Những điều cần biết trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty

Những điều cần biết trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty

Đô thị hóa - hiện đại hóa khiến nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển và hội nhập toàn cầu. Rất nhiều công ty có vốn đầu tư nước ngoài gia nhập vào Việt Nam, cùng với đó hàng loạt doanh nghiệp vừa và nhỏ được ra đời. Bởi vậy, ngày càng nhiều khách hàng quan tâm và lựa chọn sử dụng các hình thức cho thuê văn phòng. Chính vì thế, rất nhiều nơi cho thuê mọc lên, tạo ra nguồn cung đa dạng tại TP HCM, khiến khách thuê bối rối không biết làm sao để chọn được văn phòng phù hợp và hiệu quả. Nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định và tránh được những rủi ro trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty, Arental xin chia sẻ những thông tin hữu ích sau.

Các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quyết định và tránh được rủi ro nhờ các lưu ý quan trọng.

1. Xác định ngân sách hiện có

Tiêu chí quan trọng đầu tiên khi doanh nghiệp định tìm kiếm và đàm phán hợp đồng thuê văn phòng công ty chính là khả năng chi trả tiền thuê. Điều này tác động rất lớn trên suốt chặng đường kinh doanh sau này. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xác định ngân sách ngay từ đầu, đưa ra dự tính để có những định hướng để lựa chọn được văn phòng cho thuê phù hợp với khả năng và điều kiện kinh tế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tính toán trước kế hoạch và thời gian thuê dài hạn. Bởi nếu thuê lâu dài và ổn định, có thể sẽ nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn về giá thuê.

2. Liệt kê danh sách tiêu chí cụ thể

Kinh nghiệm luôn phải ghi nhớ khi tìm nơi cho thuê phòng TP HCM là liệt kê ra và xác định xem tiêu chí nào quan trọng. Căn cứ vào đó, tìm kiếm những địa chỉ cho thuê phù hợp và đúng với những điều đặt ra, tránh lãng phí thời gian. Một vài tiêu chí được khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng gồm có:

• Lĩnh vực và kế hoạch kinh doanh của công ty
• Vị trí có cần phải nằm ở trung tâm, nơi sôi động, tập trung nhiều dân cư hay chỉ cần nơi yên tĩnh, ít người sinh sống? Với những công ty đang phát triển thương hiệu theo quy mô lớn, văn phòng đặt ở vị trí trung tâm thành phố đem lại được rất nhiều lợi ích về mọi mặt.
• Đảm bảo yếu tố phong thủy: Người ta thường quan niệm, một văn phòng nằm ở nơi đường xá rộng rãi, thông thoáng, không khí dễ dàng lưu thông tốt hơn sẽ đem lại nhiều may mắn và thịnh vượng.

3. Chọn địa điểm thích hợp

Địa điểm thuê văn phòng lý tưởng nằm trong một phần chiến lược quảng bá về hình ảnh doanh nghiệp vô cùng hiệu quả. Không chỉ thế, vị trí văn phòng nằm ở những nơi thuận tiện giúp nhân viên dễ dàng hơn trong việc di chuyển đi làm. 

Tránh việc ký hợp đồng thuê văn phòng tuy giá rẻ nhưng vị trí lại quá xa trung tâm thành phố, đường xá đi lại khó khăn, gây cho nhân viên nhiều bất lợi như: chi phí đi lại, ăn uống và thời gian trên đường đến chỗ làm đều tăng.

4. Dự tính số lượng nhân viên

Tùy thuộc vào chiến lược công ty, số lượng nhân sự sau này có thể tăng hoặc giảm. Doanh nghiệp phải có kế hoạch trước để chọn văn phòng có diện tích phù hợp, đảm bảo đáp ứng được cho nhân viên ở mọi thời điểm. 

