Bật Mí 13 Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Uy Tín

Thuê văn phòng ảo cần lưu ý những gì? Tham khảo ngay bài viết bên dưới để biế những khó khăn và 13 kinh nghiệm quan cốt lõi khi thuê văn phòng ảo nhé!

Những Khó Khăn Khi Thuê Văn Phòng Ảo

Quý khách hàng sẽ gặp phải những khó khăn và rủi ro sau đây khi lựa chọn văn phòng ảo:

1. Tuân thủ theo quy định của ban quản lý: Khách hàng sẽ phải tuân thủ theo chính sách, giờ giấc hoạt động của bên cung cấp dịch vụ. Vì thế, loại hình này không phù hợp với khách hàng có nhu cầu tăng ca, gặp gỡ đối tác sau giờ làm việc. 

2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Bản chất văn phòng ảo sẽ không tồn tại không gian thực tế, khách hàng có thể thuê thêm chỗ ngồi cố định nhưng vẫn hạn chế về không gian làm việc. Vì vậy, loại hình này không phù hợp cho doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đông và có kế hoạch mở rộng lâu dài. 

3. Xử lý thủ tục pháp lý: Thủ tục và hợp đồng thuê văn phòng ảo có đôi chút khác biệt so với các loại hình khác. Nếu bạn không am hiểu quá chi tiết có thể gặp một số vướng mắt về thủ tục đăng kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp. 

4. Không đầy đủ tiện ích và cơ sở hạ tầng: Vì phải phụ thuộc vào bên đơn vị cho thuê, khách hàng không thể chủ động bố trí không gian làm việc. Vì thế, tình trạng thiếu hụt tiện ích và dịch vụ là điều không thể tránh khỏi. 

Vậy cần lưu ý những gì để thuê văn phòng ảo một cách hiệu quả? Tham khảo ngay 13 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo bên dưới nhé! 

Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Cần Lưu Ý

Xác Định Nhu Cầu Và Mục Tiêu Của Doanh Nghiệp

Trước khi thuê văn phòng ảo,  doanh nghiệp cần tự đặt ra những câu hỏi sau đây để xác định chính xác mục tiêu: Số lượng nhân sự hiện tại là bao nhiêu?  Mục tiêu phát triển trong 2 năm tới? Ngân sách thuê có thể chi trả là bao nhiêu? Có nhu cầu sử dụng các nhóm tiện ích nào? 

Việc đặt ra các câu hỏi trên không chỉ giúp doanh nghiệp sàn lọc được các đơn vị cho thuê văn phòng ảo trên địa bàn mà cũng định hình được loại hình văn phòng cho thuê phù hợp với mình. 

>> Đừng bỏ lỡ: Bảng giá thuê văn phòng ảo với nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Sàn Lọc Và Đánh Giá Các Đơn Vị Uy Tín

Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo quan trọng là chọn đúng nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu thực tế. Tùy vào ngân sách và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể chọn giữa văn phòng ảo hạng A, B hoặc C. 

Quý khách hàng cần so sánh chi tiết về mức giá, chính sách, dịch vụ, tiện ích và vị trí của các bên cho thuê. Hãy ưu tiên chọn đơn vị giải quyết được phần lớn câu hỏi ở kinh nghiệm đầu tiên. 

>> Gợi ý tham khảo thêm: Dách sách các đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín tại TPHCM

Cân Nhắc Các Gói Dịch Vụ Và Hạn Mức Chi Phí

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp, tiếp theo là so sánh chi tiết các gói dịch vụ và tổng chi phí thực tế, thay vì chỉ nhìn vào giá thuê cơ bản.

Mỗi đơn vị thường có từ 2 đến 4 gói dịch vụ, dao động từ gói cơ bản (chỉ địa chỉ đăng ký) đến gói nâng cao (gồm phòng họp, tiếp khách, chỗ ngồi linh hoạt). Mức giá các gói cơ bản dao động từ 200.000 - 500.000VNĐ, các gói nâng cao sẽ từ 1.000.000 - 2.500.000VND/tháng

Liên Hệ & Trao Đổi Các Điều Khoản Trong Hợp Đồng

Sau khi đã lựa chọn gói dịch vụ phù hợp, việc tiếp tục xem xét hợp đồng là bước quan trọng để đảm bảo bạn không gặp phải bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thuê.

5 điều khoản quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm: Tài sản thuê (địa chỉ kinh doanh, phòng họp, dịch vụ kèm theo), thời hạn thuê, giá thuê, kỳ hạn thanh toán, điều khoản chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ hai bên.

