Quy Trình Thuê Văn Phòng 6 Bước Đầy Đủ, Chi Tiết Nhất - Arental Vietnam

Quy trình thuê văn phòng với 6 bước chi tiết, hướng dẫn chủ doanh nghiệp cách lựa chọn một địa chỉ văn phòng đầy đủ tiện nghi, phù hợp ngân sách. Từ cách xác định nhu cầu thuê, so sánh loại văn phòng, đến việc ký kết hợp đồng kèm theo loại giấy tờ liên quan, cùng Arental Vietnam điểm qua ngay nhé!

Giới thiệu quy trình cho thuê văn phòng với 6 bước.

Bước 1: Xác Định Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp

Quy trình thuê văn phòng bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của doanh nghiệp và ngân sách tối thiểu để đáp ứng. Chủ doanh nghiệp phải xem xét, đánh giá kỹ lưỡng 3 tiêu chí dưới đây để các bước về sau của quy trình cho thuê văn phòng trở nên dễ dàng hơn.

Quy Mô Văn Phòng Và Ngân Sách

Đây sẽ là yếu tố quyết định sự thoải mái cho nhân sự của doanh nghiệp. Vì thế, cần xác định số lượng nhân sự kỹ càng và cụ thể để lựa chọn quy mô diện tích văn phòng phù hợp về số lượng nhân sự. Sau đó, tham khảo mô hình vừa phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp vừa đảm bảo không gian làm việc của nhân sự được rộng rãi, thoải mái.

Trước hết cần xác định nhu cầu thật sự của doanh nghiệp khi tìm kiếm văn phòng.

Ví dụ: Doanh nghiệp nhỏ từ 10 - 15 nhân sự nhưng ngân sách cho chi phí thuê văn phòng mỗi tháng <30.000.000 VND. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình văn phòng trọn gói 40m2 tại A Space Office Building Quận 7, với sức chứa lên tới 20 nhân sự, được bố trí không gian làm việc riêng biệt theo yêu cầu khách hàng.

Vị Trí Tọa Lạc Của Tòa Nhà/Văn Phòng Cho Thuê

Việc khoanh vùng vị trí là yếu tố ảnh hưởng đến sự hiệu quả trong kinh doanh, hình ảnh uy tín, sự tiện lợi trong công việc, không chỉ với khách hàng, đối tác, mà còn đối với nhân viên của mình.

Chủ doanh nghiệp xem xét ngân sách cũng như lĩnh vực kinh doanh, từ đó khoanh vùng khu vực vị trí phù hợp. Tại sao trong quy trình cho thuê văn phòng lại muốn chủ doanh nghiệp thực hiện việc khoanh vùng này? Đây là ví dụ dễ hiểu

Ví dụ: 

- Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực công nghệ thường đặt văn phòng gần với các khu công nghệ cao.

- Kinh doanh lĩnh vực logistics thường đặt văn phòng gần các bến cảng, kho vận.

Ngoài ra chủ doanh nghiệp chú ý 6 tiêu chí dưới đây để quá trình lựa chọn thuê văn phòng được đơn giản hóa hơn:

• Môi trường vệ sinh sạch sẽ.

• Khu vực có ánh sáng đầy đủ.

• Không khí trong lành, thoáng mát.

• Giao thông thuận tiện cho xe máy và xe hơi ra vào.

• Lân cận có các dịch vụ tiện ích như ngân hàng, cửa hàng tiện lợi.

• Đặc biệt lưu ý tránh các khu vực dễ gặp tình trạng ngập lụt như đường Nguyễn Duy Trinh (Quận 2), đường Huỳnh Tấn Phát (Quận 7).

Gợi ý thêm tiêu chí giúp quý doanh nghiệp chọn văn phòng cho thuê phù hợp.

Cơ Sở Hạ Tầng Và Tiện Ích

Để quy trình thuê văn phòng thuận lợi về sau, chủ doanh nghiệp cần có yêu cầu rõ ràng về các tiêu chí cho cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại tòa nhà/văn phòng cho thuê, Arental Vietnam xin gợi ý 6 mục đánh giá như sau:

• Đối với bãi giữ xe, ưu tiên bãi xe riêng, diện tích rộng. Tưởng tượng xem, bạn có cuộc họp lúc 8 giờ mà 7 giờ 45 còn loay hoay tìm chỗ đậu xe thì như thế nào?

