Biện pháp giúp giảm tình trạng đi làm trễ giờ ở bộ phận nhân viên

Vấn đề đi làm muộn không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, tình trạng xấu này ngày càng diễn ra nhiều hơn, thậm chí dần trở thành một thói quen không thể bỏ. Trên cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn cần phải xử lý vấn đề này ngay lập tức trước khi nó gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc. Nhưng làm sao để giải quyết mà không làm mất lòng nhân viên? Hãy cùng Arental Việt Nam tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

1. Một số lý do sẽ khiến cho nhân viên trễ giờ làm 

Việc đi làm muộn thường có nhiều nguyên nhân, và hai nguyên nhân chính có thể được phân loại là nguyên nhân chủ quan và nguyên nhân khách quan.

Nguyên nhân chủ quan là những yếu tố mà bạn có thể dự đoán và kiểm soát trước, như việc ngủ quên, gặp kẹt xe, hoặc không quản lý thời gian đi lại một cách hiệu quả.

Trong khi đó, nguyên nhân khách quan là những tình huống mà bạn không thể kiểm soát hoặc dự đoán trước, như hỏng xe giữa đường, sự cố giao thông bất ngờ, hoặc vấn đề sức khỏe đột ngột.

Dù nguyên nhân là gì, việc đi làm muộn không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mình mà còn gây trì hoãn trong tiến độ công việc và ảnh hưởng đến đồng nghiệp.

Nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, có thể gây ra sự giảm sút nghiêm trọng về hiệu suất làm việc và gây tổn hại đến uy tín và lòng tin của bạn trong công ty, thậm chí có thể dẫn đến việc mất việc làm.

2. Nhân viên đi làm muộn ảnh hưởng thế nào tới doanh nghiệp?

Chắc chắn rằng nhân viên làm việc tại văn phòng cũng đôi khi phải đối mặt với những tình huống không lường trước, dẫn đến việc đi làm muộn. Điều này thường chỉ là những sự cố ngoài ý muốn và thường được giải quyết nhanh chóng.

Tuy nhiên, có một số cá nhân, thói quen đi làm muộn này đang trở nên phổ biến hơn và họ không có ý thức để khắc phục. Nếu tình trạng này tiếp tục diễn ra, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những tổn thất sau:

Tình trạng đi làm trễ giờ của nhân viên ngày nay không còn là vấn đề hiếm gặp

Giảm năng suất

Đến muộn đồng nghĩa với việc nhân viên bắt đầu công việc sau những người khác, gây ra sự chậm trễ trong tiến độ và giảm năng suất công việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn đồng thời ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm làm việc.

Khi làm việc nhóm, mọi thành viên cần phải đến đúng giờ để bắt đầu công việc, và một người đi muộn có thể làm gián đoạn quy trình làm việc đã được thiết lập.

Ngoài ra, sự chậm trễ của một số nhân viên có thể tạo ra sự gián đoạn và làm mất tập trung của những người khác trong nhóm. Những tiếng nói, sự chào hỏi và tiếng ồn không cần thiết từ những người đến muộn có thể làm mất đi sự tập trung và ổn định của nhóm, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung.

Do đó, việc đến đúng giờ và tuân thủ quy trình làm việc là rất quan trọng để đảm bảo hiệu suất và môi trường làm việc tích cực.

Gây ảnh hưởng đến động lực của nhân viên khác

Việc một số nhân viên thường xuyên đi làm muộn có thể tạo ra sự ảnh hưởng tiêu cực đối với động lực của các thành viên khác trong tổ chức. Những người này có thể cảm thấy không công bằng khi phải tuân thủ và hoàn thành công việc đúng giờ, trong khi những người khác không tuân thủ quy định này.

Sự thiếu đồng nhất trong việc thực hiện nghĩa vụ làm việc có thể dẫn đến mất lòng hứng khởi và tinh thần hợp tác trong tổ chức. Điều này có thể tạo ra sự phân biệt và không cân xứng trong môi trường làm việc, gây ra sự bất mãn trong nhóm làm việc.

Sự thiếu đồng nhất này cũng có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung của tổ chức, khiến việc đạt được mục tiêu và kết quả kinh doanh trở nên khó khăn hơn.

Thiếu sự tôn trọng cấp trên

Việc không tôn trọng thời gian làm việc có thể dẫn đến sự thiếu tôn trọng với cấp trên và tổ chức. Sự thiếu tôn trọng này có thể gây ra tổn hại cho doanh nghiệp theo nhiều cách và kéo dài trong thời gian.

Việc làm này ảnh hưởng đến người khác. Nếu việc đi làm muộn không được quản lý xử lý một cách nghiêm túc, có thể tạo ra ấn tượng rằng việc đi trễ không quan trọng. Điều này có thể làm cho những người xung quanh bắt chước và làm theo, gây ra ảnh hưởng lớn đến tổ chức.

