5 Lưu ý khi kết thúc, gia hạn, nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng

Trong kinh doanh, việc kết thúc hay chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng, gia hạn hợp đồng thuê văn phòng không phải là vấn đề hiếm gặp. Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng mong muốn hạn chế việc di chuyển, thay đổi địa chỉ văn phòng. Tuy nhiên vì tính chất công việc và sự phát triển của doanh nghiệp, nhu cầu về diện tích không gian không đủ, cần mở rộng quy mô cũng như nhiều yếu tố khác khiến doanh nghiệp phải kết thúc hoặc nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn. Việc sang nhượng không chỉ tiêu tốn khá nhiều thời gian mà đồng sẽ dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối nếu doanh nghiệp không nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng. Vì thế trước khi kết thúc hoặc sang nhượng, cần xem xét và kiểm tra thật kỹ để tránh những rủi ro không đáng có.

1. Thông báo đến đơn vị cho thuê trước khi kết thúc hợp đồng

Có 2 loại hợp đồng đó là kết thúc trước thời hạn và sau thời hạn. Thông thường, việc tiếp tục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng hay không phụ thuộc vào nhu cầu và quyết định của bên thuê. Do đó, doanh nghiệp nên thông báo đến quản lý tòa nhà ít nhất là trước 30 ngày nếu muốn kết thúc hợp đồng.  Đồng thời lưu ý ngày tháng nhận lại tiền cọc nhà là khi nào, nhận lại tiền cọc bằng hình thức nào. Cùng các thiết bị về văn phòng khi bàn giao lại cho đơn vị cho thuê gồm những gì (máy lạnh, bóng đèn, máy photocopy, máy in, máy fax, tủ lạnh, đồ dùng nội thất,...), trạng thái sử dụng còn bảo đảm hay không. Đồng thời doanh nghiệp nên thực hiện quá trình bàn giao đúng thời hạn, đề phòng việc bàn giao phải thanh toán thêm.

>>> Cập nhật danh sách 7 văn phòng công chứng tại TP.Thủ Đức

2. Nắm rõ các điều khoản thay đổi nếu ký hợp đồng mới (trong trường hợp cần gia hạn hợp đồng thuê)

Nếu doanh nghiệp có ý định ở lại, tiếp tục thuê văn phòng thay vì chuyển sang nơi khác thì cần đọc rõ những điều chỉnh trong hợp đồng gia hạn. Đặc biệt là những điều khoản và thay đổi mới. Một vài chi tiết cần lưu ý bao gồm:

• Tỷ lệ phần trăm tăng giá trong năm tiếp theo và những năm sau
• Thay đổi hệ thống trang thiết bị đi kèm và cơ sở vật chất
• Có ưu đãi gì cho khách hàng thuê lâu, gia hạn hợp đồng hay không
• Giá từng chi phí dịch vụ: phí gửi xe, cách tính tiền điện, tiền nước, phí ngoài giờ, phí wifi, phí gửi xe,...
• Nhiệm vụ và quyền hạn của đôi bên
• Và những thay đổi đặc biệt khác

Ngoài ra khi tiến hành ký kết hợp đồng gia hạn, bạn nên bày tỏ những nguyện vọng và nêu ra ý kiến của mình. Đề xuất những sự thay đổi cần thiết với hy vọng ban quản lý sẽ đáp ứng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động cho doanh nghiệp.

3. Tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp muốn sang nhượng  

Đối với doanh nghiệp cần sang nhượng hợp đồng thuê văn phòng, việc xác minh và nắm rõ thông tin của doanh nghiệp cần thuê lại văn phòng là điều vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi của hai phía, đồng thời giúp doanh nghiệp cần sang nhượng tránh được những đối tượng lừa đảo khác. Yêu cầu bên thuê lại cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ kinh doanh cũng như bảo đảm thời hạn sử dụng lâu dài với phía chủ nhà. Đồng thời chia sẻ nguyên nhân mà doanh nghiệp mình muốn sang nhượng một cách cụ thể để tạo dựng lòng tin và sự uy tín. Từ đó đi đến đàm phán, thương lượng các điều khoản, quy định và nghĩa vụ giữa hai bên một cách rõ ràng nhất.

>>> Dịch vụ văn phòng ảo trọn gói 399k/tháng- tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

4. Có sự chứng kiến của bên thứ ba khi chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng  

Trong quá trình chuyển nhượng và ký kết hợp đồng, để chắc chắn hơn thì bạn nên mời bên thứ ba - chủ tòa nhà làm chứng. Hợp đồng sang nhượng càng chi tiết và cẩn thận sẽ càng tốt, điều này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những mâu thuẫn phát sinh sau khi rời đi. Kiểm tra văn phòng sang nhượng đúng với giấy tờ, các tài sản trong bản kê khai hợp đồng sang nhượng vẫn còn nguyên vẹn, đầy đủ và hoạt động tốt. Đồng thời bao gồm tiền cọc nhà, phương thức và thời gian thanh toán, cách giải quyết việc vi phạm hợp đồng,... Việc ký kết, bàn giao và chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng phải được diễn ra trước sự chứng kiến của chủ tòa nhà nhằm đảm bảo tốt hơn về giá trị pháp lý cho các bên.

Hiện nay, đa phần các tòa nhà văn phòng cho thuê đều có hỗ trợ "sale lại văn phòng"- hỗ trợ tìm khách hàng mới và cho thuê lại thay thế khách hàng hiện tại khi thời hạn hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Khách hàng sẽ bị mất cọc nếu như kết thúc hợp đồng trước thời gian đã ký kết, tuy nhiên sale lại văn phòng là một trong những dịch vụ nhằm hỗ trợ doanh ngiệp hạn chế các rủi ro khi muốn kết thúc hợp đồng thuê trước thười hạn.

Bàn giao hoàn toàn khách hàng mới (khách hàng tiếp nhận hợp đồng thuê) cho đơn vị cho thuê. Nhằm hạn chế rủi ro cũng nhưng kết thúc trách nhiệm một cách hợp pháp, doanh nghiệp chuyển nhượng và doanh nghiệp nhận chuyển nhượng cần sắp xếp một buổi làm việc trực tiếp với bên cho thuê. Buổi làm việc cần làm rõ các vấn đề về quyền và nghĩa vụ của các bên để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên đã được hiểu rõ và thực hiện đúng trong thời gian tiếp theo.

5. Lựa chọn đơn vị uy tín để hợp tác lâu dài

>>> Dịch vụ văn phòng giá rẻ Quận 2

Dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực hay lựa chọn mô hình kinh doanh nào, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị cho thuê uy tín. Sự chuyên nghiệp trong cách làm việc chính là nền tảng để cùng nhau phát triển và tạo dựng sự hợp tác lâu dài. Đồng thời trong quá trình hoạt động nếu bạn gặp phải vấn đề hoặc trục trặc, họ sẽ nhiệt tình hỗ trợ và đề xuất được giải pháp tối ưu nhất. Tương tự đối với việc sang nhượng cũng vậy, họ sẽ thoải mái và sẵn sàng giúp đỡ, không gây áp lực và chèn ép cho doanh nghiệp của bạn. Không những vậy còn tạo cơ hội và điều kiện nhằm hỗ trợ quá trình sang nhượng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Trên đây là một số lưu ý giúp việc sang nhượng hợp đồng thuê văn phòng diễn ra dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc cũng như giúp ích cho doanh nghiệp trong việc kết thúc hoặc sang nhượng hợp đồng.