Tổng hợp thông tin dịch vụ văn phòng chia sẻ tại HCM năm 2021

Cập Nhật: 16/9/2021 | 2:50:11 PM

Văn phòng chia sẻ tại HCM được thay đổi với nhiều loại hình khác nhau, cho thuê chỗ ngồi làm việc hay Coworking space cũng là một trong những tên gọi của dịch vụ này.

Tổng hợp thông tin dịch vụ văn phòng chia sẻ tại HCM năm 2021

Thị trường văn phòng dần thay đổi nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng. Văn phòng chia sẻ tại HCM, văn phòng chia sẻ quận 2 hay những loại hình văn phòng giá rẻ khác là loại hình được nhiều doanh nghiệp Startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc những nhóm cộng tác viên làm việc từ xa lựa chọn. Không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn là không gian làm việc chuyên nghiệp và tiện lợi.

1. Giới thiệu về văn phòng chia sẻ

Mô hình văn phòng chia sẻ xuất hiện từ những năm 2000, khi đó chưa có tên gọi chính thức cho mô hình này. Nó chỉ đơn giản là chia sẻ lại một phần, khu vực văn phòng mà doanh nghiệp không dùng đến nhằm tránh lãng phí. 

1.1 Khái niệm

Hiện nay có nhiều tên gọi cho loại hình văn phòng tiện lợi này, tuy nhiên, văn phòng chia sẻ,  Coworking space hay dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc là những khái niệm thường được sử dụng. 

 Văn phòng chia sẻ là dịch vụ cung cấp chỗ ngồi làm việc và không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện lợi nhất cho khách hàng. Với trang thiết bị có sẵn như bàn làm việc, ghế, tủ cá nhân, khu vực nghỉ ngơi thư giãn, quầy pantry,... kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như lễ tân nhận thư từ, bưu phẩm, phòng họp đón tiếp đối tác, trao đổi và họp team…

Văn phòng chia sẻ là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn lựa bởi tính tiện dụng.

Văn phòng chia sẻ là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn lựa bởi tính tiện dụng.

Hiện nay có nhiều loại hình văn phòng chia sẻ được “biến tấu” để phù hợp với nhu đa dạng khách hàng như

  • Văn phòng chia sẻ kết hợp văn phòng ảo
  • Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi linh hoạt , ngắn hạn
  • Dịch vụ văn phòng trọn gói cho nhóm, doanh nghiệp ít nhân sự
  • Dịch vụ hỗ trợ như khai báo thuế, kế toán và thành lập doanh nghiệp

phân biệt mô hình văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ

1.2 Tính pháp lý

Loại hình văn phòng chia sẻ cũng giống như các văn phòng cho thuê truyền thống bình thường, hoàn toàn hợp pháp. Chủ yếu thông tin và các cam kết của đơn vị cung cấp dịch vụ phải rõ ràng và minh bạch, đảm bảo quyền lợi của khách hàng. 

Hơn nữa là các vấn đề về an toàn thông tin cũng như an toàn tài sản phải được đảm bảo cho từng khách hàng. Vì đây là môi trường làm việc tập thể, cần tránh các rủi ro không cần thiết. 

2. Ưu và nhược điểm của loại hình này

Bất cứ loại hình dịch vụ nào cũng đều có những ưu và nhược điểm riêng. Khách hàng cần nắm rõ phần này để đưa ra quyết định và lựa chọn loại hình hoạt động phù hợp nhất. 

2.1 Ưu điểm

- Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm hàng đầu của mô hình văn phòng chia sẻ. Đối với doanh nghiệp, nhóm cộng tác viên hay những bạn làm việc từ xa, làm việc tự do. Chi phí thuê một văn phòng nhỏ tại HCM có giá dao động thấp nhất từ 9-12 triệu/tháng/12m2. Đó chưa phải là chi phí cố định, con số có thể phát sinh thêm nhiều loại phí như phí quản lý, phí điện, nước, giữ xe… tùy vào đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có những loại phí khác nhau. 

Như vậy, với văn phòng chia sẻ, chi phí văn phòng chỉ từ 1 triệu- 2 triệu/nhân sự. Tất cả các nhu cầu cho văn phòng làm việc đều được đáp ứng và không tốn khoản chi phí đầu tư cơ sở vật chất ban đầu. 

- Giao lưu học hỏi: Trong môi trường làm việc của văn phòng chia sẻ, sẽ có nhiều khách hàng đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau, thậm chí là những đất nước, nền văn hóa khác nhau. Việc học hỏi, chia sẻ kinh nghiệm, giao lưu văn hóa trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.  