Mất đi khách hàng tiềm năng

Trong các lĩnh vực liên quan đến dịch vụ, việc đi làm trễ là một vấn đề cực kỳ nghiêm trọng. Khi một nhân viên không đến đúng giờ, đặc biệt là trong lĩnh vực dịch vụ, điều này không chỉ gây thất vọng cho khách hàng và đối tác mà còn làm lãng phí thời gian của họ. Hành động này không chỉ cho thấy sự thiếu chuyên nghiệp trong cách làm việc mà còn tạo ra cơ hội cho khách hàng và đối tác tìm kiếm sự phục vụ tốt hơn từ những địa điểm khác.

Điều này thể hiện sự thiếu kiên nhẫn và không tôn trọng đến sự quý trọng của thời gian của người khác, điều quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ và uy tín trong ngành.

Phá vỡ văn hóa doanh nghiệp

Nếu một nhân viên liên tục đi muộn mà không phải đối mặt với sự kỷ luật nghiêm ngặt, có nguy cơ cao rằng hành vi này sẽ lan tỏa và ảnh hưởng đến đồng nghiệp khác.

Thực tế, việc không áp dụng biện pháp kỷ luật có thể gửi đi thông điệp không tích cực, cho rằng việc đến đúng giờ không quan trọng. Dần dần, điều này có thể phá vỡ văn hóa làm việc tích cực tại văn phòng đang cố gắng xây dựng.

Tạo ra hình ảnh tiêu cực về doanh nghiệp

Hành vi đi làm muộn của nhân viên có thể tạo ra ấn tượng tiêu cực về doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng xã hội.

Nếu một tổ chức không thể hiện được khả năng quản lý hiệu quả về việc đến đúng giờ làm việc, điều này có thể dẫn đến những hậu quả xấu về uy tín và hình ảnh của công ty trước công chúng.

Sự không đảm bảo về thời gian làm việc chính xác và đúng giờ có thể tạo ra sự hoài nghi và thiếu tin cậy từ phía các đối tác và khách hàng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ kinh doanh và sự phát triển của tổ chức trong cộng đồng xã hội.

Mất đoàn kết nội bộ

Trong quá trình làm việc cùng nhau hoàn thành một dự án, việc chỉ cần một người đi muộn có thể khiến cả nhóm phải chịu trách nhiệm thay, gây ra sự bực tức và không thoải mái cho mọi thành viên. Sự cảm thấy không công bằng này có thể tạo ra một không khí căng thẳng trong nhóm, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và hiệu suất hoàn thành dự án.

Đặc biệt, nếu một nhân viên thường xuyên đến muộn mà không phải chịu hậu quả hoặc bị khiển trách, điều này có thể khiến những người luôn tuân thủ giờ giấc cảm thấy bị bỏ qua và không được công nhận. Điều này cũng có thể tạo ra suy nghĩ tiêu cực trong họ về việc tại sao họ phải luôn luôn đi làm đúng giờ nếu không có sự đánh giá và đối xử công bằng từ phía tổ chức.

>>>>> Văn phòng cho thuê TPHCM

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc nhân viên muôn giờ làm việc mới đến công ty.

3. Biện pháp giúp giảm đi làm trễ giờ

Để giảm hiện tượng đi làm trễ, có một số biện pháp có thể áp dụng:

Lắng nghe và cảm thông

Đầu tiên, hãy tiến hành một cuộc trò chuyện riêng tư và thân thiện để nhẹ nhàng cảnh báo về vấn đề của nhân viên. Trong cuộc trò chuyện này, cho phép nhân viên có cơ hội giải thích về hành vi của mình và cung cấp cho họ cơ hội để điều chỉnh và sửa đổi.

Dù không phải lúc nào cũng có lý do chính đáng, nhưng bằng cách này, bạn sẽ được nhân viên tôn trọng và đánh giá cao về sự chuyên nghiệp và thái độ.

Nếu một nhân viên thường xuyên đi trễ vì những lý do có liên quan đến gia đình hoặc vấn đề khẩn cấp, bạn có thể xem xét cho phép họ đi trễ trong một khoảng thời gian nhất định.

Tuy nhiên, điều quan trọng là họ phải đảm bảo thực hiện giờ làm bù, đồng thời cam kết hoàn thành công việc với đúng tiến độ và chất lượng được yêu cầu. Điều này giúp duy trì sự công bằng trong tổ chức và thể hiện sự linh hoạt cũng như sự quan tâm đến nhân viên.

Công ty nên tìm hiểu nguyên nhân và có các biện pháp giúp đỡ hoặc xử lý để giảm tình trạng này. 

