Cách Hạch Toán Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng Đầy Đủ, Chuẩn Pháp Lý

Giải đáp về cách hạch toán và những nguyên tắc sử dụng.

Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán doanh thu thuê văn phòng, làm rõ lý do tại sao việc này là cần thiết và chia sẻ 7 nguyên tắc quan trọng bạn cần nắm vững. Cùng theo dõi để cập nhật những thông tin giá trị trong bài viết ngay sau đây!

Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng Là Gì? Tại Sao Cần Phải Hạch Toán Rõ Ràng?

Doanh thu cho thuê văn phòng là tổng số tiền thu được từ việc cho thuê không gian văn phòng, bao gồm cả tiền thuê hàng tháng và các khoản phí phụ thu liên quan. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, việc hạch toán doanh thu không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là phần quan trọng trong quản lý tài chính giúp doanh nghiệp:

• Theo dõi chính xác nguồn thu nhập từ việc cho thuê văn phòng, đảm bảo thông tin tài chính minh bạch và đáng tin cậy.

• Đảm bảo tuân thủ thuế: nộp thuế đúng hạn, giảm nguy cơ bị phạt hoặc truy thu thuế.

• Theo dõi kết quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả của các hợp đồng cho thuê, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

• Tạo sự minh bạch trong quản lý tài chính khi cung cấp cái nhìn rõ ràng về nguồn thu nhập.

Việc hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và đánh giá hiệu quả kinh doanh. Vậy cách hạch toán doanh thu này phải thực hiện như thế nào?

Cách Hạch Toán Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng Theo Mỗi Thời Điểm

Việc hạch toán doanh thu khi cho thuê văn phòng này tùy vào từng trường hợp sẽ có cách hạch toán, tại từng thời điểm khác nhau. Có 3 trường hợp bao gồm:

• Doanh thu chưa thực hiện.

• Doanh thu trả góp.

• Doanh thu trả hàng tháng.

Hạch Toán Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng Chưa Thực Hiện

Đây là quá trình ghi nhận doanh thu từ việc cho thuê văn phòng mà doanh nghiệp đã nhận tiền nhưng chưa thực hiện dịch vụ cho khách hàng. Dưới đây là bảng hạch toán cho từng thời điểm:

Ví dụ:

Công ty TNHH AR, chuyên sản xuất đồ nội thất với nhà xưởng 600m2, đã quyết định cho Công ty TNHH LMN thuê 250m2 diện tích dư thừa để tăng doanh thu. Hai bên ký hợp đồng thuê nhà xưởng với nội dung:

• Thời hạn 3 năm (01/02/2023 đến ngày 31/01/2026).

• Tiền thuê 20.000.000 đồng VND/tháng (Chưa bao gồm VAT 10%).

• Quy định thanh toán: đóng 3 tháng tiền thuê đầu mỗi quý.

Theo đúng hợp đồng, tháng 02/2023, Công ty AR đã nhận được các khoản tiền sau:

• Ngày 01/02/2023: Nhận tiền đặt cọc hợp đồng 2 tháng tiền thuê nhà: 44.000.000 đồng.

• Ngày 02/02/2023: Nhận khoản tiền chuyển khoản thuê quý 1/2023, số tiền: 66.000.000 đồng và xuất hóa đơn GTGT vào ngày 02/02/2023 cho Công ty LMN, số tiền chưa thuế: 60.000.000 đồng, thuế VAT: 6.000.000 đồng.

Kế toán của AR thực hiện hạch toán doanh thu cho thuê khu vực nhà xưởng như sau:

Hạch Toán Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng Theo Hình Thức Trả Góp

Khi hạch toán doanh thu theo phương thức trả chậm hoặc trả góp, doanh thu của kỳ kế toán được ghi nhận theo giá bán trả tiền ngay. Phần chênh lệch so với giá trả ngay được ghi nhận vào “TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện”. Dưới đây là bảng hạch toán cho từng thời điểm:

Hạch Toán Doanh Thu Văn Phòng Theo Hình Thức Trả Hàng Tháng

Hạch toán doanh thu từ việc cho thuê theo hình thức trả hàng tháng có thể được thực hiện một cách trực tiếp và rõ ràng. Khi nhận được khoản thanh toán hàng tháng, kế toán thực hiện các bước ghi nhận như sau:

• Nợ TK 632: Ghi nhận doanh thu từ dịch vụ cho thuê hoặc bán hàng tương ứng với khoản tiền thu được.

