[TOP 15] Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Thiết Thực Nhất Bạn Cần Biết

15 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo "thiết thực" mà Arental Vietnam chia sẻ sau đây sẽ khiến việc lựa chọn đơn vị cung cấp cũng như gói sản phẩm phù hợp trở nên hiệu quả, nhanh chóng hơn nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình về pháp lý. Từ cách đánh giá đơn vị, tòa nhà cho đến các điều khoản và mức mức giá thuê đều sẽ được chúng tôi lưu ý chi tiết Vì thế đừng bỏ qua bất kỳ nội dung nào trong bài viết dưới đây nhé!

Chia sẻ 15 kinh nghiệm thuê Virtual Office.

Chọn Văn Phòng Đại Diện Phù Hợp Với Định Hướng, Mục Tiêu Của Công Ty

Thuê và sử dụng văn phòng ảo cần phải lựa chọn dựa trên các định hướng cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp Tùy vào mục đích sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh cũng như kế hoạch ngân sách chi tiêu mới này mà các công ty có thể linh hoạt lựa chọn vị trí của “văn phòng 0m2” theo 3 tiêu chí:

Muốn nâng cao hình ảnh, giá trị thương hiệu, thể hiện sức mạnh về tài chính của công ty, ngân sách khoảng 30.000.000 VND/năm: nên lựa chọn thuê văn phòng ảo tại các tòa nhà hạng A sang trọng: Bitexco, Landmark 81, Deutsches Haus,...
Tìm một “địa chỉ đẹp” để đăng ký kinh doanh, không gian chuyên nghiệp và giao thông thuận tiện khi đón tiếp khách hàng với ngân sách dưới 6.000.000 (VND/năm): A Space Office Building, 3 Bees Tower,...
Đối với các công ty tài chính, chứng khoán, bảo hiểm,... kinh doanh sản phẩm, dịch vụ có giá trị cao nên lựa chọn văn phòng ảo tại trung tâm các Quận 1, Quận 3, Quận 2 sẽ tạo được ấn tượng mạnh cũng như nâng cao được sự uy tín của thương hiệu, doanh nghiệp bởi chi phí thuê tại đây cao hơn các khu vực khác. Điển hình là Quận 1, gói thuê cơ bản có thể lên đến 1.690.000 VND/tháng.

Chọn Lựa Vị Trí Và Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo Theo Ngân Sách

Khi quý doanh nghiệp đang quan tâm, tìm thuê văn phòng ảo, cần xác định rõ ràng khu vực cần thuê, hạn mức ngân sách để “khoanh vùng” nhanh chóng 2 mục tiêu phù hợp với định hướng của công ty:

Các tòa nhà cho thuê văn phòng ảo phù hợp với ngân sách.
Các đơn vị cho thuê đang hoạt động tại khu vực đã xác định.

Việc xác định 2 yếu tố này một cách nhanh chóng sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình tham khảo thị trường và so sánh giá. Có thể thông qua sự hỗ trợ của các công cụ tìm kiếm trên các nền tảng như: Google, Facebook, LinkedIn,...

Đồng thời, cũng cần lưu ý những đánh giá từ khách hàng cũ, bạn bè, hội nhóm về sự uy tín, chuyên nghiệp, chất lượng của đơn vị đó. Một số đơn vị cho thuê văn phòng uy tín phổ biến hiện nay tại TPHCM có thể kể đến như: Arental Vietnam, Dreamplex, 5S Office,...

>>> Xem thêm: Top 10+ Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo TPHCM.

Theo kinh nghiệm cho thuê văn phòng ảo của chúng tôi, chủ doanh nghiệp cần lưu ý đánh giá 2 tiêu chí dưới đây để đảm bảo so sánh được chất lượng, uy tín của đơn vị:

1. Sự minh bạch của bảng báo giá: Kiểm tra tính đồng nhất giữa thông tin tư vấn ban đầu và bảng báo giá dịch vụ về giá cả, tiện ích,... nếu trái ngược thì cần cân nhắc về đơn vị trước khi cùng hợp tác.
2. Tính thực tế so với hình ảnh trên Internet: Việc này sẽ giúp quý doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu khi có đối tác, khách hàng tìm đến công ty.

