Cho Thuê Phòng Họp Là Gì? Ưu Nhược Điểm Dịch Vụ Cho Thuê Phòng Họp

Cho thuê phòng họp là gì? Đây là dịch vụ được xem là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp, cá nhân có được không gian chuyên dụng cho các cuộc họp nội bộ, đón tiếp đối tác, mà không cần tốn kém chi phí đầu tư và duy trì phòng họp riêng. Vậy doanh nghiệp có nên lựa chọn phòng họp cho thuê hay không? Dựa theo 5 tiêu chí nào? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu nhé!

Định nghĩa về dịch vụ cho thuê phòng họp.

Dịch Vụ Cho Thuê Phòng Họp Là Gì?

Dịch vụ cho thuê phòng họp (meeting room) là mô hình kinh doanh cung cấp không gian chuyên nghiệp, đầy đủ tiện nghi cho các cuộc họp, hội thảo hoặc đào tạo ngắn hạn. Các phòng họp thường có sức chứa dao động từ 6-50 người, đáp ứng đa dạng nhu cầu của các tổ chức và cá nhân.

Các phòng họp thường được cho thuê linh hoạt theo nhu cầu sử dụng của khách hàng (giờ/ngày/tháng) nhưng phổ biến nhất hiện nay là phòng họp cho thuê theo giờ. Một số tiện ích thường có tại phòng họp cho thuê có thể kể đến như:

- Thiết bị trình chiếu: màn - máy chiếu, TV, cổng chuyển đổi,...

- Vật dụng hỗ trợ thuyết trình: bảng trắng, bút viết, mic,...

- Tiện ích khác: pantry, in ấn,...

Dịch vụ cho thuê phòng họp là giải pháp cho thuê không gian linh hoạt.

Nếu bạn cần tổ chức các cuộc họp nội bộ, họp nhóm, đào tạo nhân viên, gặp gỡ khách hàng,... nhưng gặp sự bất tiện khi chuẩn bị một không gian riêng chuyên dụng cho việc đó, thì lựa chọn dịch vụ cho thuê phòng họp là một phương án hợp lý.

Doanh Nghiệp Có Nên Lựa Chọn Phòng Họp Cho Thuê Không?

Không chỉ doanh nghiệp mà cả khách hàng cá nhân cũng nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ vì 4 ưu điểm nổi bật mà mô hình này mang lại, đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách thuê

Tiết Kiệm Chi Phí

Doanh nghiệp chỉ cần chi trả khi có nhu cầu hội họp nội bộ, đón tiếp đối tác, khách hàng,... theo thời gian thực tế sử dụng. Điều này giúp khách hàng tiết kiệm đáng kể chi phí setup hoặc thiết kế một không gian phòng họp riêng, bao gồm chi phí thuê mặt bằng, thiết kế nội thất, mua sắm trang thiết bị và chi phí vận hành.

Ví dụ: Arental Vietnam cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp Quận 2 với giá chỉ từ 250.000 VND/h (sức chứa dưới 10 người) với đầy đủ các tiện ích như: pantry văn phòng, máy chiếu, máy lạnh,... phù hợp các startups hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn đón tiếp khách hàng khi cần thiết.

Nâng Cao Hình Ảnh Chuyên Nghiệp

Không chỉ các doanh nghiệp lớn mà cả những nhóm dự án linh hoạt hay freelancers cũng cần một không gian chuyên nghiệp để tiếp đón khách hàng, đối tác. Thay vì quán cà phê ồn ào, việc sử dụng phòng họp được trang bị đầy đủ tiện nghi sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự tôn trọng và nâng cao đáng kể uy tín, hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Ví dụ, khi thuê phòng họp quận 3 tại tòa nhà hạng B - Cienco4 Building, bạn sẽ sở hữu một không gian sang trọng, vị trí dễ dàng tìm kiếm ngay trung tâm thành phố. Điều này vừa tạo nên sự thuận tiện cho đối tác và khách hàng, vừa góp phần nâng cao hình ảnh doanh nghiệp.

