Thuê Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không? Quy Trình Mở Văn Phòng Ảo Ra Sao?

Hướng dẫn cách để tính phí ngoài giờ chi tiết và yếu tố ảnh hưởng.

Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không? Theo báo VnEconomy, với mức giá trung bình từ 1.250.000 VND - 3.000.000 VND/tháng (tùy gói lựa chọn của khách hàng), chỉ bằng khoảng 20% chi phí thuê văn phòng thông thường, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang lựa chọn hình thức thuê văn phòng ảo. Vậy tính hợp pháp của mô hình này ra sao? 4 nhóm khách hàng phù hợp là những ai? Và những điều kiện để quý doanh nghiệp có thể thuê văn phòng ảo ngay nhé!

Văn Phòng Ảo Là Gì? Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Tại Việt Nam Hay Không?

Dịch vụ văn phòng ảo là hình thức cho thuê không gian làm việc với các dịch vụ hỗ trợ như tiếp nhận thư từ, số điện thoại doanh nghiệp và địa chỉ giao dịch mà không cần phải thuê mặt bằng thực tế. Vậy việc thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?

Căn cứ vào Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Vì thế, việc thuê văn phòng ảo là không vi phạm pháp luật tại Việt Nam, nhưng doanh nghiệp cần khai báo với cơ quan chức năng nếu kinh doanh ở địa điểm khác. Vậy các doanh nghiệp có nên chọn thuê văn phòng ảo không? Cùng tìm hiểu nội dung tiếp theo để đưa ra quyết định chính xác nhé!

Có Nên Thuê Văn Phòng Ảo Hay Không? Quy Trình Mở Văn Phòng Đại Diện Có Nhanh Chóng Không?

Việc lựa chọn thuê văn phòng ảo là có phần tối ưu nhờ vào các ưu điểm như:

• Tiết kiệm ngân sách thuê văn phòng so với mô hình thông thường.

• Linh hoạt về địa điểm làm việc.

• Được hưởng dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng truyền thống và dễ dàng mở rộng hoạt động.

Ví dụ: Chi phí thuê văn phòng riêng trọn gói cho 1-4 nhân sự làm việc tại Arental Vietnam rơi vào mức 6.000.000 - 12.000.000 VND/tháng/phòng. Nhưng với văn phòng ảo hay văn phòng đại diện (gói sản phẩm kèm 1 chỗ ngồi làm việc) thì mức phí thuê chỉ còn từ 2.400.000 VND/tháng (tiết kiệm ngân sách gấp 2,5 - 5 lần).

Nếu quý doanh nghiệp cảm thấy quan tâm và muốn tìm hiểu về gói dịch vụ văn phòng ảo 399.000 - 2.400.000 VND/tháng tại tòa nhà A Space Office của chúng tôi, hãy liên hệ ngay hotline 098 7260 333 để được tư vấn chi tiết nhất!

Về quy trình đăng ký để mở một văn phòng ảo (hay văn phòng đại diện) thường rất nhanh chóng, chỉ với 4 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin và nhu cầu về dịch vụ văn phòng ảo từ khách hàng.

• Bước 2: Tư vấn và báo giá các gói dịch vụ văn phòng ảo phù hợp.

• Bước 3: Khảo sát thực tế vị trí và xác nhận các tùy chọn dịch vụ mà khách hàng chọn.

• Bước 4: Ký kết hợp đồng và hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề liên quan.

Để hiểu rõ hơn về các điều khoản và quy trình cụ thể, bạn có thể tham khảo chi tiết về mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo mà đội ngũ Arental Vietnam đã chia sẻ trước đó.

4 Đối Tượng Khách Hàng Mục Tiêu Của Văn Phòng Ảo

Theo nghiên cứu và khảo sát từ đội ngũ nhân viên Arental Vietnam trong hoạt động cung cấp giải pháp văn phòng ảo, chúng tôi nhận thấy rằng dịch vụ này được quan tâm nhiều nhất bởi 4 nhóm khách hàng sau:

• 1. Doanh nghiệp khởi nghiệp: các doanh nghiệp khởi nghiệp thường tìm kiếm giải pháp tiết kiệm chi phí và linh hoạt. Văn phòng ảo giúp họ duy trì sự chuyên nghiệp mà không cần đầu tư vào không gian văn phòng truyền thống.

• 2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa: doanh nghiệp nhỏ và vừa thường cần một địa chỉ kinh doanh uy tín mà không muốn chi tiêu nhiều cho thuê văn phòng. Văn phòng ảo cung cấp giải pháp lý tưởng với chi phí thấp và dịch vụ hỗ trợ toàn diện.

