Hoá đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Hoá đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Không phải doanh nghiệp nào cũng tường tận mọi quy trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhất là cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành. Nếu cũng đang gặp vấn đề về cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai, bạn hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây cùng chúng tôi nhé!

Tìm hiểu tổng quan về hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là gì?

Hoá đơn điện tử đã được định nghĩa chi tiết trong Khoản 1 Điều 3, Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo nội dung này, hoá đơn điện tử là toàn bộ thông tin, dữ liệu điện tử về việc cung ứng hàng hoá, dịch vụ. Hoá đơn điện tử được tạo ra, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử.

Gặp sai sót khi lập hoá đơn điện tử là điều khó tránh khỏi

Các hoá đơn này sẽ được tạo, lập và xử lý ngay trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ. Toàn bộ hoá đơn điện tử sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của Pháp luật trong lĩnh vực giao dịch điện tử.

Hoá đơn điện tử gồm nhiều loại khác nhau như hoá đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hoá đơn xuất khẩu, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,... Hình thức và nội dung của hoá đơn điện tử được thiết lập dựa trên các thông lệ quốc tế cũng như quy định Pháp luật có liên quan.

Nguyên tắc hoạt động của hoá đơn điện tử là xác định được số hoá đơn một cách liên tục, theo trình tự thời gian. Trong đó, mỗi hoá đơn đảm bảo sẽ được lập và sử dụng duy nhất một lần. 

Trong bối cảnh chuyển đổi số, hoá đơn điện tử đã trở thành giải pháp bắt buộc của mọi doanh nghiệp. Giải pháp này giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian vận hành, tiết kiệm chi phí và lưu trữ hoá đơn một cách bảo mật hơn. Chính vì thế, doanh nghiệp cần biết cách tạo, cách huỷ hoá đơn điện tử đúng cách để đảm bảo quyền lợi của mình. 

Hoá đơn điện tử là gì? Hướng dẫn cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Cách viết hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Trước khi tìm hiểu cách huỷ hoá đơn điện tử, bạn cần biết cách viết hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp. Khi viết hoá đơn điện tử, bạn phải đảm bảo những nội dung chính như sau:

• Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự của hoá đơn; Ký hiệu, ký hiệu mẫu, số thứ tự của hoá đơn theo quy định tại Phụ lục số 1, Thông tư 153/2010/TT-BTC.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, đơn vị cung ứng hàng hoá, dịch vụ.

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua, đơn vị mua hàng hoá, dịch vụ.

• Thông tin loại hàng hoá, dịch vụ: đơn vị tính, đơn giá, số lượng; thành tiền phải được ghi bằng số và chữ. Đối với các hoá đơn giá trị gia tăng, bên cạnh dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có thêm dòng thuế suất giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền cần thanh toán được ghi bằng chữ lẫn số.

• Chữ ký số của người bán; thời gian lập và gửi hoá đơn.

• Chữ ký số của người mua (trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán) theo quy định của pháp luật.

Cách viết hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Lưu ý: Hoá đơn điện tử cần được thể hiện bằng chữ tiếng Việt. Nếu muốn ghi thêm chữ nước ngoài, bạn cần đặt chữ vào trong ngoặc đơn () hoặc bên dưới dòng chữ tiếng Việt với kích thước nhỏ hơn. Đồng thời, các chữ số ghi trên hoá đơn là chữ số tự nhiên từ 0 - 9. Bạn phải đặt dấu chấm (.) sau mỗi chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ. Khi ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị, bạn cũng phải đặt dấu phẩy (,) vào sau chữ số hàng đơn vị. 

Thế nào là huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Căn cứ vào quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123, huỷ hoá đơn và chứng từ là việc làm cho hoá đơn cũng như chứng từ ấy không còn giá trị sử dụng. So với tiêu huỷ hoá đơn, khái niệm này hoàn toàn khác.

Theo đó, tiêu huỷ hoá đơn và chứng từ là cách người nộp thuế làm cho hoá đơn, chứng từ điện tử ấy không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không truy cập được và cũng không thể tham chiếu các thông tin trong hoá đơn, chứng từ đã tiêu huỷ. 

Chính vì thế, huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn là 2 khái niệm, 2 biện pháp với các cách thực hiện không giống nhau. Vậy cách huỷ hoá đơn điện tử đúng chuẩn như thế nào?

Một số quy định về điều chỉnh hoá đơn điện tử

Điều chỉnh hoá đơn điện từ là việc sửa đổi, bổ sung, sắp xếp lại thông tin hoá đơn sao cho hợp lý và chính xác hơn. Tuy nhiên, không phải trường hợp hoá đơn điện tử xảy ra sai sót nào cũng được xử lý theo việc điều chỉnh. Tuỳ vào mỗi trường hợp, cách xử lý hoá đơn điện tử sẽ khác nhau.

Một số quy định về điều chỉnh hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hoá đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý theo 4 cách cơ bản sau:

• Huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành.

• Báo cho người mua về việc hóa đơn gặp sai sót.

• Chỉnh sửa hoặc lập hoá đơn mới để thay thế.

• Người bán kiểm tra lại sai sót.

Huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành

Nếu phát hiện hoá đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua gặp sai sót, người bán có thể thông báo ngay với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc huỷ hoá đơn điện tử có mã đã lập. Sau đó, người bán chỉ cần lập hoá đơn điện tử mới và ký số gửi cơ quan thuế để được cấp mã mới thay thế cho hoá đơn đã lập gửi cho người mua.

Báo cho người mua về việc hóa đơn gặp sai sót

Đối với hoá đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai sót về thông tin, người bán cần thông báo ngay cho người mua và không cần lập lại hoá đơn mới.

