Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào?

Hạch toán chi phí thuê nhà, thuê văn phòng là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều hiện nay. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết cách hạch toán. Cách để hạch toán như thế nào cho đúng? Làm cách nào để hạch toán cho thuê văn phòng đúng số tiền thuê? Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Cùng Arental Việt Nam tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Chi phí thuê văn phòng hạch toán.

1. Hạch toán là gì? 

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các giao dịch kinh tế và tài chính trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Qua các bước sau:

• Quan sát: Đây là giai đoạn tập trung vào việc nhìn nhận và ghi nhận sự tồn tại của các yếu tố kinh tế cần thu thập thông tin. Quan sát giúp xác định các đối tượng, sự kiện và giao dịch cần được ghi chép.
• Đo lường: Giai đoạn này nhằm lượng hóa các chi phí, sản xuất, vật liệu, và sản phẩm bằng các đơn vị đo phù hợp. Quá trình đo lường giúp xác định các thông tin cụ thể và số liệu chính xác liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Tính toán: Là quá trình sử dụng phép tính, phân tích và tổng hợp dữ liệu nhằm đánh giá mức độ thực hiện và hiệu quả của các hoạt động kinh tế. Tính toán là bước quan trọng giúp nhận biết về tình hình tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp.
• Ghi chép: Là giai đoạn thu nhận, xử lý và ghi lại thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh, tài chính. Thông tin ghi chép được sử dụng làm căn cứ để nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp trong quản lý kinh doanh.

Hạch toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp. Nó cung cấp các thông tin cần thiết để tính toán các chỉ số tài chính như lợi nhuận, tổng tài sản, nợ... giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác và hiệu quả.

2. Phân loại hạch toán 

Phân loại hạch toán là quá trình xác định và ghi nhận các giao dịch tài chính vào các tài khoản kế toán tương ứng trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Việc phân loại hạch toán giúp tổ chức thông tin tài chính một cách có tổ chức và logic, từ đó tạo ra các báo cáo và thông tin tài chính chính xác và đáng tin cậy.

Dưới đây là một số loại phân loại hạch toán phổ biến:

Phân loại theo tính chất của tài khoản:

• Tài khoản tài sản: Ghi nhận các tài sản của doanh nghiệp như tiền mặt, tài sản cố định, tài sản lưu động.
• Tài khoản nợ: Ghi nhận các khoản nợ của doanh nghiệp như nợ phải trả, nợ vay ngắn hạn, nợ vay dài hạn.
• Tài khoản vốn: Ghi nhận vốn sở hữu của doanh nghiệp, bao gồm vốn chủ sở hữu và lợi nhuận.

Phân loại theo loại giao dịch:

• Giao dịch mua bán hàng hóa: Phân loại các giao dịch liên quan đến mua bán hàng hóa.
• Giao dịch thanh toán: Phân loại các giao dịch liên quan đến thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản.
• Giao dịch nợ phải trả: Phân loại các giao dịch liên quan đến việc nợ phải trả cho các bên thứ ba.

Phân loại theo nguyên tắc kế toán:

• Phương pháp kế toán kép: Sử dụng cả phương pháp ghi nhận cả nợ và phải trả.
• Phương pháp kế toán đơn: Chỉ sử dụng một trong hai phương pháp, thường là phương pháp ghi nhận nợ.

3. Hạch toán chi phí thuê văn phòng

Khi doanh nghiệp thuê văn phòng, việc hạch toán chi phí thuê này là một phần quan trọng của quá trình kế toán. Quá trình hạch toán bao gồm việc xác định và ghi nhận các chi phí thuê văn phòng vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Cách hạch toán có thể thay đổi tùy theo các điều khoản trong hợp đồng thuê và thời điểm thanh toán.

Các doanh nghiệp thường sử dụng các tài khoản kế toán như 642 - Chi phí thuê văn phòng để ghi nhận chi phí thuê văn phòng. Việc hạch toán cũng có thể liên quan đến các tài khoản khác như 331 - Tiền mặt, 111 - Tiền gửi ngân hàng, tùy thuộc vào phương thức thanh toán và các điều khoản hợp đồng.

Các trường hợp đặc biệt như việc đặt cọc tiền thuê, nhận lại tiền cọc, và việc thanh toán trước hoặc sau cũng ảnh hưởng đến quá trình hạch toán. Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cần phải tuân thủ các quy định kế toán và pháp lý hiện hành.

