Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng là công tác không thường xuyên, chỉ thực hiện 1 hoặc 2 năm một lần. Doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau để thực hiện gia hạn đúng kế hoạch.
Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Nội dung bài viết
1. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo
2. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng theo diện tích/ văn phòng truyền thống
2.1 Đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng
2.2 Định hướng phát triển và mở rộng trong thời gian tới
2.3 Tham khảo thị trường văn phòng cho thuê tại thời điểm cần gia hạn
2.4 Các điều khoản cần thương lượng lại (nếu có)
2.5 Thời gian muốn gia hạn
Tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký ban đầu mà thời gian gia hạn hợp đồng thuê văn phòng sẽ diễn ra sau 1-3 năm sau, hoặc nhiều hơn. Nếu như không có kế hoạch hoặc thông báo định kỳ thì việc gia hạn thường bị trễ và gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.
Một số lưu ý trong việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần lưu ý
1. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo
Đối với loại hình văn phòng ảo/ văn phòng đại diện/ đặt địa chỉ kinh doanh… là những loại hình văn phòng cần được lưu ý về vấn đề gia hạn nhất. Vì nó liên quan trực tiếp đến các vấn đề về thuế và nhiều vấn đề pháp lý khác..
Thông thường, những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo/ địa chỉ ĐKKD chuyên nghiệp sẽ gửi email thông báo về vấn đề gia hạn trước 30-45 ngày làm việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị cung cấp dịch vụ nào cũng chỉ động “nhắc hẹn”. Một số trường hợp khách hàng gặp vấn đề về pháp lý khi không kịp thời gia hạn hợp đồng.
2. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng theo diện tích/ văn phòng truyền thống
Đối với loại hình văn phòng cho thuê theo diện tích, có 5 vấn đề chính doanh nghiệp cần lưu ý
2.1 Đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng
Việc đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng doanh nghiệp đang sử dụng là vô cùng cần thiết. Điều này quyết định có nên tiếp tục hoặc kết thúc hợp đồng như thời hạn.
Những vấn đề nào nhân sự của doanh nghiệp cảm thấy hài lòng/không hài lòng khi sử dụng dịch vụ?
- Vệ sinh có sạch sẽ mỗi ngày?
- Thang máy, thang bộ có đảm bảo an toàn?
- Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất hoạt động có tốt không? Có thường xuyên được bảo trì định kỳ?
- Máy lạnh có bị chảy nước? Tường, vách có đủ kiên cố? Khi trời mưa tường có bị thấm/dột?
- Hầm để xe có đủ rộng, tất cả nhân viên có được để xe trong tòa nhà?
- Nhân viên an ninh có thân thiện và chuyên nghiệp?
- Khi xảy ra sự cố, vấn đề cần hỗ trợ thì dịch vụ chăm sóc khách hàng và khả năng hỗ trợ từ ban quản lý tòa nhà như thế nào?
… Đây là một số vấn đề chủ doanh nghiệp cần nhìn nhận và đánh giá dựa trên đóng góp của nhân sự để đưa ra quyết định gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng.
Sẽ không có bất kỳ vấn đề gì nếu như quá trình sử dụng văn phòng được hài lòng 100%. Nhưng khi môi trường làm việc không đạt được những tiêu chuẩn cơ bản thường ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc thậm chí là tài sản của doanh nghiệp.
Việc đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng doanh nghiệp đang sử dụng là vô cùng cần thiết.
2.2 Định hướng phát triển và mở rộng trong thời gian tới
Sau 1-2 năm hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp phải đánh giá được tình hình phát triển cũng như chuẩn bị những kế hoạch dài hạn. Định hướng phát triển của doanh nghiệp ảnh hưởng nhiều đến quyết định gia hạn hợp đồng thuê.
Nếu như doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, thị trường thì hãy xem xét đến việc thuê diện tích văn phòng lớn hơn. Vì khi cần diện tích rộng hơn nhưng tòa nhà không đủ để cung cấp thì việc kết thúc hợp đồng trước thời hạn sẽ tốn nhiều phi phí, nhất là tiền đặt cọc.
2.3 Tham khảo thị trường văn phòng cho thuê tại thời điểm cần gia hạn
Ở thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể dành thời gian tìm hiểu thị trường, nhằm đảo bảo mức giá thuê sau khi gia hạn là mức giá hợp lý.
Hầu hết giá thuê tất cả các loại bất động sản đều được điều chỉnh giá sau 1-2 năm tùy theo thỏa thuận và các điều khoản đã thống nhất. Phần trăm tăng giá dao động từ 7-10%/năm, thường được dựa trên phần trăm lạm phát hằng năm.