• Có TK 111, 112: Ghi nhận số tiền nhận được theo thỏa thuận cho thuê.

Ngoài ra, để hiểu tìm hiểu về cách ghi nhận và xử lý tiền đặt cọc trong quá trình cho thuê văn phòng, bạn cần tìm hiểu về hạch toán tiền đặt cọc để có quy trình hạch toán chính xác.

7 Nguyên Tắc Cần Tuân Thủ Khi Hạch Toán Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng

Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần tuân thủ 7 nguyên tắc khi hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng sau:

Nguyên Tắc Dồn Tích

• Yêu cầu ghi nhận doanh thu và chi phí khi chúng phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm tiền được nhận hoặc chi trả.

• Doanh thu và chi phí phải được ghi nhận ngay khi giao dịch xảy ra, nhằm phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng, doanh thu từ cho thuê văn phòng được ghi nhận ngay khi văn phòng được cho thuê, bất kể tiền thuê đã được thanh toán hay chưa. Điều này giúp báo cáo tài chính phản ánh chính xác doanh thu thực tế từ hoạt động cho thuê.

Nguyên Tắc Nhất Quán

• Các phương pháp kế toán phải được áp dụng một cách đồng nhất qua các kỳ kế toán, ít nhất trong một năm tài chính.

• Giúp đảm bảo tính so sánh và đáng tin cậy của dữ liệu tài chính giữa các kỳ, cho phép các bên liên quan dễ dàng phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ, nếu doanh thu được ghi nhận theo phương pháp phân bổ đều hàng tháng, phương pháp này phải được giữ nguyên trong toàn bộ thời gian của hợp đồng thuê để đảm bảo tính nhất quán trong báo cáo tài chính.

Nếu có sự thay đổi trong chính sách hoặc phương pháp kế toán, doanh nghiệp phải trình bày lý do của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính, nhằm cung cấp thông tin đầy đủ và minh bạch cho các bên liên quan.

Nguyên Tắc Trọng Yếu

Nguyên tắc trọng yếu yêu cầu các thông tin quan trọng thì cần phải cung cấp chi tiết. Trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng, nguyên tắc trọng yếu yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về các khoản doanh thu, bao gồm: 

• Các khoản thanh toán trước.

• Phần doanh thu chưa thực hiện.

• Bất kỳ thay đổi nào trong chính sách kế toán.

Nguyên Tắc Hoạt Động Liên Lục

• Nguyên tắc này giả định doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần và không có ý định hoặc nhu cầu thanh lý hoặc cắt giảm quy mô hoạt động đáng kể.

• Yêu cầu ghi nhận doanh thu và các khoản chi phí dựa trên giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động và duy trì các hợp đồng cho thuê trong tương lai gần.

Điều này giúp đảm bảo rằng doanh thu và chi phí được ghi nhận đúng đắn và phản ánh thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Nguyên Tắc Thận Trọng

• Cần phải xem xét, cân nhắc và thực hiện những phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn.

• Phải trích lập các khoản dự phòng cho những rủi ro tiềm ẩn nhằm đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí thực tế.

Điều này giúp công ty có thể phản ứng kịp thời với các khoản tổn thất có thể phát sinh trong kỳ.

Nguyên Tắc Giá Gốc

Nguyên tắc giá gốc yêu cầu tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc, tức là số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả hoặc sẽ phải trả hoặc giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.

Các khoản thu nhập từ thuê văn phòng không được điều chỉnh lên trên giá gốc đã ký kết trong hợp đồng, đảm bảo sự chính xác và nhất quán trong báo cáo tài chính.

