Top 10 Kinh Nghiệm, Lưu Ý Khi Thuê Văn Phòng Ảo Hữu Ích Cần Biết

Hiểu rõ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo là yếu tố quan trọng giúp bạn lựa chọn được giải pháp phù hợp và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng tối đa lợi ích mà dịch vụ này mang lại.  Bài viết này sẽ chia sẻ top 10+ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà Arental Vietnam tích lũy qua hơn 6 năm hoạt động từ việc xác định nhu cầu, so sánh gói dịch vụ đến đánh giá chất lượng môi trường làm việc.

Chia sẻ 10+ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo.

Đối Tượng Khách Hàng Của Văn Phòng Ảo? Những Khó Khăn Mà Họ Gặp Phải?

Dựa trên kinh nghiệm thực tế, văn phòng ảo hướng đến 4 nhóm khách hàng chính, mỗi nhóm đối diện với những thách thức riêng, từ việc cân đối chi phí, thủ tục pháp lý, cho đến lựa chọn không gian đáp ứng nhu cầu phát triển:

4 đối tượng khách hàng của dịch vụ thuê văn phòng ảo.

Start-up

Start-up thường gặp khó khăn về tài chính và tính chuyên nghiệp trong giai đoạn đầu. 5 vấn đề chính bao gồm: 

• Tìm địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín

• Cân đối chi phí thuê văn phòng

• Lo ngại thủ tục pháp lý

• Chọn địa điểm phù hợp với ngân sách

• Sự bất tiện khi làm việc tại quán cà phê hay tại nhà.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs)

SME thường mất nhiều thời gian để chọn loại hình văn phòng phù hợp giữa thị trường đa dạng. Với ngân sách hạn hẹp, họ lo rằng văn phòng giá rẻ không đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản. Ngoài ra, quy trình đánh giá và ký kết hợp đồng văn phòng có thể tốn nhiều thời gian, làm chậm tiến độ hoạt động.

Doanh nghiệp lớn mở rộng quy mô

Các doanh nghiệp lớn cần không gian văn phòng vừa chuyên nghiệp, vừa đáp ứng nhu cầu mở rộng mà không vượt ngân sách. Họ gặp khó khăn trong việc tìm đối tác cho thuê uy tín lâu dài, trong khi quy trình pháp lý phức tạp. Nhóm đối tượng này còn lo lắng về không gian tiện ích chưa tối ưu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Doanh nghiệp nước ngoài mở chi nhánh tại Việt Nam

Doanh nghiệp nước ngoài thường vướng mắc về pháp lý Việt Nam, chi phí dịch vụ và khó tìm đối tác uy tín lâu dài. Ngoài ra, khả năng mở rộng văn phòng linh hoạt cũng là mối quan tâm lớn.

Để vượt qua những khó khăn trên, doanh nghiệp cần nắm vững các kinh nghiệm thực tiễn trong việc lựa chọn và thuê văn phòng ảo. 

Top 10+ Kinh Nghiệm Thuê Văn Phòng Ảo Thực Tiễn Đút Kết Từ Arental Vietnam

Những khó khăn mà doanh nghiệp thường gặp phải khi thuê văn phòng ảo như: vấn đề tài chính, pháp lý hay lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ không còn là trở ngại nếu áp dụng đúng các kinh nghiệm thực tiễn. 

Arental Vietnam đã đúc kết Top 10+ kinh nghiệm thuê văn phòng ảo nhằm giúp khách hàng giải quyết hiệu quả từng thách thức. 

Xác Định Nhu Cầu Và Mục Tiêu Của Doanh Nghiệp

Thuê văn phòng ảo cần phải lựa chọn dựa trên các định hướng cũng như mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Gợi ý 6 câu hỏi quan trọng cần trả lời giúp làm rõ những yêu cầu cần thiết:

• Quy mô doanh nghiệp của bạn?

• Mục tiêu phát triển trong 2 năm tới?

• Ngân sách thuê văn phòng ảo là bao nhiêu?

• Các dịch vụ nào cần thiết (lễ tân, phòng họp, số điện thoại)?

• Doanh nghiệp có yêu cầu vị trí nào (trung tâm, khu vực sầm uất)?

