11 nguyên tắc soạn và gửi email chuyên nghiệp cho giới văn phòng

11 nguyên tắc soạn và gửi email cho nhân viên tại nơi cho thuê văn phòng nhỏ

Giao tiếp và trao đổi công việc qua email là một trong những kỹ năng cơ bản phải nắm được và cực kỳ quan trọng. Email được sử dụng ngay từ lúc còn là sinh viên, nhưng đáng tiếc lúc đó chúng ta thường không chú trọng vào kỹ năng này. Do đó, đến lúc bước vào quá trình đi làm, nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng nhỏ hầu hết phải tự học hỏi và rút ra kinh nghiệm viết email cho bản thân. Hãy cùng đọc ngay những nguyên tắc dưới đây để biết cách soạn và gửi email tạo ấn tượng, thiện cảm tốt cho đối phương.

Email là phương thức liên lạc mang tính chuyên nghiệp giữa các cá nhân tổ chức.

1. Gửi email vào thời gian thích hợp

Điều đầu tiên nhân viên thuộc doanh nghiệp thuê văn phòng nhỏ cần phải nhớ chính là không soạn hay gửi email trong lúc tâm trạng không tốt như: đang buồn bã, cáu giận, bực bội,... Bởi vào những thời điểm như thế này, cảm xúc tồi tệ chắc chắn sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến ngữ khí trong email và người đọc hoàn toàn có thể cảm nhận rõ ràng.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên gửi email trong khoảng thời gian 8-9h sáng. Đây là lúc khởi đầu một ngày làm việc mới và mọi người thường check email vào thời điểm này. Đồng thời, tỷ lệ bạn được phản hồi email sẽ nhanh chóng hơn.

2. Địa chỉ email chuyên nghiệp

Bạn nên lập một địa chỉ email gồm tên của mình, phần đuôi là tên của cơ quan, tổ chức, nơi bạn đang làm việc. Điều này giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng diện tích nhỏ trở nên chuyên nghiệp và mang lại cảm giác tin cậy cho người nhận email. 

Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc độc lập theo hình thức freelancer, hãy chọn cho mình một địa chỉ email lịch sự, nghiêm túc, có thể tuân theo cấu trúc: ten.hotendem@, hoten.namsinh@,... 

3. Tiêu đề rõ ràng

Tiêu đề email là thứ hiển thị đầu tiên ngay trong hộp thư, gây sự chú ý của người nhận và tóm tắt thể hiện toàn bộ nội dung của email. Người đọc nhìn vào đó để quyết định có nên ấn vào đọc tiếp hay không. Vậy nên, một lá thư được gửi đi cần tươm tất, chỉn chu cả về tiêu đề lẫn nội dung.

Nếu email gửi đi đại diện cho một tổ chức, tên của doanh nghiệp/công ty nên đưa vào phần đầu tiên giúp người đọc dễ nhận biết hơn.

4. Nội dung ngắn gọn

Soạn thảo nội dung email càng ngắn gọn càng tốt giúp doanh nghiệp làm việc tại nơi cho thuê văn phòng nhỏ thể hiện được sự chuyên nghiệp, đem lại hiệu quả. Chỉ cần tập trung đúng vào trọng tâm của vấn đề cần truyền tải, không lan man, dài dòng,... trừ khi email đó dùng để nêu nguyên nhân hoặc giải trình về sự việc. 

5. Lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Khi viết email chuyên nghiệp, đừng sử dụng từ ngữ thân mật trong giao tiếp thường ngày như: “này”, “ê”, “chào”,... Những từ này sẽ tạo ra thái độ thiếu tôn trọng với người nhận. Tùy vào từng đối tượng, bạn có thể cân nhắc những lời chào phù hợp sau: Dear, Kính gửi, Anh/ Chị… thân mến,...

Đặc biệt, không được dùng ngôn từ mang tính khiêu khích như: “Bạn phải…”, “Tôi không hiểu tại sao bạn lại...”,“Tôi chắc chắn bạn sẽ đồng ý với việc ...”,... Những câu như vậy cho thấy sự thất bại trong giao tiếp.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tuân thủ đúng những quy tắc chuẩn về dấu câu, viết hoa trong soạn thảo văn bản.

