Những điều về văn phòng công chứng có thể bạn chưa biết

Hằng ngày, mỗi văn phòng công chứng sẽ tiếp nhận rất nhiều loại văn bản, giấy tờ khác nhau. Đôi khi chúng ta chỉ biết mang văn bản đến, sau đó ngồi đợi công chứng và ra về nhưng lại chẳng hề biết ý nghĩa của chúng là gì. Trong khuôn khổ bài viết ngày hôm nay, ta sẽ biết rõ hơn về loại văn phòng này cũng như những chức năng, vai trò mà chúng mang lại. Đồng thời có được những tips hay trong việc lựa chọn phòng công chứng tư nhân vừa nhanh chóng lại vừa hiệu quả.

Thủ tục công chứng đã được đơn giản hóa nhờ các phòng công chứng có mặt ở nhiều nơi.

1. Văn phòng công chứng là gì?

Dưới đây là khái niệm và vai trò của văn phòng công chứng:

1.1. Khái niệm 

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng. Văn phòng công chứng có chức năng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản; chứng thực bản sao từ bản chính, bản dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Văn phòng công chứng là một tổ chức công, được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến loại hình công ty hợp danh.

Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, là cánh tay nối dài của pháp luật, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

1.2. Vai trò của văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng. Văn phòng công chứng có vai trò quan trọng đối với các bên liên quan như:

Vai trò đối với các bên tham gia giao dịch

Văn phòng công chứng có vai trò đảm bảo tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản. Điều này góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, tránh xảy ra tranh chấp, khiếu kiện sau này.

Văn phòng công chứng cũng giúp cho việc tiến hành cũng như thực hiện những giao dịch của tổ chức hay từng cá nhân trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn. Các bên tham gia giao dịch không cần phải mất thời gian, công sức để đi lại, làm thủ tục tại các cơ quan nhà nước.

Vai trò đối với chính bản thân văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng có vai trò góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng, đáp ứng nhu cầu của xã hội. Văn phòng công chứng cũng là nơi làm việc, sinh hoạt của các công chứng viên, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của địa phương.

Vai trò đối với Nhà nước

Văn phòng công chứng có vai trò góp phần bảo đảm an ninh trật tự, an toàn xã hội. Việc công chứng hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản giúp cho các cơ quan nhà nước có căn cứ để giải quyết các tranh chấp, khiếu kiện phát sinh.

>>>> Xem ngay văn phòng cho thuê theo diện tích

Rất nhiều giấy tờ cần được sao y công chứng để bản sao đó được công nhận có hiệu lực pháp lý.

1.3. Những nội dung được công chứng tại văn phòng công chứng

Người dân có thể thực hiện công chứng tại Văn phòng công chứng các nội dung sau:

• Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
• Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng
• Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
• Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản
• Công chứng hợp đồng ủy quyền
• Công chứng di chúc
• Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản
• Công chứng văn bản khai nhận di sản
• Nhận lưu giữ di chúc
• Công chứng bản dịch
• Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng

1.4. Những loại giấy tờ không được chứng thực bản sao

• Bản chính đã bị tẩy, xóa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.
• Bảnh chính đã quá cũ, không còn nhìn thấy rõ được nội dung. 
• Bản chính được đóng sẵn dấu mộc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không có dấu mộc nhưng có ghi rõ không được sao chép.
• Bản chính có những nội dung trái với pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xúc phạm đến danh dự và phẩm chất của các đơn vị, tổ chức; vi phạm quyền công dân. 
• Bản chính được các cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, chứng nhận hoặc công chứng chưa được hợp pháp hóalãnh sự theo quy định. 
• Giấy tờ hoặc văn bản cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận hoặc đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. 

2. Chức năng của phòng công chứng

Dưới đây là những chức năng quan trọng của phòng công chứng:

2.1. Chứng nhận các văn bản, giấy tờ

Các văn phòng công chứng, dù là tư nhân hay nhà nước, đều có chức năng xác thực tính đúng đắn, chính xác và hợp pháp của các loại văn bản và giấy tờ. Điều này góp phần bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch, tránh xảy ra tranh chấp, khiếu kiện sau này.

Cụ thể, các văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực các loại văn bản và giấy tờ sau:

• Hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, bao gồm: hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng tặng cho, hợp đồng thừa kế,...
• Bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận, bao gồm: chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn,...
• Bản dịch các giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

2.2. Đảm bảo quyền lợi của đôi bên

Ngoài chức năng xác thực tính xác thực, hợp pháp của các loại văn bản và giấy tờ, công chứng còn có vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tranh chấp.

Thứ nhất, công chứng giúp đảm bảo tính minh bạch của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật, được Bộ Tư pháp bổ nhiệm và cấp thẻ công chứng viên. Công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra, xác minh tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch trước khi chứng nhận. Điều này giúp đảm bảo rằng hợp đồng, giao dịch được công chứng là đúng quy định của pháp luật, không có sai sót, gian lận.

Thứ hai, công chứng giúp bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, là cơ sở để các bên tham gia giao dịch thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, văn bản công chứng sẽ là căn cứ để giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

Thứ ba, công chứng giúp góp phần xây dựng nền kinh tế - xã hội phát triển bền vững. Việc công chứng giúp tạo môi trường pháp lý ổn định, minh bạch cho các giao dịch dân sự, thương mại. Điều này góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội.

