Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào?

Hạch toán chi phí thuê nhà, thuê văn phòng là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều hiện nay. Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa biết cách hạch toán. Cách để hạch toán như thế nào cho đúng? Làm cách nào để hạch toán cho thuê văn phòng đúng số tiền thuê. Cùng tìm hiểu cách tính chi phí thuê văn phòng hạch toán trong bài viết dưới đây.

1. Chi phí thuê văn phòng hạch toán có được nằm trong chi phí của quản lý kinh doanh? 

Đây là một câu hỏi được mọi người quan tâm và hỏi rất nhiều. Theo quy định thì việc hạch toán ở công ty sẽ được kết chuyển vào chi phí của quản lý kinh doanh cuối kỳ. Điều này được áp dụng theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính. Trong đó các doanh nghiệp cần hạch toán cụ thể từ chi phí của mình mỗi năm..

Chi phí về quản lý kinh doanh sẽ gồm 2 loại chi phí cụ thể. Đó là chi phí bán hàng và loại chi phí thứ 2 là chi phí quản lý doanh nghiệp.

>>> Cách viết công văn xin giảm tiền thuê văn phòng chuẩn chỉnh từ A-Z

1.1 Chi phí bán hàng là gì? 

Chi phí bán hàng là loại chi phí thực tế và được phát sinh trong quá trình bán hàng sản phẩm. Loại chi phí này sẽ bao gồm các loại như chi phí chào hàng hoặc chi phí giới thiệu sản phẩm, …

Các loại chi phí bán hàng khác như chi phí bảo hiểm sản phẩm. Kinh phí cho công đoàn hay chi phí cho bảo hiểm thất nghiệp. Các loại chi phí về công cụ lao động hoặc nguyên vật liệu. Các loại chi phí về điện, tiền nước, …

1.2 Chi phí để quản lý cho doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí để quản lý thứ 2. Đây là loại chi phí dùng để phục vụ cho sự vận hành ổn định của một công ty. Khoản chi phí quản lý này sẽ được trả cho các loại tiền cụ thể như trả lương cho công nhân viên chức hoặc chi trả các loại bảo hiểm, …

Đồng thời, chi phí quản lý cho doanh nghiệp còn được dùng để trả cho các khoản tiền phục vụ cho các khoản đầu tư. Chi trả cho sự vận hành cơ sở hạ tầng của văn phòng doanh nghiệp, trụ sở, … Đây cũng là câu trả lời cho vấn đề tiền thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?

Với những công ty có các hợp đồng thuê đất hoặc cơ sở hạ tầng thì sẽ chi trả các khoản chi phí để thuê văn phòng. Các khoản chi trả này sẽ được nằm trong chi phí quản lý kinh doanh của công ty. Và trước khi chi trả sẽ được các ban lãnh đạo của doanh nghiệp phê duyệt. Đồng thời sẽ được các kế toán viên hạch toán cụ thể để báo cáo với các văn phòng thuế. Nơi mà doanh nghiệp đang hoạt động. 

>>> Hướng dẫn cách viết công văn đề nghị thông dụng nhất năm 2022

1.3 Lưu ý khi hạch toán

Một lưu ý là đối với các khoản tiền chi phí cho việc bán hàng hay quản lý công ty. Các loại chi phí này cần phải có các loại hóa đơn đầy đủ. Hoặc cần có hợp đồng thuê mướn các loại văn phòng và hạch toán đúng theo chế độ của kế toán. Tránh việc hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn. 

Chính vì vậy chi phí thuê văn phòng hạch toán sẽ không được ghi là giảm chi phí kế toán. Thay vào đó thì các khoản chi phí này sẽ được điều chỉnh cụ thể trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN.Đây là điều mà bất cứ công ty nào cũng phải thực hiện đầy đủ.

2. Hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào để đảm bảo tính hợp lệ?

Việc hạch toán chi phí thuê nhà hoặc thuê văn phòng không hề đơn giản. Khi tiến hành thuê một văn phòng hay tòa nhà nào đó cần phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật với các khoản chi phí của công ty. 

Tuy nhiên để hạch toán thuê toán văn phòng cần làm hợp lệ đòi hỏi bộ phận của mỗi công ty phải tuân thủ và làm theo đúng quy định. Mỗi một doanh nghiệp chỉ có thể ghi nhận các khoản chi phí thuê nhà là hợp lý khi có đầy đủ các thông tin như:

• Các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng cho thuê văn phòng, … Với trường hợp công ty thuê lại cơ sở hạ tầng nơi làm việc từ một doanh nghiệp nào đó. 
• Hợp đồng để thuê nhà, các loại chứng từ thanh toán, …Nếu công thuê của các công ty cá nhân.

Với trường hợp thuê nhà đã nộp thuế thanh cho chủ nhà. Trường hợp này trong bộ hồ sơ phải có chứng từ nộp tiền thuế đối với các cơ quan thuế tại địa phương nơi công ty đang hoạt động. 

Với trường hợp cho thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên

Trong trường hợp này, các doanh nghiệp cần quan tâm đến một số vấn đề như nếu thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên phải có hóa đơn giá trị gia tăng. Và đặc biệt tiền thuê phải được chuyển khoản từ bên thuê đến bên cho thuê. Phải được đi kèm giấy chứng nhận do chính ngân hàng cung cấp. 

>>> Hợp đồng lao động và những lưu ý người lao động cần biết

3. Hướng dẫn chi tiết hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp

Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ một số trường hợp về chi phí hạch toán. Cùng theo dõi để biết các thông tin về chi phí hạch toán hữu ích. 

3.1 Thanh toán các khoản trước chi phí

Với trường hợp thanh toán trước chi phí thuê văn phòng. Trường hợp như vậy được gọi là trả trước. Các kế toán của doanh nghiệp sẽ hạch toán theo Nợ TK 331, Có 111, 112.

3.2 Thanh toán chi phí theo hàng tháng

Với trường hợp này việc hạch toán chi phí thuê văn phòng thì kế toán sẽ hạch toán theo Nợ TK 154, 642, 627, 641. Bộ phận kế toán cần xem xét để hạch toán đúng. 

Hiện nay nếu bạn gặp khó khăn trong vấn đề hạch toán. Bạn có thể tham khảo hạch toán chi phí thuê văn phòng trên Misa. Tại đây bạn sẽ được hướng dẫn và hỗ trợ trong mọi giai đoạn hạch toán.

Vừa rồi là những chia sẻ về chi phí thuê văn phòng hạch toán. Với những thông tin được chúng tôi chia sẻ trên hy vọng đã giúp ích được mọi người. Để biết thêm các thông tin khác hoặc cần hỗ trợ. Mọi người có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp kịp thời. 

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các dịch vụ văn phòng ảo chỉ 399k/tháng