Tổng Hợp 10+ Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Đầy Đủ Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ

Tổng hợp thông tin 10+ chi phí doanh nghiệp cần biết khi chọn văn phòng thuê.

Chi phí thuê văn phòng là yếu tố then chốt mà doanh nghiệp cần nắm vững để quản lý ngân sách hiệu quả. Vậy thuê văn phòng gồm những phí gì? Theo nghiên cứu từ CBRE, chi phí để thuê một văn phòng không chỉ  bao gồm tiền thuê cơ bản mà còn nhiều khoản phí khác như quản lý (5-10% tổng chi phí), bảo trì và tiện ích. Cùng Arental Vietnam tìm hiểu 10+ chi phí văn phòng, được chia thành 3 nhóm chính qua nội dung sau.

4 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Bắt Buộc Và Cố Định

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần nắm rõ 4 loại chi phí cố định là: phí quản lý, thuế VAT, chi phí thuê văn phòng cố định hàng tháng, khoản tiền để đặt cọc hợp đồng thuê văn phòng.

4 loại chi phí thuê văn phòng cố định hàng tháng.

Phí Quản Lý Văn Phòng (Dịch Vụ Tòa Nhà)

Phí quản lý văn phòng hay phí dịch vụ tòa nhà là một khoản chi bắt buộc để chi trả cho các công tác quản lý chung như bảo trì, vệ sinh, an ninh và các dịch vụ tiện ích khác. Mức phí quản lý phổ biến hiện nay dao động từ 50.000 đến 200.000 VND/m2/tháng và được tính như sau:

Cách tính phí quản lý tại văn phòng cho thuê.

Công thức tính phí quản lý hàng tháng

Phí quản lý hàng tháng = Phí quản lý 1m2 x diện tích mặt bằng

Công thức tính phí quản lý hàng năm

Phí quản lý hàng năm = Phí quản lý hàng tháng x 12 (tháng)

Thuế Giá Trị Gia Tăng 10% Trên Giá Thuê Văn Phòng

Theo Nghị định 72/2024/NĐ - CP, quy định mức thuế giá trị gia tăng (VAT) 10% hiện đang được áp dụng cho dịch vụ bất động sản (không được điều chỉnh giảm thành 8% như một số nhóm hàng hóa, dịch vụ khác).

Vì thế khi tính toán ngân sách cho việc tìm văn phòng cho thuê, cần cộng cả chi phí này để có thể cân bằng ngân sách, lựa chọn phương án phù hợp, vì con số 10% này cũng khiến số tiền thuê, ngân sách chi trả bị ảnh hưởng.

Cách tính thuế VAT phải trả.

Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng sẽ được tính theo công thức:

Thuế VAT = (Giá thuê văn phòng + Phí quản lý + Phí dịch vụ) x Thuế suất VAT (10%)

Ví dụ, khi thuê văn phòng trọn gói phòng 301A tại Arental Vietnam quận 7 với giá thuê đã bao gồm phí quản lý và phí dịch vụ là 20.000.000 VND/tháng, thì thuế VAT 10% sẽ được tính như sau:

Thuế VAT = 20.000.000 x 10% = 2.000.000 VND

Chi Phí Thuê Văn Phòng Cố Định Hàng Tháng

Thông thường các đơn vị sẽ báo giá theo diện tích hoặc theo từng tháng, điều này có thể tạo cảm giác số tiền thuê thấp hơn so với thực tế.  Để tính toán chính xác chi phí, bạn cần chuyển đổi giá thuê theo diện tích hoặc theo gói dịch vụ (đối với văn phòng ảo) về mức giá thực tế phải trả.

Ví dụ, nếu giá thuê được báo là 350.000 VND/m2  và bạn thuê 100 m2 , chi phí thuê văn phòng hàng tháng sẽ là 35.000.000 VND. Tuy nhiên, giá thuê thực tế có thể bao gồm thêm các khoản phí khác như phí quản lý và tiện ích.

Hiện nay có 2 cách tính diện tích văn phòng để xác định giá thuê, bạn cần xem trước để có thể tính toán đúng và xác định chính xác chi phí thuê. Hãy tham khảo bảng tổng hợp cách tính tiền thuê văn phòng sau đây:

(*) Mô hình văn phòng này, mức thuê thường bao gồm cả phí quản lý.