Cân Nhắc Vị Trí Đăng Ký Địa Chỉ Kinh Doanh

Vị trí đăng ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thuận tiện trong giao dịch và xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Một địa chỉ đẹp, dễ tiếp cận giúp doanh nghiệp dễ dàng gặp gỡ đối tác, khách hàng và tối ưu hóa các tiện ích hành chính, hỗ trợ công việc nhanh chóng.

Bên cạnh đó, một trong những lưu ý khi thuê văn phòng ảo là cần kiểm tra tính minh bạch của địa chỉ đăng ký kinh doanh để tránh những rắc rối không đáng có. 

Đảm Bảo Tính Pháp Lý Của Văn Phòng Ảo Cho Thuê

Để xác minh tính pháp lý của văn phòng ảo cần đánh giá 3 yếu tố: tính pháp lý của loại hình, tòa nhà văn phòng và hợp đồng cho thuê. Về cơ bản, Sử dụng văn phòng ảo không vi phạm pháp luật Việt Nam, căn cứ Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về văn phòng ảo có hợp pháp không?

Đánh Giá Tiện Ích & Thực Trạng Cơ Sở Hạ Tầng

Quý khách hàng cần dành thời gian đến khảo sát trực tiếp tòa nhà cho thuê văn phòng ảo để đánh giá chất lượng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị. Việc đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố trên giúp doanh nghiệp đảm bảo năng suất và hiệu quả khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Các tiện ích phổ biến cần kiểm tra kỹ là: Phòng họp theo giờ, bảng tên doanh nghiệp, sảnh tiếp khách, máy photocopy / scan, bãi đỗ xe, hệ thống internet / wifi, đội ngũ lễ tân và chất lượng môi trường làm việc. 

Bạn cũng đảm bảo kiểm tra kỹ về cơ sở hạ tầng như: thang máy, lối thoát hiểm, hệ thống báo cháy và thoát hiểm

Rà Soát Chất Lượng Dịch Vụ

Khi lựa chọn văn phòng ảo, dịch vụ hỗ trợ đóng vai trò quan trọng không kém chi phí và vị trí. Các dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc. 

Để đánh giá một cách chính xác chất lượng dịch vụ hỗ trợ, bạn cần trả lời một số câu hỏi gợi ý dưới đây:

• Các dịch vụ mà đơn vị hỗ trợ là gì?

• Thời gian phản hồi của nhà cung cấp dịch vụ?

• Thái độ phục vụ của nhân viên?

• Quy trình xử lý các yêu cầu, sự cố như thế nào?

• Có hỗ trợ ngoài giờ hành chính không? Chi phí như thế nào?

• Đánh giá tính chuyên nghiệp của đội ngũ lễ tân: Tốt, Trung bình, Yếu?

Đánh Giá Về Môi Trường Làm Việc

Đối với gói văn phòng ảo kèm chỗ ngồi, môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên. 

• Thiết kế và bố trí: Không gian mở hay văn phòng riêng? Bố trí có hợp lý, tạo cảm giác thoải mái không? Có đủ không gian riêng tư cho các cuộc gọi điện thoại hoặc làm việc tập trung?

• Độ ồn: Không gian có đủ yên tĩnh để tập trung không? Có biện pháp cách âm tốt không?

• Bàn ghế: Kích thước, chất liệu, độ thoải mái của bàn ghế. Có đủ không gian để đặt máy tính, tài liệu?

• Ổ cắm điện: Số lượng ổ cắm điện có đủ đáp ứng nhu cầu không? Vị trí ổ cắm có thuận tiện không?

• Các tiện nghi khác: Máy in, máy photocopy, khu vực pantry/bếp, tủ đựng đồ cá nhân...

• Vệ sinh: Mức độ sạch sẽ của khu vực làm việc.

• An ninh: Hệ thống an ninh, camera giám sát có đảm bảo không?

>>> Tham khảo: Sự Khác Nhau Giữa Văn Phòng Ảo Và Văn Phòng Chia Sẻ.

Cần Khai Báo Nếu Có Địa Điểm Kinh Doanh Khác

Theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP: Khi sử dụng dịch vụ văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp cần khai báo với cơ quan chức năng nếu địa điểm kinh doanh khác với địa chỉ đăng ký kinh doanh (địa chỉ văn phòng ảo) hoặc liên hệ đơn vị cho thuê để được dịch vụ pháp lý hỗ trợ, hướng dẫn khai báo.

Điều này giúp cho doanh nghiệp tránh việc vi phạm pháp luật ngoài ý muốn, chịu mức phạt từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng và gây nên hậu quả đáng tiếc trong tương lai.

Ưu Tiên Lựa Chọn Các Tòa Nhà Có Đa Dạng Loại Hình Cho Thuê

Nếu doanh nghiệp cần chuyển sang loại hình văn phòng khác khi có nhu cầu mở rộng thì tòa nhà đa năng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi. Khách hàng không cần thay đổi vị trí mà vẫn tiết kiệm được chí phí và thời gian.

