9 cách giúp giải quyết tình trạng quá tải công việc hiệu quả

Nội dung bài viết

9 cách giúp giải quyết tình trạng quá tải công việc tại văn phòng chia sẻ quận 2

Bạn cảm thấy choáng váng? Thời gian làm việc trong một ngày quá ngắn không đủ để bạn hoàn thành xong nhiệm vụ được giao? Điều này chính là dấu hiệu cho thấy nhân viên thuê văn phòng chia sẻ quận 2 và văn phòng chia sẻ Quận 1 đang trong tình trạng quá tải công việc. Hãy thay đổi cách làm việc ngay từ bây giờ để xử lý kịp thời vấn đề này, tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày.

Đối mặt với lượng công việc quá tải mỗi ngày, nhân viên văn phòng cần biết cách điều chỉnh hiệu quả.

1. Giới hạn khối lượng công việc

Trong thực tế, nhiều nhà quản lý thường giao cho nhân viên quá nhiều việc với thời hạn gấp rút. Điều này khiến nhân viên phải làm việc quá sức, dẫn đến mệt mỏi, căng thẳng và thậm chí là kiệt sức.

Để tránh tình trạng này, nhân viên cần xác định rõ ràng khối lượng công việc mà mình có thể đảm nhận. Cách đơn giản nhất là lên danh sách tất cả những việc đang làm và ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng việc. Sau đó, so sánh danh sách này với khả năng và thời gian làm việc của bản thân để đưa ra giới hạn phù hợp.

Việc đặt ra giới hạn cho bản thân có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn, đặc biệt là khi bạn muốn đáp ứng kỳ vọng của cấp trên. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng sức khỏe và tinh thần của bạn là quan trọng nhất. Nếu bạn không biết cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống, bạn sẽ sớm bị kiệt sức và không thể tiếp tục làm việc hiệu quả.

2. Lập kế hoạch công việc

Đây là biện pháp tốt nhất để nhân viên thực hiện các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả. Bạn cần viết ra tất cả nhiệm vụ phải làm và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, những việc quan trọng được xếp lên đầu. Đồng thời, đặt ra khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành chúng.

Khi thực hiện hãy tuân thủ trình tự bản thân đặt ra, tập trung cao độ làm xong nhiệm vụ trong thời gian mình đã định sẵn, không được đang làm dở việc này chuyển sang việc khác. Mỗi khi hoàn thành xong một việc, hãy đánh dấu tích để dễ theo dõi và đảm bảo bạn không bỏ sót nhiệm vụ nào.

>>>>> Văn phòng chia sẻ quận 2 đem đến không gian làm việc tiện ích

Lập danh sách công việc cần làm mỗi ngày và cập nhật tiến độ.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm, thiết bị quản lý giúp sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân sao cho hợp lý. Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch công việc cài đặt được cả trên máy tính hay điện thoại, dễ sử dụng và đạt hiệu quả cao. Các ứng dụng này sẽ gửi lời nhắc nhở đến cho bạn trong suốt quá trình làm việc. 

Ngoài ra, bạn nên ghi chép lại nhật ký hoạt động trong vài tuần, xem mình đang sử dụng thời gian làm việc như thế nào, khoảng thời gian nào làm việc trong ngày đạt hiệu quả cao và khi nào làm việc kém hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp bạn rút ra kinh nghiệm trong những lần đưa ra kế hoạch làm việc tiếp theo.

3. Loại bỏ thói quen xấu khi làm việc

Thường xuyên đi muộn, làm việc theo cảm hứng, nước đến chân mới nhảy, trì hoãn những công việc quan trọng đến cuối ngày mới giải quyết, không hợp tác khi làm việc nhóm, cô lập bản thân,... Đó đều là những thói quen xấu nhiều người kể cả mới hay đã đi làm lâu năm mắc phải.

Hay trong lúc làm việc, đôi khi để thư giãn, thả lỏng đầu óc, chúng ta thường làm những việc như: liên tục check mail, đọc những email rác, lướt Internet, trò chuyện với đồng nghiệp những việc ngoài lề,... Và vô tình bị cuốn vào những việc vô nghĩa và tốn kém thời gian đó. Khắc phục những điều này ngay lập tức nâng cao năng suất làm việc, tạo dựng được uy tín với đồng nghiệp và cấp trên, từ đó tăng thêm cơ hội thăng tiến về sau. 

Trong thực tế, nhiều nhà quản lý thường giao cho nhân viên quá nhiều việc với thời hạn gấp rút. Điều này khiến nhân viên phải làm việc quá sức, dẫn đến mệt mỏi, căng thẳng và thậm chí là kiệt sức.

Để khắc phục những thói quen xấu và tránh những việc làm vô nghĩa, bạn cần có ý thức tự giác và kiên trì. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ và dần dần thay đổi những thói quen xấu của bản thân.

>>>>> Cho thuê chỗ ngồi linh hoạt theo tuần giá rẻ

Tránh dồn việc cho hôm sau hay trì hoãn thời gian hoàn thành công việc đến ngày cận deadline.