Nếu không tìm được nơi thích hợp ngay từ đầu, chẳng hạn muốn mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty sẽ ngay lập tức phải tìm chỗ mới để đủ chỗ làm cho toàn bộ nhân viên thời điểm đó. Không những vậy, có thể doanh nghiệp sẽ mất một khoản tiền cọc và đền bù hợp đồng, thanh lý nội thất, thậm chí phải bỏ đi vì ở nơi mới sẽ sử dụng đồ mới.

>>>>> Văn phòng chia sẻ TPHCM

Địa điểm thuê văn phòng lý tưởng nằm trong một phần chiến lược quảng bá về hình ảnh doanh nghiệp

5. Tham quan cơ sở hạ tầng

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty, đừng quên đến tận nơi xem xét kỹ cơ sở hạ tầng vì nó cũng tác động rất lớn đến hiệu quả, năng suất làm việc của nhân viên tại công ty sau này. Trong đó, cần chú ý một vài điểm cơ bản như:

• Tiền sảnh: Để ý xem tiền sảnh của tòa nhà có dễ dàng và thuận tiện cho ô tô trả khách không? Nếu chưa kịp đỗ đã bị bảo vệ hoặc công an ra dẹp vì đỗ sai nơi quy định, sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả thành công của quá trình giao dịch giữa công ty và khách hàng.
• Hệ thống điều hòa: Có được thiết kế và lắp đặt theo hệ thống mới nhất bây giờ không? Có đủ làm mát cho toàn bộ nhân viên không?
• Hệ thống thang máy: Tòa nhà có thang máy dành riêng cho khu vực văn phòng không? Hay phải dùng chung với các hộ dân cư, gây bất tiện cho nhân viên lẫn đối tác khi gặp gỡ...

6. Nắm rõ một vài chi phí khác

Chi phí quản lý

Phí quản lý bao gồm: chi phí lễ tân, bảo vệ, lao công, tiền điện, tiền nước,... Đây là loại phí rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê văn phòng. Đồng thời, nó cũng phản ánh được chất lượng thực tế của dịch vụ tại tòa nhà cho thuê phòng TP HCM. 

Phí gửi xe

Một số tòa nhà có thể hỗ trợ miễn phí cho công ty với một số lượng xe nhất định. Nhưng nếu đông nhân viên, sẽ vượt quá số chỗ quy định. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, nên hỏi rõ vấn đề này, nếu không đủ nhu cầu có thể nhờ họ giới thiệu một nơi để xe gần đó với giá phải chăng.

Ngoài ra còn một số chi phí khác như: phí làm việc ngoài giờ. thuế giá trị gia tăng (VAT),...

7. Tìm hiểu kỹ nơi cho thuê phòng TP HCM

Bạn nên dành thời gian đến trực tiếp để đo lại diện tích văn phòng vì chưa chắc số đo họ đưa ra đã đúng. Mức chênh lệch so với thực tế có thể làm tăng chi phí thuê mỗi tháng, lâu dần nó sẽ trở thành con số lớn.

Đặc biệt, nên đọc kỹ các đánh giá của những người đã thuê trước đó và tìm hiểu danh tính của chủ đầu tư có từng dính đến kiện tụng, trốn thuế hay vi phạm pháp luật không. Nếu được, hãy tìm hiểu thêm về tình hình tài chính của họ, xem họ có đang đầu tư vào nhiều dự án lớn khác không. Vì như vậy, thường có khả năng cao gặp phải tình trạng đọng vốn, thua lỗ, bị ngân hàng tịch thu tài sản thế chấp bất cứ lúc nào.

>>>>> Chỗ ngồi làm việc quận 2 giá rẻ

Phí quản lý bao gồm: chi phí lễ tân, bảo vệ, lao công, tiền điện, tiền nước,...

Hy vọng với những kinh nghiệm chi tiết và đầy đủ trên bài viết, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nơi cho thuê phòng TP HCM phù hợp và tốt nhất. Hãy luôn ghi nhớ thật kỹ để đưa ra quyết định đúng đắn và chuẩn xác trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng công ty.