(**) Thông thường thì con số này sẽ là 6 hoặc 12, 24, 36,... tùy lựa chọn khách hàng và đơn vị cung cấp.

Cách xác định mức giá thực tế phải trả hàng tháng.

Tuy nhiên, ở tòa nhà A Space Office quận 7 chi phí thuê văn phòng truyền thống sẽ được báo giá theo phòng, giá thuê đã bao gồm phí quản lý cho khách hàng dễ dàng so sánh một cách trực quan dễ dàng. 

Ví dụ, doanh nghiệp A thuê sàn truyền thống 45m2 - Phòng P101 tại A Space Office Building Quận 7 với giá 18.000.000 VND. Trong trường hợp này, mức thuế VAT 10% sẽ tính như sau:

Tổng chi phí = 18.000.000 + 18.000.000 x 10% = 19.800.000 VND.

Khoản Tiền Để Đặt Cọc Hợp Đồng Thuê Văn Phòng

Bản chất thì đây không phải là chi phí, vì số tiền này sẽ được hoàn lại sau khi kết thúc hợp đồng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc khoản tiền đặt cọc này khi lập ngân sách, vì nếu giá trị thuê lớn thì đây là số tiền không hề nhỏ chút nào khi giá trị cọc phổ biến là 3 tháng.

Số tiền cọc = Giá thuê/tháng x Số tháng cọc

Ví dụ, nếu doanh nghiệp A thuê sàn truyền thống 45m² giá 18.000.000 VND/tháng và được yêu cầu đặt cọc 3 tháng tiền thuê, thì số tiền cọc cần chuẩn bị sẽ là:

Số tiền cọc = 18.000.000 x 3 = 54.000.000 VND.

Vì vậy, khi chọn văn phòng có giá thuê cao, mức tiền đặt cọc sẽ càng lớn. Do đó, doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng và đảm bảo rằng khoản tiền cọc này không ảnh hưởng đến ngân sách tổng thể.

4 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Có Sự Biến Đổi

Bên cạnh các khoản chi phí cố định, sẽ có các khoản phí biến đổi theo thời gian hoặc theo từng điều kiện cụ thể, như: tiền điện lạnh, chỗ đỗ xe, chi phí sử dụng tiện ích, bảo trì sửa chữa thiết bị.

Có 4 loại chi phí cho thuê văn phòng sẽ có sự biến đổi tùy vào nhu cầu sử dụng hàng tháng của doanh nghiệp.

Tiền Điện Lạnh Tại Văn Phòng

Chi phí điện lạnh sẽ liên quan đến hệ thống điều hòa không khí, làm lạnh không gian và duy trì nhiệt độ ổn định,... phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian sử dụng, loại điều hòa và tình trạng thiết bị. Mức giá điện tại các tòa nhà trung bình thường dao động từ 1.465 VND/kWh đến 4.937 VND/kWh ( tùy vào mỗi đơn vị sẽ áp dụng giá điện khác nhau).

Ví dụ, tại tòa nhà văn phòng hạng C - A Space Office Building, tiền điện lạnh đã được bao gồm trong giá thuê các gói văn phòng ảo, trọn gói và chia sẻ. Chỉ riêng văn phòng truyền thống (mặt sàn trống) là sẽ tính theo mức thực tế đã sử dụng hàng tháng.

Để biết thêm thông tin chi tiết về cách tính giá điện và các yếu tố ảnh hưởng khi thuê văn phòng, bạn có thể tham khảo cách tính tiền điện để lập kế hoạch ngân sách chính xác.

Mức giá dao động về chi phí tiền điện.

Chi Phí Thuê Chỗ Đỗ Xe

Chi phí thuê chỗ đỗ xe là một khoản chi phí quan trọng khi thuê văn phòng và có thể thay đổi tùy vào loại hình văn phòng và tòa nhà mà doanh nghiệp chọn. Tại một số tòa nhà hạng C hoặc phân khúc giá rẻ, có thể không đáp ứng đủ số lượng chỗ đỗ xe ô tô và xe gắn máy, khiến doanh nghiệp phải tìm thuê bãi đỗ xe ngoài. 