4. Chia sẻ với đồng nghiệp

Để giải tỏa căng thẳng và quá tải công việc, nhân viên văn phòng nên mở lòng chia sẻ với đồng nghiệp. Khi gặp khó khăn trong công việc, thay vì giữ mọi thứ trong lòng, bạn hãy chia sẻ với những người bạn tin tưởng, chẳng hạn như đồng nghiệp cùng phòng hoặc nhân viên bộ phận quản lý nhân sự. Họ sẽ thấu hiểu và đưa ra lời khuyên, kinh nghiệm giúp bạn giải quyết vấn đề.'

Khi chia sẻ với đồng nghiệp hãy lựa chọn địa điểm và thời gian thích hợp để chia sẻ, tránh làm ảnh hưởng đến đồng nghiệp trong giờ làm việc, hãy cởi mở đón nhận những lời khuyên của đồng nghiệp đối và bày tỏ sự biết ơn đối với sự giúp đỡ của đồng nghiệp.

Đồng thời, đừng ngại nhờ đồng nghiệp giúp đỡ khi bạn không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Sự giúp đỡ của đồng nghiệp sẽ giúp bạn giảm tải khối lượng công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp.

5. Học cách nói “không”

Nhiều người thường gặp khó khăn trong việc nói “không”, đặc biệt là khi được yêu cầu làm thêm việc ngoài giờ hoặc nhận thêm nhiệm vụ mới không liên quan đến chuyên môn của mình. Tuy nhiên, việc luôn đồng ý với mọi yêu cầu sẽ khiến bạn bị quá tải, dẫn đến chất lượng công việc giảm sút, thậm chí là kiệt sức.

Để nói “không” một cách khéo léo, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Trung thực và thẳng thắn: Giải thích rõ lý do tại sao bạn không thể nhận thêm việc. Ví dụ, bạn có thể nói rằng bạn đang có một dự án quan trọng cần hoàn thành, hoặc bạn không có đủ chuyên môn để thực hiện công việc đó.
• Thể hiện sự tôn trọng: Hãy thể hiện sự tôn trọng đối với người yêu cầu bạn làm thêm việc. Cho họ biết rằng bạn hiểu và đánh giá cao sự tin tưởng của họ.
• Đề xuất giải pháp thay thế: Nếu có thể, hãy đề xuất một thành viên khác phù hợp hơn để thực hiện công việc đó.

6. Thư giãn và nghỉ ngơi

Dù bạn có lên kế hoạch tốt đến đâu, đôi khi vẫn có những ngày bận rộn với quá nhiều việc cần giải quyết. Trong những trường hợp như vậy, việc thư giãn là điều vô cùng quan trọng để giúp bạn giải tỏa căng thẳng, lấy lại tinh thần và năng lượng để tiếp tục công việc.

Một số gợi ý giúp bạn tận dụng thời gian nghỉ ngơi để thư giãn:

• Đi dạo, tập thể dục nhẹ nhàng: Việc vận động nhẹ nhàng sẽ giúp bạn giải phóng năng lượng và cải thiện tâm trạng.
• Nghe nhạc, đọc sách: Nghe nhạc hoặc đọc sách là một cách tuyệt vời để thư giãn tinh thần và tâm hồn.
• Ngủ trưa: Ngủ trưa không chỉ giúp bạn tỉnh táo hơn mà còn giúp cải thiện khả năng tập trung và ghi nhớ.
• Giao tiếp với người thân, bạn bè: Giao tiếp với những người yêu thương sẽ giúp bạn cảm thấy được yêu thương và trân trọng, từ đó giảm bớt căng thẳng.

>>>>> Chỗ ngồi làm việc theo ngày giá rẻ quận 2

Không nên tự đặt áp lực, nên thư giãn trong những lúc căng thẳng để sau đó làm việc tốt hơn.

7. Sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên

Bạn đã thử sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và mức độ cần thiết chưa? Ngồi lại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng sẽ mất không quá 10 phút nhưng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn.

Sau đây là 5 bước hoàn thành Todolist nhanh nhất: 

1. Ghi ra giấy tất tất cả các công việc cần làm và deadline cho từng việc, bất kể việc gì cần phải hoàn thành trong ngày.
2. Đánh dấu những việc quan trọng và cấp bách nhất, phải đặt ra thời hạn hoàn thành cho tất cả các việc.
3. Bắt đầu sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khẩn cấp - quan trọng

• Khẩn cấp và quan trọng: Đặt chế độ ưu tiên cao nhất, hoàn thành trước
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp hoàn thành và không để gián đoạn.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp hoặc thuê ngoài (outsource)
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Tạm gác lại và hoàn thành sau cùng

4. Tính toán thời gian dành để hoàn thành mỗi việc 

Dành ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức để nhanh chóng hoàn tất. Khi đã hoàn thành được một số việc bạn sẽ cảm thấy “dễ thở” hơn và có thêm động lực để xử lý tất cả những việc còn lại.