4 lý do doanh nghiệp nên lựa chọn phòng họp cho thuê theo giờ TPHCM.

Đáp Ứng Đa Dạng Nhu Cầu Sử Dụng

Phòng họp cho thuê thường có sức chứa linh hoạt từ 6-50 người, đáp ứng được đa dạng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và cá nhân:

• Đối với doanh nghiệp: phòng họp là nơi lý tưởng để tổ chức hội nghị, thảo luận ý tưởng, đón tiếp khách hàng/đối tác, phỏng vấn ứng viên, đào tạo nhân viên,...

• Đối với cá nhân: phòng họp cung cấp không gian yên tĩnh, chuyên nghiệp để học tập theo nhóm, ghi hình, họp trực tuyến hoặc làm việc độc lập trong thời gian ngắn.

Ví dụ: Sinh viên cần không gian làm việc nhóm cùng nhau, có thể  sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp Quận 7 cố định 2 giờ mỗi tuần để thuận tiện cho việc ôn tập nhóm, trao đổi kiến thức và chuẩn bị cho các kỳ thi quan trọng.

Không Gian Hiện Đại, Tiện Nghi

Phòng họp cho thuê thường được thiết kế theo tiêu chuẩn diện tích phòng họp (diện tích phòng họp tối thiểu từ 20m2), đảm bảo tính thẩm mỹ và công năng sử dụng. Các tiện ích đi kèm/hỗ trợ đáp ứng linh hoạt nhu cầu của cuộc họp, giúp diễn giả và người tham dự có không gian trao đổi hiệu quả hơn. Một số thiết bị/tiện ích thường được chuẩn bị cho không gian phòng họp như:

• Bảng trắng, thiết bị trình chiếu (màn - máy chiếu, TV, mic,...).

• Bàn ghế bố trí phù hợp với diện tích phòng họp (nhằm tối ưu không gian và số lượng ghế ngồi)

• Khu vực pantry: thường gồm nước lọc hoặc có thêm trà, cà phê,... (tùy vào mỗi đơn vị cung cấp dịch vụ)

• Không gian phòng riêng kín đáo, riêng tư tạo không gian trao đổi chuyên nghiệp cho buổi họp, buổi phỏng vấn hay đào tạo nội bộ diễn ra hiệu quả hơn.

Hình ảnh không gian phòng họp đầy đủ tiện nghi của Arental Vietnam.

3 Hạn Chế Của Dịch Vụ Cho Thuê Phòng Họp Là Gì?

Bên cạnh 4 ưu điểm kể trên, bạn cũng cần nắm rõ 3 hạn chế của phòng họp cho thuê để đưa ra lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình.

Có thể phát sinh chi phí ngoài

Ngoài chi phí thuê phòng họp, bạn có thể phải trả thêm một số chi phí phát sinh khác. Do đó, bạn cần tham khảo kỹ bảng giá dịch vụ đính kèm để có sự chuẩn bị tốt nhất.

Các loại phí có thể phát sinh bao gồm:

• Nước suối, đồ uống khác;

• Thuê phòng họp ngoài giờ hành chính;

• Sử dụng dịch vụ hỗ trợ đặc biệt;

• In ấn tài liệu;

• Sử dụng các thiết bị bổ sung,...

Các chi phí thường phát sinh khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp.

Ví dụ: Giá thuê phòng họp Quận 2, Quận 7 tại Arental Vietnam trong khung giờ hành chính (thứ 2 - thứ 7: 7h30 - 18h00) là 250.000 VND/h. Tuy nhiên, khi khách hàng thuê ngoài giờ, mức phí sẽ phát sinh thêm do chính sách từ tòa nhà là 375.000 VND/h. Khách hàng cần lưu ý điều này để sắp xếp khung thời gian họp hợp lý, tránh phát sinh phí ngoài giờ.