• Nhà vệ sinh phải sạch, đảm bảo trang bị đầy đủ giấy, vòi xịt, sáp thơm.

• Thang máy nhanh, rộng rãi để tối ưu diện tích đứng, thời gian chờ.

• Thiết bị phòng cháy chữa cháy trang bị đầy đủ.

• Lối thoát hiểm được thiết kế an toàn hợp lý.

• Internet, điện, nước đảm bảo đáp ứng cả tòa nhà/mỗi tầng.

• Các tiện ích văn phòng như dịch vụ in ấn, lễ tân, sảnh đón tiếp và pantry, phải được bàn bạc kỹ lưỡng để tránh phát sinh chi phí không mong muốn về sau.

Doanh nghiệp nên cân nhắc đánh giá tòa nhà cho thuê qua nhiều tiêu chí, hạng mục.

Bước 2: Liên Hệ Trực Tiếp Đơn Vị Cho Thuê Hoặc Công Ty Dịch Vụ

Bước tiếp theo trong quy trình chính là liên hệ trực tiếp với đơn vị cho thuê hoặc công ty dịch vụ để nhận được sự tư vấn tận tình.

Gửi Yêu Cầu Để Được Tư Vấn

Để có thể trải nghiệm quy trình cho thuê văn phòng đầy đủ và nhanh chóng, chủ doanh nghiệp tham khảo, gửi yêu cầu tư vấn đến công ty dịch vụ văn phòng trên Internet hoặc trang mạng xã hội.

Lưu ý lựa chọn công ty dịch vụ uy tín, giúp tránh được những rủi ro trong quá trình thuê cũng như cung cấp một quy trình thuê văn phòng vừa tiết kiệm vừa nhanh chóng.

Arental Vietnam sẽ hỗ trợ khách hàng có nhu cầu thuê văn phòng nhanh nhất.

Và nếu chủ doanh nghiệp đã xác định được văn phòng hoặc đơn vị cho thuê cụ thể như Arental Vietnam, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline: 098 7260 333 để được hỗ trợ tư vấn và báo giá chi tiết!

Chúng tôi cung cấp đầy đủ 4 loại hình văn phòng cho thuê trên thị trường hiện nay như văn phòng ảo; văn phòng truyền thống; văn phòng trọn gói; văn phòng chia sẻ. Với đội ngũ nhân viên chuyên môn cao, am hiểu thị trường, nhiệt tình hỗ trợ, mang lại một quy trình thuê văn phòng chuyên nghiệp, nhanh gọn và đầy đủ nhất dành cho quý khách hàng hợp tác

Nhận Thông Tin Báo Giá Và Chọn Lọc Các Văn Phòng Phù Hợp

Sau khi lắng nghe các tiêu chí của chủ doanh nghiệp đặt ra. Các đơn vị dịch vụ hỗ trợ nói chung hay đội ngũ nhân viên Arental Vietnam nói riêng sẽ phân tích nhu cầu, từ đó đưa ra những mô hình phù hợp với từng tiêu chí, tiến hành chọn lọc.

Gợi ý cách để chọn lọc phương án trong quy trình thuê văn phòng.

Ví dụ: dự toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng và dịch vụ chung theo báo giá mỗi tháng chỉ 15.000.000 VND, tuy nhiên mỗi lần in ấn lại tốn thời gian, tốn tiền đi ra ngoài in, bãi xe lúc nào cũng hết chỗ,...

Bước 3: Khảo Sát Hiện Trạng Thực Tế Và Đánh Giá

Sự giới hạn của hình ảnh, góc máy, màu chụp, văn bản sẽ khiến cho việc hình dung không gian, môi trường làm việc bị giới hạn. Vì thế, việc đi khảo sát để đảm bảo tính trực quan, chính xác là điều bắt buộc trong quy trình thuê văn phòng.

Trước khi bắt đầu đi đến các địa điểm, chủ doanh nghiệp lên danh sách những chi tiết muốn xem xét, kiểm tra khi nhận được thông tin văn phòng từ đơn vị hỗ trợ trước đó. Tùy vào từng mô hình văn phòng lựa chọn mà các yếu tố xem xét kỹ sẽ có sự khác nhau.

