Những tiêu chuẩn cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Những tiêu chuẩn cần lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Phòng họp đóng vai trò quan trọng trong bố cục văn phòng làm việc. Để đảm bảo không gian làm việc chuyên nghiệp, thiết kế của phòng họp cũng là vấn đề được người làm kinh doanh đặc biệt quan tâm. Nhằm tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ cho thuê phòng họp. Với mô hình này, có thể linh hoạt vị trí họp và lựa chọn thiết kế không gian nhỏ hay lớn tùy vào quy mô buổi họp. Bên cạnh đó, khi lựa chọn phòng họp cho thuê, bạn cần lưu ý một vài tiêu chuẩn dưới đây.

Dịch vụ thuê phòng họp theo giờ hiện đang phổ biến với mức giá rẻ và tiện lợi.

1. Khả năng cách âm của phòng họp

Phòng họp là nơi diễn ra cuộc họp quan trọng của đơn vị, trong cuộc họp có thể thảo luận về những vấn đề nội bộ, mang tính bảo mật. Chính vì vậy, không gian diễn ra buổi họp phải đảm bảo không bị lọt âm thanh ra ngoài. Đồng thời phòng họp phải đảm bảo yên tĩnh, không bị phân tán bởi những âm thanh bên ngoài.

Phòng họp được thiết kế cách âm bằng các vật liệu đặc biệt như tường cách âm, trần thạch cao,... Khi thuê phòng họp, người thuê cần lưu ý đến vấn đề cách âm để đảm bảo chất lượng cuộc họp.

2. Diện tích phòng họp

Diện tích phòng họp lớn hay nhỏ tùy thuộc vào quy mô của buổi họp, số lượng nhân viên tham gia cuộc họp. Tuy nhiên phòng họp cũng cần đạt được một diện tích tối thiểu để cuộc họp diễn ra hoàn hảo.

Đối với những phòng họp nhỏ phải có diện tích thiết kế tối thiểu là 20m2, còn tối thiểu là 40m2 đối với phòng họp vừa. Diện tích sử dụng trong phòng họp cho thuê phải đảm bảo tiêu chuẩn nếu có bàn thì diện tích phù hợp là 1.8m2/người và khi không có bàn là 0.8m2/người.

>>>>> Xem ngay giá phòng họp cho thuê của Arental

Thuê phòng họp không quá rộng gây loãng không khí, cũng không quá hẹp gây ngột ngạt.

3. Vị trí thiết kế cửa ra vào

Vị trí thiết kế cửa ra vào cũng ảnh hưởng đến không gian buổi họp. Để đảm bảo buổi họp không bị gián đoạn khi đang diễn ra, vị trí của ra vào cần bố trí ở vị trí thuận tiện và thuận tiện

Điển hình như phòng có diện tích dưới 20m2 có thể chỉ cần một cửa ra vào. Còn khi thuê phòng họp có diện tích lớn hơn 20m2 cần thiết kế 2 cửa ra vào. Trong đó 1 cửa chính, 1 cửa phụ để đảm bảo nhu cầu của mọi người và đảm bảo buổi họp không bị gián đoạn. Đặc biệt, cửa ra vào phải được thiết kế độ rộng phù hợp, và có kèm rèm cửa để cách biệt phòng họp với không gian bên ngoài, nhằm hướng sự tập trung vào vấn đề đang thảo luận của những người tham gia cuộc họp.

Các cánh cửa khi đóng mở không gây ồn làm ảnh hưởng đến cuộc họp.

4. Cách bài trí nội thất trong phòng họp

Thông thường một phòng họp cho thuê sẽ được bố trí bàn, ghế, bục phát biểu, loa, mic, máy chiếu,...tùy diện tích và quy mô cuộc họp.

Tùy theo tính chất của buổi họp, mà người chủ trì có thêm những yêu cầu khác nhau đối với nội thất trong phòng họp, nhưng bàn và ghế là hai thành phần không thể thiếu.

