Các tiêu chí chọn lựa văn phòng công chứng tư nhân đáng tin cậy

Các tiêu chí chọn lựa văn phòng công chứng tư nhân đáng tin cậy

Hiện nay, nhu cầu công chứng của người dân ngày càng cao, và nó dần trở thành dịch vụ cần thiết và quan trọng với tất cả mọi người. Chính vì điều đó, đã có rất nhiều văn phòng công chứng được mở ra ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Chỉ nguyên tại thành phố Hồ Chí Minh đã có gần 100 văn phòng công chứng tư nhân. Vậy làm sao để lựa chọn được địa điểm đáng tin cậy giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả? Cùng Arental đọc và tham khảo các tiêu chí sau.

Văn phòng công chứng thì phải đặt theo tên của Trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh khác

1. Phòng công chứng công và văn phòng công chứng tư nhân

Cách phân biệt đơn giản và dễ hiểu nhất dựa vào:

• Tên gọi: Có từ “Phòng” là của Nhà nước, còn “Văn phòng” thì là tư nhân. Ngoài ra, Phòng công chứng được đặt tên theo số (Phòng công chứng số 1,2,3,...), nhưng Văn phòng công chứng thì phải đặt theo tên của Trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh khác.
• Chủ sở hữu: Phòng công chứng hay công chứng nhà nước, được thành lập và quản lý bởi nhà nước. Còn Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên, mọi người thường quen gọi là công chứng tư.

Về cơ bản, cách hoạt động các vấn đề liên quan đến công chứng của hai bên tương tự nhau. Nếu muốn biết nơi nào tốt hơn thì phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nữa.

Thêm một lưu ý nhỏ, bạn nên chọn Văn phòng công chứng đã được Trung tâm thông tin và tư vấn công chứng hợp tác và tư vấn hoạt động, đảm bảo tính pháp lý.

2. Sẵn sàng hướng dẫn thủ tục khi chưa có đủ giấy tờ

Thông thường, trước khi công chứng mọi người đều muốn hỏi về thủ tục trước, để chuẩn bị giấy tờ đúng với yêu cầu của bên công chứng.

Nhưng rất nhiều phòng công chứng tư chỉ tư vấn và giải thích thủ tục cụ thể khi bạn đã có giấy tờ. Điều đó không phải do kỹ năng hay trình độ kém, mà họ chỉ muốn tư vấn cho bạn chính xác nhất.

Tuy nhiên, cũng có những văn phòng công chứng vẫn có thể tư vấn đầy đủ kể cả khi bạn chưa gửi cho họ xem bất cứ giấy tờ nào.

Hãy ưu tiên chọn cho mình những nơi như vậy

3. Tư vấn và hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu

Dù là khi sử dụng bất cứ dịch vụ gì, ai cũng muốn được tư vấn nhiệt tình, dễ hiểu.

Mặc dù các công chứng viên và chuyên viên của văn phòng công chứng tư trước khi được làm việc, đều phải trải qua đào tạo về kỹ năng tư vấn pháp luật chuyên nghiệp. Nhưng do cách truyền đạt nên có nhiều người phải giải thích nhiều và dài dòng mới khiến mọi người hiểu được.

Để tránh mất thời gian và công sức, bạn nên chọn phòng công chứng tư nhân khi tư vấn ngoài nhiệt tình, còn phải giải thích và làm rõ nội dung đúng trọng tâm sao cho ngắn gọn và quan trọng là cảm thấy dễ hiểu. Nhiều khi giải thích quá nhiều vấn đề sẽ làm bạn thấy rối hơn.

4. Thái độ, cách phục vụ chuyên nghiệp

Công chứng tư một loại dịch vụ pháp lý. Nên khi đi công chứng bạn chính là khách hàng và trả tiền để được phục vụ. Vậy nên, với số tiền bỏ ra, bạn có quyền được hưởng một dịch vụ tốt và chất lượng, đem lại sự hài lòng.

>>>>> Mặt bằng kinh doanh cho thuê quận 2

Trước khi công chứng mọi người đều muốn hỏi về thủ tục trước để chuẩn bị giấy tờ đúng với yêu cầu.

