Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng doanh nghiệp cần lưu ý những gì?

Tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng đã ký ban đầu mà thời gian gia hạn hợp đồng thuê văn phòng sẽ diễn ra sau 1-3 năm sau, hoặc nhiều hơn. Nếu như không có kế hoạch hoặc thông báo định kỳ thì việc gia hạn thường bị trễ và gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. 

Một số lưu ý trong việc gia hạn hợp đồng thuê văn phòng mà các doanh nghiệp cần lưu ý

1. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng ảo

Đối với loại hình văn phòng ảo/ văn phòng đại diện/ đặt địa chỉ kinh doanh… là những loại hình văn phòng cần được lưu ý về vấn đề gia hạn nhất. Vì nó liên quan trực tiếp đến các vấn đề về thuế và nhiều vấn đề pháp lý khác..

Thông thường, những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo/ địa chỉ ĐKKD chuyên nghiệp sẽ gửi email thông báo về vấn đề gia hạn trước 30-45 ngày làm việc. Tuy nhiên, không phải đơn vị cung cấp dịch vụ nào cũng chỉ động “nhắc hẹn”. Một số trường hợp khách hàng gặp vấn đề về pháp lý khi không kịp thời gia hạn hợp đồng.

2. Gia hạn hợp đồng thuê văn phòng theo diện tích/ văn phòng truyền thống

Đối với loại hình văn phòng cho thuê theo diện tích, có 5 vấn đề chính doanh nghiệp cần lưu ý

2.1 Đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng 

Việc đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng doanh nghiệp đang sử dụng là vô cùng cần thiết. Điều này quyết định có nên tiếp tục hoặc kết thúc hợp đồng như thời hạn.

Những vấn đề nào nhân sự của doanh nghiệp cảm thấy hài lòng/không hài lòng khi sử dụng dịch vụ?

• Vệ sinh có sạch sẽ mỗi ngày? 
• Thang máy, thang bộ có đảm bảo an toàn?
• Trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất hoạt động có tốt không? Có thường xuyên được bảo trì định kỳ?
• Máy lạnh có bị chảy nước? Tường, vách có đủ kiên cố? Khi trời mưa tường có bị thấm/dột? 
• Hầm để xe có đủ rộng, tất cả nhân viên có được để xe trong tòa nhà?
• Nhân viên an ninh có thân thiện và chuyên nghiệp?
• Khi xảy ra sự cố, vấn đề cần hỗ trợ thì dịch vụ chăm sóc khách hàng và khả năng hỗ trợ từ ban quản lý tòa nhà như thế nào?

… Đây là một số vấn đề chủ doanh nghiệp cần nhìn nhận và đánh giá dựa trên đóng góp của nhân sự để đưa ra quyết định gia hạn hoặc kết thúc hợp đồng.

Sẽ không có bất kỳ vấn đề gì nếu như quá trình sử dụng văn phòng được hài lòng 100%. Nhưng khi môi trường làm việc không đạt được những tiêu chuẩn cơ bản thường ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc thậm chí là tài sản của doanh nghiệp. 

Việc đánh giá lại chất lượng dịch vụ văn phòng doanh nghiệp đang sử dụng là vô cùng cần thiết.

2.2 Định hướng phát triển và mở rộng trong thời gian tới

Sau 1-2 năm hoạt động, chắc hẳn doanh nghiệp phải đánh giá được tình hình phát triển cũng như chuẩn bị những kế hoạch dài hạn. Định hướng phát triển của doanh nghiệp ảnh hưởng nhiều đến quyết định gia hạn hợp đồng thuê. 

Nếu như doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô, thị trường thì hãy xem xét đến việc thuê diện tích văn phòng lớn hơn. Vì khi cần diện tích rộng hơn nhưng tòa nhà không đủ để cung cấp thì việc kết thúc hợp đồng trước thời hạn sẽ tốn nhiều phi phí, nhất là tiền đặt cọc.

2.3 Tham khảo thị trường văn phòng cho thuê tại thời điểm cần gia hạn

Ở thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể dành thời gian tìm hiểu thị trường, nhằm đảo bảo mức giá thuê sau khi gia hạn là mức giá hợp lý. 

Hầu hết giá thuê tất cả các loại bất động sản đều được điều chỉnh giá sau 1-2 năm tùy theo thỏa thuận và các điều khoản đã thống nhất. Phần trăm tăng giá dao động từ 7-10%/năm, thường được dựa trên phần trăm lạm phát hằng năm.

Ngoài ra, khi tham khảo thị trường, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội lựa chọn hơn. Chuyển văn phòng mất nhiều thời gian và chi phí, tuy nhiên có được môi trường làm việc tốt hơn là điều đáng để cân nhắc

>>> Giá thuê văn phòng ảo Quận 1

>>> Giá thuê văn phòng ảo Quận 2

>>> Giá thuê văn phòng ảo Quận 3

>>> Giá thuê văn phòng ảo Quận 7

>>> Giá thuê văn phòng trọn gói quận 2

2.4 Các điều khoản cần thương lượng lại (nếu có)

Một số trường hợp, khi gia hạn lại hợp đồng thuê, bên thuê (doanh nghiệp) đề nghị thay đổi một số điều khoản để phù hợp hơn với hoạt động kinh doanh. Ví dụ như:

• Thời gian thanh toán: 1 tháng - 1 lần, 2 tháng- 1 lần hoặc ngày thanh toán để phù hợp với dòng tiền kinh doanh
• Đơn vị tiền tệ: Điều khoản này thường thấy ở các doanh nghiệp nước ngoài
• Các tiện ích như: hầm đậu xe, sử dụng phòng họp, vệ sinh văn phòng…

Ở thời điểm cần gia hạn hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể dành thời gian tìm hiểu thị trường.

2.5 Thời gian muốn gia hạn

Thời gian gia hạn dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ đều thiện chí hỗ trợ doanh nghiệp gia hạn hợp đồng thuê thay vì tìm kiếm khách hàng mới. 

 Thời gian gia hạn tùy thuộc vào thỏa thuận của bên Thuê và bên Cho Thuê.  Có thể dao động từ 1-3 năm.

• Gia hạn thời gian ngắn: doanh nghiệp có nhiều lựa chọn hơn, dễ dàng hơn khi kết thúc hợp đồng
• Gia hạn thời gian dài: có được mức giá thuê tốt hơn, hẹn chế vấn đề tăng giá thuê mỗi năm.

Tùy theo quan điểm của lãnh đạo và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mà có những mong muốn khác nhau khi sử dụng dịch vụ văn phòng. Hãy dành thời gian xem xét các vấn đề liên quan đến quyết định gia hạn văn phòng để đảm bảo môi trường làm việc ổn định nhất cho nhân sự.