5 tính chất thực tế trong hoạt động của văn phòng công chứng

Văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, là bằng chứng hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, tránh sự tranh chấp của các tổ chức, cá nhân. Đồng thời, những người làm nghề công chứng cũng phải xác định rõ bản chất của hoạt động này. Điều đó giúp họ biết mình là ai, đang làm công việc tại văn phòng công chứng vì mục đích gì, tạo ra những hành vi, thái độ đúng chuẩn mang lại chất lượng và hiệu quả cao trong công việc. 

1. Văn phòng công chứng là gì?

Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.

Văn phòng công chứng có chức năng chính là thực hiện các công việc công chứng, bao gồm:

• Chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.
• Chứng nhận chữ ký trong văn bản.
• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản.
• Chứng thực chữ ký của người dịch.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch dân sự khác không thuộc phạm vi chứng nhận của công chứng viên.

Văn phòng công chứng được thành lập bởi một nhóm công chứng viên, tối thiểu là 2 người và tối đa là 20 người. Công chứng viên là người có chức danh tư pháp, được Nhà nước bổ nhiệm, có thẩm quyền chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.

Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu, tài khoản riêng. Văn phòng công chứng được sử dụng con dấu mang hình quốc huy, có dòng chữ "Văn phòng công chứng" và tên của văn phòng.

Hoạt động của văn phòng công chứng được giám sát, thanh tra bởi Sở Tư pháp.

2. Vai trò của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế. Cụ thể, văn phòng công chứng có vai trò sau:

• Hợp đồng, giao dịch dân sự là một trong những căn cứ pháp lý quan trọng để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải ai cũng có đủ kiến thức pháp luật để xác định tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Văn phòng công chứng với đội ngũ công chứng viên có trình độ chuyên môn cao, sẽ giúp người dân, doanh nghiệp xác minh tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, tránh được những rủi ro pháp lý.

• Trong quá trình thực hiện hợp đồng, giao dịch, có thể phát sinh những tranh chấp. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, là cơ sở để Tòa án giải quyết các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng, giao dịch đó. Do đó, văn bản công chứng có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

• Việc xác minh tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và có văn bản công chứng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý trong giao dịch dân sự, kinh tế. Điều này sẽ giúp người dân, doanh nghiệp yên tâm thực hiện các giao dịch, tránh được những thiệt hại về tài sản, tinh thần.

• Việc thực hiện các thủ tục công chứng tại văn phòng công chứng được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện, giúp người dân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Văn phòng công chứng là một trong những trụ cột quan trọng của hệ thống tư pháp, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho xã hội.

3. Nguyên tắc hành nghề công chứng 

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng là những quy định cơ bản, bắt buộc phải tuân thủ khi thành lập tổ chức hành nghề công chứng. Những nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện đúng quy định của pháp luật, đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp và góp phần phát triển nghề công chứng.

Khi thành lập tổ chức hành nghề công chứng cần tuân theo những nguyên tắc sau:

• Tuân thủ quy định của pháp luật: Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
• Đảm bảo quyền tự do kinh doanh: Tổ chức hành nghề công chứng có quyền tự do lựa chọn hình thức thành lập, địa điểm đặt trụ sở, phạm vi hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ: Tổ chức hành nghề công chứng phải đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng, đáp ứng nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

4. Công chứng là nghề nghiệp

Công chứng là một hoạt động pháp lý quan trọng, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế. Tuy nhiên, trong nhiều văn bản pháp luật trước đây, công chứng viên chưa được coi là một nghề, chỉ được xem như là một chức danh trong cơ quan nhà nước và thực hiện nhiệm vụ công chứng.

Mãi đến khi Luật công chứng 2006 được ban hành, công chứng viên mới được chính thức coi là một nghề. Đây là một bước tiến quan trọng, đánh dấu sự phát triển của nghề công chứng ở Việt Nam.

