9 cách giúp giải quyết tình trạng quá tải công việc hiệu quả

9 cách giúp giải quyết tình trạng quá tải công việc tại văn phòng chia sẻ quận 2

Bạn cảm thấy choáng váng? Thời gian làm việc trong một ngày quá ngắn không đủ để bạn hoàn thành xong nhiệm vụ được giao? Điều này chính là dấu hiệu cho thấy nhân viên thuê v ăn phòng chia sẻ quận 2 và văn phòng chia sẻ quận Phú Nhuận đang trong tình trạng công việc bị quá tải. Hãy thay đổi cách làm việc ngay từ bây giờ để xử lý kịp thời vấn đề này, tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày.

Đối mặt với lượng công việc quá tải mỗi ngày, nhân viên văn phòng cần biết cách điều chỉnh hiệu quả.

1. Giới hạn khối lượng công việc

Bước đầu tiên để những người thuê văn phòng chia sẻ quận 2, văn phòng chia sẻ quận Phú Nhuận giải quyết tình trạng quá tải là đặt ra giới hạn cụ thể về khối lượng công việc có thể xử lý. Vì thực trạng hiện nay, những người quản lý đều muốn đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc để nhận thêm được nhiều dự án, nên thường giao cho nhân viên rất nhiều việc và thúc giục họ để hoàn thành nhanh nhất trong thời gian ngắn. Do đó người lao động phải làm việc vượt quá cường độ để hoàn thành chúng. 

Bạn phải lên danh sách liệt kê tất cả những việc đang làm và thời gian hoàn thành chúng mất bao lâu để xác định tốt nhất khối lượng công việc hiện tại mình có thể đảm nhiệm. Từ đó đưa ra mức giới hạn phù hợp với khả năng của bản thân.

2. Lập kế hoạch công việc

Đây là biện pháp tốt nhất để nhân viên thuê văn phòng chia sẻ quận 2 và thuê văn phòng chia sẻ quận Phú Nhuận thực hiện các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả. Bạn cần viết ra tất cả nhiệm vụ phải làm và sắp xếp theo mức độ ưu tiên, những việc quan trọng được xếp lên đầu. Đồng thời, đặt ra khoảng thời gian cụ thể để hoàn thành chúng. Hãy tuân thủ trình tự bản thân đặt ra, tập trung cao độ làm xong nhiệm vụ trong thời gian mình đã định sẵn, không được đang làm dở việc này chuyển sang việc khác. Mỗi khi hoàn thành xong một việc, hãy đánh dấu tích để dễ theo dõi và đảm bảo bạn không bỏ sót nhiệm vụ nào.

>>>>> Văn phòng chia sẻ quận 2 đem đến không gian làm việc tiện ích

Lập danh sách công việc cần làm mỗi ngày và cập nhật tiến độ thường xuyên để tập trung hoàn thành.

Bạn có thể sử dụng các phần mềm, thiết bị quản lý giúp sắp xếp công việc và cuộc sống cá nhân sao cho hợp lý. Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng lập kế hoạch công việc cài đặt được cả trên máy tính hay điện thoại, dễ sử dụng và đạt hiệu quả cao. Các ứng dụng này sẽ gửi lời nhắc nhở đến cho bạn trong suốt quá trình từ lúc nhiệm vụ bắt đầu cho đến khi kết thúc. 

Ngoài ra, bạn nên ghi chép lại nhật ký hoạt động trong vài tuần, xem mình đang sử dụng thời gian làm việc như thế nào, khoảng thời gian nào làm việc trong ngày đạt hiệu quả cao và khi nào làm việc kém hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp bạn rút ra kinh nghiệm trong những lần đưa ra kế hoạch làm việc tiếp theo.

3. Loại bỏ thói quen xấu khi làm việc

Thường xuyên đi muộn, làm việc theo cảm hứng, nước đến chân mới nhảy, trì hoãn những công việc quan trọng đến cuối ngày mới giải quyết, không hợp tác khi làm việc nhóm, cô lập bản thân,... Đó đều là những thói quen xấu nhiều người kể cả mới hay đã đi làm lâu năm mắc phải.

Hay trong lúc làm việc, đôi khi để thư giãn, thả lỏng đầu óc, chúng ta thường làm những việc như: liên tục check mail, đọc những email rác, lướt Internet, trò chuyện với đồng nghiệp những việc ngoài lề,... Và vô tình bị cuốn vào những việc vô nghĩa và tốn kém thời gian đó. Khắc phục những điều này ngay lập tức để đạt được hiệu quả cao trong công việc.