Ngược lại, nếu tòa nhà có đủ chỗ đỗ xe, chi phí này thường được tính theo đầu người hoặc số lượng xe và có thể thay đổi tùy theo mức độ thương lượng giữa bên thuê và bên cho thuê. Mức phí giữ xe ô tô tại các tòa nhà thường dao động từ 3.000.000 đến 6.500.000 VND/xe/tháng và xe gắn máy thường từ 250.000 đến 500.000 VND/xe/tháng.

Chi Phí Sử Dụng Tiện Ích Của Doanh Nghiệp

Chi phí này phát sinh trong danh mục chi phí thuê văn phòng khi doanh nghiệp sử dụng các tiện ích tại tòa nhà, văn phòng nhằm phục vụ cho hoạt động của công ty, điển hình như: 

• Dịch vụ chuyển tiếp bưu phẩm

• Sử dụng phòng họp/sảnh theo giờ

• Lắp đặt bảng tên trước cửa tòa nhà

(Tại Arental Vietnam, phí này chỉ áp dụng cho văn phòng ảo; các dịch vụ văn phòng khác sẽ được lắp đặt miễn phí).

• Hỗ trợ pháp lý, đăng ký kinh doanh, kế toán.

• Dịch vụ vệ sinh văn phòng.

Nhận xét về chi phí điện lạnh phải trả khi thuê chỗ làm việc.

Chi Phí Bảo Trì Sửa Chữa Thiết Bị

Với loại chi phí này, trách nhiệm và cách thức thanh toán thường phụ thuộc vào các điều khoản trong hợp đồng thuê. Thông thường, đối với văn phòng sàn truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải tự chi trả toàn bộ chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị. 

Một số khoản chi mà doanh nghiệp thường gặp có thể như:

• Phí sửa chữa hệ thống đèn điện

• Phí vệ sinh, bảo trì máy lạnh

• Phí kiểm tra, thay mới thiết bị phòng cháy chữa cháy

• Kiểm tra hệ thống camera, cửa ra vào,...

3 Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng Khác Cần Lưu Ý

Ngoài 8 loại chi phí chính đã được đề cập, còn 3 khoản chi phí khác mà doanh nghiệp cần lưu ý như sự chênh lệch về tỷ giá hối đoái, mức phí tăng giá thuê định kỳ theo năm, phí hoàn trả/bàn giao hiện trạng.

Bên cạnh đó, còn 3 loại chi phí có thể sẽ phát sinh cần phải lưu ý khi thuê văn phòng.

Sự Chênh Lệch Về Tỷ Giá Hối Đoái

Sự chênh lệch về tỷ giá hối đoái là một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp khi thuê văn phòng cần lưu ý. Một số đơn vị hoặc tòa nhà cho thuê văn phòng có thể chào giá theo USD, tuy nhiên khi ký kết hợp đồng và thực hiện thanh toán, giá thuê thường phải được chuyển đổi sang VND theo tỷ giá quy định của nhà nước.

Điều này có nghĩa là mức tiền thuê văn phòng sẽ bị ảnh hưởng bởi tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm thanh toán. Tỷ giá hối đoái có thể biến động dẫn đến sự chênh lệch giữa giá thuê được báo giá và số tiền thực tế bạn phải trả.

Mức Phí Tăng Giá Thuê Định Kỳ Theo Năm

Khi ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn (trên 1 năm), đơn vị cho thuê thường sẽ quy định mức tăng giá cố định qua từng năm, thường dao động trong khoảng 7 - 15%. Tuy nhiên, mức tăng này có thể thay đổi tùy theo thương lượng giữa bên thuê và bên cho thuê.

Do đó, doanh nghiệp cần dự trù loại chi phí cho sự gia tăng này và thỏa thuận rõ ràng với bên cho thuê ngay từ đầu để đảm bảo sự hợp lý và tránh những bất ngờ tài chính trong suốt thời gian thuê.

