Hot Desking Là Gì? Tiện Ích, Ưu Và Nhược Điểm Của Chỗ Ngồi Linh Hoạt

Hot desking là gì mà lại được freelancers và startup quan tâm lựa chọn thay vì thuê riêng một không gian văn phòng cố định? Với ưu thế về mặt chi phí, tính linh hoạt của mình, liệu mô hình chỗ ngồi linh hoạt này có phải sự lựa chọn tối ưu khi so sánh với dedicated desk hay không? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu chi tiết về mô hình này và khám phá ngay 6 yếu tố quan trọng khi chọn lựa!

Giải đáp: “Hot desking là gì?”.

Hot Desking Là Gì?

Hot desking hay còn gọi là flexible desk - chỗ ngồi linh hoạt, là một loại hình của Coworking space cho phép khách hàng có thể linh hoạt thay đổi vị trí làm việc của mình mỗi khi sử dụng tùy vào số lượng vị trí còn trống tại thời điểm đó. Chi phí thuê sẽ được tính theo thời gian thực tế sử dụng (theo ngày hoặc theo giờ).

Điều này giúp người sử dụng hot desking có thể trải nghiệm nhiều không gian làm việc khác nhau, mang lại nguồn cảm hứng mới mẻ cho công việc. Khi làm việc chung cùng các nhân sự, công ty từ đa dạng lĩnh vực hoạt động cũng tạo cơ hội cho mọi người mở rộng mạng lưới kết nối của mình.

Ngày nay, mô hình coworking space nói chung hay hot desking (chỗ ngồi linh hoạt) ngày càng phổ biến không chỉ bởi xu hướng làm việc linh hoạt địa điểm (remote), mà còn còn đến từ sự thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp (work from home). Những yếu tố này đã tạo điều kiện cho mô hình này phát triển mạnh mẽ trong môi trường làm việc hiện đại.

Hot Desking giúp khách hàng linh hoạt chỗ ngồi làm việc.

Hot Desking Có Các Tiện Ích Nào?

Mô hình hot desking không chỉ cung cấp không gian làm việc linh hoạt mà còn đi kèm với nhiều tiện ích hỗ trợ công việc hiệu quả. Dưới đây là 8 tiện ích nổi bật mà mô hình này mang lại:

• Bàn ghế làm việc và tủ lưu trữ: cung cấp các bàn làm việc hiện đại, thoải mái cùng tủ lưu trữ để bảo quản tài liệu, đồ dùng cá nhân.      

• Ổ cắm và wifi tốc độ cao: mỗi chỗ ngồi đều được trang bị ổ cắm điện, thuận tiện cho việc sạc điện trong quá trình sử dụng laptop, điện thoại. Kết nối wifi tốc độ cao, đảm bảo bạn có thể kết nối liên tục với các công cụ làm việc trực tuyến.

• In ấn: các dịch vụ văn phòng như máy in, scan và photocopy đều có sẵn giúp công việc thuận tiện, tiết kiệm thời gian không phải di chuyển ra bên ngoài.

• Phòng họp thuê theo giờ nếu cần: cung cấp phòng họp hiện đại, cho phép đặt trước và sử dụng theo giờ, phù hợp cho các buổi họp nhóm hoặc gặp gỡ khách hàng.

• Pantry văn phòng: có khu vực pantry hoặc bếp chung với đồ uống và đồ ăn nhẹ, tạo không gian thư giãn và giao lưu giữa các nhân viên. Tuy nhiên tiện ích này có thể có hoặc có thể không tùy vào đơn vị cung cấp.

Quầy pantry tại văn phòng làm việc chung. 

• Lễ tân: dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ tiếp đón khách hàng, nhận và gửi thư từ, tạo ấn tượng tốt cho doanh nghiệp.

• Dịch vụ vệ sinh: không gian làm việc luôn được sạch sẽ với dịch vụ dọn dẹp định kỳ giúp nâng cao chất lượng môi trường làm việc.

• Khu vực gửi xe: được trang bị khu vực để xe dành riêng cho khách hàng, cùng với đội ngũ an ninh đảm bảo an toàn. Nhờ đó, khách thuê không cần mất thời gian tìm kiếm chỗ gửi xe như khi làm việc tại quán cà phê.

Danh sách tiện ích này có thể thay đổi tùy theo đơn vị cung cấp dịch vụ hot desking. Để biết thêm chi tiết về các gói dịch vụ và chi phí, bạn có thể tham khảo văn phòng chia sẻ HCM tại Arental Vietnam.

Các tiện ích của mô hình chỗ ngồi chia sẻ không chỉ đáp ứng nhu cầu công việc mà còn tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả và thoải mái. Tuy nhiên, mô hình này cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Vậy đó là gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Ưu Và Nhược Điểm Của Mô Hình Hot Desking Là Gì?