Các doanh nghiệp cần có sự hiểu biết vững chắc về quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định. Việc thực hiện đúng quy trình hạch toán sẽ giúp doanh nghiệp có báo cáo tài chính minh bạch và chính xác hơn.

4. Chi phí thuê văn phòng hạch toán có được nằm trong chi phí của quản lý kinh doanh hay không? 

Đây là một câu hỏi được mọi người quan tâm và hỏi rất nhiều. Theo quy định thì việc hạch toán ở công ty sẽ được kết chuyển vào chi phí của quản lý kinh doanh cuối kỳ. Điều này được áp dụng theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính. Trong đó các doanh nghiệp cần hạch toán cụ thể từ chi phí của mình mỗi năm..

Chi phí về quản lý kinh doanh sẽ gồm 2 loại chi phí cụ thể. Đó là chi phí bán hàng và loại chi phí thứ 2 là chi phí quản lý doanh nghiệp.

>>> Cách viết công văn xin giảm tiền thuê văn phòng chuẩn chỉnh từ A-Z

4.1 Chi phí bán hàng là gì? 

Chi phí bán hàng là những chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiếp thị và bán sản phẩm. Đây có thể là các chi phí chào hàng, chi phí quảng cáo sản phẩm, hoặc các chi phí liên quan đến việc giới thiệu sản phẩm tới khách hàng.

Ngoài ra, các loại chi phí bán hàng cũng bao gồm các khoản chi như bảo hiểm sản phẩm, kinh phí cho công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí cho công cụ lao động, nguyên vật liệu, cũng như các chi phí liên quan đến tiện ích như điện, nước, và nhiều loại chi phí khác.

Chi phí bán hàng là những chi phí trong quá trình tiếp thị và bán sản phẩm. 

4.2 Chi phí để quản lý cho doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp không chỉ là một trong những khoản chi phí quan trọng mà còn là loại chi phí thứ hai được sử dụng để duy trì hoạt động ổn định của một công ty. Đây là các chi phí cần thiết để hỗ trợ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, bao gồm việc trả lương cho nhân viên, chi trả các khoản bảo hiểm, và các khoản chi phí khác.

Ngoài ra, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm các chi phí liên quan đến việc duy trì cơ sở hạ tầng văn phòng, trụ sở và các yếu tố hỗ trợ khác.

Ví dụ, chi phí thuê văn phòng được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh của công ty. Trước khi chi trả, các quyết định về các khoản này thường được các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp phê duyệt và được kế toán viên hạch toán chi tiết để báo cáo cho các cơ quan thuế nơi doanh nghiệp hoạt động. Điều này cũng giải đáp câu hỏi về việc hạch toán tiền thuê văn phòng vào tài khoản nào.

>>> Hướng dẫn cách viết công văn đề nghị thông dụng nhất năm 2022

4.3 Lưu ý khi hạch toán

Khi thực hiện hạch toán, có một số điều cần lưu ý để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ các quy định kế toán. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

• Tuân thủ quy định kế toán: Luôn luôn đảm bảo rằng các quy trình hạch toán của bạn tuân thủ đúng các quy định và tiêu chuẩn kế toán hiện hành.
• Chính xác về thông tin: Đảm bảo rằng thông tin được nhập vào hệ thống kế toán là chính xác và đầy đủ. Sử dụng các tài liệu hợp lệ và chứng từ để hỗ trợ quá trình hạch toán.
• Phân loại chi phí đúng cách: Xác định và phân loại các khoản chi phí theo các danh mục và tài khoản kế toán phù hợp. Điều này giúp dễ dàng theo dõi và phân tích thông tin tài chính sau này.
• Sử dụng mã số tài khoản đúng: Sử dụng các mã số tài khoản kế toán chính xác để đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng tra cứu thông tin trong hệ thống.
• Kiểm tra và xác nhận: Trước khi hoàn thành quá trình hạch toán, hãy kiểm tra kỹ lưỡng các giao dịch và số liệu để đảm bảo tính toàn vẹn và đúng đắn.
• Bảo mật thông tin: Bảo vệ thông tin kế toán của công ty tránh khỏi việc truy cập trái phép hoặc sửa đổi không được phép.
• Báo cáo và phân tích: Sử dụng thông tin từ quá trình hạch toán để tạo ra các báo cáo tài chính và phân tích hiệu quả về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của công ty.

Khi hạch toán cần phải lưu ý đảm bảo độ chính xác và tuân thủ theo quy định của kế toán. 

5. Hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào để đảm bảo tính hợp lệ?

Quá trình hạch toán chi phí thuê nhà hoặc văn phòng không phải là một quy trình đơn giản. Khi một công ty quyết định thuê một văn phòng hoặc toà nhà, việc này đòi hỏi phải tuân thủ các quy định pháp lý và điều chỉnh các khoản chi phí theo quy định của công ty.

Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí thuê văn phòng phải được thực hiện một cách hợp lệ, yêu cầu sự tuân thủ và thực hiện đúng quy định từ phía các bộ phận trong công ty. Mỗi doanh nghiệp chỉ có thể ghi nhận các khoản chi phí thuê nhà khi có đầy đủ các thông tin như sau:

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê văn phòng và các tài liệu liên quan.
• Trong trường hợp công ty thuê lại cơ sở hạ tầng từ một doanh nghiệp khác, cần có hợp đồng thuê nhà và các chứng từ thanh toán.

Ngoài ra, nếu công ty thuê nhà từ các cá nhân, cũng cần có các hợp đồng và chứng từ liên quan.

Trong trường hợp công ty đã chịu trách nhiệm nộp thuế cho chủ nhà, bộ hồ sơ phải bao gồm các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế cho các cơ quan thuế tại địa phương mà công ty hoạt động.

Với trường hợp cho thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên

Trong trường hợp này, các doanh nghiệp cần quan tâm đến một số vấn đề như nếu thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên phải có hóa đơn giá trị gia tăng. Và đặc biệt tiền thuê phải được chuyển khoản từ bên thuê đến bên cho thuê. Phải được đi kèm giấy chứng nhận do chính ngân hàng cung cấp. 

>>> Hợp đồng lao động và những lưu ý người lao động cần biết

Nếu thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên thì phải có hóa đơn giá trị gia tăng.

6. Hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp

Quá trình hạch toán chi phí thuê văn phòng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho các trường hợp phổ biến khi hạch toán chi phí thuê văn phòng: 

6.1 Thanh toán các khoản trước chi phí

Trong trường hợp thanh toán trước cho chi phí thuê văn phòng, thực hiện được gọi là việc trả trước. Các kế toán của doanh nghiệp sẽ thực hiện hạch toán theo cách sau: Nợ tài khoản 331 và Ghi có vào các tài khoản 111 và 112.

• Nợ tài khoản 331 - Tiền mặt hoặc ngân hàng: Đây là tài khoản để ghi nhận số tiền đã chi trước khi thuê văn phòng.
• Có tài khoản 111 - Tiền gửi ngân hàng hoặc 112 - Tiền mặt: Đây là tài khoản để ghi nhận số tiền đã thanh toán trước cho việc thuê văn phòng.

6.2 Thanh toán chi phí theo hàng tháng

Trong trường hợp này, quá trình hạch toán chi phí thuê văn phòng được thực hiện theo các tài khoản sau: Nợ tài khoản 154, 642, 627, 641. Bộ phận kế toán cần phải xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo việc hạch toán được thực hiện đúng quy trình và chuẩn mực.

• Nợ tài khoản 154 - Công nợ phải trả: Ghi nhận số tiền nợ cho việc thuê văn phòng sau khi sử dụng.
• Có tài khoản 642 - Thuế GTGT được khấu trừ: Đối với các khoản thuế GTGT có thể khấu trừ được.
• Có tài khoản 627 - Chi phí dịch vụ: Ghi nhận chi phí dịch vụ liên quan đến việc thuê văn phòng.
• Có tài khoản 641 - Chi phí văn phòng: Ghi nhận các chi phí liên quan trực tiếp đến việc thuê văn phòng.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc hạch toán, hiện nay bạn có thể tìm hiểu thêm về quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng trên phần mềm kế toán Misa. Tại đây, bạn sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ trong mọi giai đoạn của quá trình hạch toán.

Những chia sẻ trên là về quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng. Hy vọng rằng những thông tin này đã hữu ích cho bạn. Nếu có bất kỳ thông tin hoặc hỗ trợ nào khác cần thêm, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.

Lưu ý:

• Luôn luôn sử dụng các chứng từ hợp lệ và hợp đồng thuê văn phòng để làm căn cứ cho quá trình hạch toán.
• Đảm bảo rằng các thông tin được ghi nhận trong hệ thống kế toán là chính xác và đầy đủ.
• Tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kế toán hiện hành.
• Thường xuyên kiểm tra và rà soát các giao dịch hạch toán để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin tài chính.

Bài viết trên đã cho biết thêm thông tin về hạch toán, chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xem thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác nhé.