Hãy ưu tiên lựa chọn các văn phòng ảo tại tòa nhà có cho thuê văn phòng thực tế, tích hợp đủ sảnh đón tiếp khách hàng, phòng họp hiện đại ngay tại tòa nhà để luôn được thuận tiện, thoải mái, dễ dàng làm việc với khách hàng, đối tác. 

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các loại văn phòng, bạn có thể tham khảo bài viết so sánh văn phòng ảo và văn phòng truyền thống.

Đảm Bảo Tính Cạnh Tranh Với Đối Thủ

Để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường, việc lựa chọn địa chỉ văn phòng ảo cũng rất quan trọng. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà bạn không nên bỏ qua chính là tránh sử dụng địa chỉ trùng với đối thủ, vì 4 lý do sau:

• Tính nhận diện thương hiệu: Nếu bạn sử dụng địa chỉ trùng với đối thủ, khách hàng có thể bị nhầm lẫn, ảnh hưởng đến khả năng nhận diện.

• Xây dựng uy tín: Địa chỉ riêng biệt củng cố thương hiệu, tránh liên tưởng với đối thủ.

• Tăng độ tin cậy: Tránh sự nhầm lẫn về mối quan hệ với đối thủ, từ đó nâng cao niềm tin của khách hàng.

• Bảo vệ lợi thế cạnh tranh: Địa chỉ riêng giúp doanh nghiệp duy trì vị thế độc lập, không bị ảnh hưởng bởi sự phát triển của đối thủ.

Việc nghiên cứu kỹ lưỡng về địa chỉ và đối thủ cạnh tranh sẽ giúp bạn tăng khả năng thành công trên thị trường.

Khả Năng Thương Lượng Và Đàm Phán

Việc thương lượng tốt giúp quý khách hàng gia tăng khả năng huê được địa điểm văn phòng ảo phù hợp và hiệu quả. Arental Vietnam chi sẻ một số tips sau đây:

Thương lượng theo gói: Hỏi về các gói dịch vụ khác nhau và thương lượng giá tốt hơn cho gói phù hợp.

Thương lượng thời hạn hợp đồng: Hợp đồng dài hạn thường đi kèm với mức giá thấp hơn.

Thương lượng dịch vụ bổ sung: Đề nghị miễn phí hoặc giảm giá cho các dịch vụ như phòng họp, in ấn.

Sử dụng thông tin cạnh tranh: Nếu có báo giá từ nhà cung cấp khác, hãy sử dụng thông tin này để thúc đẩy mức giá tốt hơn từ đối tác hiện tại.

Arental Vietnam Đơn Vị Cung Cấp Văn Phòng Ảo Giá Rẻ Uy Tín 

Với nhiều năm hoạt động trên thị trường, Arental Vietnam đã xây dựng được một nền tảng vững chắc, khẳng định được uy tín của mình qua số lượng khách hàng lớn và phản hồi tích cực. Với mức giá chỉ từ 290.000 VND/tháng, quý khách sẽ sở hữu một địa chỉ văn phòng uy tín

Văn phòng ảo Quận 1: 

• Địa chỉ chi nhánh 1: Tầng 6,130 Nguyễn Công Trứ, phường Sài Gòn (phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1 cũ), TP.HCM

• Địa chỉ chi nhánh 2: 114 Điện Biên Phủ, phường Tân Định (phường Đa Kao, Quận 1 cũ), TP.HCM.

Văn phòng ảo Quận 2:

• Địa chỉ: Toà nhà A Space Office, Số 1B, Đường 30, Khu phố 1, phường An Khánh (Quận 2 cũ), TP. HCM

Văn phòng ảo Quận 3: 

• Địa chỉ:  Tòa nhà Cienco4, 180 Nguyễn Thị Minh Khai, phường Xuân Hòa (phường Võ Thị Sáu, Quận 3 cũ), TP.HCM

Văn phòng ảo Quận 7:

• Địa chỉ: Tòa nhà A Space Office, 36 Đường Nội Khu Hưng Gia 1, phường Tân Hưng (phường Tân Phong, Quận 7 cũ), TP. HCM

Văn phòng ảo Phú Nhuận:

• Địa chỉ: Toà nhà 3 Bees Tower, 281 Nguyễn Văn Trỗi, phường Phú Nhuận (phường 10, Quận Phú Nhuận cũ), TP. HCM

Văn phòng ảo Tân Bình: 

• Địa chỉ: Toà nhà Mekong Tower, 92A - 94 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa (phường 2, Quận Tân Bình cũ), TP. HCM

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp chọn được dịch vụ phù hợp, tối ưu chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động