Ví dụ: hình ảnh đăng tải về không gian đón tiếp khách hàng tại tòa nhà văn phòng ảo rất thông thoáng, có nhiều bàn ghế nhưng khi khảo sát thực tế lại thấy hiện trạng khác như: chất nhiều đồ đạc tại vị trí tiếp khách, không gian không được dọn dẹp vệ sinh thường xuyên,... điều này sẽ ảnh hưởng nhiều đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác khi tiếp đón rất nhiều.

Chọn Lựa Tòa Nhà Phù Hợp Hình Ảnh Thương Mại

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo tiếp theo mà chúng tôi muốn lưu ý đến quý doanh nghiệp là việc chọn lựa tòa nhà/ văn phòng đại diện phù hợp với ngành nghề, định hướng phát triển của riêng mình.

Đối với các công ty B2B hoặc doanh nghiệp lớn, cần ưu tiên những tòa nhà sang trọng, hiện đại với không gian làm việc chuyên nghiệp. Ví dụ: công ty luật hoặc tài chính thường chọn văn phòng tại các tòa nhà cao cấp ở trung tâm thành phố, nơi dễ dàng tiếp đón đối tác và khách hàng.
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực B2C, chẳng hạn như công ty bán lẻ hoặc dịch vụ, việc lựa chọn một văn phòng nằm gần khu dân cư hoặc nơi khách hàng dễ dàng tìm thấy sẽ là ưu tiên hàng đầu.

Việc này giúp tạo điều kiện thuận lợi để các công ty gặp đối tác, khách hàng mục tiêu đồng thời cũng mang lại sự chuyên nghiệp, trang trọng cho hình ảnh công ty.

Nếu quý doanh nghiệp cần thường xuyên tiếp đón khách hàng, mong muốn chọn địa điểm hội tụ đầy đủ 4 yếu tố sau đây:

Đông dân cư.
Địa chỉ dễ tìm kiếm.
Nằm gần các trục đường chính có giao thông thuận tiện.
Nằm trong khu vực nhiều dịch vụ tiện ích như nhà hàng, quán cà phê để dễ dàng tiếp khách.

Arental Vietnam xin gợi ý đến quý khách hàng văn phòng ảo Quận 7 tại tòa nhà văn phòng A Space - nơi đáp ứng cả 4 yêu cầu của quý doanh nghiệp. Hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline: 098 7260 333 để được tư vấn chi tiết!

Đánh Giá Sự Hợp Lý Của Mức Giá Thuê Cố Định

Kinh nghiệm khi thuê văn phòng ảo tiếp theo mà chúng tôi muốn chia sẻ đó chính là việc đánh giá, so sánh sự hợp lý giữa các mức giá thuê cố định vì mỗi đơn vị cung cấp sẽ có sự khác nhau về giá cả và các tiện ích kèm theo.

Chủ doanh nghiệp sẽ gặp một số đơn vị cung cấp văn phòng ảo có mức giá thuê “nhìn có vẻ rẻ hơn so với mặt bằng chung”, nhưng lại không bao gồm các tiện ích. Suy cho cùng quá trình thuê lại phát sinh thêm mức chi phí không mong muốn.

Ví dụ: trường hợp thuê văn phòng ảo giá rẻ nhưng không bao gồm tiện ích in ấn, scan tài liệu. Khi làm việc các nhân sự phải tốn thời gian, tiền bạc để ra ngoài in ấn, điều này làm ảnh hưởng trực tiếp tới toàn bộ chi phí vận hành chung cũng như hiệu suất, tiến độ công việc.