Phí Hoàn Trả/Bàn Giao Hiện Trạng

Chi phí thuê văn phòng này phát sinh khi công ty thực hiện sửa chữa hoặc thay đổi nội thất như sơn lại tường, thay thiết bị hoặc điều chỉnh không gian trong văn phòng,...  (miễn là không ảnh hưởng đến kết cấu tòa nhà và được sự đồng ý của bên cho thuê) và cần đưa văn phòng về nguyên trạng khi kết thúc hợp đồng.

Bao gồm việc khôi phục lại màu sơn cũ, tháo dỡ các thiết bị không thuộc về tòa nhà và khôi phục lại các yếu tố nội thất. Dù doanh nghiệp tự thực hiện hoặc nhờ bên cho thuê làm việc này, đều sẽ phát sinh chi phí. 

Vì vậy, trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để tránh các khoản chi phí không mong muốn và đảm bảo việc hoàn trả/bàn giao hiện trạng được thực hiện một cách hợp lý.

3 Lưu Ý Quan Trọng Về Chi Phí Thuê Văn Phòng Bạn Nên Biết

Khi thuê văn phòng, việc hiểu rõ các khoản chi phí có thể giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả. Dưới đây là 3 lưu ý quan trọng mà bạn nên biết:

• Hạn mức dịch vụ: bạn có thể thương lượng tùy vào số lượng người, thời gian thuê, số lượng chỗ đỗ xe miễn phí, số giờ sử dụng phòng họp,... Việc nắm rõ hạn mức dịch vụ sẽ giúp bạn tận dụng tối đa các dịch vụ có sẵn mà không phát sinh thêm chi phí. 

• Thời hạn thanh toán: hiểu rõ thời hạn thanh toán tiền thuê, phí dịch vụ định kỳ và các khoản chi phí khác để tránh vi phạm hợp đồng hoặc bị hủy hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của bạn và tránh mất cọc hoặc các vấn đề pháp lý khác.

• Cân bằng nhu cầu: bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các dịch vụ và nhu cầu thực tế của văn phòng. Ví dụ, bạn có thể linh hoạt trong việc sắp xếp nội thất văn phòng và hạn chế sửa chữa, sơn sửa nếu không thực sự cần thiết, để tiết kiệm chi phí khi bàn giao văn phòng. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí hiện tại mà còn làm cho việc bàn giao trở nên dễ dàng hơn.

3 lưu ý quan trọng về chi phí khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần quan tâm.

Giải Đáp 3 Câu Hỏi Thường Gặp Về Các Loại Chi Phí Thuê Văn Phòng

Dưới đây đây là những câu hỏi liên quan đến các loại chi phí thuê văn phòng, cùng Arental Vietnam theo dõi để nắm những thông tin thiết thực và chi tiết.

Câu 1: Chi phí bảo trì văn phòng có bao gồm sửa chữa nội thất không?

Chi phí bảo trì văn phòng có thể bao gồm cả sửa chữa nội thất nếu được quy định trong hợp đồng. Tuy nhiên, các thay đổi lớn như sơn sửa hoặc lắp đặt thiết bị mới thường không bao gồm và có thể yêu cầu chi phí bổ sung.

Câu 2: Phí quản lý văn phòng có thể thay đổi theo thời gian không?

Có thể. Phí quản lý văn phòng có thể thay đổi theo thời gian dựa trên các yếu tố như mức độ dịch vụ cung cấp, chi phí bảo trì tòa nhà, hoặc các thay đổi trong hợp đồng thuê. Doanh nghiệp nên thỏa thuận rõ ràng về các điều khoản này trước khi ký hợp đồng.

Câu 3: Tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng không?

Có, tỷ giá hối đoái ảnh hưởng đến chi phí thuê nếu đơn vị cho thuê báo giá bằng ngoại tệ. Sự biến động tỷ giá có thể làm thay đổi số tiền thanh toán thực tế khi quy đổi sang VND.

Vậy là Arental Vietnam đã cung cấp cái nhìn chi tiết về 10+ chi phí thuê văn phòng và 3 điểm quan trọng cần lưu ý. Hy vọng qua những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, sẽ giúp bạn trọng quá trình hoạch định ngân sách tìm kiếm văn phòng cho thuê, không gian làm việc một cách hiệu quả hơn. Hãy theo dõi chung tôi để đón xem thêm nhiều nội dung hữu ích nhé!