Chỗ ngồi linh hoạt mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, tăng cường tính linh hoạt và thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên. Tuy nhiên, nó cũng tồn tại những nhược điểm như hạn chế về sự riêng tư, khó khăn trong quản lý tài liệu cá nhân và nguy cơ mất tập trung do môi trường làm việc chung.

Việc phân tích kỹ lưỡng các ưu và nhược điểm này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp về việc triển khai mô hình này trong tổ chức của mình.

Tổng hợp ưu - nhược điểm của hot desking.

Ưu Điểm Của Hot Desking

Mô hình mang đến 5 ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng sự linh hoạt và tạo môi trường làm việc hiệu quả.

• Tiết kiệm chi phí: đối với các khách hàng ít có nhu cầu sử dụng không gian văn phòng chuyên nghiệp, hot desking giúp giảm đáng kể các khoản chi phí khi không cần phải chi trả phí mua sắm bàn ghế, máy in cũng như thuê văn phòng riêng để phục vụ công việc.

Ví dụ: Khách hàng là nhóm dự án ngắn hạn, ít khi có nhu cầu sử  dụng văn phòng. Trong trường hợp này, chọn lựa hot desking sẽ tối ưu chi phí hơn (do chỉ cần chi trả theo thực tế sử dụng)  thay vì thuê 1 văn phòng cố định nhưng không thể sử dụng hết công năng, gây lãng phí ngân sách.

Trong khi đó, chi phí thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt dao động từ 250.000 VND/ngày/người giúp tiết kiệm chi phí đáng kể, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup cần tối ưu hóa ngân sách.

• Tính linh hoạt: khách hàng có thể thay đổi vị trí làm việc trong suốt thời gian sử dụng, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp số lượng chỗ ngồi theo tình hình thực tế mà không phải cam kết hợp đồng dài hạn.

Dễ dàng thay đổi quy mô thuê vì chi phí thuê hot desking dựa trên số lượng nhân sự.

• Giao lưu và hợp tác: tạo ra cơ hội giao lưu và hợp tác giữa các nhân viên từ các công ty khác nhau, thúc đẩy khả năng sáng tạo, phát huy nhiều ý tưởng mới mẻ thông qua việc trao đổi và kết nối với những người có chuyên môn khác nhau.

• Tăng năng suất làm việc: nhiều freelancers khi làm việc tại nhà có thể gặp phải sự phân tâm hoặc thiếu động lực. Khi làm việc tại một không gian văn phòng chung như mô hình này, họ sẽ được tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp cùng nhau, giúp nâng cao hiệu quả làm việc.

• Tiện ích đa dạng: cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ công việc như wifi tốc độ cao, máy in, phòng họp, khu vực pantry dùng chung, lễ tân và dịch vụ dọn dẹp. Những tiện ích này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả làm việc mà còn tạo ra không gian làm việc thoải mái và chuyên nghiệp.

Nhược Điểm Của Hot Desking

Chỗ ngồi linh hoạt mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm cần lưu ý. Dưới đây là 4 nhược điểm thường gặp kèm theo giải pháp đề xuất dựa theo kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê chỗ ngồi làm việc TPHCM của chúng tôi:

4 hạn chế của hot desking và giải pháp.

• Hạn chế về riêng tư: do làm việc trong không gian mở và đông đúc, chỗ ngồi linh hoạt có thể khiến nhân viên thiếu không gian riêng tư, đặc biệt khi cần tập trung cao độ hoặc xử lý công việc đòi hỏi bảo mật thông tin.

-> Khách hàng có thể khắc phục điều này bằng vách ngăn di động, tai nghe chống ồn để tăng sự tập trung và thuê phòng họp riêng khi có nhu cầu.

• Khó khăn trong việc quản lý tài liệu và đồ dùng cá nhân: việc di chuyển liên tục có thể khiến nhân viên gặp khó khăn trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu, vật dụng cá nhân.

-> Trong trường hợp khách hàng phải xử lý nhiều tài liệu giấy tờ trong thời gian ngắn hạn, cần cân nhắc lựa chọn giữa hot desking và dedicated desk để tạo sự thuận tiện khi làm việc.

• Mất tập trung do tiếng ồn và sự di chuyển: môi trường làm việc chung có thể gây ra tiếng ồn và sự di chuyển liên tục, ảnh hưởng đến khả năng tập trung của nhân viên.

-> Để hạn chế gặp phải tình trạng này, khách hàng nên khảo sát thật kỹ khu vực coworking space của đơn vị cung cấp về các hạng mục như: diện tích khu vực, số lượng khách hàng cũng như sự bố trí nội thất. 

• Tính khả dụng của chỗ ngồi: trong những thời điểm cao điểm, có thể xảy ra tình trạng thiếu chỗ ngồi, gây bất tiện cho nhân viên.