Nắm Rõ Các Khoản Chi Phí Ngoài Giá Thuê Cố Định

Quý doanh nghiệp cần nắm rõ các khoản mục chi phí nằm ngoài giá thuê cố định, để đảm bảo các chi phí phát sinh đó không vượt mức ngân sách thuê của doanh nghiệp. Một số loại chi phí phát sinh quan trọng như:

Phí lắp đặt bảng tên.
Phí sử dụng phòng họp.
Phí tư vấn pháp lý.
Thuế VAT,...

Đặc biệt, với gói sản phẩm kèm chỗ ngồi làm việc, doanh nghiệp xem xét kỹ lưỡng phí làm việc ngoài giờ, đây là một điểm rất ít doanh nghiệp lưu ý và cũng là kinh nghiệm thiết thực khi thuê văn phòng ảo.

Lựa Chọn Gói Sản Phẩm Phù Hợp Nhu Cầu Nhất Có Thể

Như đã đề cập trước đó, dịch vụ văn phòng ảo (văn phòng đại diện) là mô hình giản lược tối đa chi phí sử dụng dịch vụ văn phòng với các gói sản phẩm từ cơ bản đến cao cấp, các gói sản phẩm sẽ gồm các tiện ích khác nhau tùy vào nhu cầu cá biệt của mỗi khách hàng, doanh nghiệp mà lựa chọn.

Khách thuê cần tìm hiểu và xem xét các tiện ích đi kèm có thật sự cần thiết và phù hợp với mình hay không để đưa ra lựa chọn tối ưu nhất nhằm tối ưu mức chi phí nhất có thể.

Nói một cách dễ hiểu, ví dụ như công ty A cần mở một văn phòng ảo Quận 2 (thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh) nhưng không có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi thường xuyên, phòng họp hay sảnh tiếp đón khách, thì có thể lựa chọn gói thuê 399.000 VND/tháng để tiết kiệm chi phí thay vì lựa chọn gói 886.000 VND/tháng hay 2.500.000 VND/tháng.

Đánh Giá Cơ Sở Hạ Tầng & Tiện Ích Của Tòa Nhà

Khu vực đón tiếp khách hàng

Khi khảo sát văn phòng thực tế, các doanh nghiệp nên xem xét về khu vực tiếp đón khách hàng nhiều hơn (nếu có nhu cầu đón tiếp khách thường xuyên).
Lưu ý về diện tích và sức chứa của sảnh lễ tân, bàn ghế và khu vực đón tiếp, bãi để xe (đối với khách thuê có nhu cầu đỗ xe ô tô nên lưu ý),...có đáp ứng được yêu cầu mong muốn hay không.

Hệ thống thoát hiểm, bảo đảm an toàn

Bình chữa cháy phải được phân bố hợp lý từng tầng/từng văn phòng (đối với trường hợp có nhiều văn phòng riêng trên cùng 1 tầng)
Cần biết được tòa nhà có hệ thống báo cháy hay không, hoạt động ra sao để có thể phòng ngừa cháy nổ nếu chọn thuê
Hệ thống cầu thang bộ, thoát hiểm phải tương xứng với sức chứa cũng như quy mô tòa nhà. Ví dụ, tòa nhà 10 tầng, mà chỉ có 1 cầu thang bộ có chiều rộng 2m thì sẽ tương đối quá tải trong quá trình thoát hiểm.

Hiểu Rõ Về Điều Khoản Quan Trọng Trong Hợp Đồng

Việc hiểu rõ 4 điều khoản quan trọng sau đây trong hợp đồng là yếu tố cần thiết trước khi ký kết, để đảm bảo được quyền lợi, tiện ích của doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo:

1. Nội dung dịch vụ cung cấp: Địa chỉ, mục đích thuê, dịch vụ đi kèm và các chi phí phát sinh khác phải được đơn vị cho thuê cung cấp đầy đủ.

2. Thời hạn hợp đồng: Hạng mục này phải bao gồm cụ thể, đầy đủ ngày, tháng, năm bắt đầu và kết thúc thuê.

3. Giá thuê và phương thức thanh toán: Giá thuê phải ghi rõ bao gồm những tiện ích, chi phí gì. Mục đặt cọc, trường hợp thanh toán chậm cần được cụ thể hóa đầy đủ.

