Những điều cần biết về văn phòng và hợp đồng thuê văn phòng công ty

Những điều cần biết về văn phòng và hợp đồng thuê văn phòng công ty

1. Hợp đồng cho thuê văn phòng cần công chứng không?

Đối với văn phòng thuộc sở hữu của một cá nhân: khi doanh nghiệp thuê văn phòng độc lập (nhà ở làm văn phòng) cung như việc thuê nhà ở thì hợp đồng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, hai bên cần có sự thỏa thuận chi tiết và có các phương án khác để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của hai bên.

Đối với văn phòng thuộc đơn vị cho thuê có tư cách pháp nhân (doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại một tòa nhà): đây là trường hợp khi hai bên đều có đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ nên hợp đồng cho thuê văn phòng cũng không cần thiết phải công chứng, chứng thực. 

Mặc dù pháp luật không có sự bắt buộc công chứng đối với hợp đồng cho thuê văn phòng nhưng các bên tham gia vào việc ký kết vẫn có thể công chứng hợp đồng đó để đảm bảo tính thực thi của hợp đồng.

2. Mẫu hợp đồng và thủ tục thuê văn phòng

Mẫu hợp đồng trong các trường hợp cụ thể:

Hợp đồng thuê văn phòng được thỏa thuận và ký kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Trong đó gồm các mục chính như:

• Thông tin bên cho thuê và bên thuê (tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,...)
• Các thỏa thuận chính (khu vực cho thuê, giá thuê, thời hạn thuê, mục đích thuê, tiền cọc, thanh toán lần đầu, các lần thanh toán kế tiếp, hình thức thanh toán, ngày bàn giao, các thiết bị vật dụng đi kèm, các chi phí khác, thời gian làm việc, thời hạn chấm dứt hợp đồng)
• Quyền và nghĩa vụ của hai bên
• Trường hợp bất khả kháng
• Chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng:

• Thông tin bên cho thuê (chủ nhà) và bên thuê
• Đối tượng hợp đồng
• Mục đích thuê
• Thời hạn thuê và giá thuê
• Đặt cọc
• Hình thức thanh toán
• Quyền và nghĩa vụ hai bên
• Chấm dứt hợp đồng
• Cam kết các bên

Đơn xin gia hạn thuê văn phòng, khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng (thuê nhà làm văn phòng) lâu hơn thời hạn hộ đồng thì cần làm đơn gửi đến bên cho thuê trước thời hạn để thông báo và xin gia hạn: Ghi rõ nội dung nguyện vọng gia hạn thuê văn phòng (đến thời gian mới).

>>>>> Văn phòng cho thuê TPHCM

Giấy tờ chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi hết thời hạn: đây là công văn dùng để chấm dứt hợp đồng khi thời hạn thuê văn phòng đã hết.

Giấy tờ chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: bên thuê cần gửi công văn đến bên cho thuê khi có ý định dừng sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ở nơi đó. Cần ghi rõ lý do quyết định dừng thuê văn phòng.

3. Các kiểu văn phòng làm việc hiện đại

Hiện nay, các văn phòng làm việc được thiết kế đa dạng phụ thuộc vào không gian, cấu trúc xây dựng và thẩm mỹ riêng của mỗi địa điểm. Cùng tìm hiểu các kiểu thiết kế văn phòng phổ biến trong những năm gần đây.

• Kiểu văn phòng mở: Văn phòng mở là kiểu văn phòng ít sử dụng vách ngăn, các khu vực làm việc đều không được phân chia theo phòng. Kiểu văn phòng mở phù hợp cho những văn phòng có diện tích nhỏ, nhằm tăng tầm nhìn và sự thoải mái cho không gian làm việc.
• Văn phòng xanh: văn phòng làm việc theo xu hướng sống xanh của thời đại mới được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn là ngôi nhà thứ hai của các nhân viên. Vậy nên việc trang trí và tạo mảng xanh để điều hòa không khí cũng rất cần thiết.
• Văn phòng có thiết kế tối giản: các văn phòng này tạo cảm giác nghiêm trang và sang trọng. Các văn phòng làm việc chuyên về các lĩnh vực như pháp luật hay xử lý hồ sơ nhiều cần tạo nhiều khu vực lưu trữ hồ sơ hơn là các kiểu trang trí rườm rà. Việc này cũng giúp các nhân viên tập trung hơn vào công việc.
• Văn phòng có sự phân chia theo bộ phận: kiểu văn phòng này vừa có điểm giống và khác văn phòng mở. Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận cùng làm việc thì họ thường có sự ngăn cách không gian giữa các bộ phận khác nhau. Trong cùng một bộ phận thì những người này làm việc ở một trong gian mở nhỏ hơn.
• Văn phòng có kiến trúc cổ điển: kiểu văn phòng có phong cách kiến trúc cổ điển làm bậc lên sự sang trọng và vị thế của doanh nghiệp đó. Bằng cách sử dụng tông màu vàng sáng đơn sắc và bố trí nội thất đơn giản nhưng có tính thẩm mỹ cao. Văn phòng đó sẽ thể hiện một hình ảnh cao cấp hơn cho doanh nghiệp.
• Văn phòng có thiết kế sáng tạo: các văn này có sự đột phá trong kiến trúc, phối hợp màu sắc và cách bố trí nội thất không theo kiểu thông thường. Những doanh nghiệp lớn muốn thể hiện hình ảnh khác biệt và nổi bậc thường thuê các kiến trúc sư thiết kế phù hợp với phương châm hoạt động và cá tính doanh nghiệp.
• Văn phòng phân chia theo cấp bậc: các công ty lớn thường phân chia khu vực làm việc theo cấp bậc. Nhân viên cấp thấp thường làm việc chung với nhau, quản lý làm việc ở một bàn làm việc cách một khoảng, giám đốc và các cấp tương đương hoặc cao hơn có phòng làm việc riêng.
• Văn phòng đa năng: kiểu văn phòng sử dụng trọn vẹn chức năng không gian, vừa tiết kiệm vừa tạo nên sự khác biệt. Văn phòng đa năng có thể dùng làm việc, phòng họp, diễn ra các hoạt động nội bộ mà không cần di chuyển đến không gian khác. Đồng thời, nội thất cũng được bố trí thông minh để có thể linh hoạt di chuyển.

>>>>> Văn phòng cho thuê Thủ Đức

Doanh nghiệp thuê văn phòng giá rẻ, đặc biệt là khi thuê văn phòng giá rẻ tphcm cần lưu ý các yếu tố từ kiến trúc văn phòng đến việc ký kết hợp đồng để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.