Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê: Cẩm Nang Từ A Đến Z Cho Doanh Nghiệp

Hướng dẫn cách thống kê chi phí (hạch toán) một cách chi tiết.

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là một khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp xác định rõ ràng các chi phí phát sinh và tối ưu hóa lợi nhuận. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ hướng dẫn bạn phân loại 2 chi phí và 3 cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê chuẩn xác, hiệu quả ngay nhé!

Quy Định Pháp Lý Đến Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Văn phòng đi thuê được xem là một tài sản cố định (TSCĐ) của doanh nghiệp, nên việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần tuân thủ các quy định pháp lý nhất định để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. Theo nội dung của Thông tư số 45/2013/TT-BTC, quy định rằng:

Tại Điều 2 quy định:

• Sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ): là các hoạt động nhằm khôi phục hoặc duy trì năng lực sản xuất của tài sản. Bao gồm thay thế bộ phận hư hỏng, bảo dưỡng định kỳ hoặc phục hồi nguyên trạng tài sản.

• Nâng cấp tài sản cố định: là các hoạt động làm tăng thêm giá trị hoặc kéo dài thời gian sử dụng của chúng.

Tại Điều 7 quy định:

• Chi phí sửa chữa lớn có thể được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian không quá 3 năm.

• Ví dụ, nếu tổng chi phí sửa chữa lớn cho một văn phòng thuê là 90 triệu đồng, doanh nghiệp có thể phân bổ mỗi năm 30 triệu đồng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong vòng 3 năm.

Tổng hợp các điều luật liên quan.

Tại Điều 8 hướng dẫn việc ghi nhận:

• Chi phí sửa chữa thường xuyên được ghi nhận trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

• Các chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê chỉ được khấu trừ thuế nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.

Quý doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm về các thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan và đảm bảo mọi thủ tục, nghiệp vụ hạch toán được thực hiện một cách chính xác nhất.

Các Loại Chi Phí Sửa Chữa Nâng Cấp Văn Phòng, Tài Sản Cố Định

Trong quá trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê, có 2 loại chi phí mà doanh nghiệp cần quan tâm, bao gồm:

• Chi phí hoạt động đầu tư nâng cấp văn phòng.

• Chi phí hoạt động sửa chữa văn phòng đi thuê.

2 loại chi phí chính.

Chi Phí Hoạt Động Đầu Tư Nâng Cấp Văn Phòng (Hạch Toán Tăng Nguyên Giá Tài Sản)

Chi phí đầu tư nâng cấp TSCĐ (văn phòng đi thuê) được hiểu là: “các khoản chi tiêu nhằm cải thiện, mở rộng, thay thế hoặc bổ sung thiết bị, công cụ, phụ tùng, vật liệu mới vào tài sản cố định hiện có với mục đích nâng cao năng suất, chất lượng hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản”. (Theo Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC)

Có thể dựa vào 3 tiêu chí sau (theo chuẩn mực kế toán số 03) để xác định một hoạt động có phải là đầu tư nâng cấp hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào :

• Tăng năng suất, chất lượng hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản.

• Thay đổi đáng kể về tính năng kỹ thuật hoặc công suất

• Tăng giá trị sử dụng của tài sản.

Ví dụ: Thay thế đèn huỳnh quang bằng đèn LED giúp tiết kiệm năng lượng và tăng tuổi thọ của hệ thống chiếu sáng hoặc bố trí lại không gian làm việc, lắp đặt vách ngăn, nâng cấp hệ thống máy tính,...

Cách hạch toán: Khác với chi phí sửa chữa thông thường được hạch toán vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư nâng cấp sẽ được hạch toán tăng nguyên giá của tài sản cố định đó.

Hướng dẫn phân biệt hoạt động đầu tư nâng cấp.