>>>>> Giá thuê văn phòng quận 2

Phòng công chức giúp bảo đảm tính hợp pháp và chân thật của chủ thể sở hữu giấy tờ đó.

3. Các tiêu chí khi lựa chọn phòng công chứng

Khi có nhu cầu công chứng các loại văn bản, giấy tờ, các bạn cần lựa chọn phòng công chứng uy tín, đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Dưới đây là một số tiêu chí cần quan tâm khi lựa chọn phòng công chứng:

3.1. Cách hướng dẫn thủ tục, giấy tờ

Khi có nhu cầu công chứng các loại văn bản, giấy tờ, bạn cần lựa chọn văn phòng công chứng uy tín, đảm bảo chất lượng dịch vụ. Một trong những tiêu chí quan trọng cần quan tâm khi lựa chọn văn phòng công chứng là thái độ phục vụ của đội ngũ công chứng viên.

Thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình là một trong những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng dịch vụ của văn phòng công chứng. Một văn phòng công chứng uy tín sẽ có đội ngũ công chứng viên với thái độ niềm nở, lịch sự, sẵn sàng giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách tận tình, chu đáo.

Đối với những giấy tờ thường sẽ rất phức tạp và dễ xảy ra sai sót nếu bạn không hiểu và không được tư vấn tận tình. Vì vậy, bạn nên lựa chọn văn phòng công chứng có đội ngũ công chứng viên có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, có thể tư vấn cho bạn một cách chính xác, đầy đủ và dễ hiểu.

Cách tư vấn ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ và dễ hiểu là một trong những yếu tố quan trọng giúp bạn hiểu rõ về các quy định pháp luật liên quan đến giao dịch của mình, tránh xảy ra sai sót. Bạn nên tránh việc rối loạn vì quá nhiều thông tin dẫn đến không đạt được kết quả mong muốn so với số tiền đã trả.

3.2. Các chi phí dịch vụ 

Phí dịch vụ công chứng là một trong những yếu tố quan trọng mà khách hàng cần quan tâm khi thực hiện thủ tục công chứng. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về mức phí này và được tư vấn đầy đủ.

Tại sao cần hỏi rõ về phí dịch vụ công chứng?

• Kiểm soát được khuôn khổ tài chính cho phép

Phí dịch vụ công chứng có thể thay đổi tùy thuộc vào loại văn bản, giấy tờ cần công chứng, mức độ phức tạp của giao dịch,... Vì vậy, khách hàng cần hỏi rõ về phí dịch vụ trước khi thực hiện thủ tục công chứng để kiểm soát được khuôn khổ tài chính cho phép.

• Việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến

Khi biết rõ về phí dịch vụ, khách hàng sẽ có thể chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết và thời gian cần thiết để thực hiện thủ tục công chứng. Điều này giúp việc công chứng diễn ra đúng như dự kiến, tránh những rủi ro phát sinh.

• Đảm bảo trong khoản chi trả và tránh mất tiền vì những giấy tờ không cần dùng đến

Trong một số trường hợp, khách hàng có thể được yêu cầu nộp thêm một số khoản phí phát sinh ngoài phí dịch vụ công chứng, chẳng hạn như phí soạn thảo, phí ký ngoài trụ sở, phí ký ngoài giờ,... Vì vậy, khách hàng cần hỏi rõ về các khoản phí phát sinh này để đảm bảo trong khoản chi trả và tránh mất tiền vì những giấy tờ không cần dùng đến.

Các phòng công chứng tư nhân là giảm giáp tiết kiệm thời gian hoàn thành thủ tục cho người dân.

3.3. Mức độ linh hoạt khi xử lý vấn đề

Sai sót là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ công việc nào, kể cả công chứng. Dù là những lỗi nhỏ về mặt chính tả, kỹ thuật hay dấu mộc cũng có thể gây ra những thiệt hại đáng kể cho cả khách hàng và công chứng viên. Nếu không được giải quyết kịp thời, sai sót sẽ gây cản trở lớn về mặt thời gian và có thể dẫn đến tranh chấp.

Vì vậy, khi có nhu cầu công chứng, khách hàng cần lựa chọn văn phòng công chứng uy tín, có đội ngũ công chứng viên có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.

Một văn phòng công chứng uy tín cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Được cấp phép hoạt động bởi Bộ Tư pháp.
• Có đội ngũ công chứng viên có chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn.
• Thái độ phục vụ chuyên nghiệp, tận tình.
• Giải quyết linh hoạt, nhanh chóng các vấn đề.
• Luôn lắng nghe, tôn trọng những phản hồi từ khách hàng.

4. Các thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định tại Mục 4.2 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, gồm:

• Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng;
• Quyết định thành lập Văn phòng công chứng của tổ chức hành nghề công chứng;
• Danh sách công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động của Văn phòng công chứng;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của hộ kinh doanh của Văn phòng công chứng;
• Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng.

Bước 2: Nộp hồ sơ và được cấp quyết định cho phép thành lập

Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 3: Đăng ký hoạt động

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Thông qua những ý trên, ta có thể hiểu rõ hơn về những vai trò cũng như lợi ích của việc công chứng. Đồng thời có thêm những kinh nghiệm trong việc lựa chọn các văn phòng công chứng tư nhân sao cho phù hợp để đảm bảo quyền lợi cá nhân.