Hạn chế về thời gian sử dụng

Việc sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ đôi khi sẽ gây ra sự bất tiện/hạn chế về khung thời gian sử dụng như:

• Khung giờ thuê bị giới hạn trong khuôn khổ thời gian mà tòa nhà hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ quy định, khó linh động theo nhu cầu thực tế.
• Khả năng không thuê được phòng vào giờ mong muốn do đã có khách đặt trước.

Ví dụ, dịch vụ cho thuê phòng họp Quận 7 của Arental Vietnam tại A Space Office Quận 7 dao động từ 7h30 đến 22h30 (bao gồm khung giờ hành chính và ngoài hành chính), thời gian hoạt động khá dài, giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn khung giờ phù hợp với lịch trình của mình.

Hạn chế về tùy chỉnh không gian

Bố cục của phòng họp cho thuê thường đã được thiết kế theo tiêu chuẩn, số lượng bàn ghế vừa đủ với không gian. Do đó, bạn có thể gặp khó khăn khi muốn tăng số lượng ghế hoặc sắp xếp lại bàn ghế theo nhu cầu riêng.

Nhằm hạn chế tình trạng này, Arental Vietnam đã mang đến giải pháp linh hoạt với nhiều loại phòng họp có sức chứa khác nhau, từ phòng họp nhỏ dưới 10 (Quận 1, 2, 3, 7) người đến phòng họp lớn cho 20 người (Quận Phú Nhuận). Điều này giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn không gian phù hợp với số người tham dự và mục đích sử dụng hơn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phòng họp thường xuyên, việc thiết kế phòng họp nhỏ đẹp có thể là một giải pháp tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí và không bị hạn chế về thời gian sử dụng.

Phòng họp Phú Nhuận với sức chứa tối đa 20 người.

Đối Tượng Khách Hàng Phù Hợp Với Dịch Vụ Thuê Phòng Họp

Dịch vụ cho thuê phòng họp thường được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau (gặp gỡ đối tác, họp nội bộ,...) bởi nhiều đối tượng khách hàng, đặc biệt là 4 nhóm khách hàng sau:

• Startups và doanh nghiệp nhỏ: đang sử dụng coworking space (*) nên việc có một phòng họp chuyên nghiệp để họp nội bộ hoặc đàm phán với khách hàng là rất cần thiết. Theo đó, sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí setup không gian đáng kể nhưng vẫn giữ được hình ảnh chuyên nghiệp.

• Doanh nghiệp vừa và lớn: doanh nghiệp vừa và lớn có thể sử dụng phòng họp cho thuê để tổ chức các cuộc họp quy mô lớn, các buổi đào tạo hoặc hội thảo. Việc thuê phòng họp giúp họ linh hoạt trong việc lựa chọn địa điểm và không gian phù hợp với từng sự kiện.

• Doanh nghiệp nước ngoài: các công ty không có văn phòng tại Việt Nam nhưng đôi khi cần bay về đây để gặp khách hàng. Lúc này, thuê phòng họp là lựa chọn tối ưu để họ tổ chức buổi gặp gỡ đối tác/khách hàng hoặc phỏng vấn nhân viên. Điều này sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và dễ dàng tiếp cận với thị trường.

• Freelancers và người làm việc tự do: việc thuê phòng họp giúp các freelancers có không gian trao đổi/họp bàn nội bộ, gặp gỡ đối tác,... Các cá nhân thì thường dùng để làm phỏng vấn, ghi hình ngắn, học nhóm,...

(*) Mô hình coworking space là gì?: Đây là mô hình cho cho thuê không gian làm việc chung, nơi các doanh nghiệp và cá nhân cùng sử dụng chung cơ sở hạ tầng cũng như tiện ích văn phòng.

Sự Khác Nhau Giữa Phòng Hội Nghị Và Dịch Vụ Cho Thuê Phòng Họp Là Gì?

Trước khi quyết định thuê phòng, bạn cần hiểu rõ chức năng của phòng họp và phân biệt sự khác nhau giữa phòng hội nghị và phòng họp để lựa chọn không gian phù hợp.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa hai loại hình này dựa trên 5 tiêu chí quan trọng: quy mô & sức chứa, mục đích sử dụng, thiết kế, trang thiết bị và chi phí.