Chi Phí Hoạt Động Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê (Không Được Ghi Tăng Nguyên Giá)

Chi phí sửa chữa văn phòng cho thuê (TSCĐ) được hiểu là: “các khoản chi tiêu nhằm thay thế, phục hồi một phần hoặc toàn bộ tài sản đã bị hư hỏng hoặc mòn cũ để duy trì hoặc khôi phục lại tình trạng và công năng ban đầu của tài sản đó” (Theo Điều 7 Thông tư 45/2013/TT-BTC). Gồm các chi phí như:

• Chi phí sửa chữa kho bãi đi thuê

• Các khoản chi phí cải tạo, sửa chữa văn phòng đi thuê đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

• Chi phí lắp đặt thiết bị văn phòng đi thuê: Việc thiết kế, thi công, lắp đặt những hạng mục (kính cường lực, hệ thống điện, sàn gỗ, tường thạch cao,...)

Cách hạch toán chung: được hạch toán trực tiếp vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh nhưng thời gian tối đa không quá 3 năm.

3 chi phí không được ghi tăng nguyên giá.

Để hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê một cách chi tiết và cụ thể hơn, cần phân loại thành 2 nhóm cụ thể như sau:

Có thể phân biệt với hoạt động đầu tư nâng cấp văn phòng cho thuê dựa vào 3 đặc điểm sau của hoạt động sửa chữa văn phòng đi thuê (chuẩn mực kế toán số 03):

• Khôi phục tài sản về trạng thái hoạt động ban đầu, thường là việc sửa chữa nhỏ, thay thế linh kiện, bảo dưỡng định kỳ.

• Chỉ duy trì giá trị tài sản hiện có, chi phí nhỏ, chiếm tỷ trọng không đáng kể.

• Thường mất ít thời gian.

3 đặc điểm của hoạt động sửa chữa văn phòng đi thuê.

Cách Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Để quản lý tài chính hiệu quả, việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê cần tuân thủ các quy định kế toán cụ thể.

Hạch Toán Chi Phí Nâng Cấp Tài Sản Cố Định Văn Phòng

Việc nâng cấp tài sản cố định văn phòng nhằm mục đích cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ và kéo dài tuổi thọ của tài sản. Theo đó, quy trình hạch toán chung được thực hiện như sau:

Ví dụ: Doanh nghiệp A nâng cấp một máy móc sản xuất (TSCĐ hữu hình) để tăng năng suất và thời gian sử dụng. Tổng chi phí sửa chữa nâng cấp là 200 triệu đồng, trong đó có 20 triệu đồng là thuế GTGT. Việc thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.

Hình ảnh tóm tắt ví dụ.

Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê (Không Đủ Điều Kiện Ghi Tăng Nguyên Giá)

Đối với các chi phí sửa chữa thông thường, nhằm duy trì tình trạng hoạt động của tài sản, không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá sẽ hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh.

Các tình huống cần phải hạch toán.

Ngoài ra, tuỳ vào mỗi trường hợp, cách hạch toán sẽ khác nhau, cụ thể như sau:

1. Trường hợp do bộ phận phụ tiến hành sửa chữa

Khi phát sinh chi phí sửa chữa (do bộ phận phụ trách trực tiếp thực hiện):

Nợ TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào tính chất sửa chữa, ví dụ như chi phí quản lý doanh nghiệp thì Nợ TK 642).

Có các TK 111, 112, 152... – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu...

Khi chi phí sửa chữa được kết chuyển vào chi phí kinh doanh:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu có phân bổ chi phí).

Có TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh đã tập hợp.

Tài khoản hạch toán trường hợp 1.

2. Trường hợp do bộ phận phụ và doanh nghiệp có tập hợp riêng chi phí

Khi chi phí sửa chữa phát sinh:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2431) – giá trị chi phí sửa chữa chưa bao gồm thuế GTGT.

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332).

Có các TK 111, 112, 152, 331... – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu, phải trả người bán...

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí sửa chữa vào chi phí kinh doanh:

Nợ TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào tính chất chi phí, như chi phí quản lý doanh nghiệp thì Nợ TK 642).