• 3. Doanh nhân và freelancer: doanh nhân và freelancer thường làm việc từ xa và cần một địa chỉ để nhận thư từ và gọi điện. Văn phòng ảo mang lại sự chuyên nghiệp và tiện lợi mà họ cần.

• 4. Công ty đa quốc gia: công ty đa quốc gia  muốn mở rộng thị trường tại Việt Nam mà không cần đầu tư quá nhiều vào không gian văn phòng thực tế. Văn phòng ảo giúp họ hiện diện tại địa phương với chi phí hợp lý và dễ dàng quản lý.

Ai Có Thể Đăng Ký Kinh Doanh Cho Thuê Văn Phòng Ảo? Thủ Tục Cần Những Gì?

Cho thuê văn phòng ảo cũng được xem là một loại hình kinh doanh bất động sản. Vì thế, việc đăng ký kinh doanh mô hình dịch vụ này cũng tương tự như việc đăng ký kinh doanh cho thuê văn phòng thông thường với những điều kiện, giấy tờ và thủ tục sau:

Điều Kiện Kinh Doanh Văn Phòng Ảo

Để kinh doanh mô hình này, tổ chức và cá nhân cần tuân thủ các điều kiện cụ thể được quy định tại Điều 10 Luật Kinh doanh Bất động sản 2014:

Đối với tổ chức, cá nhân cho thuê văn phòng ảo thường xuyên: 

• Phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã.

• Có vốn pháp định từ 20.000.000.000 VND trở lên.

• Có giấy phép đăng ký kinh doanh ngành nghề bất động sản.

Trường hợp ngoại lệ: Tổ chức, hộ gia đình, hoặc cá nhân kinh doanh văn phòng ảo quy mô nhỏ, không thường xuyên không cần thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai và nộp thuế theo quy định pháp luật.

Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Để Đăng Ký Kinh Doanh Văn Phòng Ảo

Đăng ký giấy phép kinh doanh cho thuê văn phòng ảo cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký kinh doanh.

• Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập, điều lệ,...

• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật/chủ sở hữu doanh nghiệp.

• Bản sao các giấy tờ pháp lý khác theo yêu cầu.

Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Để Đăng Ký Kinh Doanh Văn Phòng Ảo

Quy trình đăng ký giấy phép kinh doanh văn phòng ảo gồm có 4 bước:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

• Bước 2: Nộp hồ sơ.

• Bước 3: Nhận kết quả đăng ký (sau 3-5 ngày).

• Bước 4: Đóng phí và nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bất động sản.

Arental Vietnam - Đơn Vị Cho Thuê Văn Phòng Ảo Chuyên Nghiệp TPHCM

Quý khách hàng còn đang “đau đầu” và còn nhiều nghi ngại về mô hình văn phòng ảo này và chưa biết lựa chọn một đơn vị uy tín nào? Hãy để đội ngũ nhân viên Arental Vietnam giúp bạn với nhiều gói sản phẩm văn phòng ảo linh hoạt theo nhu cầu, ngân sách tại 5 cơ sở:

Hãy liên hệ ngay với Arental Vietnam qua hotline 098 7260 333 để được tư vấn và giải đáp chi tiết các vấn đề về dịch vụ văn phòng ảo của chúng tôi.

Giải Đáp 3 Câu Hỏi Thường Gặp Về Tính Pháp Lý Của Văn Phòng Ảo

Tương tự như câu hỏi: "Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?", thì đây cũng là 3 câu hỏi được nhiều khách hàng quan tâm n Nếu bạn có thắc mắc liên quan đến tính pháp lý khi lựa chọn thuê văn phòng ảo hãy điểm qua 3 câu hỏi mà chúng tôi thường nhận được từ cộng đồng khách hàng quan tâm, sử dụng dịch vụ:

Câu 1: Thuê văn phòng ảo có xuất được hóa đơn không?

Có, đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo vẫn sẽ xuất hóa đơn VAT khi doanh nghiệp thanh toán phí thuê (thuế VAT 10%).

Câu 2: Vậy thủ tục đăng ký kinh doanh với văn phòng ảo cần những gì?

Cần chuẩn bị đơn đăng ký kinh doanh, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, hợp đồng thuê văn phòng ảo, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện và dự thảo điều lệ công ty.

Câu 3: Có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng để làm trụ sở công ty hợp pháp hay không?

Có, địa chỉ của văn phòng ảo có thể được sử dụng làm trụ sở công ty hợp pháp nếu đáp ứng yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Qua nội dung vừa chia sẻ, Arental Vietnam đã giải đáp cho bạn đọc về vấn đề “thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?” đồng thời hướng dẫn chi tiết quy trình để thuê cũng như kinh doanh mô hình này. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mô hình dịch vụ này và giúp ích cho bạn trong các quyết định kinh doanh trong tương lai!