Nội thất trong phòng họp cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Được sắp xếp hợp lý, thuận tiện di chuyển
• Chất liệu sử dụng trong nội thất phải đảm bảo mang lại cảm giác thoải mái, sang trọng, và không kém phần chuyên nghiệp.
• Nội thất được sử dụng phải có chất lượng tốt,  máy chiếu cần đảm bảo truyền tải hình ảnh tốt, mic cũng đảm bảo truyền tải âm thanh tốt
• Buổi họp diễn ra thuận lợi cần phải được chuẩn bị các trang thiết bị chu đáo, nhằm tránh xảy ra trục trặc bất thường khi đang sử dụng, nếu xảy ra phải xử lý kịp thời nhanh gọn.

>>>>> Phòng họp cho thuê Phú Nhuận

Nội thất nên có màu sáng, không góc cạnh và dễ di chuyển.

5. Phòng họp cần đảm bảo các yếu tố về âm thanh và ánh sáng

Các thiết bị tại phòng họp cần tuân thủ một số tiêu chuẩn nhất định về âm thanh và ánh sáng như sau:

• Tiêu chuẩn ánh sáng: Hệ thống máy chiếu và máy chiếu cần được bố trí có độ lớn phù hợp với không gian phòng họp. Hệ thống ánh sáng phải vừa tầm nhìn và có thể tăng giảm độ sáng phù hợp với nhu cầu của các thành viên trong cuộc họp. Nếu phòng họp có nhiều cửa sổ và luồng ánh sáng chiếu từ bên ngoài vào, cần có thiết kế rèm và kéo lại khi cuộc họp diễn ra nhằm tránh sự phân tâm của các thành viên, đồng thời khiến cho luồng ánh sáng trong phòng họp có thể kiểm soát được.
• Các thiết bị hỗ trợ âm thanh: Hệ thống âm thanh phải đảm bảo âm thanh chân thực, phát âm rõ ràng, ngoài ra vị trí các loa phải được phân bổ đều ở khắp phòng họp đảm bảo những thành viên ở những vị trí khác nhau vẫn có thể tiếp nhận rõ ràng thông tin của cuộc họp.
• Sử dụng ánh sáng tự nhiên hợp lý: ngoài các thiết bị phát sáng trang bị trong phòng họp, phòng họp cũng có thể tiếp nhận ánh sáng bên ngoài vừa phải để không bị chói quá, và đảm bảo phòng họp thông thoáng, rộng rãi.

Ánh sáng vừa đủ và âm thanh không bị rè.

6. Cách trang trí phòng họp

Một phòng họp lý tưởng thì thường có thiết kế tối giản nhưng không kém phần tinh tế, sang trọng. Thực ra để buổi họp diễn ra suôn sẻ, phòng họp cần cung cấp khá nhiều trang thiết bị, nếu không có sự sắp xếp hợp lý sẽ gây rối mắt, khiến phòng họp trở nên kém sang trọng.

Hầu hết các địa chỉ cho thuê phòng họp ở thành phố Hồ Chí Minh, đều được thiết kế bởi những kiến trúc sư giàu kinh nghiệm nên luôn đảm bảo tiêu chí của một phòng họp tốt. Tuy nhiên, người lựa chọn cũng nên lưu tâm về vấn đề trang trí để lựa chọn phòng họp phù hợp.

Qua bài viết, chúng tôi đã lựa chọn những tiêu chuẩn cần thiết để lựa chọn thuê phòng họp, bên cạnh đó bạn cũng cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp uy tín để đảm bảo buổi họp diễn ra hoàn hảo nhất.

Không lạm dụng quá nhiều chi tiết làm phân tán sự tập trung.

Tại Arental, chúng tôi cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp tại nhiều địa điểm khác nhau tại TP. Hồ Chí Minh và TP. Thủ Đức như: cho thuê phòng họp quận 1, quận 2, Bình Thạnh,... Hy vọng bài viết mà Arental chia sẻ đã cung cấp thông tin hữu ích đến bạn đọc.