Mẫu Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Form Chuẩn & Chi Tiết

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng đại diện.

Form hợp đồng thuê (Virtrtual Office) văn phòng ảo chuẩn, cập nhật 2024.

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là một văn bản quan trọng giúp bạn đảm bảo quyền lợi của mình khi sử dụng dịch vụ này. Vậy mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo được soạn thảo ra sao mới là chuẩn và hợp lý? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu về tính pháp lý, mẫu hợp đồng thuê văn phòng đại diện chuẩn và 3 lưu ý quan trọng khi soạn thảo nhé!

Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Có Được Bảo Đảm Tính Pháp Lý Hay Không?

Dù khái niệm "văn phòng ảo" chưa được quy định cụ thể trong luật pháp hiện hành, nhưng hợp đồng thuê văn phòng ảo (văn phòng đại diện) vẫn được đảm bảo tính pháp lý.

Các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo thường sử dụng các mẫu hợp đồng thuê văn phòng truyền thống làm cơ sở, sau đó điều chỉnh các điều khoản để phù hợp với đặc thù của văn phòng ảo. Đây là cách giúp đảm bảo quyền lợi của cả bên cho thuê và bên thuê. Vì vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng làm việc ảo.

Sau khi đã hiểu được về tính pháp lý của dịch vụ văn phòng ảo này, chúng tôi xin giới thiệu đến quý doanh nghiệp mẫu hợp đồng đúng chuẩn của dịch vụ văn phòng ảo (Virtual Office) này.

Tham Khảo Mẫu Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Tiếng Việt Mới Nhất 2024

Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo tiếng Việt mới nhất 2024 được cập nhật để quý doanh nghiệp có thể dễ dàng tham khảo hơn. Bạn chỉ cần tải về và điều chỉnh theo mục đích sử dụng của mình (để tham khảo/để kinh doanh).

Tải ngay file hợp đồng thuê văn phòng đại diện!

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 1.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 1.

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 2.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 2.

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 3.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 3.

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 4.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 4.

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 5.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 5.

Ảnh minh họa hợp đồng thuê văn phòng ảo - Trang 6.

Ảnh minh họa hợp đồng - Trang 6.

Thế Nào Là Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Chuẩn?

Khi quan tấm hay sử dụng dịch vụ văn phòng đại diện, quý daonh nghiệp cần nắm rằng hợp đồng chuẩn cần đảm bảo 11 điều khoản sau để giúp đảm bảo quyền lợi 2 bên, tránh phát sinh những rắc rối trong quá trình hợp tác.