5. Đánh dấu những việc đã hoàn thành

Khi nhìn thấy khối lượng công việc đã được xử lý ngày một nhiều thì tâm trạng của bạn sẽ đỡ căng thẳng và có thêm động lực hơn.

Sử dụng Todolist hỗ trợ giải quyết công việc 

8. Trình bày vấn đề của bạn đến cấp trên để giải quyết

Nếu đã áp dụng tất cả các giải pháp trên nhưng vấn đề công việc quá tải vẫn không thể giải quyết, bạn nên trình bày với cấp trên.

Cấp trên là người có thẩm quyền và trách nhiệm giải quyết vấn đề này. Họ sẽ có những giải pháp phù hợp để giúp bạn giải quyết tình trạng quá tải công việc.

Khi trình bày với cấp trên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và dữ liệu để chứng minh rằng vấn đề quá tải công việc đang ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của bạn và của cả tập thể.

Bạn có thể đề xuất một số giải pháp sau:

• Tuyển thêm nhân sự?
• Chia sẻ khối lượng công việc cùng đồng nghiệp?
• Sắp xếp lại quy trình công việc cho thích hợp hơn?
• Hoặc tất cả những giải pháp bạn cho rằng khả thi, hãy thử đề xuất. Vì đây không phải là vấn đề cá nhân mà còn là hiệu suất làm việc chung của cả tập thể. 

Việc trình bày với cấp trên không chỉ giúp bạn giải quyết vấn đề công việc quá tải mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm và sự cầu thị của bạn.

Nên đề xuất với cấp trên các vấn đề cần giải quyết

9. Đánh giá lại lộ trình phát triển và thử sức ở môi trường mới

Đây là giải pháp cuối cùng khi phải đối mặt với quá tải công việc mỗi ngày. Nhìn nhận và đánh giá lại lộ trình làm việc bạn đã trải qua khi gắn bó với công ty. Hãy xác định các yếu tố:

• Những gì đã đạt được, bản thân đã phát triển như thế nào trong thời gian làm việc tại công ty? Bạn có thật sự học hỏi được nhiều kinh nghiệm hay kỹ năng nào không? 
• Những gì chưa đạt được, những mục tiêu đề ra nhưng vẫn mãi nằm trên giấy. 
• Những gì công việc sẽ mang lại cho bạn trong tương lai? 
• Hãy thử nghĩ thêm về tương lai nếu bạn rời khỏi vị trí này, bạn sẽ tiếp tục như thế nào? Bạn có đủ sức thích nghi với môi trường mới và hứng thú hơn với lĩnh vực mới?

Hãy cân nhắc và đưa ra quyết định sớm nhất, phân vân chỉ khiến bạn mệt mỏi với hiện tại hoặc lãng phí thời gian ở tương lai. 

Môi trường làm việc lý tưởng, bạn có thể tham khảo

Môi trường làm việc lý tưởng không phải là sự an nhà mà là một môi trường đáp ứng đủ những điều bạn cần. Môi trường làm việc lý tưởng cho bạn trẻ là nơi có thể học hỏi và phát triển không ngừng. Môi trường làm việc lý tưởng cho những người ở độ tuổi ổn định là nơi mang lại các chính sách đãi ngộ và phúc lợi cũng như lộ trình phát triển tốt nhất để nhân sự gắn bó lâu dài.

Môi trường làm việc lý tưởng giúp nhân viên phát huy hết khả năng trong công việc

Ngoài những yếu tố về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm đầu tư hơn về mặt cơ sở vật chất để nhân viên luôn có tinh thần phấn chấn và đầy năng lượng mỗi ngày. Cùng điểm qua 9 tiêu chí của một môi trường làm việc lý tưởng:

• Chú ý hơn không gian làm việc (cách thiết kế văn phòng, tạo nên không gian xanh, cung cấp đầy đủ tiện ích - khu vực ăn uống, nghỉ ngơi, giải trí,…).
• Xây dựng niềm tin với nhân sự.
• Tạo cơ hội cho nhân sự được thăng tiến và các chương trình đào tạo nâng cao.
• Có sự tương tác thường xuyên giữa đồng nghiệp và ban lãnh đạo.
• Xây dựng chế độ đãi ngộ, phúc lợi hợp lý và tốt nhất cho nhân sự.
• Tạo cơ hội cho nhân sự được sáng tạo và đóng góp ý tưởng. 
• Không kỳ thị phân biệt vùng miền, giới tính, sắc tộc.
• Chia sẻ về định hướng và các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp cũng như các định hướng phát triển của công ty.
• Chú trọng phát triển tinh thần đồng đội.

Cùng chúng tôi nhìn nhận lại các tiêu chí về môi trường làm việc và định hướng phát triển nhưng không rơi vào tình trạng quá tải công việc, khiến sức khỏe và tinh thần bất ổn. “Có áp lực mới tạo ra kim cương” tuy nhiên hãy chọn cho mình giải pháp tốt nhất để cân bằng cuộc sống và phát triển bản thân. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xem thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác nhé!