Bố trí chỗ ngồi cho doanh nghiệp khi thuê phòng họp TPHCM

Bố trí chỗ ngồi cho doanh nghiệp khi thuê phòng họp TPHCM

Thuê phòng họp TPHCM đang là xu hướng chung của rất nhiều doanh nghiệp trẻ. Bên cạnh các yếu tố như tiện ích, trang thiết bị, mức giá thuê… thì cách bố trí chỗ ngồi cũng là một trong những vấn đề cần lưu tâm. Để giúp đơn vị của bạn có được giải pháp tối ưu nhất, Arental xin chia sẻ một số quy tắc sắp xếp sau.

Bố trí phòng họp cần dựa vào số lượng người tham dự để xếp khoảng cách đều nhau.

1. Tầm quan trọng của việc sắp xếp chỗ ngồi tại phòng họp

Đối với một cuộc họp, mỗi chiếc ghế đều mang trong mình ngụ ý về vị thế và vai trò của người sở hữu nó. Chính vì thế, việc sắp xếp chỗ ngồi tại phòng họp là một hoạt động rất quan trọng. Đó là chưa kể, việc bố trí hợp lý còn giúp tạo cảm giác thoải mái, thuận tiện cho tất cả các hoạt động của những đối tượng tham gia. Từ đó giúp buổi họp, buổi hội thảo, lễ khen thưởng, buổi đào tạo… được diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.

Ngoài ra, việc sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cũng sẽ giúp giảm thiểu tình trạng các cá nhân thân thiết với nhau từ trước tụ tập và gây mất trật tự trong thời gian họp. Từ đó, tạo điều kiện cho người vận hành buổi họp có thể điều tiết cuộc họp suôn sẻ hơn. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có thể khéo léo vận dụng đúng các quy tắc sắp xếp thì còn có thể giúp tăng sức mạnh của ban điều hành và giảm sức mạnh của những cá nhân chống đối ngầm trong doanh nghiệp. Cụ thể là giúp các thành viên hiểu được vị trí của bản thân trong cuộc họp.

>>>>> Xem dịch vụ cho thuê phòng họp của Arental tại đây

Việc bố trí giúp làm rõ chức năng nhiệm vụ của nhũng người tham gia cuộc họp.

Tùy theo mục đích cuộc họp mà doanh nghiệp sẽ đưa ra nhiều sự lựa chọn cách sắp xếp khác nhau. 

• Phòng họp phục vụ cho việc đào tạo nhân viên: Vị trí chỗ ngồi của nhân viên được đào tạo thường sẽ được sắp xếp thành nhiều dãy hàng ngang ngay trung tâm phòng họp.
• Phòng họp dành cho các buổi gặp gỡ đối tác: Vị trí chỗ ngồi của doanh nghiệp và đối tác sẽ được xếp đối diện nhau. Thể hiện vị thế bình đẳng trong quá trình hợp tác, đàm phán.
• Phòng họp dùng để họp nội bộ công ty: Thông thường, vị trí của ban giám đốc sẽ ngồi ở phía đầu bàn và những nhân viên còn lại sẽ ngồi xung quanh bàn họp. Mục đích nhằm tăng tính liên kết, giúp mọi người trong công ty có thể dễ nhìn thấy nhau và dễ dàng tương tác với nhau hơn.

Chú ý tạo lối đi để tránh di chuyển ghế gây ồn ào.

Thêm vào đó, việc sắp xếp chỗ ngồi hợp lý cũng sẽ giúp giảm thiểu tình trạng các cá nhân thân thiết với nhau từ trước tụ tập và gây mất trật tự trong thời gian họp. Từ đó, tạo điều kiện cho người vận hành buổi họp có thể điều tiết cuộc họp suôn sẻ hơn.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có thể khéo léo vận dụng đúng các quy tắc sắp xếp thì còn có thể giúp tăng sức mạnh của ban điều hành và giảm sức mạnh của những cá nhân chống đối ngầm trong doanh nghiệp. Cụ thể là giúp các thành viên hiểu được vị thế và vai trò của bản thân đối với cuộc họp.