5. Phí dịch vụ niêm yết

Vấn đề được các khách hàng khi đi công chứng quan tâm hàng đầu là phí dịch vụ. Theo như quy định của pháp luật, các văn phòng công chứng tư nhân đều phải niêm yết và công khai phí tại trụ sở. 

Tuy nhiên, khi đi công chứng bạn nên hỏi rõ ngoài phí theo nhà nước quy định, còn có thể phát sinh các loại phí khác như: phí soạn thảo, phí ký ngoài giờ, ngoài trụ sở,... hay không.

Bạn nên ưu tiên chọn những văn phòng công chứng tư vấn rõ ràng các phí ngay từ đầu, bao gồm: loại phí gì, cách tính như thế nào, tổng cộng chi phí hết khoảng bao nhiêu,…

6. Quy tắc bảo mật được đề cao

Nhiệm vụ của các công chứng viên là phải đảm bảo cho các giao dịch, hợp đồng hay văn bản mình công chứng cho khách hàng được an toàn tối đa. 

Nhưng hiện nay, có một số phòng công chứng tư không nghĩ như vậy, họ đặt việc làm sao để công chứng được và thu phí nhanh lên ưu tiên số một. Điều đó khiến họ thường có tư duy chỉ cần chứng nhận đúng là có người đầy đủ danh tính thực hiện giao dịch đó, mà không cần phải quan tâm đến pháp lý hay những giấy tờ khác liên quan. Họ cho rằng tất cả trách nhiệm còn lại thuộc về khách hàng, không liên quan đến mình.

Vậy nên, chưa chắc những nơi công chứng tư yêu cầu ít giấy tờ để giải quyết nhanh đã là tốt.

7. Xử lý vấn đề linh hoạt, đúng quy định

Một văn phòng công chứng tư làm việc cẩn thận là rất tốt, nhưng nếu nguyên tắc quá, bạn sẽ cảm thấy nản. Vì trong một vài trường hợp không đảm bảo về các giấy tờ theo yêu cầu nhưng lại có loại giấy tờ thay thế theo quy định của pháp luật. Nếu lúc đó bạn gặp phải nơi nguyên tắc quá, việc đó sẽ không được chấp nhận.

Chính vì vậy, bạn nên chọn địa điểm biết cách tư vấn và linh hoạt, giúp khách hàng thuận lợi hơn trong việc cung cấp giấy tờ mà vẫn đảm bảo quy định, an toàn. Đây là nơi xứng đáng để bạn tin tưởng và trả phí dịch vụ.

8. Khắc phục hậu quả khi sai rõ ràng, minh bạch

Những Văn phòng công chứng dù có tốt nhất đi nữa cũng thỉnh thoảng vẫn xảy ra lỗi sai. Nếu họ trung thực, nhận lỗi đàng hoàng, sửa sai ngay lập tức và có trách nhiệm khiến bạn cảm thấy hài lòng, thì đây chính là nơi tốt và đáng tin cậy. 

Bạn có thể bỏ qua cho họ lần sai đó và tiếp tục sử dụng dịch vụ trong tương lai.

>>>>> Những con đường cho thuê mặt bằng quận 2

Áp dụng công nghệ vào làm việc giúp khách hàng được tư vấn và gửi hồ sơ qua hình thức online.

9. Luôn cập nhật, sử dụng công nghệ vào công việc

Áp dụng công nghệ vào làm việc giúp khách hàng được tư vấn và có thể gửi hồ sơ thông qua các hình thức online. Sau đó, chỉ cần qua văn phòng 1 lần duy nhất để thực hiện việc ký hợp đồng công chứng.

Các khách hàng chỉ cần đơn giản biết sử dụng những ứng dụng thông dụng như: zalo, gmail,... là đã thực hiện được thủ tục nhanh chóng.

Đặc biệt, trong giai đoạn dịch bệnh Covid-19 đang diễn ra hết sức phức tạp, khi áp dụng công nghệ sẽ hạn chế tập trung và tiếp xúc nhiều.

Đó là những điều bạn cần lưu ý khi lựa chọn văn phòng công chứng tư nhân phù hợp với nhu cầu.