• Doanh nghiệp có cần thêm các tiện ích hỗ trợ trong quá trình phát triển, như không gian làm việc chung hay dịch vụ hỗ trợ khách hàng không?

Với kinh nghiệm thuê văn phòng ảo, tùy vào mục đích sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh cũng như kế hoạch ngân sách chi tiêu mới này mà các công ty có thể linh hoạt lựa chọn vị trí của “văn phòng 0m2” theo 3 tiêu chí:

• Nâng cao thương hiệu, khẳng định tiềm lực tài chính: Với ngân sách khoảng 30.000.000 VND/năm, các doanh nghiệp nên chọn văn phòng ảo tại các tòa nhà hạng A sang trọng như Bitexco, Landmark 81, Deutsches Haus để tạo ấn tượng mạnh mẽ với đối tác và khách hàng.

• Địa chỉ chuyên nghiệp, giao thông thuận tiện: Nếu ngân sách dưới 6.000.000 VND/năm, hãy cân nhắc các tòa nhà như A Space Office Building, 3 Bees Tower, nơi vừa đáp ứng nhu cầu đăng ký kinh doanh, đầy đủ dịch vụ chuyên nghiệp, vừa thuận lợi để tiếp đón khách hàng.

• Tiết kiệm chi phí, dịch vụ cơ bản: Các doanh nghiệp không cần nhiều tiện ích, chỉ cần địa chỉ đăng ký kinh doanh cơ bản, có thể lựa chọn văn phòng tại các khu vực ngoài trung tâm với mức giá hợp lý.

3 mục đích chính của khách hàng khi thuê văn phòng ảo.

Với các doanh nghiệp tài chính, chứng khoán, bảo hiểm hoặc kinh doanh sản phẩm giá trị cao, văn phòng ảo tại trung tâm Quận 1, Quận 3, hoặc Quận 2 là lựa chọn hàng đầu để nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu bởi chi phí thuê tại đây cao hơn các khu vực khác. Ví dụ, tại Quận 1, gói thuê văn phòng ảo cơ bản có thể dao động từ 1.690.000 VND/tháng.

Lựa Chọn Và So Sánh Đơn Vị Cung Cấp Dịch Vụ Uy Tín

Một trong những điều lưu ý khi thuê văn phòng ảo là mỗi đơn vị cung cấp sẽ hướng đến một phân khúc khách hàng khác nhau, từ văn phòng ảo hạng A, B, C đến các gói dịch vụ giá rẻ. Việc hiểu rõ đặc điểm từng loại hình giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn được giải pháp phù hợp với mục tiêu kinh doanh và ngân sách.

Văn phòng ảo hạng A:

• Đây là loại văn phòng ảo cao cấp, tọa lạc tại các tòa nhà 5 sao ở trung tâm thành phố, ví dụ như: Bitexco, Landmark 81, Deutsches Haus.

• Được cung cấp bởi các các tập đoàn lớn như Regus, The Executive Centre. 

• Loại văn phòng này rất phù hợp với doanh nghiệp lớn, công ty quốc tế hoặc các tập đoàn có nhu cầu nâng cao hình ảnh thương hiệu và mở rộng quy mô kinh doanh.

• Giá thuê cho văn phòng ảo hạng A thường dao động từ 1.000.000 - 4.000.000 VND/tháng cho gói cơ bản.

Tòa nhà Bitexco cho thuê văn phòng hạng A.

Văn phòng ảo hạng B:

• Đây là loại văn phòng ảo với mức giá hợp lý, thường được đặt tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, không quá xa hoa nhưng vẫn đảm bảo các tiện ích cơ bản. Ví dụ như các tòa nhà 3 Bees Tower, LMak 68, 5S Office.

• Cung cấp bởi các đơn vị uy tín như Arental Vietnam, CirCo, Serepok.

• Đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup muốn duy trì một không gian làm việc chuyên nghiệp mà vẫn tiết kiệm chi phí.

• Giá thuê cho văn phòng ảo hạng B thường dao động từ 600.000 – 1.500.000 VND/tháng cho gói cơ bản.

Tòa nhà 3 Bees Tower của Arental Vietnam cho thuê văn phòng ảo quận Phú Nhuận.