>>>>> Cho thuê chỗ ngồi linh hoạt theo tuần giá rẻ

Tránh dồn việc cho hôm sau hay trì hoãn thời gian hoàn thành công việc đến ngày cận deadline.

4. Chia sẻ với đồng nghiệp

Mở lòng và chia sẻ với đồng nghiệp giúp nhân viên làm việc tại văn phòng chia sẻ quận 2 hay văn phòng chia sẻ quận Phú Nhuận, Tân Bình,... giải tỏa bớt căng thẳng cũng như áp lực công việc. Lựa chọn đúng người để chia sẻ - người làm cùng phòng, nhân viên bộ phận quản lý nhân sự, họ sẽ thấu hiểu, đưa ra lời khuyên, kinh nghiệm từng trải cho bạn.

Sẽ có đôi lúc, trong khoảng thời gian bận rộn có nhiều việc cần hoàn thành nhưng bạn không thể làm kịp được. Đừng ngại nói ra với đồng nghiệp đồng thời đề nghị giúp đỡ, hỗ trợ và san sẻ. Điều này không những giảm tải được khối lượng công việc, mà còn làm cải thiện mối quan hệ, thân thiết với nhau hơn. 

5. Học cách nói “không”

Nhiều người gặp khó khăn trong việc nói “không”, đó là lý do vì sao khối lượng công việc của họ ngày càng lớn. Mặc dù lúc đầu nói “không” sẽ rất ngượng nghịu, nhưng hãy dần dần tập kỹ năng này để từ chối những việc được giao thêm quá với sức mình. Trung thực và giải thích lý do tại sao bạn không thể đáp ứng được yêu cầu. Nếu có thể, đề xuất ra một thành viên thích hợp để giải quyết vấn đề này.

6. Thư giãn và nghỉ ngơi

Dù bạn có lên kế hoạch tốt đến đâu, vẫn sẽ có những ngày bận rộn vì quá nhiều việc không thể giải quyết ngay lập tức. Vào những ngày như vậy, hãy tận dụng khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa buổi hoặc khi trở về nhà để thư giãn. 

>>>>> Chỗ ngồi làm việc theo ngày giá rẻ quận 2

Không nên tự đặt áp lực, nên thư giãn trong những lúc căng thẳng để sau đó làm việc tốt hơn.

Thiền và yoga là một lựa chọn tuyệt vời có thể thực hiện được ngay cả khi ở văn phòng. Chỉ cần 10 đến 15 phút nhắm mắt lại tịnh tâm, làm chậm nhịp thở và kết hợp một vài động tác nhẹ nhàng, bạn đã phục hồi được năng lượng, khiến đầu óc tỉnh táo để làm việc hiệu quả.

7. Sắp xếp các công việc cần làm theo thứ tự ưu tiên

Khối lượng công việc mỗi ngày cứ chất chồng lên cao, áp lực làm chúng ta càng mệt mỏi. Cùng Arental đánh giá lại phương pháp làm việc của bạn đã thật sự hiệu quả chưa nhé.  

Bạn đã thử sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và mức độ cần thiết chưa? Ngồi lại và sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng sẽ mất không quá 10 phút nhưng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Sau đây là 5 bước hoàn thành Todolist nhanh nhất: 

1. Ghi ra giấy tất tất cả các công việc cần làm và deadline cho từng việc, bất kể việc gì, miễn là cần phải hoàn thành trong ngày.
2. Đánh dấu những việc quan trọng và  cấp bách, quan trọng nhất là phải đặt ra thời hạn hoàn thành cho tất cả các việc.
3. Bắt đầu sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên khẩn cấp- quan trọng

• Khẩn cấp và quan trọng: Đặt chế độ ưu tiên cao nhất, hoàn thành trước
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp hoàn thành và không để gián đoạn.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể nhờ sự hỗ trợ của đồng nghiệp hoặc thuê ngoài (outsource)
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Tạm gác lại và hoàn thành sau cùng

4. Tính toán thời gian dành để hoàn thành mỗi việc 

Dành ưu tiên những mục cần ít thời gian và công sức để nhanh chóng hoàn tất. Khi đã hoàn thành được một số việc bạn sẽ cảm thấy “dễ thở” hơn và có thêm động lực để xử lý tất cả những việc còn lại.