Đồng thời, người bán cần thông báo ngay với cơ quan thuế về hoá đơn có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT, trừ trường hợp hoá đơn điện tử sai sót không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu hoá đơn cho cơ quan thuế, bạn không cần phải thông báo. 

Báo cho người mua về việc hóa đơn gặp sai sót

Chỉnh sửa hoặc lập hoá đơn mới để thay thế

Đối với hoá đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về thông tin, người bán có thể chọn một trong 2 cách sửa đổi sau:

• Lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập có sai sót.

Nếu người bán và người mua đã lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn đã lập có sai sót, người bán và người mua lập văn bản thoả thuận cần ghi rõ sai sót trên hoá đơn. Sau đó, người bán sẽ lập hoá đơn điện tử điều chỉnh hoá đơn đã lập gặp sai sót. 

Trong trường hợp hoá đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn có sai sót, người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

• Lập hoá đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử gặp sai sót. Trừ trường hợp cả người bán và người mua đã lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn đã lập có sai sót. Người bán và người mua cần lập văn bản thỏa thuận đã ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán tiến hành lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn đã lập gặp sai sót.

Chỉnh sửa hoặc lập hoá đơn mới để thay thế

Người bán kiểm tra lại sai sót

Nếu cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã lập gặp sai sót, cơ quan sẽ thông báo ngay cho người bán theo mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán nhanh chóng kiểm tra lại.

Nhìn chung, quy định về điều chỉnh hoá đơn điện tử được thực thi khi hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót về:

• Sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử

• Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử

• Sai mã số thuế.

• Sai về số tiền ghi trên hoá đơn điện tử.

• Sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng chất lượng, quy cách.

Hướng dẫn cách huỷ hoá đơn điện tử năm 2023

Quy định về cách huỷ hoá đơn điện tử

Căn cứ vào Nghị định số 123, người nộp thuế sẽ huỷ hoá đơn điện tử trong 2 trường hợp:

• TH1: Người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo Thông tư số 78. Tính từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp, các hộ/cá nhân kinh doanh phải ngưng dùng hoá đơn và thực hiện huỷ hoá đơn theo quy định.

• TH2: Người nộp thuế đã xuất hoá đơn, gửi đến cơ quan thuế và phát hiện hoá đơn gặp sai sót. Trường hợp này, người nộp thuế có thể huỷ hoá đơn điện tử. Đối với hoá đơn đã có mã của cơ quan thuế và chưa được gửi cho người mua, người bán cần thực hiện huỷ hoá đơn đã xuất trên phần mềm hoá đơn điện tử cũng như thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT như đã nêu trên. 

Khi đã lập hoá đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp hoá đơn thay thế đến người bán

Khi đã lập hoá đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành cấp hoá đơn thay thế đến người bán. Lúc này, người bán sẽ gửi hóa đơn lại cho người mua. Đối với các hoá đơn đã gửi lên cơ quan thuế gặp sai sót, hệ thống của cơ quan thuế sẽ tự động hủy sau khi nhận thông báo của người nộp thuế.

Cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ khai thuế của Tổng cục thuế, lập thông báo huỷ hoá đơn và gửi đến cơ quan thuế là cách huỷ hoá đơn điện tử đã phát hành phổ biến nhất hiện nay. Thời gian gửi cơ quan thuế không quá 5 ngày tính từ ngày tiêu huỷ hoá đơn.

Cách huỷ hoá đơn điện tử theo từng bước như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống

Trước tiên, bạn cần điền mã số thuế của đơn vị để đăng nhập vào hệ thống hỗ trợ kê khai thuế.

Truy cập vào trang Hỗ trợ kê khai thuế - Nguồn: Google.com

Sau đó, bạn tiếp tục chọn mục “Hoá đơn” -> Click vào “Thông báo kết quả huỷ hoá đơn mẫu (TB/AC)”.

Thông báo về việc huỷ hoá đơn - Nguồn: Google.com

Bước 2: Điền thông tin vào tờ khai

Trong bước tiếp theo, bạn cần điền đầy đủ thông tin vào tờ Thông báo kết quả huỷ hoá đơn theo mẫu TB03/AC:

• Các thông tin cần điền: mẫu số hoá đơn, số lượng hoá đơn tồn từ… đến …, ký hiệu hoá đơn,...

• Phương thức huỷ hoá đơn.

• Liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm để tìm hiểu cách huỷ hoá đơn điện tử trực tuyến.

Bước 3: Truy cập vào trang Thuế điện tử

Để nộp Thông báo huỷ kết quả huỷ hoá đơn trực tuyến, bạn cần truy cập vào trang Thuế điện tử và đăng nhập -> Chọn mục “Doanh nghiệp”.

Truy cập vào trang Thuế điện tử - Nguồn: Google.com

Bước 4: Nộp Thông báo kết quả huỷ hoá đơn

Bước cuối cùng, bạn hãy chọn mục “Khai thuế” -> Click vào “Nộp tờ khai XML” và chọn tệp của tờ khai.

Tiếp tục thực hiện theo các thao tác đã hướng dẫn - Nguồn: Google.com

Bạn cần tải Thông báo kết quả huỷ hoá đơn đã lập như hướng dẫn trên lên hệ thống, ký điện tử và click vào “Nộp tờ khai” để nộp cho cơ quan Thuế.

Các mẫu biên bản liên quan đến hoá đơn điện tử

#1. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 78, biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử được soạn thảo theo mẫu tại đây. 

#2. Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 78, biên bản huỷ hoá đơn điện tử được soạn thảo theo mẫu tại đây.

Hoá đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Huỷ hoá đơn điện tử đã trở thành nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp khi tìm cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã biết cách huỷ hoá đơn điện tử trên phần mềm theo quy định. Hãy tiếp tục theo dõi và ủng hộ chúng tôi để đón đọc những bài viết hữu ích khác nhé!