1. Thông tin đại diện hai bên	Hợp đồng thuê văn phòng ảo chuẩn cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin của cả hai bên tham gia để đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro pháp lý trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm: - Thông tin công ty: tên, MST, địa chỉ, email,... - Thông tin người đại diện: tên, chức vụ, điện thoại,...
2. Tài sản cho thuê và mục đích thuê	Quy định về tài sản cho thuê trong hợp đồng văn phòng ảo thông thường sẽ là: - Địa chỉ để doanh nghiệp đăng ký kinh doanh - Các dịch vụ đi kèm: lễ tân, giao - nhận thư,... - Chỗ ngồi làm việc,... Mục đích thuê cũng cần được ghi rõ, thường là để đăng ký kinh doanh, làm địa chỉ giao dịch, để làm việc tại tòa nhà,..
3. Thời hạn cho thuê (thời hạn hợp đồng)	Thời hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo cần được xác định rõ về ngày bắt đầu và ngày kết thúc, có thể là theo tháng hoặc theo năm, tùy vào thỏa thuận giữa các bên. Ngoài ra, hợp đồng cũng cần quy định rõ về các điều kiện gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
4. Giá thuê văn phòng ảo và các chi phí khác (nếu có)	Hợp đồng phải ghi rõ mức giá thuê văn phòng ảo, phương thức thanh toán và thời gian thanh toán. Nếu có các chi phí khác như phí dịch vụ, phí bảo trì hoặc phí phát sinh khác, cũng cần được liệt kê cụ thể và rõ ràng. Điều này đảm bảo tính minh bạch về tài chính, giúp doanh nghiệp chuẩn bị nguồn ngân sách phù hợp, tránh những tranh cãi về chi phí trong suốt quá trình thuê.
5. Phương thức thanh toán	Thông thường, điều khoản về phương thức thanh toán trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo sẽ bao gồm 3 nội dung: - Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt,... - Thời gian thanh toán: hàng tháng, hàng quý, định kỳ theo từng đơn vị,... - Thông tin tài khoản nhận thanh toán.
6. Trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên	Điều khoản này trong hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ quy định về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của 2 bên giúp giảm thiểu rủi ro và tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng như: - Về bên thuê: vấn đề cung cấp dịch vụ, bảo trì, thực hiện cam kết theo thỏa thuận,... - Về bên cho thuê: vấn đề về quy định sử dụng văn phòng ảo và thanh toán,...
7. Điều khoản bồi thường vi phạm	Hợp đồng cần quy định rõ về các trường hợp vi phạm hợp đồng, mức độ bồi thường tương ứng. Điều khoản có thể bao gồm: - Việc không thanh toán đúng hạn. - Sử dụng văn phòng ảo sai mục đích. - Vi phạm các điều khoản khác trong hợp đồng. Quy định về bồi thường giúp bảo vệ quyền lợi của các bên và đảm bảo mọi hành vi vi phạm đều được xử lý một cách công bằng và hợp lý.
8. Các trường hợp kết thúc hợp đồng thuê văn phòng ảo	Hợp đồng cần quy định rõ các trường hợp có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng, bao gồm hết thời hạn hợp đồng, vi phạm nghiêm trọng các điều khoản, hoặc thỏa thuận giữa hai bên. Bên cạnh đó, hợp đồng nên nêu rõ quy trình và thời gian thông báo trước khi chấm dứt hợp đồng. Quy định này giúp đảm bảo việc kết thúc hợp đồng diễn ra một cách hợp lý và theo đúng quy trình, tránh gây tổn thất không cần thiết cho cả hai bên.
9. Phương án giải quyết tranh chấp	Trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên, hợp đồng cần nêu rõ phương thức giải quyết, có thể là thông qua đàm phán, hòa giải hoặc thông qua tòa án. Nhờ đó, các bên sẽ dễ dàng xác định cách thức xử lý mâu thuẫn một cách hợp lý, tránh tình trạng xung đột kéo dài gây ảnh hưởng đến quyền lợi của cả hai bên.
10. Các thông tin quy định chung	Các thông tin quy định chung bao gồm các điều khoản như luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng và các điều khoản khác liên quan đến hiệu lực của hợp đồng. Ngoài ra, hợp đồng cũng cần quy định rõ về việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, yêu cầu phải có sự đồng thuận bằng văn bản của cả hai bên.
11. Thời gian ký kết, con dấu và chữ ký	Hợp đồng cần ghi rõ ngày tháng ký kết và phải có chữ ký của đại diện hợp pháp của cả hai bên. Nếu cần thiết, hợp đồng cũng nên được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý và xác nhận cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng của các bên.

3 Lưu Ý Cần Biết Khi Làm Mẫu Hợp Đồng Văn Phòng

Hợp đồng văn phòng là công cụ pháp lý hữu hiệu để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Vì thế, Arental Vietnam sẽ giúp bạn lưu ý 3 điều quan trọng sau đây khi soạn thảo hợp đồng thuê văn phòng ảo.

Chi Phí Phát Sinh Trong Quá Trình Thuê

Bên cạnh khoản phí thuê cố định hàng tháng, doanh nghiệp cần lưu ý đến các loại chi phí phát sinh khác có thể xuất hiện trong quá trình sử dụng văn phòng. Một số chi phí phát sinh thường gặp bao gồm:

Tiền điện, nước, Internet.
Phí dịch vụ.
Phí ngoài giờ.
Chi phí sửa chữa, bảo trì.
Thuế và các khoản phí khác.

Để hiểu rõ hơn về các loại chi phí khi thuê văn phòng và cách tính toán, bạn có thể tham khảo các khoản chi phí khi thuê phòng làm việc để nắm rõ hơn.

Hạn Mức Các Dịch Vụ Được Hưởng

Quý doanh nghiệp cần lưu ý về hạn mức các dịch vụ được hưởng trong suốt quá trình thu để phục vụ cho việc hoạch định ngân sách và đảm bảo quyền lợi của mình như:

Số lượng dịch vụ miễn phí.
Số lượng bản in ấn.
Số giờ sử dụng phòng họp hay không gian chung.

Ví dụ: Khi thuê văn phòng ảo tại tòa nhà A Space (gói sản phẩm kèm 1 chỗ ngồi), khách hàng sẽ nhận được 200 bản in ấn miễn phí mỗi tháng, 4h sử dụng phòng họp không tính phí và thoải mái sử dụng không gian chung trong giờ hành chính.

Việc thỏa thuận các điều khoản này trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ giúp bạn tối ưu hóa chi phí và tránh những khoản phí phát sinh không đáng có. Vì vậy, bạn hãy đảm bảo tất cả các ưu đãi và hạn mức dịch vụ đều được ghi rõ ràng trong hợp đồng để có thể yên tâm sử dụng mà không lo lắng về các chi phí ngoài dự kiến.

Quyền Lợi Và Trách Nhiệm Hai Bên

Yếu tố này giúp đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ những gì mình được hưởng và những gì mình cần phải thực hiện.