Ví dụ:

Giá thuê bao gồm phí bãi xe, phí vệ sinh,...
Hủy hợp đồng hoặc đền bù 10% nếu thanh toán chậm sau 3 ngày kể từ ngày ký.

4. Quyền và nghĩa vụ các bên: Khi chia sẻ về kinh nghiệm thuê văn phòng ảo, Arental Vietnam mong quý doanh nghiệp sẽ đặc biệt chú ý đến hạng mục này về các thông tin như:

Trách nhiệm nộp thuế/hỗ trợ bảo trì, sửa chữa.
Quyền được sử dụng các tiện ích trong phạm vi hợp đồng.
Trách nhiệm pháp lý nếu phương hủy hợp đồng,...

Ngoài ra, chủ doanh nghiệp vui lòng tham khảo mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo để có đầy đủ thông tin và các lưu ý khi thuê văn phòng ảo một cách chi tiết nhất. Giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh được việc tranh chấp về sau.

Cần Khai Báo Nếu Có Địa Điểm Kinh Doanh Khác

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp cần khai báo với cơ quan chức năng nếu địa điểm kinh doanh khác với địa chỉ đăng ký kinh doanh (địa chỉ văn phòng ảo) hoặc liên hệ đơn vị cho thuê để được dịch vụ pháp lý hỗ trợ, hướng dẫn khai báo.

Điều này giúp cho doanh nghiệp tránh việc vi phạm pháp luật ngoài ý muốn, chịu mức phạt từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng và gây nên hậu quả đáng tiếc trong tương lai.

Cụ thể, theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp doanh nghiệp sẽ vi phạm nếu có hành vi như sau:

Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh;
Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;
Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

Đảm Bảo Tính Pháp Lý Của Văn Phòng Ảo Cho Thuê

Việc đảm bảo đầy đủ tính pháp lý là một trong những kinh nghiệm quan trọng khi thuê văn phòng ảo. Trước khi lựa chọn địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đảm bảo tòa nhà/văn phòng cho đủ điều kiện tiên quyết để cho thuê. Đây là 2 điều kiện đảm bảo tiêu chí pháp lý, chủ doanh nghiệp cần lưu ý khi thuê văn phòng ảo:

Tòa nhà/văn phòng phải được đăng ký quyền sở hữu, xây dựng gắn liền với đất trong giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất.
Tòa nhà/văn phòng cho thuê khi bị tranh chấp về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu, xây dựng gắn liền với đất.

Chi tiết hơn, chủ doanh nghiệp có thể tham khảo điều kiện kinh doanh văn phòng cho thuê để nắm toàn bộ thông tin về pháp lý mà chúng tôi cung cấp.

Lưu Ý Các Quy Định, Hạn Mức Tiện Ích Cung Cấp

Thêm một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý, là các quy định và hạn mức tiện ích cung cấp. Lưu ý những điều này giúp chủ doanh nghiệp tránh vi phạm các điều khoản trong hợp đồng, phát sinh chi phí và tránh tranh chấp về sau.

Hạn mức sử dụng các tiện ích (mực máy in, giấy in,...).
Điều khoản về bảo trì, sửa chữa (bên nào sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, chi phí phát sinh nếu có).
Thông tin thời hạn thanh toán (quá hạn tối đa bao nhiêu ngày? giải quyết như thế nào khi quá hạn?).

Ngoài ra doanh nghiệp cần phải thương lượng rõ ràng về vị trí đặt bảng tên của doanh nghiệp, phải hợp lý, khách hàng, đối tác dễ nhìn thấy.

Ví dụ: Tại một số tòa nhà sẽ có vị trí đặt bảng tên công ty trong sảnh lễ tân thay vì trước mặt tiền tòa nhà, điều này sẽ gây khó khăn cho khách hàng khi muốn tìm kiếm/nhận diện công ty một cách nhanh chóng.