-> Nên đặt lịch trước từ 2-3 ngày để tránh trường hợp không còn bàn làm việc trống khi có nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các coworking space HCM giá rẻ để có thêm sự lựa chọn dự phòng cho mình.

Ai Sẽ Phù Hợp Với Hot Desking?

Việc hiểu rõ hot desking là gì và đối tượng nào phù hợp với mô hình này sẽ giúp các cá nhân và tổ chức lựa chọn không gian làm việc hiệu quả nhất cho mình. Với kinh nghiệm hoạt động của Arental Vietnam, chúng tôi nhận thấy mô hình này đặc biệt phù hợp với 4 nhóm khách hàng sau:

4 nhóm khách hàng phù hợp sử dụng hot desking.

Freelancers/Người làm việc từ xa

Cá nhân làm việc tự do hoặc remote, muốn thay đổi không gian làm việc thường xuyên, cần tìm một chỗ ngồi làm việc cho thuê linh hoạt, chỉ cần chi trả chi phí khi có nhu cầu sử dụng.

Bàn làm việc linh hoạt cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, không yêu cầu cam kết dài hạn, mang đến một không gian làm việc hiệu quả, nâng cao khả năng tập trung

Ví dụ: Những người làm công việc thiên về nghệ thuật và sáng tạo như nhà văn, designer,... có thể sử dụng chỗ ngồi linh hoạt để thay đổi không gian làm việc thường xuyên, từ đó tìm kiếm cảm hứng mới và kích thích sự sáng tạo.

Sinh viên đại học, cao học

Sinh viên đại học và cao học thường cần không gian yên tĩnh để tập trung ôn tập, nghiên cứu và hoàn thành bài tập. Mô hình này cung cấp môi trường làm việc linh hoạt giúp họ dễ dàng tìm được không gian phù hợp để học tập hiệu quả, tránh sự xao nhãng tại nhà hoặc quán cà phê.

Nhân viên thường đi công tác làm việc ở nhiều nơi

Nhân viên thường xuyên có lịch trình công tác, vị trí làm việc thay đổi liên tục. Tuy nhiên, nhóm khách hàng này vẫn có nhu cầu sử dụng một chỗ ngồi làm việc trong những lúc cần thiết để thuận tiện giải quyết công việc (các công việc giấy tờ, cần sự tập trung).

Mô hình này cung cấp chỗ ngồi linh hoạt tại nhiều địa điểm giúp nhân viên duy trì hiệu suất làm việc mà không cần tìm kiếm quán cà phê hay không gian công cộng.

Ví dụ: Nhân viên thẩm định thường xuyên đi khảo sát địa điểm và tài sản tại nhiều khu vực khác nhau, có thể sử dụng chỗ ngồi làm việc linh hoạt theo giờ để thuận tiện xử lý hồ sơ, giấy tờ trong nhất thời, thay vì phải di chuyển về văn phòng chính.

Nhóm dự án ngắn hạn

Các nhóm được thành lập để thực hiện các dự án có thời hạn ngắn và thỉnh thoảng cần không gian đầy đủ tiện ích văn phòng (bàn ghế, internet, phòng họp,...) để thuận tiện trao đổi, làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề khi cần.

Không gian mở của dịch vụ hot desking giúp mọi người thuận tiện trao đổi, kết nối.

Mô hình cho thuê chỗ ngồi làm việc giá rẻ này không chỉ cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp giúp các nhóm dự án ngắn hạn giải quyết vấn đề chỗ ngồi mà không cần cam kết thuê văn phòng dài hạn. Nhờ đó, nhóm có thể dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp, tối ưu chi phí và tập trung làm việc hiệu quả trong suốt thời gian dự án.

So Sánh Sự Khác Nhau Giữa Hot Desking Và Dedicated Desk

Vậy mô hình hot desking này có gì khác biệt với mô hình dedicated desk? Cùng Arental Vietnam làm rõ điều này qua 6 tiêu chí quan trọng qua bảng bên dưới để quý khách hàng có thể tối ưu sự lựa chọn của mình hơn.

Việc lựa chọn giữa chỗ ngồi linh hoạt và chỗ ngồi cố định phụ thuộc vào nhu cầu và phong cách làm việc của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

• Hot desking sẽ tương đối phù hợp với các khách hàng cá nhân hơn là khách hàng doanh nghiệp. Cụ thể là những người làm việc tự do, muốn linh hoạt vị trí làm việc theo sở thích; các sinh viên cần không gian ôn tập mùa thi.

• Dedicated desk phù hợp với nhóm khách hàng doanh nghiệp, hoặc các cá nhân có nhu cầu sử dụng coworking space hằng ngày. Việc thuê chỗ ngồi làm việc cố định theo tháng/năm sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí hơn việc thuê linh hoạt như hot desking.