Văn phòng ảo hạng C:

• Văn phòng hạng C thường được đặt tại các khu vực gần trung tâm, trong các tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn. Ví dụ như các tòa nhà A Space quận 2, A Space quận 7.

• Các đơn vị cung cấp dịch vụ này: Arental Vietnam, Dreamplex.

• Đây là loại văn phòng ảo cơ bản, dành cho các doanh nghiệp mới thành lập, SMEs hoặc cá nhân kinh doanh nhỏ. Giúp tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp với nhu cầu đăng ký kinh doanh cơ bản.

• Giá thuê cho văn phòng ảo hạng C dao động từ 300.000 – 600.000 VND/tháng cho gói cơ bản

Mặt tiền tòa nhà A Space Office quận 7.

Khi đã xác định được phân khúc phù hợp, bước tiếp theo bạn cần đánh giá chất lượng của từng đơn vị cung cấp dịch vụ. Arental Vietnam xin chia sẻ 3 tips để kiểm tra:

• Tham khảo thông tin trên website: Xem xét tính minh bạch, thông tin giá cả, tiện ích, hình ảnh thực tế.

• Đối chứng thực tế: Tham quan trực tiếp tòa nhà văn phòng để kiểm tra vị trí, cơ sở vật chất.

• Đánh giá từ khách hàng cũ: Đọc đánh giá, phản hồi trên các diễn đàn, mạng xã hội.

Để có thêm thông tin chi tiết và giúp bạn đưa ra quyết định chính xác, đừng quên tham khảo bài viết về các đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín.

Cân Nhắc Các Gói Dịch Vụ Và Hạn Mức Chi Phí

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp, bước tiếp theo là tìm hiểu và so sánh các gói dịch vụ cũng như mức chi phí thuê văn phòng ảo. Thông thường, các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ có từ 2 đến 4 gói dịch vụ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cho thấy việc nắm bắt được mức phí của từng gói sẽ giúp quý khách hàng dễ dàng tính toán được mức tiết kiệm so với các hình thức văn phòng truyền thống. 

Ví dụ, gói văn phòng ảo cơ bản có mức giá 399.000 VND/tháng, trong khi một văn phòng trọn gói có chi phí từ 2.400.000 VND/tháng/người, như vậy bạn có thể tiết kiệm chi phí gấp 6 lần.

Sau khi xác định mức phí, bạn có thể tính toán tổng chi phí thuê văn phòng ảo dài hạn dựa trên thời gian thuê hợp đồng, từ đó giúp kiểm soát ngân sách và hỗ trợ lập báo cáo tài chính. 

Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu: 

• Gói thấp nếu chỉ cần địa chỉ đăng ký kinh doanh

• Hoặc gói cao cấp nếu cần thêm tiện ích như phòng họp, sảnh tiếp đón khách.

Nói một cách dễ hiểu, ví dụ như công ty A cần mở một văn phòng ảo Quận 2 (thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh) nhưng không có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi thường xuyên, phòng họp hay sảnh tiếp đón khách, thì có thể lựa chọn gói thuê 399.000 VND/tháng để tiết kiệm chi phí thay vì lựa chọn gói 886.000 VND/tháng hay 2.500.000 VND/tháng.

Ngoài chi phí thuê, bạn cũng cần lưu ý các khoản phát sinh như:

• Phí lắp đặt bảng tên

• Phí sử dụng phòng họp

• Phí xử lý thư tín

• Phí tư vấn pháp lý

• Phí thuê chỗ ngồi linh hoạt

Các khoản chi phí ngoài giá thuê cố định.

Những chi phí này có thể ảnh hưởng đến tổng chi phí dài hạn, vì vậy cần tính toán kỹ lưỡng để tránh bất ngờ không mong muốn.

Để thuận tiện trong việc chọn lựa, bạn hãy thực hiện tìm kiếm khoảng 10 đơn vị và tổng hợp chúng vào một bảng so sánh, bảng phải cụ thể: tên đơn vị, địa chỉ thuê, hạng mức tòa nhà, gói dịch vụ, chi phí (phí cố định + phí phát sinh).

Liên Hệ & Trao Đổi Các Điều Khoản Trong Hợp Đồng

Sau khi đã hiểu về chi phí, việc tiếp tục xem xét hợp đồng là bước quan trọng để đảm bảo bạn không gặp phải bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thuê. 