Thiết lập quy tắc chung

Trước hết, nội bộ của doanh nghiệp cần thiết lập các nguyên tắc và chính sách tổng quát liên quan đến thời gian làm việc, bao gồm các quy định và thủ tục sau:

• Quy định chung giúp mọi người hiểu rõ về các luật lệ và nắm vững quy trình tuân thủ.
• Chi tiết về việc ghi nhận thời gian làm việc, bao gồm thời gian làm việc hàng ngày, theo ca, và trong các ngày nghỉ lễ.
• Hoàn thiện quy trình và thủ tục báo cáo khi nhân viên đi làm muộn, bao gồm cách thông báo và các biểu mẫu liên quan.
• Phương pháp hỗ trợ nhân viên bù đắp thời gian làm việc khi họ đi muộn.
• Sử dụng mẫu thông báo nhắc nhở nhân viên về việc tuân thủ giờ giấc làm việc.
• Thiết lập quy định về các biện pháp kỷ luật khi nhân viên đi làm trễ, tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Những nhà quản lý cần duy trì việc cập nhật thường xuyên về các chính sách, đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được thông báo rõ ràng đến tất cả nhân viên trong doanh nghiệp.

Kỷ luật đúng lúc

Khi các biện pháp nhắc nhở và thấu hiểu của lãnh đạo không mang lại hiệu quả, biện pháp kỷ luật sẽ được áp dụng. Đầu tiên, một văn bản cảnh cáo sẽ được lãnh đạo hoặc ban quản lý gửi đến ban cấp cao và cũng gửi một bản sao cho nhân viên liên quan. Văn bản này sẽ rõ ràng cảnh báo về mức độ nghiêm trọng của việc đi làm muộn và nhấn mạnh về việc cần thay đổi hành vi.

Nếu biện pháp trên vẫn không đủ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề, cần phải làm rõ với nhân viên về những hậu quả nghiêm trọng hơn mà họ có thể phải đối mặt, bao gồm nguy cơ bị giảm chức vụ hoặc thậm chí là sa thải. Việc này nhấn mạnh mức độ nghiêm trọng của vấn đề và tạo ra sự nhận thức rõ ràng về trách nhiệm và cam kết của nhân viên đối với việc tuân thủ quy định và chuẩn mực của tổ chức.

Khen thưởng phù hợp

Các công ty thường áp dụng việc khen thưởng nhằm khuyến khích nhân viên thúc đẩy sự cố gắng và đóng góp tích cực. Cụ thể, các biện pháp khen thưởng có thể bao gồm tăng lương, thăng chức cho những nhân viên tuân thủ giờ làm, cống hiến thêm giờ làm việc, thực hiện tăng ca, và đạt được nhiều thành tích xuất sắc.

Điều này không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực mà còn tạo ra một môi trường làm việc khích lệ và động viên nhân viên phấn đấu hơn nữa.

Sử dụng công nghệ

Sử dụng công nghệ có thể là một biện pháp hiệu quả để giảm thiểu hiện tượng đi làm trễ trong doanh nghiệp.

Một số cách công nghệ có thể được áp dụng:

• Hệ thống đặt lịch trực tuyến: Công cụ đặt lịch trực tuyến giúp nhân viên có thể dễ dàng xác định thời gian làm việc của mình và sắp xếp lịch trình một cách hiệu quả. Họ có thể nhận được nhắc nhở qua email hoặc ứng dụng di động để không bỏ lỡ cuộc họp hoặc nhiệm vụ quan trọng.
• Ứng dụng ghi chú và nhắc nhở: Các ứng dụng ghi chú điện tử và nhắc nhở giúp nhân viên tổ chức công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Họ có thể sử dụng các ứng dụng như Evernote, Microsoft To Do, hay Google Keep để lập kế hoạch công việc và nhận thông báo nhắc nhở.
• Hệ thống quản lý thời gian và dự án: Công nghệ quản lý thời gian và dự án như Asana, Trello, hay Jira giúp tổ chức công việc và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Nhân viên có thể dễ dàng xác định những nhiệm vụ cần hoàn thành và ưu tiên công việc một cách hợp lý.
• Phần mềm chấm công tự động: Sử dụng phần mềm chấm công tự động giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu việc đi trễ mà còn tạo ra sự công bằng trong việc tính lương và quản lý thời gian làm việc.

Xử lý nhân viên đi làm muộn sao cho khéo và không làm mất lòng cũng chính là một nghệ thuật quản lý mà những người đứng đầu công ty, doanh nghiệp phải nắm vững. Sử dụng những biện pháp giảm đi làm trễ giờ sẽ giúp cho nhân viên thực hiện, từ đó, duy trì được kỷ cương và kỷ luật giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xen thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác nhé.