5. Đánh dấu những việc đã hoàn thành

Có thể việc đánh dấu những việc đã hoàn thành rất đơn giản hoặc thậm chí không cần. Tuy nhiên, khi nhìn thấy khối lượng công việc đã được xử lý ngày một nhiều thì tâm trạng của bạn sẽ đỡ căng thẳng và có thêm động lực hơn. Như đã được một thành tựu nho nhỏ.

8. Trình bày vấn đề của bạn đến cấp trên để giải quyết

Nếu đã áp dụng cả 7 giải pháp bên trên, nhưng vấn đề công việc quá tải vẫn không thể giải quyết. Hãy thử trình bày với cấp trên và cùng đưa ra những giải pháp kịp thời. 

• Tuyển thêm nhân sự?
• Chia sẻ khối lượng công việc cùng đồng nghiệp?
• Sắp xếp lại quy trình công việc cho thích hợp hơn?

Hoặc tất cả những giải pháp bạn cho rằng khả thi, hãy thử đề xuất. Vì đây không phải là vấn đề cá nhân mà còn là hiệu suất làm việc chung của cả tập thể. 

9. Đánh giá lại lộ trình phát triển và thử sức ở môi trường mới

Đây là giải pháp cuối cùng khi phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải mỗi ngày. Nhìn nhận và đánh giá lại lộ trình làm việc bạn đã trải qua khi gắn bó với công ty. Hãy xác định các yếu tố:

• Những gì đã đạt được, bản thân đã phát triển như thế nào trong thời gian làm việc tại công ty? Bạn có thật sự học hỏi được nhiều kinh nghiệm hay kỹ năng nào không? 
• Những gì chưa đạt được, những mục tiêu đề ra nhưng vẫn mãi nằm trên giấy. 
• Những gì công việc sẽ mang lại cho bạn trong tương lai? 
• Hãy thử nghĩ thêm về tương lai nếu bạn rời khỏi vị trí này, bạn sẽ tiếp tục như thế nào? Bạn có đủ sức thích nghi với môi trường mới và hứng thú hơn với lĩnh vực mới?

Hãy cân nhắc và đưa ra quyết định sớm nhất, phân vân chỉ khiến bạn mệt mỏi với hiện tại hoặc lãng phí thời gian ở tương lai. 

Môi trường làm việc lý tưởng, bạn có thể tham khảo

Môi trường làm việc lý tưởng không phải là sự an nhà, sáng 8 giờ đến công ty và chiều 5 giờ về nhà. Môi trường làm việc lý tưởng cho bạn trẻ là nơi có thể học hỏi và phát triển không ngừng. Môi trường làm việc lý tưởng cho những người ở độ tuổi ổn định là nơi mang lại các chính sách đãi ngộ và phúc lợi cũng như lộ trình phát triển tốt nhất để nhân sự gắn bó lâu dài.

Ngoài những yếu tố về nhân sự, doanh nghiệp cần quan tâm đầu tư hơn về mặt cơ sở vật chất để nhân viên luôn có tinh thần phấn chấn và đầy năng lượng mỗi ngày. Cùng Arental điểm qua 9 tiêu chí giúp môi trường làm việc trở nên tích cực và giảm bớt phần nào áp lực cho nhân sự:

• Chú ý hơn không gian làm việc (cách thiết kế văn phòng, tạo nên không gian xanh, cung cấp đầy đủ tiện ích - khu vực ăn uống, nghỉ ngơi, giải trí…)
• Xây dựng niềm tin với nhân sự (chỉ ra những thành công thực tế mà nhân sự sẽ đạt được khi cố gắng)
• Tạo cơ hội cho nhân sự được thăng tiến và các chương trình đào tạo nâng cao
• Có sự tương tác thường xuyên giữa đồng nghiệp và ban lãnh đạo.
• Xây dựng chế độ đãi ngộ, phúc lợi hợp lý và tốt nhất cho nhân sự
• Tạo cơ hội cho nhân sự được sáng tạo và đóng góp ý tưởng
• Có sự cân bằng và bình đẳng giới cũng như không kỳ thị phân biệt vùng miền, giới tính, sắc tộc.
• Chia sẻ về định hướng và các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp cũng như các định hướng phát triển của công ty.
• Xây dựng môi trường thân thiện hòa đồng, chú trọng phát triển tinh thần đồng đội.

Cùng chúng tôi nhìn nhận lại các tiêu chí về môi trường làm việc và định hướng phát triển để có kế hoạch dài hạn cho bản thân tốt nhất nhé. “Có áp lực mới tạo ra kim cương” tuy nhiên hãy chọn cho mình giải pháp tốt nhất để cân bằng cuộc sống và phát triển bản thân tốt nhất.