Cần hiểu rõ 5 điều khoản quan trọng trong hợp đồng.

5 điều khoản quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng ảo bao gồm: 

• Tài sản thuê: cần xác định rõ ràng về tài sản cho thuê (địa chỉ đăng ký kinh doanh, phòng họp, dịch vụ kèm theo) và mục đích sử dụng.

• Thời hạn thuê: xem kỹ ngày tháng hợp đồng hiệu lực, thời hạn chính xác đến khi nào.

• Giá thuê và phương thức thanh toán: Xác định rõ mức giá thuê, lịch thanh toán, mức phạt nếu thanh toán trễ và các chi phí phát sinh khác (nếu có).

• Chấm dứt hợp đồng: xem kỹ điều kiện, khoản phí, phạt vi phạm hợp đồng nếu chấm dứt sớm.

• Quyền và nghĩa vụ hai bên: chú ý xem kỹ điều khoản, đảm bảo không mơ hồ, có sự công bằng đối với cả bên A, bên B.

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo từ các doanh nghiệp đi trước cho thấy, việc nhờ đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia pháp lý hoặc tham khảo ý kiến người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro.

Tại Arental Vietnam, các điều khoản này được quy định rõ ràng và minh bạch, đảm bảo quyền lợi của khách hàng. 

Nếu bạn muốn tham khảo chi tiết về mẫu hợp đồng và các điều khoản cần lưu ý, Arental Vietnam đã chia sẻ đầy đủ thông tin trong bài viết hợp đồng thuê văn phòng ảo.

Cân Nhắc Vị Trí Đăng Ký Địa Chỉ Kinh Doanh

Vị trí đăng ký kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thuận tiện trong giao dịch và xây dựng hình ảnh thương hiệu.

Một địa chỉ đẹp, dễ tiếp cận giúp doanh nghiệp dễ dàng gặp gỡ đối tác, khách hàng và tối ưu hóa các tiện ích hành chính, hỗ trợ công việc nhanh chóng.

Cách chọn vị trí đặt văn phòng đại diện.

Ví dụ, việc lựa chọn văn phòng ảo tại Quận 7 hoặc Quận 2 có thể mang lại lợi thế lớn nhờ vào vị trí đắc địa.

Quận 7, với các khu vực như Phú Mỹ Hưng, nổi bật với cơ sở hạ tầng phát triển và giao thông thuận lợi, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các khu vực khác.

Quận 2, trung tâm của các dự án bất động sản cao cấp và khu vực kinh tế phát triển mạnh mẽ, cũng giúp tăng cường uy tín và hình ảnh thương hiệu.

Bên cạnh đó, một trong những lưu ý khi thuê văn phòng ảo là cần kiểm tra tính minh bạch của địa chỉ đăng ký kinh doanh để tránh những rắc rối không đáng có.

Đảm Bảo Tính Pháp Lý Của Văn Phòng Ảo Cho Thuê

Với kinh nghiệm thuê văn phòng ảo, chúng tôi phân định rõ ràng ba yếu tố cơ bản để xác minh tính hợp pháp của dịch vụ này:

3 yếu tố cấu thành nên tính pháp lý của dịch vụ văn phòng ảo.

Tính pháp lý của loại hình văn phòng ảo: 

Sử dụng văn phòng ảo không vi phạm pháp luật Việt Nam, căn cứ Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết về Văn phòng ảo có hợp pháp không.

Tính pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng: 

Hợp đồng thuê văn phòng ảo được soạn căn cứ theo hợp đồng thuê văn phòng bình thường, cần đảm bảo các điều khoản hợp pháp, minh bạch, bao gồm việc xác định rõ ràng quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên trong suốt thời gian thuê.

Pháp lý của tòa nhà/văn phòng: 

• Tòa nhà/văn phòng phải được đăng ký quyền sở hữu, xây dựng gắn liền với đất trong giấy chứng nhận về quyền sử dụng đất.

• Tòa nhà/văn phòng cho thuê khi bị tranh chấp về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu, xây dựng gắn liền với đất.

Khi thuê văn phòng ảo, việc đảm bảo tính pháp lý là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý không mong muốn. 