>>>>> Xem giá thuê văn phòng diện tích nhỏ quận 2

Email mang tính toàn cầu nên được sử dụng rộng rãi kèm theo là các nguyên tắc chung cần chú ý.

6. Ngôi xưng hợp lý

Nếu nhân viên của nơi đang thuê văn phòng nhỏ gửi email đại diện cho toàn thể doanh nghiệp/công ty của mình, nên sử dụng ngôi nhân xưng “chúng tôi”. Còn nếu bạn là cá nhân gửi email, hãy dùng “tôi” để thể hiện sự trang trọng. 

Trong trường hợp bạn đã quen biết, thân thiết với đối tượng nhận mail, có thể xưng hô thân thiện hơn như “Anh/chị”, nhưng đừng gọi là “em” kế cả đối tác có nhỏ tuổi hơn.

7. Trình bày văn bản chuyên nghiệp

Những người đang sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng diện tích nhỏ nên thành thạo trong lòng bàn tay cách trình bày để thu hút, thể hiện được sự chuyên nghiệp. Không có nguyên tắc cụ thể, nhất định cho việc định dạng, nhưng bạn có thể tham khảo một số gợi ý sau: in đậm phần lời chào (kính gửi), tên công ty, người nhận; viết hoa, bôi màu phần thông tin trọng tâm muốn khách hàng chú ý đến, in nghiêng cụm từ chuyên ngành;... 

Đừng quên dãn cách các đoạn hợp lý, tránh viết dài và chi chít chữ khiến người đọc không có cảm tình ngay khi mở bài ra.

8. Tận dụng phần chữ ký trong email

Chữ ký chính là nơi để lại thông tin liên lạc về: chức danh, địa chỉ, số điện thoại,... của người gửi. Hãy thể hiện những thông tin thật sự cần thiết và chính xác tại đó giúp đối phương có thể liên lạc được ngay lúc cần.

9. Đọc và rà soát nội dung

Một vài lỗi chính tả nhỏ cũng khiến người nhận đánh giá bạn cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp. Đừng phụ thuộc quá nhiều vào kiểm tra lỗi chính tả tự động trên máy tính. Thay vào đó, hãy dành một chút thời gian đọc kỹ và soát lại các lỗi vài lần trước khi quyết định ấn nút “gửi”.

10. Nhập địa chỉ người gửi

Nhân viên làm việc tại nơi cho thuê văn phòng diện tích nhỏ chắc chắn không muốn vô tình gửi thư đi khi chưa viết xong và kiểm tra lại. Do vậy, hãy hình thành thói quen nhập địa chỉ email sau khi đã hoàn thiện nội dung soạn thảo. Ngoài ra, nếu bạn đang trả lời ngay tại một email được gửi đến, cũng nên xóa bỏ địa chỉ người gửi, đợi hoàn thành xong mới thêm vào.

11. Một số quy tắc khác cần nhớ

Nguyên tắc 48h: Bạn phải trả lời lại trong vòng 48h, kể từ khi nhận được email của ai đó. 

Không gửi “last minute email”: Nếu bạn muốn nhờ đồng nghiệp giải quyết một vấn đề vào thời gian cụ thể, hãy gửi email nhờ họ trước thời gian cần 3-4h. Đừng gửi sát giờ khiến họ cảm thấy như bị sai khiến và khó hoàn thành xong.

Forward email: Khi muốn chuyển tiếp email, bạn nên có được sự đồng ý của người chủ email đó.

>>>>> Văn phòng trọn gói quận 2

Gửi email đúng cách để thể hiện được tính chuyên nghiệp và ấn tượng tốt trong quan hệ kinh doanh.

Trên đây là những quy tắc cực kỳ hữu ích dành cho nhân viên làm việc tại môi trường cho thuê văn phòng nhỏ. Hãy luôn nhớ rõ và nằm lòng những kinh nghiệm này để mọi người thấy bạn là một người chuyên nghiệp, chu toàn và coi trọng mọi thứ trong công việc.