Nguyên Tắc Phù Hợp

Nguyên tắc phù hợp yêu cầu việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải có sự tương ứng. Khi ghi nhận một khoản doanh thu, cần ghi nhận một khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó, để phản ánh đúng hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. 

Trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng, chi phí liên quan như chi phí duy trì, bảo trì và quản lý văn phòng phải được ghi nhận đồng thời với doanh thu từ việc cho thuê. 

Các Chuẩn Mực Kế Toán Áp Dụng Với Doanh Thu Cho Thuê Văn Phòng

Việc tuân thủ các chuẩn mực kế toán khi hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng giúp doanh nghiệp phản ánh đúng thực trạng tài chính, ngăn ngừa sai sót, bảo vệ uy tín và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính. Các chuẩn mực kế toán cần nắm rõ khi hạch toán doanh thu khi kinh doanh cho thuê văn phòng:

Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam Vas Số 06

Khi áp dụng VAS 06 trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng, bên cho thuê phải ghi nhận tài sản cho thuê trên “Bảng cân đối kế toán” theo cách phân loại tài sản của doanh nghiệp:

• Doanh thu cho thuê: doanh thu từ cho thuê phải được ghi nhận theo phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian cho thuê, không phụ thuộc vào phương thức thanh toán, trừ khi có phương pháp tính hợp lý hơn.
• Chi phí cho thuê: bao gồm khấu hao tài sản cho thuê, được ghi nhận vào chi phí trong kỳ khi phát sinh.
• Chi phí trực tiếp ban đầu: chi phí trực tiếp để tạo ra doanh thu từ cho thuê có thể được ghi nhận ngay vào chi phí trong kỳ hoặc phân bổ dần trong suốt thời gian cho thuê, phù hợp với việc ghi nhận doanh thu.

(Căn cứ Theo Quyết định 165/2002/QĐ-BTC, VAS số 06 - Thuê tài sản)

Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam Vas Số 14 - Doanh Thu Và Thu Nhập Khác

Mục đích của VAS số 14, kế toán cần tuân thủ 4 điều kiện ghi nhận doanh thu dịch vụ sau:

Chuẩn mực Kế toán Việt Nam Vas số 14 - doanh thu và thu nhập khác.

Trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng, chuẩn mực này yêu cầu doanh thu từ cho thuê được ghi nhận vào thời điểm hợp đồng cho thuê có hiệu lực, bất kể thời điểm thanh toán. Doanh thu phải được phân bổ cho các kỳ hợp đồng phù hợp với thời gian thuê thực tế.

Chuẩn Mực Kế Toán Việt Nam Vas Số 17

VAS 17 hướng dẫn về cách ghi nhận các khoản thuế thu nhập doanh nghiệp trong báo cáo tài chính, bao gồm cả các khoản cho thuê bất động sản và tài sản khác nhằm đảm bảo việc ghi nhận, đo lường và báo cáo thuế TNDN một cách chính xác. Khi áp dụng VAS số 17, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Tính toán thuế thu nhập doanh nghiệp từ doanh thu cho thuê

• Ghi nhận thuế tạm tính: kế toán cần ghi nhận thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính dựa trên lợi nhuận thu được từ hoạt động cho thuê.

• Xử lý thuế khấu trừ: nếu có các khoản chi phí liên quan đến việc duy trì và bảo trì văn phòng, các khoản chi phí này có thể được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tóm lại, việc áp dụng các chuẩn mực kế toán khi hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Hiểu rõ và áp dụng các chuẩn mực này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu và chi phí hiệu quả hơn.

Kết Luận

Việc nắm vững cách hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo chính xác trong quản lý tài chính mà còn góp phần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý. Qua bài viết này, Arental Vietnam hy vọng giúp bạn hiểu rõ các nguyên tắc quan trọng và cách áp dụng chuẩn mực kế toán vào thực tiễn. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin và cần tư vấn cụ thể, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline 098 7260 333.