Ngoài ra, khi tham khảo thị trường, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội lựa chọn hơn. Chuyển văn phòng mất nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên có được môi trường làm việc tốt hơn là điều đáng để cân nhắc
2.4 Các điều khoản cần thương lượng lại (nếu có)
Một số trường hợp, khi gia hạn lại hợp đồng thuê, bên thuê (doanh nghiệp) đề nghị thay đổi một số điều khoản để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh. Ví dụ như:
- Thời gian thanh toán: 1 tháng - 1 lần, 2 tháng- 1 lần hoặc ngày thanh toán để phù hợp với dòng tiền kinh doanh
- Đơn vị tiền tệ: Điều khoản này thường thấy ở các doanh nghiệp nước ngoài
- Các tiện ích như: hầm đậu xe, sử dụng phòng họp, vệ sinh văn phòng…
Ở thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể dành thời gian tìm hiểu thị trường.
2.5 Thời gian muốn gia hạn
Thời gian gia hạn dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ đều thiện chí hỗ trợ doanh nghiệp gia hạn hợp đồng thuê thay vì tìm kiếm khách hàng mới.
Thời gian gia hạn tùy thuộc vào thỏa thuận của bên Thuê và bên Cho Thuê. Có thể dao động từ 1-3 năm.
- Gia hạn thời gian ngắn: doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn, dễ dàng hơn khi kết thúc hợp đồng
- Gia hạn thời gian dài: có được mức giá thuê tốt hơn, hẹn chế vấn đề tăng giá thuê mỗi năm.
Tùy theo quan điểm của lãnh đạo và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà có những mong muốn khác nhau khi sử dụng dịch vụ văn phòng. Hãy dành thời gian xem xét các vấn đề liên quan đến quyết định gia hạn văn phòng để đảm bảo môi trường làm việc ổn định nhất cho nhân sự.
Bài viết cùng chủ đề
Lễ hạ cây nêu ngày Tết - Nét đẹp truyền thống của văn hóa Việt
Cây nêu được dựng vào thời gian cuối tháng chạp mỗi khi đến Tết Nguyên đán. Đây là một nét văn hóa đẹp và là một phong tục cổ truyền tốt đẹp của người việt mỗi dịp Tết đến.
Cập Nhật: 21/9/2023Cách nhân giống, chăm sóc cây bướm đêm và cây bướm đêm hợp mệnh gì?
Cây bướm đêm có màu sắc và hình thù bắt mắt nên thường được ứng dụng trong trang trí nhà cửa. Cùng chúng tôi tìm hiểu các đặc điểm cũng như cách nhân giống, cách chăm sóc cây bướm đêm.
Cập Nhật: 21/9/2023Cách trồng và chăm sóc cây dây nhện tại văn phòng đảm bảo ra hoa
Cây dây nhện còn được gọi là cây mẫu tử, cỏ nhện hoặc lan chi… loại cây này đang được nhiều người yêu thích , cùng tìm hiểu cách trồng cây dây nhện này nhé
Cập Nhật: 18/9/2023Căn hộ cho thuê ngắn hạn: có phải là xu hướng mới?
Thị trường bất động sản căn hộ cho thuê ngắn hạn đang là xu hướng được rất nhiều người quan tâm. Bởi đây là mô hình kiểu “homestay” này cho thuê vài ngày hoặc vài tiếng và không cần hợp đồng thỏa thuận. Vậy căn hộ cho thuê ngắn hạn là như thế nào? Dạng cho thuê này có hợp pháp hay không? Cùng Arental tìm hiểu thông qua bài viết sau nhé.
Cập Nhật: 14/8/2023Top 5 loại hình căn hộ cho thuê phổ biến tại Quận 2- Thủ Đức
Thị trường bất động sản căn hộ cho thuê Quận 2 những năm gần đây phát triển mạnh mẽ và thu hút được nhiều người muốn sinh sống tại nơi đây. Các loại hình căn hộ cho thuê đa dạng cũng xuất hiện ở nhiều chung cư cao cấp như căn hộ sky villa, căn hộ duplex, căn hộ penthouse, căn hộ dịch vụ, căn hộ studio,...Để tìm hiểu thêm chi tiết về những kiểu căn hộ này thì hãy theo dõi hết bài viết sau của Aretal nhé.
Cập Nhật: 12/8/20235 lưu ý khi thuê căn hộ studio cho người mới
Thuê căn hộ studio đang là xu hướng lựa chọn thuê của nhiều người sau các loại hình căn hộ như Condotel, Penthouse, Duplex…. Vậy thế nào là căn hộ studio? Khi thuê căn hộ studio cần lưu ý những gì? Hãy cùng tìm giải đáp qua bài viết dưới đây nhé.
Cập Nhật: 7/8/2023