Cân Nhắc Đơn Vị Có Hỗ Trợ Pháp Lý Đi Kèm

Đây là mô hình văn phòng còn mới mẻ và chưa phổ biến đến nhiều khách hàng như các mô hình văn phòng cho thuê thông thường, nên nhiều khách hàng đôi khi sẽ gặp khó khăn trong các vấn đề nắm bắt và hiểu rõ sản phẩm hay các vấn đề về pháp lý như:

Thủ tục thành lập doanh nghiệp.
Thủ tục thay nội dung đăng ký kinh doanh.
Vấn đề pháp lý khi chuyển địa điểm cùng Quận.
Các pháp lý doanh nghiệp, thuế, kế toán,...

Vì thế doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn các đơn vị có bộ phận pháp lý hỗ trợ khi thuê văn phòng ảo, để có tạo sự thuận tiện khi hoạt động kinh doanh.

Nắm Rõ Dịch Vụ Lễ Tân Của Từng Gói Sản Phẩm

Từng gói sản phẩm văn phòng ảo của từng đơn vị cung cấp, sẽ có những gói dịch vụ lễ tân khác nhau. Nắm rõ được điều này chính là một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo hữu ích cho chủ doanh nghiệp, giúp dễ dàng hơn trong việc đánh giá mức độ phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Với kinh nghiệm cho thuê văn phòng ảo, đội ngũ Arental Vietnam thấy được rằng các gói cơ bản, dịch vụ lễ tân thường sẽ chỉ giúp nhận - lưu trữ thư, chuyển tiếp thư theo yêu cầu (có tính phí), đón tiếp khách hàng trong thời gian ngắn,...

Tuy nhiên, một số đơn vị sẽ cung cấp thêm các gói tiện ích lễ tân như cực kỳ hữu ích như: trực điện thoại, biên phiên dịch ngôn ngữ, kiểm tra email cho cho công ty,... với mức giá nhỉnh hơn tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp.

Ưu Tiên Lựa Chọn Các Văn Phòng Ảo Có Tích Hợp Nhiều Không Gian

Bật mí cho chủ doanh nghiệp thêm một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo, là việc ưu tiên chọn lựa các văn phòng ảo tích hợp nhiều không gian. Việc đó mang lại cho doanh nghiệp nhiều sự thuận tiện nhất có thể. Ưu tiên lựa chọn các văn phòng ảo tại tòa nhà có sảnh đón tiếp khách hàng, phòng họp hiện đại ngay tại tòa nhà để luôn được thuận tiện, thoải mái, dễ dàng làm việc với khách hàng, đối tác.

Điển hình như, khi chủ doanh nghiệp chọn tòa nhà A Space Office quận 7 đặt địa chỉ kinh doanh, sẽ được sử dụng các không gian như sảnh chung, pantry mọi lúc, kèm theo việc thuê phòng họp có không gian hiện đại, tiện nghi với mức giá hợp lý.

Đánh Giá Về Môi Trường Làm Việc (Đối Với Gói Văn Phòng Ảo Kèm Chỗ Ngồi)

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cuối cùng, không kém phần thiết thực nhất, là việc đánh giá về môi trường làm việc khi sử dụng các gói văn phòng ảo kèm chỗ ngồi với 3 tiêu chí như sau:

Đầy đủ các tiện ích văn phòng kèm theo: máy in, máy fax, giấy in, sảnh chờ, pantry, nhà vệ sinh,...
Đảm bảo tính bảo mật, an ninh: trang bị tủ locker riêng, hệ thống camera, nhân viên admin túc trực,...
Giờ giấc linh hoạt: nên ưu tiên điều này để lúc nào cũng có thể tận dụng được không gian làm việc, đón tiếp khách hàng mọi lúc.

Mong rằng với TOP 15 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo thiết thực nhất được tổng hợp từ đội ngũ nhân sự Arental Vietnam, sẽ giúp cho quý doanh nghiệp biết thêm được những thông tin hữu ích mới về loại hình văn phòng này, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc trong quá trình chọn đơn vị cung cấp dịch vụ Virtual Office uy tín.