Một số quyền lợi và trách nhiệm của bên cho thuê mà bạn có thể tham khảo:

Quyền lợi:

Thu tiền thuê văn phòng đại diện theo đúng thỏa thuận.
Điều chỉnh giá thuê theo quy định của hợp đồng và pháp luật.

Trách nhiệm:

Bảo đảm chất lượng và an toàn của văn phòng.
Sửa chữa và bảo trì các thiết bị, cơ sở vật chất chung của tòa nhà.
Thông báo cho bên thuê văn phòng ảo về các sự cố, thay đổi liên quan đến tòa nhà.

Một số quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê trong hợp đồng dịch vụ văn phòng ảo mà bạn có thể tham khảo

Quyền lợi:

Sử dụng văn phòng theo đúng mục đích đã ghi trong hợp đồng.
Yêu cầu bên cho thuê thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết.
Được hưởng các dịch vụ đi kèm theo hợp đồng (nếu có).

Trách nhiệm:

Thanh toán tiền thuê đúng hạn và các khoản phí khác theo quy định.
Bảo vệ tài sản của tòa nhà và không làm hư hỏng tài sản chung.
Tuân thủ các quy định về an ninh, trật tự và phòng cháy chữa cháy của tòa nhà.
Thông báo cho bên cho thuê biết nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong văn phòng.

Ví dụ:

Bên thuê có quyền sử dụng văn phòng trong giờ làm việc hành chính, nhưng nếu cần làm việc ngoài giờ thì cần thông báo trước cho bên cho thuê.

Để đảm bảo quyền lợi của mình, bạn nên tham khảo ý kiến của luật sư hoặc các chuyên gia bất động sản trước khi ký kết hợp đồng. Ngoài ra, bạn cũng nên so sánh các hợp đồng của các tòa nhà khác nhau tích lũy khả năng đánh giá hợp đồng văn phòng ảo hợp chuẩn nhất.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo

Câu 1: Bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo cần có giấy tờ gì khi muốn soạn hợp đồng thuê văn phòng ảo?

Khi tiến hành soạn thảo hợp đồng, cả bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:

Đối với bên thuê:

Giấy phép đăng ký kinh doanh
CCCD/Hộ chiếu
Các giấy tờ liên quan (nếu có)

Đối với bên cho thuê:

Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty.
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ cho thuê.
Các giấy tờ liên quan đến các dịch vụ đi kèm (nếu có).

Câu 2: Có điều khoản nào trong hợp đồng thuê văn phòng ảo cần đặc biệt chú ý trước khi ký kết hay không?

Trước khi ký kết hợp đồng này, bạn cần chú ý các điều khoản sau:

Thời gian thuê (xác định rõ thời gian thuê và các điều kiện gia hạn hợp đồng).
Mức giá và phương thức thanh toán.
Quyền và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê.
Điều kiện hủy hợp đồng
Dịch vụ đi kèm

Câu 3: Tôi có thể thuê văn phòng ảo với hợp đồng 6 tháng được không?

Hiện nay, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường yêu cầu hợp đồng thuê ít nhất là 1 năm. Vì vậy, việc ký hợp đồng thuê văn phòng ảo với thời gian 6 tháng thường không được chấp nhận. Bạn nên cân nhắc thời gian thuê dài hơn để phù hợp với các quy định và chính sách của các đơn vị cho thuê.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo Uy Tín, Chuyên Nghiệp TPHCM

Arental Vietnam - một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín và chuyên nghiệp tại TPHCM. Chúng tôi sở hữu hệ thống văn phòng ảo hiện đại, tọa lạc tại 5 vị trí đắc địa, giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.

BẢNG GIÁ THUÊ VĂN PHÒNG ẢO CHI TIẾT TẠI TPHCM
Khu vực	Mức giá tham khảo
Văn phòng ảo Quận 2	Từ 399.000 VND/tháng.
Văn phòng ảo Quận 3	Từ 686.000 VND/tháng.
Văn phòng ảo Quận 7	Từ 399.000 VND/tháng.
Văn phòng ảo Tân Bình	Từ 290.000 VND/tháng.
Văn phòng ảo Phú Nhuận	Từ 399.000 VND/tháng.
Đừng bỏ lỡ cơ hội sở hữu địa chỉ văn phòng chuyên nghiệp tại trung tâm thành phố. Liên hệ ngay Arental Vietnam để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi đặc biệt!

Qua bài viết trên, Arental Vietnam hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về các mẫu hợp đồng thuê văn phòng nói chung cũng như hợp đồng thuê văn phòng ảo nói riêng. Mong rằng nội dung vừa chia sẻ sẽ là nguồn tham khảo hữu ích đối với bạn. Đừng quên theo dõi chúng tôi để đón đọc những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!