Công chứng tư pháp là gì và điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Trong cuộc sống hằng ngày, chắc hẳn ai cũng từng nghe đến hoạt động công chứng hoặc từng sử dụng để xác thực tính hợp pháp của hợp đồng và các giấy tờ cần thiết. Nhưng đã bao giờ bạn tìm hiểu kỹ về các vấn đề liên quan đến hoạt động và thành lập văn phòng công chứng tư pháp là gì hay chưa? Nếu chưa, hãy cùng Arental.vn tham khảo ngay bài viết dưới đây!

Công chứng là việc chứng nhận của công chứng viên thuộc một tổ chức

1. Công chứng tư pháp là gì?

Tại Khoản 1, Điều 2 Luật công chứng 2014 có nói rõ: Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Công chứng cũng được thực hiện đối với bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.

Công chứng có vai trò quan trọng trong xã hội, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Cụ thể, công chứng giúp xác định:

• Tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, các giao dịch dân sự khác bằng văn bản;
• Tính chính xác, không trái đạo đức xã hội và hợp pháp của bản dịch văn bản, giấy tờ từ nước ngoài sang Tiếng Việt hoặc ngược lại. 

Tóm lại, công chứng là một hoạt động cực kỳ quan trọng và không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền. Việc công chứng trên một văn bản chính là một công cụ hữu hiệu bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Điều này phòng ngừa tranh chấp, giúp tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản. Đồng thời, văn bản này còn là chứng cứ xác thực, kịp thời, không ai có thể thay đổi trừ trường hợp tòa tuyên bố vô hiệu.

2. Nhiệm vụ của văn phòng công chứng

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, nhiệm vụ của văn phòng công chứng bao gồm:

Căn cứ theo Điều 32 Luật công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng tư pháp có quyền sau: 

• Ký hợp đồng lao động và làm việc với công chứng viên và các nhân viên làm việc tại tổ chức của mình.
• Thu phí dịch vụ, thù lao công chứng và các khoản chi phí phát sinh khác.
• Được cung cấp những dịch vụ liên quan đến công chứng nằm ngoài thời gian hành chính của cơ quan nhà nước nhằm đáp ứng, phục vụ nhu cầu công chứng của nhân dân.
• Được phép khai thác, sử dụng thông tin công chứng từ cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

Căn cứ theo Điều 33 Luật công chứng 2014, nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

• Quản lý việc tuân thủ luật pháp và đạo đức hành nghề công chứng của những công chứng viên đang hành nghề tại tổ chức mình.
• Chấp hành đúng theo quy định của pháp luật về lao động, tài chính, thuế và thống kê.
• Thực hiện theo quy định về chế độ làm việc tuân theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước.
• Niêm yết lịch làm việc, phí công chứng, thù lao công chứng và các khoản phí khác. Cùng với đó là thủ tục và nội quy khi tiếp người yêu cầu công chứng.
• Chịu chi phí mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên tại tổ chức của mình và bồi thường thiệt hại theo quy định của luật.
• Tiếp nhận, quản lý và luôn tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tập sự của người tập sự hành nghề công chứng tại tổ chức mình.
• Hằng năm, tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.
• Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc báo cáo, thanh tra, kiểm tra, cung cấp đầy đủ thông tin về hợp đồng, giao dịch hay bản dịch đã công chứng.
• Lập sổ và lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Chia sẻ những thông tin liên quan đến nguồn gốc, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn áp dụng cho tài sản có liên quan đến hợp đồng hoặc giao dịch.

>>>>> Tìm hiểu các tiện ích khi thuê văn phòng quận 2

Chấp hành đúng theo quy định của pháp luật về lao động, tài chính, thuế và thống kê.

3. Lợi ích của việc công chứng

Công chứng giúp phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản, và là chứng cứ xác thực, kịp thời.

Phòng ngừa tranh chấp

Công chứng giúp xác định tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch dân sự, đảm bảo các bên tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, tự nguyện, không bị lừa dối, đe dọa, ép buộc. Điều này góp phần phòng ngừa tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, giao dịch dân sự.

Ví dụ: Khi công chứng hợp đồng mua bán nhà, công chứng viên sẽ kiểm tra, xác minh tính hợp pháp của hợp đồng, đảm bảo các bên tham gia hợp đồng có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, tự nguyện ký kết hợp đồng, không bị lừa dối, đe dọa, ép buộc. Điều này giúp ngăn ngừa các tranh chấp phát sinh sau này như tranh chấp về quyền sở hữu, tranh chấp về giá cả, tranh chấp về thời hạn giao nhà,...

Tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản

Công chứng giúp đảm bảo tính xác thực, không thay đổi của văn bản công chứng, trừ trường hợp tòa tuyên bố vô hiệu. Điều này góp phần tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự và về mặt tài sản.

Ví dụ: Khi công chứng hợp đồng ủy quyền, công chứng viên sẽ xác nhận nội dung ủy quyền là đúng sự thật, phù hợp với quy định của pháp luật. Điều này giúp đảm bảo quyền và lợi ích của các bên tham gia hợp đồng ủy quyền, tránh các tranh chấp phát sinh sau này.

Chứng cứ xác thực, kịp thời

Công văn bản công chứng là chứng cứ xác thực, kịp thời, được Nhà nước công nhận, có giá trị pháp lý cao. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, văn bản công chứng có thể được sử dụng làm căn cứ để giải quyết tranh chấp.

Ví dụ: Nếu có xảy ra tranh chấp về quyền sở hữu nhà, văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà có thể được sử dụng làm căn cứ để xác định quyền sở hữu nhà thuộc về ai.