Đánh Giá Tiện Ích & Thực Trạng Cơ Sở Hạ Tầng

Khi đánh giá tiện ích, cơ sở vật chất của dịch vụ văn phòng ảo, các điều khoản trong hợp đồng và việc khảo sát thực tế sẽ giúp bạn hiểu rõ quyền lợi và các hạn mức sử dụng tiện ích. 

Các tiện ích, cơ sở hạ tầng cần lưu ý:

• Sử dụng địa chỉ: Kiểm tra xem bạn có giới hạn về loại hình kinh doanh hay không.

• Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm: Cần biết số lượng, kích thước và loại hàng hóa được phép nhận, thời gian lưu trữ và quy trình chuyển phát.

• Sử dụng phòng họp: Kiểm tra về thời gian đặt phòng, số người tối đa, trang thiết bị và chi phí phát sinh nếu có.

• Khách đến: Quy trình đăng ký khách và số lượng khách tối đa được phép.

• Chú ý đến khu vực lễ tân và diện tích sảnh:

  • Diện tích sảnh lễ tân: Có đủ không gian để khách hàng cảm thấy thoải mái khi đến?

  • Sức chứa và bàn ghế: Đảm bảo khu vực tiếp đón có đủ chỗ ngồi và thiết kế hợp lý.

  • Bãi đỗ xe: Đối với khách thuê có nhu cầu đỗ ô tô, cần kiểm tra bãi đỗ xe có đủ chỗ và thuận tiện hay không.

• Bạn cần nắm rõ quy định về vị trí treo biển hiệu của tòa nhà và có thể tham khảo thêm trong bài viết về biển hiệu văn phòng.

Biển hiệu được đặt chuẩn pháp lý tại tòa nhà văn phòng A Space.

• Một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo quan trọng là đảm bảo rằng tòa nhà có đầy đủ các hệ thống an toàn để đối phó trong tình huống khẩn cấp:

  • Bình chữa cháy: Phải phân bố hợp lý tại các tầng và văn phòng (đối với tòa nhà có nhiều văn phòng trên cùng một tầng).

  • Hệ thống báo cháy: Cần biết có hệ thống báo cháy tự động không và cách thức hoạt động của nó để đảm bảo an toàn.

  • Cầu thang bộ và thoát hiểm: Đảm bảo cầu thang bộ đủ rộng và đáp ứng với số lượng người, tránh tình trạng quá tải khi thoát hiểm. Ví dụ, một tòa nhà 10 tầng chỉ có 1 cầu thang bộ rộng 2m có thể không đảm bảo an toàn trong trường hợp khẩn cấp.

Thêm một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà chủ doanh nghiệp cần lưu ý, là các quy định về hạn mức tiện ích cung cấp:

• Internet/Wifi: Kiểm tra tốc độ, dung lượng và giới hạn sử dụng.

• Điện, nước: Xác định nếu có định mức sử dụng và chi phí vượt định mức.

• In ấn, photocopy: Lưu ý số lượng bản in miễn phí và chi phí vượt mức.

• Điều khoản về bảo trì, sửa chữa: bên nào sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa, chi phí phát sinh (nếu có).

3 cách hữu ích để tìm hiểu thông tin này:

• Đọc kỹ hợp đồng: Các quy định và hạn mức tiện ích phải được ghi rõ trong hợp đồng.

• Hỏi trực tiếp nhà cung cấp: Đặt câu hỏi để làm rõ bất kỳ điểm nào chưa hiểu.

• Tham khảo ý kiến từ người đã sử dụng: đây là một trong những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo đáng giá - cách nhanh chóng để có cái nhìn thực tế.

Việc đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố trên giúp doanh nghiệp đảm bảo năng suất và hiệu quả khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo.

Rà Soát Chất Lượng Dịch Vụ

Khi lựa chọn văn phòng ảo, dịch vụ hỗ trợ đóng vai trò quan trọng không kém chi phí và vị trí. Các dịch vụ hỗ trợ tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc. Đây cũng là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng ảo mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng.

Các dịch vụ hỗ trợ thường gặp của văn phòng ảo:

• Tiếp nhận thư từ, bưu phẩm:  Cần tìm hiểu quy trình tiếp nhận, thông báo, lưu trữ, và chuyển phát. Có giới hạn số lượng hoặc kích thước thư từ không? Có dịch vụ chuyển phát nhanh không?

