Tips xử lý thông tin cho nhân viên văn phòng chia sẻ

Tips xử lý thông tin cho nhân viên văn phòng chia sẻ 

Có thể thấy dù trong công việc hay trong cuộc sống thường ngày thì việc nắm bắt và tìm kiếm thông tin là điều rất cần thiết. Điều này giúp mang lại hiểu biết cho con người đồng thời giúp ta bắt kịp những biến chuyển của xã hội ngoài kia. Để có được những dữ liệu xác đáng phải trải qua nhiều bước. Từ việc thu thập dữ liệu, tiếp nhận và xử lý sao cho hiệu quả nhất. Tuy nhiên không phải ai hay bất kỳ nhân viên văn phòng chia sẻ nào cũng có được kỹ năng xử lý thông tin tối ưu. Dưới đây là những tips hay mà Arental gửi đến sẽ giúp các bạn cách để phát triển kỹ năng này tốt nhất. 

Các thông tin sau khi thu thập cần được sắp xếp và xử lý một cách logic.

1. Biết cách phân loại thông tin

1.1. Theo kênh tiếp nhận

Hiện nay có rất nhiều kênh và nhiều nguồn thực hiện tốt và nhanh trong việc cập nhật thông tin. Thế nhưng không phải kênh nguồn nào cũng mang tính chất chính thống và đúng đắn. Có nhiều loại kênh khác nhau chẳng hạn như dựa vào các mối quan hệ xã hội giữa cấp trên và cấp dưới, đồng nghiệp và đến từ mọi người xung quanh. Hay từ các phương tiện gửi - nhận thông qua văn bản trực tiếp, thông tin phi ngôn ngữ. 

Đặc biệt hơn với thời đại công nghệ hiện nay thì từ mạng xã hội cũng cung cấp một lượng thông tin đáng kể. Do vậy cần biết cách chọn lọc thông tin một cách thông minh để tránh những sai sót xảy ra.  

1.2. Theo tính chất thời điểm nội dung

Nhân viên văn phòng chia sẻ tphcm cần nắm bắt thông tin một cách chính xác và cụ thể về mặt thời gian khi làm việc. Điều này giúp hạn chế những sai sót trong quá trình báo cáo, thực hiện những dự án lớn. Bao gồm nguồn thông tin về pháp lý hay kinh tế - xã hội. Đồng thời những thông tin thực tế liên quan đến tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý của các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó còn là những phản hồi, ý kiến, nguyện vọng của khách hàng.

>>>>> Văn phòng chia sẻ tphcm giá ưu đãi với đầy đủ tiện ích cần thiết

Có thể tuân theo các quy tắc sắp xếp truyền thống để thuận tiện cho việc tìm kiếm.

1.3. Theo tính chất và đặc điểm sử dụng

Thông tin cần biết, phải biết và nên biết cần phải được phân chia và xác định một cách rõ ràng. Không chỉ giúp ta kiểm soát được khối lượng thông tin quá tải mà còn định hình cách xử lý sao cho hiệu quả nhất. Trở nên chủ động hơn, có cái nhìn tổng quát về vấn đề. Do vậy cần biết cách chọn lọc thông tin một cách thông minh để tránh những sai sót xảy ra.

2. Tuân thủ các nguyên tắc cơ bản

2.1. Đồng bộ theo quy trình thống nhất

Thông tin đưa vào được sắp xếp và phân chia một cách rõ ràng và khoa học sẽ giúp cho quá trình xử lý được nhanh chóng hơn. Tính đồng bộ là vô cùng quan trọng trong quá trình xử lý và kiểm tra khi có sai sót. Ngoài ra, cần đảm bảo nguyên tắc xử lý thông tin theo quy trình, quy định thống nhất. Điều này giúp việc tiến hành loại bỏ những thông tin không đảm bảo về tính trung thực, khách quan và không đáp ứng được mục đích. Dễ dàng hơn trong việc xây dựng các giải thuyết để đưa ra được những biện pháp khắc phục.

Cập nhật mới các thông tin liên tục và phân vào các mục tương ứng tránh việc lẫn lộn.

2.2. Thận trọng trong việc tham khảo

Việc tham khảo những thông tin từ những trang không chính thống sẽ gây ra nhiều thiệt hại lớn. Sai số dữ liệu khiến việc xử lý trở nên khó khăn và trở ngại. Kéo theo những báo cáo của doanh nghiệp bị lệch so với thực tế. Từ đó không đưa ra được những định hướng đúng đắn gây hao tổn về mặt tài chính lẫn tinh thần. Hơn nữa, việc khai thác thông tin từ những chủ thể ảo có thể khiến thông tin nội bộ bị rò rỉ, thậm tệ hơn là bị hacker xâm nhập vào hệ thống bảo mật.

3. Yêu cầu của thông tin

3.1. Đầy đủ, phù hợp

Kỹ năng xử lý thông tin của bạn sẽ đạt kết quả cao nếu biết cách chọn lọc khôn khéo, thông minh. Thông tin phải phù hợp và xác đáng với tính chất công việc cần giải quyết. Bên cạnh đó phải có tính hợp pháp về các phương diện liên quan. Đồng thời có giá trị sử dụng nhằm phục vụ cho yêu cầu công việc. Thông tin trong khâu tiếp nhận phải đầy đủ và phản ánh được các mặt của vấn đề.

>>>>> Cho thuê chỗ ngồi làm việc linh hoạt quận 2

Các thông tin ngay khi tiếp nhận cần được kiểm tra về chất lượng cũng như bố cục.

3.2. Mang tính kịp thời

Nếu bạn không muốn trở nên tụt hậu và lỗi thời thì việc cập nhất thông tin cần được diễn ra thường xuyên và đều đặn. Thông tin có tính mới, phản ánh các vấn đề ở thời điểm hiện tại. Tránh việc chọn lọc một cách qua loa, lơ là từ đó ghi nhận luồng thông tin cũ, lạc hậu. Cập nhật từ các phương tiện truyền thông, các chủ thể đáng tin cậy hay từ các nguồn có cơ sở kiểm chứng.

3.3. Đảm bảo yêu cầu bí mật

Những số liệu thuộc nội bộ cá nhân thông thường không được công khai trên hầu hết các phương diện. Chẳng hạn như trường hợp liên quan về bí quyết công nghệ, số liệu doanh thu từng quý, từng năm của các công ty.  Các thông tin chưa được phép công bố trên diện rộng tuân theo quy định nhà nước và tổ chức. Điều này giúp bảo mật tư liệu nội bộ, nâng cao tính riêng tư của doanh nghiệp đó.  

Các thông tin mật cần được kiểm soát chặt chẽ theo quy định chung và nơi lưu trữ đã định.

Kỹ năng xử lý thông tin chính sẽ khiến cho những bạn freelancer hay nhân viên của các doanh nghiệp nhỏ thuê văn phòng chia sẻ rèn luyện được tác phong làm việc chuyên nghiệp và thuần thục hơn. Nâng cao đầu óc nhạy bén trong thu thập dữ liệu và xử lý thông tin một cách nhanh chóng. Từ đó mà việc thăng tiến trong tương lai cũng trở nên dễ dàng.