6 Yếu Tố Cần Cân Nhắc Khi Lựa Chọn Hot Desking

Khi lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt, có 6 yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và tối ưu hóa hiệu quả làm việc:

6 yếu tố giúp khách hàng lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt.

• Vị trí: vị trí của không gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp đến sự thuận tiện và hiệu quả công việc. Hãy ưu tiên những địa điểm gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di chuyển (ví dụ như văn phòng chia sẻ Quận 1) và có các tiện ích xung quanh như quán ăn, cà phê, ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc gặp gỡ đối tác và khách hàng.

• Chi phí: xác định ngân sách dành cho không gian làm việc và so sánh các gói dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau. Lưu ý đến các chi phí ẩn có thể phát sinh như phí dịch vụ, phí sử dụng tiện ích bổ sung hoặc phí gửi xe. Việc này giúp bạn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với ngân sách và tránh những chi phí không mong muốn.

• Môi trường làm việc: ảnh hưởng lớn đến năng suất và tinh thần làm việc. Hãy tìm kiếm không gian có thiết kế thoải mái, ánh sáng tự nhiên, không gian yên tĩnh và cộng đồng làm việc tích cực. Một môi trường làm việc tốt sẽ thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường hiệu quả công việc.

• Tiện ích và dịch vụ: đảm bảo không gian làm việc cung cấp đầy đủ các tiện ích cần thiết như bàn ghế làm việc, tủ lưu trữ, ổ cắm điện và wifi tốc độ cao, máy in, máy scan, máy photocopy, lễ tân hỗ trợ, dịch vụ dọn dẹp, khu vực gửi xe,...

• Chính sách và quy định: khi đăng ký sử dụng dịch vụ chỗ ngồi linh hoạt, bạn nên xem xét các chính sách và quy định của đơn vị cung cấp, bao gồm: khung giờ mở cửa, thiết bị văn phòng cung cấp, các điều khoản về hoàn tiền, đổi lịch,... để chọn lựa văn phòng hot desking phù hợp, hoặc linh hoạt trường hợp có thay đổi kế hoạch.

• Xem đánh giá và phản hồi: trước khi đăng ký sử dụng mô hình này  bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã trải nghiệm dịch vụ để có cái nhìn thực tế hơn. Một số cách hiệu quả để thu thập đánh giá: Google Reviews, Facebook, khảo sát thực tế,...

>>> Tham khảo: [TOP 15] Coworking Space Quận 1 Chuyên Nghiệp, Uy Tín

5 Lưu Ý Khi Sử Dụng Hot Desking

Để tận dụng tối đa lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt và đảm bảo trải nghiệm làm việc hiệu quả, bạn nên lưu ý 5 điểm sau:

5 điều cần chú ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt.

• Tôn trọng không gian chung: hãy giữ gìn vệ sinh và sắp xếp gọn gàng khu vực làm việc sau khi sử dụng. Điều này giúp duy trì môi trường sạch sẽ và tạo sự thoải mái cho những người sử dụng tiếp theo.

• Bảo vệ tài sản cá nhân: bạn nên chủ động mang theo và bảo quản cẩn thận các tài sản cá nhân như laptop, điện thoại, và ví tiền. Nếu không gian làm việc cung cấp tủ khóa hoặc các phương tiện bảo mật khác, hãy sử dụng chúng để đảm bảo tài sản của bạn luôn an toàn khi không sử dụng.

• Tuân thủ quy định của coworking space: mỗi không gian làm việc chung có thể có các quy định riêng về giờ hoạt động, chính sách đặt chỗ và sử dụng tiện ích. Việc tuân thủ những quy định này giúp duy trì trật tự và đảm bảo quyền lợi cho tất cả mọi người.

• Giao tiếp và ứng xử: trong môi trường làm việc chung, việc giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác là rất quan trọng. Hạn chế tiếng ồn, hãy sử dụng tai nghe khi nghe nhạc hoặc tham gia cuộc gọi và tôn trọng không gian riêng tư của người khác.

• Chuẩn bị các vật dụng cá nhân cần thiết: mang theo các vật dụng cá nhân như dây sạc, tai nghe, hoặc các thiết bị hỗ trợ công việc khác, vì không phải lúc nào không gian làm việc cũng cung cấp đầy đủ hoặc tương thích với thiết bị của bạn.

KẾT LUẬN

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hot desking là gì và sự khác biệt giữa mô hình này và chỗ ngồi cố định, cùng những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn không gian làm việc cũng như chỗ ngồi linh hoạt. Nếu bạn đang tìm kiếm một văn phòng linh hoạt, chất lượng và đầy đủ tiện ích, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Arental Vietnam qua hotline 0987260333 để được tư vấn chi tiết!