- Linh hoạt vị trí - thuận tiện di chuyển: Đối với những Freelancer làm việc theo dự án, cần linh hoạt vị trí văn phòng thì loại hình dịch vụ văn phòng chia sẻ là lựa chọn vô cùng hợp lý. Giảm thiểu được phần chi phí đầu tư văn phòng, chi phí cọc, chi phí vận chuyển. Ngoại trừ các vật dụng cá nhân thì bạn không cần phải đầu tư bất cứ gì khi sử dụng loại hình này, vì thế nếu có di chuyển đến khu vực khác thì sẽ đơn giản hơn. 

Các văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ trang thiết bị cần thiết như máy in, bàn, ghế, máy lạnh,...

Các văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ trang thiết bị cần thiết như máy in, bàn, ghế, máy lạnh,...

2.2 Nhược điểm

Không chỉ riêng mô hình văn phòng chia sẻ, mà bất cứ môi trường làm việc đông người nào cũng sẽ khó tránh khỏi sự ồn ào và các vấn đề bảo mật thông tin. Đây cũng là nhược điểm duy nhất của văn phòng chia sẻ.

Văn phòng chia sẻ là môi trường chung của nhiều cá nhân, doanh nghiệp cùng hoạt động, vì thế nó được xây dựng bởi ý thức của các thành viên. Tuy nhiên, ban quản lý, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ có trách nhiệm đảm bảo an toàn tài sản và không gian làm việc cho tất cả khách hàng. 

3. Các mô hình văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ HCM không còn là loại hình mới lạ, tuy nhiên sự “biến tấu” để phù hợp với nhu cầu khách hàng đã tạo ra nhiều lựa chọn. Hãy cùng Arental tìm hiểu một số loại hình mới nhé. 

3.1 Các tiện ích cơ bản của gói dịch vụ văn phòng chia sẻ

Dù với bất kỳ tên gọi mới lạ nào, thì bản chất của dịch vụ văn phòng chia sẻ tại tp.HCM cũng sẽ không thay đổi. Những tiện ích cơ bản cần có :

  • Vị trí/ chỗ ngồi làm việc
  • Cơ sở vật chất cá nhân phục vụ công việc (bàn, ghế, tủ hồ sơ, tủ cá nhân…)
  • Cơ sở vật chất công cộng (máy điều hòa, Internet, thang máy, khóa cửa, máy in, máy photo, khu ăn uống, thư giãn, các loại trà, nước uống…)

Tùy vào từng đơn vị cung cấp dịch vụ mà các tiện ích có thể thay đổi linh hoạt hơn. 

3.2 Văn phòng ảo kết hợp với văn phòng chia sẻ

Đối với doanh nghiệp nhỏ và Startup thì đây là lựa chọn tối ưu nhất. Vừa đáp ứng các nhu cầu về thủ tục pháp lý mà còn giảm chi phí đầu tư ban đầu. 

Khi lựa chọn loại dịch vụ kết kết văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ, khách hàng sẽ có được:

  • Địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp hợp pháp
  • Nơi đặt bảng tên doanh nghiệp 
  • Môi trường văn phòng làm việc chuyên nghiệp cho nhân sự
  • Hỗ trợ các thủ tục pháp lý (đăng ký thành lập doanh nghiệp, khai báo thuế, kế toán…)
  • Tiết kiệm 90% chi phí đầu tư văn phòng 

Không gian làm việc đảm bảo sự thoải mái và yên tĩnh mà người làm văn phòng yêu cầu.

Không gian làm việc đảm bảo sự thoải mái và yên tĩnh mà người làm văn phòng yêu cầu.

3.3 Các loại hình mới của dịch vụ văn phòng chia sẻ tại HCM

2 loại hình văn phòng chia sẻ cơ bản nhất hiện nay là:

  • Văn phòng chia sẻ- chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)

Loại dịch vụ này chính là mô hình văn phòng chia sẻ truyền thống, với các tiện ích cơ bản như nhau. Phù hợp với những khách hàng thích sự ổn định và lâu dài

Vị trí chỗ ngồi khách thuê được lựa chọn, và vị trí đó sẽ cố định xuyên suốt thời gian thuê. Chỗ ngồi kèm theo bàn, ghế , tủ cá nhân… Khách thuê có thể để đồ, vật dụng lại và được đảm bảo an toàn tài sản.

Hình thức và hợp đồng thuê:

  • Hợp đồng thường kéo dài ít nhất 1 năm hoặc 6 tháng. 
  • Phần tiền cọc từ 1-2 lần giá trị thuê (1-2 tháng tiền thuê). 
  • Thanh toán tiền thuê đầu mỗi tháng
  • Giá thuê: dao động từ 2 triệu đồng/chỗ ngồi/tháng tùy vị trí và từng đơn vị cung cấp
  • Chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk)

Đây là loại dịch vụ mới, với các điều kiện có lợi hơn cho khách hàng, phù hợp với khách hàng ngắn hạn, và thích sự đổi mới hoặc vì những đặc thù công việc đòi hỏi sự thay đổi liên tục. 