• Dịch vụ điện thoại/tổng đài: Kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp số điện thoại riêng, trả lời cuộc gọi chuyên nghiệp, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm và báo cáo cuộc gọi. Đồng thời, đừng quên hỏi về hỗ trợ ngoài giờ hành chính.

• Hỗ trợ hành chính: Soạn thảo văn bản, dịch thuật, đặt vé máy bay, khách sạn...

• Hỗ trợ IT: Hỗ trợ kỹ thuật, internet, máy tính, máy in...

• Sử dụng phòng họp: cần biết quy trình đặt phòng như thế nào, trang thiết bị hỗ trợ (máy chiếu, màn hình, bảng...), dịch vụ ăn uống (nếu có). Quy định sử dụng, chi phí phát sinh?

• Dịch vụ lễ tân: Đảm bảo rằng đội ngũ lễ tân có khả năng tiếp đón khách hàng và hướng dẫn khách hiệu quả.

• Dịch vụ khác: Dọn dẹp vệ sinh, bảo trì, bảo vệ...

Để có thể đánh giá một cách chính xác chất lượng dịch vụ hỗ trợ, bạn cần trả lời một số câu hỏi gợi ý dưới đây:

• Các dịch vụ mà đơn vị hỗ trợ là gì?

• Thời gian phản hồi của nhà cung cấp dịch vụ?

• Thái độ phục vụ của nhân viên?

• Quy trình xử lý các yêu cầu, sự cố?

• Có hỗ trợ ngoài giờ hành chính không? Chi phí như thế nào?

• Đánh giá tính chuyên nghiệp của đội ngũ lễ tân: Tốt, Trung bình, Yếu?

Để đưa ra lựa chọn phù hợp, bạn hãy tiếp tục liệt kê đủ dịch vụ của 10 nhà cung cấp phía trên mà bạn đã tạo bảng so sánh giá.

Đánh Giá Về Môi Trường Làm Việc (Đối Với Gói Văn Phòng Ảo Kèm Chỗ Ngồi)

Đối với gói văn phòng ảo kèm chỗ ngồi, môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và tinh thần làm việc của nhân viên.

Kinh nghiệm đánh giá về môi trường làm việc khi chọn thuê gói văn phòng ảo kèm chỗ ngồi.

Arental Vietnam xin chia sẻ 7 yếu tố cần đánh giá kỹ:

• Thiết kế và bố trí: Không gian mở hay văn phòng riêng? Bố trí có hợp lý, tạo cảm giác thoải mái không? Có đủ không gian riêng tư cho các cuộc gọi điện thoại hoặc làm việc tập trung?

• Độ ồn: Môi trường có yên tĩnh, đủ tập trung không? Có biện pháp cách âm tốt không?

• Bàn ghế: Kích thước, chất liệu, độ thoải mái của bàn ghế. Có đủ không gian để đặt máy tính, tài liệu?

• Ổ cắm điện: Số lượng ổ cắm điện có đủ đáp ứng nhu cầu không? Vị trí ổ cắm có thuận tiện không?

• Các tiện nghi khác: Máy in, máy photocopy, khu vực pantry/bếp, tủ đựng đồ cá nhân...

• Vệ sinh: Mức độ sạch sẽ của khu vực làm việc.

• An ninh: Hệ thống an ninh, camera giám sát có đảm bảo không?

Để có một lựa chọn phù hợp, các doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên những kinh nghiệm thuê văn phòng ảo thực tế từ các đơn vị uy tín.

Tham khảo: sự khác biệt giữa văn phòng ảo và coworking space

Cần Khai Báo Nếu Có Địa Điểm Kinh Doanh Khác

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp cần khai báo với cơ quan chức năng nếu địa điểm kinh doanh khác với địa chỉ đăng ký kinh doanh (địa chỉ văn phòng ảo) hoặc liên hệ đơn vị cho thuê để được dịch vụ pháp lý hỗ trợ, hướng dẫn khai báo.

Điều này giúp cho doanh nghiệp tránh việc vi phạm pháp luật ngoài ý muốn, chịu mức phạt từ 20.000.000 - 30.000.000 đồng và gây nên hậu quả đáng tiếc trong tương lai.