Về mặt pháp lý, việc công chứng viên được coi là một nghề đã tạo cơ sở để xây dựng các quy định, chính sách liên quan đến nghề nghiệp này. Các quy định này sẽ giúp quản lý nghề công chứng một cách thống nhất, phù hợp với nhu cầu và sự phát triển của xã hội. Đồng thời, nó cũng giúp bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của người làm nghề.

Về mặt thực tiễn, việc công chứng viên được coi là một nghề đã góp phần nâng cao vị thế của nghề nghiệp này trong xã hội. Người làm nghề công chứng không chỉ đơn thuần là thực hiện nhiệm vụ công chứng theo chỉ đạo của cơ quan nhà nước, mà còn là những người cung cấp dịch vụ công chứng chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.

Luật công chứng 2006 được ban hành thì công chứng được coi như là một ngành nghề.

5. Công chứng là nhu cầu thiết yếu

Khi nhắc đến văn phòng công chứng, nhiều người thường nghĩ đến đây là nơi sao y bản chính giấy tờ, thực hiện các thủ tục sang tên tài sản, thế chấp vay vốn ngân hàng. Tuy nhiên, vai trò của văn phòng công chứng không chỉ đơn giản như vậy.

Về bản chất, công chứng là một hoạt động pháp lý quan trọng, góp phần đảm bảo an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế. Cụ thể, công chứng viên có nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.

Việc công chứng có ý nghĩa quan trọng đối với người dân, doanh nghiệp. Thứ nhất, công chứng giúp xác minh tính chính xác, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Từ đó, người dân, doanh nghiệp có thể yên tâm thực hiện giao dịch mà không lo bị lừa đảo, chiếm đoạt tài sản. Thứ hai, công chứng giúp đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hợp đồng, giao dịch đã được công chứng sẽ được Tòa án coi là chứng cứ có giá trị pháp lý cao, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên.

Với Nhà nước, công chứng là một biện pháp hữu hiệu để quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích của người dân, doanh nghiệp, tạo môi trường pháp lý an toàn cho các hoạt động kinh tế - xã hội phát triển.

6. Công chứng là dịch vụ hay thủ tục

Ở các nước có nền tư pháp phát triển, công chứng được coi là một dịch vụ pháp lý tương tự như luật sư. Công chứng viên là những người có chuyên môn, nghiệp vụ cao, được Nhà nước cấp phép hành nghề. Họ có nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản.

Ở một số quốc gia trong hệ thống xã hội chủ nghĩa trước đây, công chứng được thực hiện bởi cơ quan nhà nước và coi như một thủ tục hành chính. Các công chứng viên là những công chức nhà nước, được Nhà nước giao nhiệm vụ thực hiện các công việc công chứng.

Về bản chất, dù là dịch vụ hay thủ tục, công chứng vẫn là hoạt động thu thập và lưu giữ lại các chứng cứ. Tuy nhiên, ở hai cách tiếp cận này có những điểm khác biệt cơ bản như:

• Nếu công chứng được hiểu là thủ tục, nghĩa là pháp luật sẽ ưu tiên vào những yếu tố quản lý, kiểm soát và đảm bảo trật tự xã hội của Nhà nước. Trong trường hợp này, công chứng viên sẽ được coi như một công chức nhà nước, có nhiệm vụ thực hiện các quy định của pháp luật về công chứng.
• Công chứng là một dịch vụ thì pháp luật hướng đến sự đảm bảo về an toàn pháp lý đối với công dân. Trong trường hợp này, công chứng viên sẽ được coi như một nhà tư vấn pháp luật, có nhiệm vụ bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Tuy nhiên, đáp ứng nhiệm vụ của Nhà nước hay phục vụ nhu cầu của người dân đều quan trọng. Vì vậy, ở hầu hết các nước hiện nay, công chứng được quy định, cân bằng, hài hòa giữa cả hai. Công chứng được coi là một dịch vụ cơ bản thiết yếu nhằm phục vụ cho lợi ích của người dân, nhưng vẫn phải bảo đảm lợi ích chung cho toàn xã hội.