Chia sẻ kinh nghiệm đánh giá không gian văn phòng khi đi thuê.

Lưu ý xem kỹ hiện trạng các khu vực văn phòng và các không gian chung như kiểm tra các thiết bị điện có mùi khét không; kiểm tra tình trạng sơn có còn tốt; bãi giữ xe có rộng; nhà vệ sinh phải sạch sẽ; sảnh tiếp khách được bố trí thẩm mỹ;... Yếu tố đó sẽ là điểm cộng hoặc điểm trừ để đánh giá một cách trực quan hơn.

Ví dụ: khi khách hàng quan tâm văn phòng truyền thống 40m2 + sân 50m2 tại tòa nhà quận 2 của Arental Vietnam, sẽ muốn đến khảo sát chi tiết về không gian sân 50m2 đi kèm, để xem có thể tận dụng để setup thêm chỗ ngồi hoặc không gian văn phòng có thông thoáng với vườn hay không.

Bước 4: Thương Lượng Về Hợp Đồng Thuê

Đây là bước quan trọng trong quy trình thuê văn phòng, cần xác định mức giá mong muốn, giá tối đa trong khả năng chi trả, lưu ý đến 3 điều sau để chủ doanh nghiệp dễ dàng thương lượng mức giá thuê phù hợp với ngân sách.

Cần phải lưu ý kỹ 3 điều khi thương lượng về hợp đồng cho thuê.

Mức Giá Thuê Văn Phòng Trên Hợp Đồng

Mức giá thuê trong quy trình cho thuê văn phòng bị tác động bởi 3 yếu tố (bên thuê cần lưu ý để tránh phát sinh chi phí về sau):

• Thời gian thuê: sẽ tác động nhiều khi bạn thương lượng với bên cho thuê, thời gian thuê càng dài thì khả năng thương lượng giá sẽ cao hơn và ngược lại. Ví dụ: thuê dài hạn từ 3 - 5 năm có thể ưu đãi giá từ 5 - 8% hơn thuê 1 năm

• Số nhân sự sử dụng: với một số trường hợp doanh nghiệp chỉ có 10-12 nhân sự, nhưng muốn thuê mô hình văn phòng có sức chứa hơn 15 nhân sự. Chủ doanh nghiệp có thể thương lượng với chủ thuê để giảm phần trăm thuê dài hạn hoặc nhận những hỗ trợ khác. 

Ví dụ: Phòng trọn gói A có sức chứa 10 người, giá thuê 20.000.000 VND/phòng, nhưng khách thuê chỉ sử dụng cho 8 nhân sự, sẽ có cơ hội thương lượng giá thuê giảm còn 16.000.000 VND/tháng - 18.000.000 VND/tháng.

• Thời hạn thanh toán: chu kỳ thanh toán theo quý, theo tháng, theo năm, thanh toán trong 1 lần cũng làm ảnh hưởng tới giá thuê và khả năng thương lượng giữa hai bên.

Ví dụ: Giá thuê văn phòng đại diện (Standard) tại A Space Office Building Quận 2 (Trần Não) khi thanh toán theo năm và theo định kỳ 6 tháng sẽ được áp dụng mức giá khác nhau:

• Thanh toán 12 tháng/lần: 399.000 VND/tháng.

• Thanh toán 6 tháng/lần: 499.000 VND/tháng.

3 yếu tố tác động mức giá thuê trong quy trình cho thuê văn phòng.

Thời Gian Bàn Giao Văn Phòng

Tại giai đoạn này trong quy trình thuê, lưu ý thỏa thuận chính xác, cụ thể mốc thời gian dọn vào văn phòng và chính thức làm việc cũng như mốc thời gian kết thúc hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của chủ doanh nghiệp.

Ví dụ: Doanh nghiệp A lựa chọn thuê văn phòng sàn truyền thống và nhận thấy rằng chưa thể vào làm việc ngay được vì việc di dời, setup nội thất cần khoảng 2 tuần. Vì thế, doanh nghiệp A nên thương lượng với bên cho thuê về thời điểm bắt đầu tính giá thuê là 2 tuần sau khi ký hợp đồng, thay vì bắt đầu từ ngày ký.