Không nên đặt quá nhiều đồ trên bàn họp, chỉ nên có sổ, viết, chai nước nhỏ và laptop nếu cần thiết.

2. Cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi tham dự trong buổi họp

Như đã đề cập ở trên, việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi sẽ còn tùy thuộc vào tính chất của buổi họp. Cụ thể như sau:

2.1. Thuê phòng họp cho cuộc họp nội bộ công ty

Đối với các buổi họp này thì ưu tiên kiểu sắp xếp chữ U và nhà hát. Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn thì nên theo hình thức nhà hát. Kiểu bố trí này sẽ giúp đáp ứng đầy đủ diện tích cho các nhân viên cùng tham dự. Nhưng vẫn đảm bảo được tầm nhìn của các bên.

Và ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn là vừa và nhỏ hoặc chỉ mới thành lập ít nhân sự thì nên lựa chọn kiểu chữ U. Cách sắp xếp này sẽ tăng thêm sự liên kết, sự đoàn kết cho nội bộ công ty.

>>>>> Tham khảo phòng họp cho thuê quận Phú Nhuận

Chỗ ngồi gần nhau để không khí nội bộ được thoài mái hơn và dễ trình bày suy nghĩ.

2.2. Cuộc họp với đối tác

Việc sắp xếp phòng họp để phục vụ cho việc gặp gỡ đối tác vốn không đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Nếu sắp xếp không khéo léo, bạn rất dễ khiến đối tác cảm thấy không được tôn trọng, gây ra cảm xúc khó chịu, dẫn đến việc hợp tác không suôn sẻ.

Đối với những cuộc gặp mặt như thế này, doanh nghiệp nên sử dụng các bàn họp có mặt hình chữ nhật, hình bầu dục, oval… cùng với những chiếc ghế quỳ được sắp xếp đối xứng xung quanh bàn họp. Nhằm tạo sự cân bằng và sự bình đẳng trong quá trình đàm phán.

Trong trường hợp, có từ 2 đơn vị đối tác tham gia, doanh nghiệp cần linh động chuyển sang kiểu sắp xếp Hollow. Đại loại, đây là kiểu bố trí các chỗ ngồi bao quanh một khoảng trống lớn. Mỗi mặt của khoảng trống sẽ là hàng ghế của một đơn vị. Và các đơn vị sẽ ngồi đối mặt với nhau, hướng về phía trung tâm của khoảng trống.

Nên chuẩn bị đầy đủ tư liệu, máy móc và kiểm tra hoạt động của thiết bị kĩ càng.

2.3. Sử dụng phòng họp cho thuê giá rẻ để tổ chức buổi khen thưởng nhân viên

Nếu muốn tổ chức buổi khen thưởng hay các buổi đào tạo nhân viên, doanh nghiệp đều có thể lựa chọn kiểu sắp xếp như lớp học. Cách bố trí này sẽ giúp tạo không gian để nhân viên có thể thực hiện tốt việc ghi chép, đọc tài liệu, để các vật dụng cá nhân, phần thưởng… Đặc biệt khi cuộc họp diễn ra quá lâu so với dự kiến, họ cũng có chỗ để tỳ tay, dựa lưng… Nhằm tạo cảm giác thoải mái trong lúc buổi lễ diễn ra.

Bên cạnh việc tham khảo các cách bố trí trên, nếu bạn đọc là người coi trọng vấn đề phong thủy thì cũng nên xem qua các quy tắc sắp xếp trong ngũ hành. Ưu tiên chọn các cách bố trí thuộc hành bổn mệnh và hành tương sinh với mình. 

Sắp xếp thành dạng sân khấu để người ngồi dưới có thể tập trung vào người phát biểu.

Trên đây là các quy tắc sắp xếp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin này, doanh nghiệp của bạn sẽ lựa chọn ra được cách bố trí phù hợp khi thuê phòng họp TPHCM tại Arental. Nhằm tối ưu không gian và tạo điều kiện tốt nhất cho buổi họp có thể được diễn ra suôn sẻ và thành công.