Có thể thấy, các phòng họp cho thuê tập trung đáp ứng nhu cầu làm việc, thảo luận của dân văn phòng với không gian tiện nghi, đầy đủ trang thiết bị cần thiết. Nhờ đó, nếu khách hàng không có nhu cầu không gian rộng hay sức chứa lớn, thì lựa chọn dịch vụ cho thuê phòng họp sẽ tối ưu hơn.

So sánh sự khác nhau giữa phòng hội nghị và dịch vụ cho thuê phòng họp.

5 Tiêu chí Lựa Chọn Phòng Họp Cho Thuê Phù Hợp

Việc lựa chọn phòng họp phù hợp không chỉ giúp tối ưu chi phí mà còn đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp. Vậy làm thế nào để chọn được không gian đáp ứng đúng nhu cầu? Hãy cùng Arental Vietnam tìm hiểu 5 tiêu chí quan trọng dưới đây!

Xác định mục đích cuộc họp:

• Loại hình cuộc họp: họp nội bộ, họp với khách hàng, đào tạo nhân sự,...

• Quy mô và số lượng người tham dự để chọn không gian phù hợp.

Vị trí phòng họp:

• Ưu tiên vị trí thuận tiện giao thông, dễ tìm kiếm.

• Xem xét các tiện ích xung quanh như nhà hàng, quán cà phê, bãi đỗ xe,... để hỗ trợ tốt hơn cho người tham dự.

Trang thiết bị và cơ sở vật chất:

• Đảm bảo phòng họp cho thuê có đầy đủ các thiết bị cần thiết (máy chiếu, màn hình, bảng trắng, internet,...).

• Kiểm tra bàn ghế, ánh sáng, không gian có phù hợp với mục đích sử dụng hay không. 

Tính linh hoạt của dịch vụ cho thuê phòng họp:

• Kiểm tra chính sách thuê: theo giờ, theo buổi, theo ngày,...

• Xem xét khả năng thay đổi thời gian nếu có phát sinh.

• Tìm hiểu các dịch vụ đi kèm (catering, in ấn, hỗ trợ kỹ thuật,...)

Chi phí thuê phòng họp:

• So sánh giá thuê giữa các đơn vị cung cấp so với chất lượng dịch vụ.

• Kiểm tra các chi phí phát sinh.

• Xác định ngân sách phù hợp để tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.

5 tiêu chí giúp khách hàng lựa chọn phòng họp cho thuê phù hợp.

>>> Xem thêm: 3 Loại Hình Văn Phòng Cho Thuê Ngắn Hạn | Lợi Ích & Chi Phí

Quy Trình Thuê Phòng Họp

Quy trình thuê phòng họp hiện nay diễn ra khá nhanh chóng và đơn giản. Cụ thể, tại Arental Vietnam, bạn có thể thuê phòng họp theo giờ nhanh chóng với 4 bước sau:

Bước 1: Liên hệ đặt phòng họp

• Khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi bằng nhiều phương thức khác nhau như: webiste, Zalo OA, hay hotline 0987260333.

• Khi liên hệ, hãy cung cấp thời gian sử dụng, số lượng người tham dự, yêu cầu đặc biệt (nếu có). Đội ngũ tư vấn sẽ kiểm tra tình trạng phòng trống và phản hồi nhanh chóng.

Bước 2: Xác nhận thông tin đặt phòng và nhận báo giá

Dựa trên nhu cầu của khách hàng, đội ngũ nhân viên Arental Vietnam sẽ đề xuất phòng họp phù hợp kèm theo:

✔ Báo giá chi tiết

✔ Hình ảnh thực tế

✔ Thông tin tiện ích đi kèm

Sau khi xem xét và cân nhắc, nếu quý khách hàng thấy phù hợp, chỉ cần xác nhận để được xếp lịch sử dụng phòng họp cho thuê theo giờ

Bước 3: Ký kết hợp đồng thuê phòng họp 

• Trong trường hợp thuê phòng họp dài hạn (theo năm), bạn sẽ cần ký kết hợp đồng để có thể đảm bảo quyền lợi cả 2 bên.
• Ngược lại, nếu bạn chỉ thuê ngắn hạn theo giờ/tháng thì không phải ký hợp đồng mà có thể thuê nhanh chóng khi có nhu cầu.