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Thực hiện bàn giao, đối với sửa chữa lớn và chi phí được phân bổ dần:

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Tài khoản hạch toán trường hợp 2.

3. Trường hợp doanh nghiệp thuê bên ngoài sửa chữa

Khi phát sinh chi phí sửa chữa thuê ngoài:

Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413) – giá trị chi phí thuê ngoài chưa bao gồm thuế GTGT.

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1332).

Có các TK 111, 112, 331... – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán...

Khi công việc sửa chữa hoàn thành:

Nếu sửa chữa nhỏ (chi phí hạch toán trực tiếp):

Nợ TK 623, 627, 641, 642 – Chi phí sản xuất, kinh doanh (tùy vào mục đích sử dụng).

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Nếu sửa chữa lớn (chi phí phân bổ dần):

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước.

Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (2413).

Để hoàn thiện bức tranh tài chính, doanh nghiệp cần nắm vững cả cách hạch toán chi phí sửa chữa lẫn hạch toán chi phí thuê văn phòng.

Tài khoản hạch toán trường hợp 3.

Hạch Toán Chi Phí Sửa Chữa TSCĐ Văn Phòng Đi Thuê Có Tính Chu Kỳ

Đối với các loại tài sản cố định (TSCĐ) văn phòng đi thuê, việc sửa chữa thường xuyên là điều cần thiết để duy trì hoạt động ổn định và đảm bảo tuổi thọ của tài sản. Đặc biệt, với những loại TSCĐ có tính chu kỳ, việc sửa chữa cần được lập kế hoạch và hạch toán một cách khoa học. 

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, TSCĐ lớn được trích trước theo kế hoạch hàng kỳ:

Nợ TK 627/641/642.

Có TK 352 - Dự phòng cần trả.

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi có phát sinh chi phí thực tế

Nợ TK 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ.

Có TK 111/152/153/214/334/338…

Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng khi hoàn thành:

Nợ TK: 352 (3524) - Dự phòng phải trả.

Có tài khoản 2413 - Sửa chữa lớn TSCĐ.

Trường hợp chênh lệch giữa số chi phí sửa chữa tài sản cố định lớn thực tế phát sinh và số được trích trước theo kế hoạch:

Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước, doanh nghiệp cần trích bổ sung:

Nợ TK 627/641/642… 

Có TK 352 (3524) - Dự phòng phải trả.

Nếu số phát sinh thực tế nhỏ hơn số trích trước, doanh nghiệp cần ghi giảm chi phí hoặc ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 352 (3524) - Dự phòng phải trả.

Có TK 627/641… hoặc tài khoản 711 - Thu nhập khác.

4 trường hợp cần ghi bút toán.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê

Câu 1: Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Có Được Khấu Trừ Vào Thuế Không?

Có! Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có thể được khấu trừ vào thuế nếu chúng được xem là chi phí hợp lý và cần thiết cho hoạt động kinh doanh.

Câu 2: Chi Phí Sửa Chữa Văn Phòng Đi Thuê Có Được Đưa Vào Chi Phí Hợp Lý Không?

Đáp án là có, nếu chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động duy trì và vận hành văn phòng, và được ghi nhận đúng quy định kế toán.

Câu 3: Khi Nào Doanh Nghiệp Nên Thực Hiện Phân Bổ Chi Phí Sửa Chữa Lớn?

Doanh nghiệp nên thực hiện phân bổ chi phí sửa chữa lớn khi chi phí này có ảnh hưởng đáng kể đến giá trị tài sản và không thể ghi nhận toàn bộ chi phí trong một kỳ kết toán duy nhất.

Tổng hợp 3 vấn đề được quan tâm.

Hiểu rõ về chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê và cách hạch toán chuẩn xác là điều quan trọng để doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả. Hãy tiếp tục theo dõi Arental Vietnam để đón đọc thêm những bài viết hay và hữu ích khác bạn nhé!