Các Điều Khoản Và Phụ Lục

Kiểm tra kỹ càng lại các điều khoản về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm như chi phí bảo trì, hư hỏng, xác định các chi phí, chính sách mà khách thuê được hưởng là việc cần lưu ý trong quy trình thuê văn phòng.

Một số các điều khoản về phí gia hạn (nếu có), hướng dẫn thực hiện hợp đồng chi tiết Việc này đảm bảo đầy đủ quyền lợi, tiện ích cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ thuê.

Ví dụ: Điều khoản trong hợp đồng cho thuê văn phòng tại tòa nhà A Space Office Building, quy định thêm về quyền lợi cho khách hàng: khi thuê thêm thời gian sử dụng phòng họp theo giờ sẽ được giảm 20%, từ 250.000 VND/h chỉ còn 200.000VND/h.

Bước 5: Tiến Hành Ký Kết Hợp Đồng

Những điều cần làm khi ký kết hợp đồng trong quy trình cho thuê văn phòng.

Bước 5 trong quy trình thuê văn phòng, chủ doanh nghiệp được xác nhận quyền lợi từ người cho thuê thông qua việc ký kết hợp đồng. Tuy nhiên phải cẩn thận kiểm tra kỹ các thông tin và lưu ý 2 điều sau để luôn đảm bảo hợp đồng có giá trị cho doanh nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ liên quan

Kiểm tra hợp đồng và thanh toán

Chú ý các điều khoản quan trọng đã thỏa thuận xem có đúng như những gì đã bàn bạc trước đó hay không, như: 

• Giá thuê, thời gian thuê.

• Tiền cọc, tiền dịch vụ.

• Thời gian bàn giao văn phòng.

• Thời gian gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng,...

Sau khi kiểm tra, chủ doanh nghiệp tiến hành thanh toán tiền cọc và tiền thuê theo thỏa thuận trên giấy tờ. Tại một số đơn vị cho thuê, đôi khi sẽ cho khách hàng tiến hành đặt cọc trước, nhận biên bản rồi ký hợp đồng sau.

Điều khoản quan trọng cần chú ý kiểm tra trong quy trình thuê văn phòng.

Bước 6: Đánh Giá Văn Phòng Sau Thuê

Chủ doanh nghiệp cần trải nghiệm tất cả các tiện ích, thiết bị, dịch vụ, không gian, quyền lợi của mình trong phạm vi hợp đồng xem có đúng như thỏa thuận hay không. Cần đặc biệt lưu ý về các vấn đề vệ sinh, âm thanh, không gian và sự tiện nghi của văn phòng.

Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá quy trình cho thuê văn phòng có nhanh gọn, hiệu quả như đã cam kết hay không và đề xuất phương án điều chỉnh với bên cho thuê nếu cần thiết.

Quy Trình Cho Thuê Văn Phòng 4 Bước Nhanh Chóng Tại Arental Vietnam

Arental Vietnam là đơn vị quản lý và vận hành dịch vụ cho thuê văn phòng - với 4 loại hình: văn phòng ảo; văn phòng truyền thống; văn phòng trọn gói; văn phòng chia sẻ (loại hình chỗ ngồi cố định). Đặc biệt quy trình cho thuê văn phòng tại Arental Vietnam được tối giản với 4 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin.

• Bước 2: Phân tích nhu cầu và báo giá.

• Bước 3: Hỗ trợ đánh giá và khảo sát thực tế.

• Bước 4: Ký kết và hỗ trợ nếu cần.

Quy trình thuê văn phòng nhanh chóng với đơn vị Arental Vietnam chúng tôi.

Đến với A Space Office Building của Arental Vietnam, chủ doanh nghiệp được trải nghiệm đầy đủ các tiện ích từ phòng họp tới khu vực pantry. Không những thế văn phòng được thiết kế hiện đại với đầy đủ tiện nghi, hệ thống an ninh.

Với những thông tin trên, chúng tôi đã cung cấp quy trình thuê văn phòng với 6 bước đầy đủ , chi tiết. Bằng việc nắm thông tin và lựa chọn một đơn vị cho thuê uy tín, mong rằng chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được không gian làm việc lý tưởng. Nếu chủ doanh nghiệp vẫn còn thắc mắc về quy trình cho thuê văn phòng tại đơn vị chúng tôi, hãy liên hệ tới hotline 098 7260 333 để được giải đáp tận tình nhé!