Vị trí chỗ ngồi sẽ không cố định mà được quyết định bởi nguyên tắc “khách hàng đến trước, phục vụ trước” và đảm bảo đủ số lượng chỗ ngồi. 

Với khách hàng thích đổi mới, thì đây là lựa chọn phù hợp nhất. Mỗi ngày trải nghiệm một vị trí khác nhau sẽ mang lại nhiều cảm hứng làm việc hơn, năng động hơn. Tuy nhiên, nhược điểm là khách hàng chỉ có tủ cá nhân là cố định ngoài ra sẽ mang tất cả vật dụng khỏi vị trí ngồi mỗi cuối ngày. 

Hình thức và hợp đồng thuê:

  • Hợp đồng thường ngắn hạn, linh hoạt theo nhu cầu khách hàng
  • Phần tiền cọc từ 1-2 lần giá trị thuê (1-2 tháng tiền thuê). 
  • Thanh toán tiền thuê đầu mỗi chu kỳ thuê
  • Giá thuê: dao động từ 1,5 triệu đồng/chỗ ngồi/tháng tùy vị trí và từng đơn vị cung cấp
  • Cúng những gói trải nghiệm cho khách hàng dùng thử theo ngày, theo tuần và tháng.

3.4 Văn phòng riêng/ văn phòng trọn gói

Đây là loại hình phù hợp với nhóm, công ty nhỏ từ 4 nhân sự và cần sự riêng tư, bảo mật. Chỉ cần thanh toán một mức phí cố định và không có bất kỳ chi phí phát sinh nào kể cả đầu tư vật chất cho văn phòng. Đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ bao gồm bàn ghế, trang thiết bị sẵn sàng cho doanh nghiệp. 

Giá thuê văn phòng trọn gói tại quận 2 cho nhóm 4 nhân sự trở lên thường dao động từ 12 triệu/phòng/tháng. Đơn vị cung cấp dịch vụ cũng có thể setup văn phòng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, đảm bảo tiện lợi nhất cho doanh nghiệp.

>>> Tham khảo dịch vụ văn phòng trọn gói tại Quận 2 (tp. Thủ Đức)

Văn phòng chia sẻ còn có không gian thư giãn nghỉ ngơi cho người làm việc tại đây.

Văn phòng chia sẻ còn có không gian thư giãn nghỉ ngơi cho người làm việc tại đây.

4. Văn phòng chia sẻ phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Dù mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp, tuy nhiên văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói chỉ phù hợp với một số phân khúc khách hàng như:

  • Doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân sự làm việc cố định tại văn phòng không nhiều
  • Doanh nghiệp mới thành lập, cần tiết kiệm chi phí đầu tư văn phòng ban đầu. 
  • Các nhân sự làm việc tự do, bạn trẻ yêu thích trải nghiệm môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Còn đối với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp đã hoạt động ổn định thì đây không phải là lựa chọn phù hợp. Vì còn một số nhược điểm về khả năng bảo mật và an toàn thông tin. Nhiều doanh nghiệp cùng lĩnh vực hoạt động trong cùng một văn phòng là trở ngại của khách hàng khi làm việc ở môi trường này.

5. Kinh nghiệm lựa chọn văn phòng chia sẻ phù hợp

Dựa trên kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ văn phòng, Arental chia sẻ với bạn cách lựa chọn dịch vụ văn phòng chia sẻ phù hợp, cũng như là loại hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp. 

Bước 1: Hãy xác định các 5 yếu tố sau:

  • Số lượng nhân sự (đối với các doanh nghiệp)
  • Chi phí dự tính cho khoản thuê văn phòng
  • Thời gian thuê
  • Các nhu cầu về trang thiết bị, cơ sở vật chất
  • Vị trí mong muốn (khu vực nào trong thành phố đảm bảo thuận tiện đi lại)

Ngoài ra còn nhiều tiêu chí khác, nhưng đây là những tiêu chí quan trọng nhất.

Bước 2: Sắp xếp các tiêu chí theo thứ tự ưu tiên

Bước 3: Bắt đầu lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín

Hãy liệt kê ít nhất 3 đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng để so sánh và đưa ra lựa chọn tốt nhất

Hoặc nếu bạn quá bận rộn hay chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lựa chọn văn phòng, hãy gọi ngay cho chúng tôi 0904 667 858 để được hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí

093 188 2101