Bước 4: Thanh toán và sử dụng

Sau khi đặt lịch, bạn có thể tiến hành thanh toán/đặt cọc (tùy theo chính sách và báo giá của từng phòng họp) theo 2 phương thức: tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.

Cuối cùng là đến sử dụng phòng họp đã thuê theo lịch hẹn.

Nếu có nhu cầu thuê phòng họp chất lượng, giá ưu đãi tại TPHCM, bạn hãy liên hệ hotline 098 7260 333 để được tư vấn và hỗ trợ đặt phòng nhanh chóng nhất!

Quy trình 4 bước thuê phòng họp nhanh chóng tại Arental Vietnam.

Câu Hỏi Thường Gặp

Câu 1: Cho thuê phòng họp là gì? Dịch vụ này có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Đây có thể xem là là giải pháp tiết kiệm, chuyên nghiệp, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ chưa có không gian họp riêng, không cần đầu tư chi phí lớn để xây dựng phòng họp riêng mà vẫn có thể sử dụng không gian chất lượng cao khi cần.

Các loại hình văn phòng hiện nay mà Arental Vietnam đang cho thuê bao gồm: văn phòng trọn gói, văn phòng truyền thống, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và cho thuê phòng họp theo giờ. 

Câu 2: Tại sao nên sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp thay vì tổ chức tại văn phòng?

Dịch vụ cho thuê phòng họp mang đến không gian yên tĩnh, đầy đủ tiện ích, giúp cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn trong trường hợp văn phòng của bạn có không gian hạn chế hoặc không đảm bảo tính chuyên nghiệp khi đón tiếp đối tác.

Ngoài ra, bạn còn linh hoạt chọn lựa thời gian thuê theo giờ, theo ngày mà không phải cam kết dài hạn.

Câu 3: Mức giá cho thuê phòng họp là bao nhiêu?

Mức giá cho thuê phòng họp tại Arental Vietnam dao động từ 250.000 VND/h cho đến 500.000 VND/h, tùy thuộc vào vị trí, diện tích (sức chứa), trang thiết bị và các dịch vụ đi kèm.

Câu 3: Phòng họp cho thuê tại TP.HCM thường đáp ứng được những nhu cầu gì?

Khi nhắc đến dịch vụ cho thuê phòng họp, nhiều khách hàng sẽ nghĩ dịch vụ này chỉ đáp ứng nhu cầu hội họp, thảo luận công việc,... Tuy nhiên, dịch vụ này còn mang đến sự thuận tiện cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp và các khách hàng cá nhân tự do như:

✅ Họp nội bộ doanh nghiệp

✅ Gặp gỡ đối tác, khách hàng

✅ Tổ chức đào tạo, giảng dạy quy mô nhỏ

✅ Phỏng vấn, tuyển dụng nhân sự

✅ Không gian yên tĩnh để hỗ trợ ghi hình,...

4 câu hỏi thường gặp về dịch vụ cho thuê phòng họp.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu cho thuê phòng họp là gì, đồng thời nắm được các giải pháp linh hoạt và tối ưu chi phí khi thuê văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh. Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, Arental Vietnam tự tin sẽ mang đến cho bạn dịch vụ cho thuê phòng họp TPHCM chất lượng.

Nếu bạn đang cân nhắc về một không gian họp phù hợp, hãy liên hệ đến hotline 098 7260 333 để được tư vấn miễn phí về 6 phòng họp của chúng tôi (tại Quận 1, Quận 2, Quận 3, Quận 7 và Quận Phú Nhuận) và nhận bảng giá dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ TPHCM chi tiết nhé!