Cụ thể, theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP về thành lập, chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp doanh nghiệp sẽ vi phạm nếu có hành vi như sau:

• Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp hoặc chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh;

• Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

• Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến.

Ưu Tiên Lựa Chọn Văn Phòng Ảo Tại Các Tòa Nhà Có Đa Dạng Loại Hình Văn Phòng

Với sự phát triển của các loại hình văn phòng hiện nay, tòa nhà đa năng đang trở thành lựa chọn phổ biến. 5 lý do tại sao doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn văn phòng ảo tại các tòa nhà này:

• Hình ảnh chuyên nghiệp: Tòa nhà có cả văn phòng truyền thống thường có thiết kế hiện đại, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác, từ đó nâng cao uy tín doanh nghiệp.

• Môi trường làm việc năng động: Sự hiện diện của nhiều công ty khác nhau trong cùng một tòa nhà mang đến cơ hội giao lưu, hợp tác.

• Tiện ích đa dạng và chất lượng cao: Các tòa nhà đa năng thường cung cấp các tiện ích như bãi đậu xe, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, nhà hàng, cà phê, đảm bảo sự tiện lợi tối đa.

• Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp: Các tòa nhà này có đội ngũ quản lý chuyên nghiệp, giúp cung cấp dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả.

• Khả năng mở rộng: Nếu doanh nghiệp cần chuyển sang văn phòng truyền thống khi phát triển, tòa nhà đa năng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi.

Hãy ưu tiên lựa chọn các văn phòng ảo tại tòa nhà có cho thuê văn phòng thực tế, tích hợp đủ sảnh đón tiếp khách hàng, phòng họp hiện đại ngay tại tòa nhà để luôn được thuận tiện, thoải mái, dễ dàng làm việc với khách hàng, đối tác.

Một kinh nghiệm thuê văn phòng ảo là nên thuê tại các tòa nhà đa dạng loại hình văn phòng.

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa các loại văn phòng, bạn có thể tham khảo bài viết so sánh văn phòng ảo và văn phòng truyền thống.

Đảm Bảo Tính Cạnh Tranh Với Đối Thủ

Để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường, việc lựa chọn địa chỉ văn phòng ảo cũng rất quan trọng. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo mà bạn không nên bỏ qua chính là tránh sử dụng địa chỉ trùng với đối thủ, 4 lý do tại sao:

• Tính nhận diện thương hiệu: Nếu bạn sử dụng địa chỉ trùng với đối thủ, khách hàng có thể bị nhầm lẫn, ảnh hưởng đến khả năng nhận diện.

• Xây dựng uy tín: Địa chỉ riêng biệt củng cố thương hiệu, tránh liên tưởng với đối thủ.

• Tăng độ tin cậy: Tránh sự nhầm lẫn về mối quan hệ với đối thủ, từ đó nâng cao niềm tin của khách hàng.

• Bảo vệ lợi thế cạnh tranh: Địa chỉ riêng giúp doanh nghiệp duy trì vị thế độc lập, không bị ảnh hưởng bởi sự phát triển của đối thủ.

Việc nghiên cứu kỹ lưỡng về địa chỉ và đối thủ cạnh tranh sẽ giúp bạn tăng khả năng thành công trên thị trường.

Khả Năng Thương Lượng Và Đàm Phán

Dựa trên kinh nghiệm thuê văn phòng ảo thực tế, để đạt được mức giá tốt nhất, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện các bước sau:

Chuẩn bị kỹ càng:

• Nghiên cứu mức giá thuê: Nắm vững các mức giá thuê của các nhà cung cấp khác để làm cơ sở thương lượng.

• Xác định nhu cầu: Biết rõ những gì bạn cần và không cần giúp bạn tập trung vào các yếu tố quan trọng trong đàm phán.

• Đặt mục tiêu: Xác định mức giá lý tưởng mà bạn muốn đạt được trong quá trình thương lượng.

Trong quá trình thương lượng:

• Tự tin và lịch sự: Thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối tác trong mọi trao đổi.

