụ thể trong tổ chức.

Ngoài ra, văn phòng còn có nhiệm vụ lập hồ sơ về thành tích và hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá và theo dõi sự phát triển của họ trong công việc. Thông qua việc lập hồ sơ này, văn phòng có thể đánh giá được đóng góp của nhân viên và cung cấp các giải thưởng, khuyến khích, và lợi ích phù hợp để duy trì và tăng cường động lực và hiệu suất làm việc của họ trong tương lai.

Chức năng mua hàng và kiểm soát

Văn phòng thường liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và nhu cầu về nguồn lực cho các hoạt động kinh doanh của tổ chức. Chức năng cơ bản của văn phòng là tiến hành quá trình mua sắm các tài sản phù hợp với mức giá hợp lý.

Để thực hiện điều này, văn phòng thường phát triển các cơ chế và quy trình có hệ thống để mua các tài sản và nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh của tổ chức, đồng thời cố gắng giảm thiểu chi phí mua hàng và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Điều này giúp tổ chức duy trì sự linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý tài sản và nguồn lực của mình để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh một cách hiệu quả nhất.

Quan hệ công chúng

Mối quan hệ với các nhóm công chúng như cổ đông, chủ nợ, nhà cung cấp, truyền thông, nhóm xã hội, khách hàng, và cộng đồng, được gọi là quan hệ công chúng.

Văn phòng có trách nhiệm duy trì mối quan hệ chặt chẽ với những bên liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của tổ chức. Để thực hiện điều này, văn phòng liên tục duy trì mối liên hệ thông tin và tổ chức các hoạt động tương tác khác nhau. Các hoạt động này nhằm mục đích tạo dựng và duy trì một môi trường giao tiếp tích cực và hiệu quả giữa tổ chức và các nhóm công chúng, giúp củng cố uy tín và hỗ trợ sự phát triển bền vững của tổ chức.

Bảo vệ tài sản

Nhiệm vụ chính của văn phòng là đảm bảo bảo vệ tài sản và nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả. Văn phòng duy trì một hệ thống bản ghi chi tiết về các tài sản của tổ chức và cung cấp thông tin liên tục về tình trạng của chúng.

Văn phòng chịu trách nhiệm phòng tránh rủi ro như mất cắp và hỏng hóc do các nguy cơ như hỏa hoạn, tai nạn, lũ lụt, và các sự cố khác như hỏng hóc do nước. Đồng thời, văn phòng thường xuyên thực hiện các biện pháp bảo trì định kỳ để đảm bảo sự ổn định và an toàn cho tài nguyên của tổ chức. Điều này đảm bảo rằng tổ chức có thể tiếp tục hoạt động một cách suôn sẻ và hiệu quả mà không gặp phải sự cố về tài sản và nguồn lực.

Phát triển hệ thống và quy trình văn phòng

Để thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả, cần phải có hệ thống và quy trình được thiết kế cẩn thận. Văn phòng thường được sử dụng để phát triển các thủ tục và hệ thống khác nhau, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng nhiệm vụ. Những thủ tục và hệ thống này giúp tạo ra sự trật tự và hiệu quả trong môi trường làm việc văn phòng.

Do đó, một văn phòng hiệu quả cần phải có các hệ thống và quy trình được phát triển một cách chi tiết và linh hoạt để thực hiện mỗi công việc một cách chính xác và nhanh chóng.

4. Một số hình thức văn phòng thường được nhắc đến

Ngoài các văn phòng chuyên dùng để làm việc theo kiểu truyền thống, nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng phạm vi kinh doanh, hãy tập trung chú ý vào 2 loại văn phòng sau:

4.1. Văn phòng đại diện là gì?

Theo Khoản 2, Điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014, có quy định rõ ràng về văn phòng đại diện như sau: Văn phòng đại diện là một đơn vị của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện tuân theo ủy quyền và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện được hiểu là một loại hình không trực tiếp thực hiện các hoạt động kinh doanh. Đây là một điểm trung gian được sử dụng để liên lạc, giao dịch với khách hàng, đối tác và thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho doanh nghiệp. Nhưng không được phép ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi nhận được ủy quyền từ trụ sở chính. Mọi hoạt động như kê khai thuế, lập hóa đơn nhập xuất đều phải được quản lý bởi trụ sở chính.

Một doanh nghiệp có thể có nhiều văn phòng đại diện tại một hoặc nhiều địa điểm thuộc các thành phố, thị xã, quận, huyện khác nhau, kể cả trong trường hợp không có trụ sở chính.

Điều này được coi là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để giao dịch với các đối tác mà không cần phải thực hiện các hoạt động kinh doanh nhằm thu lợi nhuận.

4.2. Văn phòng giao dịch là gì?

Theo Khoản 3, Điều 45 của Luật Doanh nghiệp 2014, đã được đề cập rõ về khái niệm văn phòng giao dịch, còn được hiểu khác là địa điểm kinh doanh - nơi mà các hoạt động kinh doanh, bán hàng, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo ủy quyền cụ thể của doanh nghiệp. Địa điểm kinh doanh có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký của trụ sở chính.

Một số đặc điểm chính của văn phòng giao dịch:

• Văn phòng giao dịch là nơi mà các giao dịch trực tiếp giữa tổ chức hoặc doanh nghiệp và khách hàng diễn ra. Đây có thể là nơi mà khách hàng đến để mua hàng, đặt hàng, hoặc nhận các dịch vụ.
• Là nơi cung cấp dịch vụ và hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng. Bao gồm việc giải đáp thắc mắc, xử lý đơn đặt hàng, cung cấp thông tin sản phẩm, và các dịch vụ hỗ trợ khác.
• Văn phòng giao dịch cung cấp cơ hội để giao tiếp trực tiếp với khách hàng và xây dựng mối quan hệ cá nhân. Tạo ra một trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và giúp tăng cơ hội bán hàng và giữ chân khách hàng.
• Trong một số trường hợp, văn phòng giao dịch có thể xử lý các giao dịch tài chính như thanh toán, giao hàng và nhận hàng, và các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính cá nhân của khách hàng.
• Văn phòng giao dịch cũng có thể là nơi mà các chương trình chăm sóc khách hàng được triển khai nhằm tăng cường mối quan hệ với khách hàng.

Nhiều văn phòng thực hiện cả chức năng giao dịch, tiếp xúc khách hàng trực tiếp.

Qua bài viết bạn đã hiểu văn phòng là gì? Vai trò của văn phòng mang lại nhiều chức năng và lợi ích cho doanh nghiệp như thế nào và cũng nên cân nhắc kỹ khi có ý định đăng ký văn phòng đại diện hoặc văn phòng giao dịch. Hãy lựa chọn hình thức văn phòng nào phù hợp với nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp đặt ra. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xem thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác nhé.