4. Các loại giấy tờ công chứng tư pháp

Công chứng tư pháp là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính hợp pháp, xác thực của các văn bản, giấy tờ, trong đó có nhiều loại văn bản, giấy tờ thường gặp như:

• Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng nhà đất, xe cộ, tài sản khác: Đây là loại hợp đồng phổ biến nhất, được sử dụng trong các giao dịch mua bán, chuyển nhượng tài sản.
• Hợp đồng lao động: Hợp đồng được sử dụng trong quan hệ lao động, xác định quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
• Hợp đồng ủy quyền: Hợp đồng được sử dụng để ủy quyền cho người khác thực hiện một công việc nào đó.
• Di chúc: Văn bản thể hiện ý chí cuối cùng của người để lại di sản, xác định người thừa kế tài sản của họ.
• Giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh nhân thân: Các loại giấy tờ như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu,... được sử dụng để xác định nhân thân của cá nhân.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản: Các loại giấy tờ như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký xe,... được sử dụng để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của cá nhân hoặc tổ chức.
• Giấy tờ học tập, đào tạo: Các loại giấy tờ như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ,... được sử dụng để chứng minh trình độ học vấn, đào tạo của cá nhân.
• Giấy tờ y tế: Các loại giấy tờ như giấy khám sức khỏe, giấy ra viện,... được sử dụng để chứng minh tình trạng sức khỏe của cá nhân.

5. Tiêu chí thành lập văn phòng công chứng tư pháp

Sau khi đã hiểu công chứng là gì, thì việc thành lập văn phòng công chứng cần những gì cũng rất quan trọng. Lưu ý rằng, văn phòng công chứng hoàn toàn khác với phòng công chứng và được hình thành qua các tiêu chí sau:

5.1. Tên gọi

Tên văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” và họ tên của Trưởng văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác. Tên văn phòng công chứng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của nơi hành nghề công chứng khác.

Ví dụ

• Văn phòng công chứng Nguyễn Văn A
• Văn phòng công chứng Trần Thị B
• Văn phòng công chứng Cầu Giấy
• Văn phòng công chứng Quận 1

Lưu ý

• Tên văn phòng công chứng không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu thiếu văn hóa hoặc trái với thuần phong mỹ tục.
• Tên văn phòng công chứng không được sử dụng các từ ngữ, ký hiệu mang tính chất quảng cáo, tiếp thị.

5.2. Tuân theo địa vị pháp lý

Với chức năng và nhiệm vụ quan trọng như vậy, văn phòng công chứng cần phải có con dấu và tài khoản riêng. Con dấu là phương tiện để văn phòng công chứng thực hiện các hoạt động công chứng, như đóng dấu trên các văn bản, tài liệu công chứng. Tài khoản riêng là phương tiện để văn phòng công chứng thực hiện các hoạt động tài chính, như thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí hoạt động của văn phòng công chứng.

Ngoài ra, văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính, nghĩa là nguồn thu của văn phòng công chứng chủ yếu từ thù lao, phí công chứng và các khoản thu hợp pháp khác. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo cho văn phòng công chứng có đủ nguồn lực tài chính để hoạt động và phát triển.

5.3. Người đại diện và người thực hiện công chứng

Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là công chứng viên hợp danh, trong đó có Trưởng văn phòng. Công chứng viên đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng phải có kinh nghiệm hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên.

Người thực hiện công chứng đương nhiên sẽ là công chứng viên.

5.4. Cơ chế hoạt động

Văn phòng công chứng là công ty hợp danh đặc biệt, chỉ có các thành viên hợp danh, không có thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh là công chứng viên, có quyền và nghĩa vụ ngang nhau trong việc điều hành, quản lý và thực hiện các hoạt động của văn phòng công chứng.

Trưởng phòng công chứng do các thành viên hợp danh tự bầu và thỏa thuận. Trưởng phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng.

5.5. Nguyên tắc thành lập

Về số lượng công chứng viên: Có ít nhất 2 công chứng viên hợp danh.

Về hồ sơ đề nghị: 

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.
• Đề án thành lập văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất, tên gọi, tổ chức, nhân sự, kế hoạch triển khai thực hiện và bản sao quyết định việc bổ nhiệm công chứng viên tham gia để thành lập Văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng là công ty hợp danh, gồm các thành viên hợp danh không góp vốn.

5.6. Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng công chứng được quy định tại Điều 21 và Điều 22 Luật Công chứng năm 2014.

Theo đó, sau khi nhận được hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm thẩm định hồ sơ và cấp quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng hoặc quyết định không cho phép thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp giấy đăng ký hành nghề công chứng cho các công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng đó.

6. Các bước thành lập văn phòng công chứng tư pháp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Công chứng viên hợp danh cần chuẩn bị hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 21 Luật Công chứng năm 2014.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Công chứng viên hợp danh nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở của văn phòng công chứng.

Bước 3: Thẩm định hồ sơ

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 4: Quyết định cho phép thành lập

Nếu hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng hợp lệ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ cấp quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ.

Bước 5: Cấp giấy đăng ký hành nghề công chứng

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp giấy đăng ký hành nghề công chứng cho các công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng đó.

Sau khi đã hiểu rõ hơn những thông tin liên quan đến công chứng tư pháp là gì và văn phòng công chứng muốn được thành lập cần tuân thủ những gì. Hãy lựa chọn cho mình một văn phòng công chứng gần nhất có đầy đủ tính pháp lý và những tiêu chí trên, để có thể thực sự tin tưởng khi sử dụng dịch vụ tại đó.