• Đưa ra đề nghị cụ thể: Đừng ngại đề xuất mức giá bạn mong muốn, nó sẽ giúp bạn đạt được thỏa thuận tốt hơn.

• Giải thích lý do: Nêu rõ lý do hợp lý cho yêu cầu của bạn, chẳng hạn như ngân sách hạn chế hoặc thông tin từ các nhà cung cấp khác.

• Tìm kiếm điểm chung: Cố gắng tìm các lợi ích chung cho cả hai bên, ví dụ: ký hợp đồng dài hạn để được mức giá tốt hơn.

• Linh hoạt: Sẵn sàng điều chỉnh yêu cầu và thỏa hiệp nếu cần.

• Không vội vàng: Đừng chấp nhận ngay đề nghị đầu tiên, hãy dành thời gian để suy nghĩ kỹ.

Một số mẹo cụ thể:

Kinh nghiệm thương lượng giá khi thuê văn phòng ảo.

• Thương lượng theo gói: Hỏi về các gói dịch vụ khác nhau và thương lượng giá tốt hơn cho gói phù hợp.

• Thương lượng thời hạn hợp đồng: Hợp đồng dài hạn thường đi kèm với mức giá thấp hơn.

• Thương lượng dịch vụ bổ sung: Đề nghị miễn phí hoặc giảm giá cho các dịch vụ như phòng họp, in ấn.

• Sử dụng thông tin cạnh tranh: Nếu có báo giá từ nhà cung cấp khác, hãy sử dụng thông tin này để thúc đẩy mức giá tốt hơn từ đối tác hiện tại.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cung Cấp Văn Phòng Ảo Giá Rẻ Uy Tín Tại HCM

Với nhiều năm hoạt động trên thị trường, Arental Vietnam đã xây dựng được một nền tảng vững chắc, khẳng định được uy tín của mình qua số lượng khách hàng lớn và phản hồi tích cực. Với mức giá chỉ từ 290.000 VND/tháng, quý khách sẽ sở hữu một địa chỉ văn phòng uy tín và được hưởng những tiện ích vượt trội của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, bao gồm:

• Địa chỉ văn phòng tại vị trí chiến lược

• Dịch vụ tiếp nhận thư từ và bưu phẩm

• Dịch vụ tổng đài chuyên nghiệp, chuyển tiếp cuộc gọi

• Phòng họp với thiết bị đầy đủ

• Dịch vụ lễ tân đón tiếp khách hàng

• Hỗ trợ IT và hành chính (soạn thảo văn bản, dịch thuật, đặt vé máy bay...)

• Cơ sở vật chất hiện đại, sạch sẽ, bảo vệ 24/7

Xem chi tiết bảng giá thuê văn phòng ảo tại Arental Vietnam.

Arental Vietnam đơn vị cho thuê văn phòng ảo TPHCM.

Văn phòng ảo của Arental Vietnam có mặt tại 6 quận TP.HCM:

Quận 1    

• Địa chỉ 1: Số 114 Điện Biên Phủ, Phường Đa Kao, Quận 1, TPHCM.

• Địa chỉ 2: Số 130 Nguyễn Công Trứ, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TPHCM.

Quận 2: Tòa nhà A Space Office - Số 1B, Đường số 30, Phường An Khánh, TP. Thủ Đức, TPHCM.

Quận 3: Tầng 12B, Cienco Building - Số 180, Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TPHCM.

Quận 7: Tòa nhà A Space Office - Số 36, Đường Hưng Gia 1, Phường Tân Phong, Quận 7, (thuộc KĐT Phú Mỹ Hưng), TPHCM.

Quận Tân Bình: Mekong Building - Số 92A-94, Đường Bạch Đằng, Quận Tân Bình, TPHCM.

Quận Phú Nhuận: 3 Bees Tower - Số 281, Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 10, Quận Phú Nhuận, TPHCM.

Liên hệ ngay hotline 0987260333 để được hỗ trợ tư vấn ngay!

Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp chọn được dịch vụ phù hợp, tối ưu chi phí và gia tăng hiệu quả hoạt động. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như địa chỉ văn phòng, dịch vụ hỗ trợ và mức độ linh hoạt, doanh nghiệp sẽ có môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện lợi. Chúng tôi luôn sẵn sàng chia sẻ những bí quyết để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ, thuận lợi!