>>>>> Chỗ ngồi làm việc giá rẻ TPHCM

Công chứng tại phòng công chứng công hay tư nhân đều là một dịch vụ pháp lý tương tự như luật sư

7. Công chứng là dịch vụ công

Theo Điều 3, Luật Công chứng 2014, công chứng được coi là một loại hình dịch vụ công. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ khái niệm “dịch vụ công”, dễ dẫn đến cách hiểu lệch lạc, coi “dịch vụ công” mang tính công quyền và được Nhà nước ủy nhiệm, chuyển giao quyền lực cho công chứng viên.

Thực tế, yếu tố “công” trong dịch vụ công ở đây có nghĩa là “công cộng”, chứ không mang nghĩa “công ích” hay “công quyền”. Điều này có nghĩa là dịch vụ công chứng được cung cấp cho tất cả mọi người, không phân biệt đối tượng, không phân biệt công dân hay người nước ngoài.

Với cách hiểu như vậy, công chứng viên không phải là người đại diện cho Nhà nước, mà là những người cung cấp dịch vụ công chứng cho người dân. Họ có trách nhiệm chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Để đáp ứng được yêu cầu của một dịch vụ công cộng, công chứng viên cần phải đặt mình vào vị trí của người phục vụ, luôn mang lại chất lượng cao. Họ cần có kiến thức pháp luật chuyên sâu, có kỹ năng tư vấn, đàm phán, giải quyết tranh chấp. Đồng thời, họ cũng cần có thái độ lịch sự, tôn trọng khách hàng.

Khi đề cao hai yếu tố “công cộng” và “dịch vụ”, ngành công chứng sẽ phát triển đúng với quy luật vận hành của nền kinh tế thị trường. Người dân sẽ được hưởng lợi từ những dịch vụ công chứng chất lượng cao, an toàn pháp lý được đảm bảo.

8. Văn phòng công chứng tư nhân là tổ chức kinh tế

Nghị định 99/2016/NĐ-CP ra đời đã khẳng định văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế. Đây là một bước tiến quan trọng trong sự phát triển của nghề công chứng ở Việt Nam.

Việc xác định văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cách thức vận hành hoạt động. Tổ chức kinh tế hoạt động với mục đích lợi nhuận, phải tiến hành theo quy luật và bị tác động thị trường. Dịch vụ công chứng lúc này được coi như sản phẩm dịch vụ do nơi đó cung cấp.

Về mặt pháp lý, văn phòng công chứng tư nhân cũng bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác trong một số quy định chung như:

• Có thể có nhiều hơn một con dấu.
• Cách thức hạch toán và nộp thuế.
• Chính sách với người lao động.
• Chính sách ưu đãi khi thành lập và hoạt động ở những địa bàn có điều kiện kinh tế khó khăn.

Trước đây, văn phòng công chứng được coi là cơ quan nhà nước, hoạt động không vì mục đích lợi nhuận. Điều này dẫn đến một số hạn chế trong việc phát triển nghề công chứng như:

• Thiếu tính cạnh tranh, dẫn đến chất lượng dịch vụ không đồng đều.
• Khó khăn trong việc thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao.
• Thiếu tính linh hoạt trong hoạt động.

Việc xác định văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế sẽ giúp khắc phục những hạn chế này, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.

Văn phòng công chứng tư nhân cũng bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác.

Tóm lại, những người hành nghề công chứng dù thuộc phòng công chứng hay văn phòng công chứng đều cần phải xác định và nhớ rõ đây là một dịch vụ để hoạt động bền vững. Chính vì vậy, người yêu cầu công chứng chính là khách hàng và tổ chức công chứng phải đề cao chất lượng, hiệu quả đem lại cho người sử dụng dịch vụ của mình. Từ đó, nâng cao hình ảnh, uy tín giúp thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

Bài viết trên đã cho biết 5 tính chất thực tế của văn phòng công chứng. Nếu thấy bài viết hay hãy chia sẻ cho người thân và bạn bè nhé!