Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TP.Hồ Chí Minh

Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại TP.Hồ Chí Minh

Trong thời gian gần đây, khái niệm “văn phòng ảo” không còn là một thứ quá mới mẻ. Mô hình này thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp, các văn phòng đại diện, chi nhánh nhờ lợi ích nó mang lại. 

Tuy nhiên dù khái niệm không còn xa lạ. Nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về văn phòng ảo cũng như mục đích và lợi ích của nó. Thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin khách quan, cần thiết cho mọi người muốn tìm hiểu cụ thể hơn về loại hình văn phòng ảo.

>>>>> Văn phòng ảo cho thuê tại TPHCM

Mô hình văn phòng ảo thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp.

1. Văn phòng ảo là gì?

1.1 Hiểu đúng về văn phòng ảo

Văn phòng ảo (Virtual Office) hay còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” là một thuật ngữ để gọi một hình thức cho thuê văn phòng giao dịch hay còn gọi là trụ sở văn phòng đại diện. Văn phòng ảo là địa điểm cho các doanh nghiệp hoặc công ty thuê mặt bằng đồng thời nhận được nhiều dịch vụ tiện ích như sở hữu một văn phòng thực tế bao gồm bộ phận lễ tân, địa chỉ kinh doanh, phòng tiếp khách, phòng họp,... 

Văn phòng ảo là nơi trao đổi giấy tờ, gặp gỡ khách hàng. Có thể hiểu theo cách khác, đây là một dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh mang tính hợp pháp cao, là một văn phòng đại diện uy tín trong mắt khách hàng. Điều làm văn phòng ảo trở nên nổi bật là dịch vụ này có thể giúp doanh nghiệp, công ty tiết kiệm tối ưu chi phí thuê văn phòng và gia tăng hiệu quả công suất làm việc.

1.2 Chân dung khách hàng của mô hình văn phòng ảo

 Những đơn vị/cá nhân thích hợp sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo bao gồm: 

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí công ty.
• Các cá nhận đang chuẩn bị hoặc vừa thành lập công ty, doanh nghiệp.
• Các cá nhân, tổ chức cần địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, uy tín.
• Các doanh nghiệp cần mở rộng thị trường
• Các tổ chức, cá nhân hoặc freelancer đang nhận dự án riêng hoặc hoạt động tự do. 
• Các công ty quốc tế muốn thuê văn phòng đại diện.

2. Ưu điểm của văn phòng ảo

2.1 Tiết kiệm chi phí

Sử dụng mô hình thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể bỏ qua được một số khoản chi phí và tiết kiệm thời gian mua đất, xây dựng văn phòng, thuê cả tòa nhà để sử dụng làm văn phòng. Tiết kiệm được chi phí cho các thiết bị văn phòng vì hầu hết bên cung cấp dịch vụ sẽ trang bị sẵn các thiết bị (máy in, máy photocopy, máy fax, camera, wifi, máy lạnh,...). Có được vị trí tốt để đặt biển hiệu của công ty mà không cần tốn quá nhiều chi phí.

2.2 Tăng tính nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Thuê văn phòng ảo có nhiều lựa chọn nằm ở các khu vực có niềm tăng phát triển, gần những khu vực trung tâm giúp các cuộc giao dịch trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn, tạo được niềm tin với khách hàng, thu hút được các khách hàng tiềm năng. Hơn thế nữa, bên cho thuê sẽ cung cấp dịch vụ đặt biển hiệu của doanh nghiệp trên tòa nhà giúp khách hàng dễ nhận biết và tăng độ uy tín của doanh nghiệp.

Đồng thời, bên cho thuê thường sẽ có đội ngũ tiếp nhận và chuyển tiếp thông tin được đào tạo bài bản bao gồm lễ tân, thư ký đảm nhiệm vai trò tiếp đón, hướng dẫn khách hàng của doanh nghiệp thuê.

2.3 Giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc

Hệ thống thông tin của các dịch vụ văn phòng ảo thường xử lý thư từ, điện thoại, fax,... nhanh chóng, chính xác và linh hoạt hỗ trợ cho việc trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và khách hàng trở nên thuận lợi và suôn sẻ mà không cần phải tốn quá nhiều chi phí.

2.4 Xây dựng những mối quan hệ mới, cơ hội mới

Văn phòng ảo thường sẽ quy tụ nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ bao gồm doanh nghiệp địa phương và quốc tế. Từ đó mở ra nhiều cơ hội tiếp xúc, giao lưu, giao tiếp và hợp tác phát sinh giữa các doanh nghiệp.

2.5 Giảm áp lực tài chính

Là một giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua các vấn đề về chi phí, thời gian, công sức. Doanh nghiệp có thể tập trung đầu tư về các vấn đề chuyên môn, tối đa vốn, nhân lực cho các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách tối ưu nhất.

>>>>> Văn phòng ảo quận 2

Sử dụng mô hình thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp có thể bỏ qua được một số khoản chi phí và tiết kiệm thời gian.

3. Sự an toàn và tính hợp pháp của văn phòng ảo.

Theo luật doanh nghiệp, khái niệm doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.

Trích điều 43, luật doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Do đó, pháp luật hiện nay không có nội dung cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Điều đó đã tạo bước đệm cho hình thức văn phòng ảo phát triển đến như ngày nay.

4. Các điều kiện và nội dung trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo về bản chất cũng tương tự các hình thức dịch vụ cho thuê văn phòng bình thường. Vì thế, việc thuê văn phòng ảo cần phải đáp ứng đủ điều kiện về hợp đồng thuê và mục đích kinh doanh trong Bộ luật dân sự 2005.

Cụ thể, các điều kiện bao gồm:

• Đối với bên thuê:

Theo luật định của Việt Nam, người thuê có quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu của họ. Dựa vào pháp luật quy định về lập hợp đồng cho thuê văn phòng, đối tượng là các cá nhân đang làm việc văn phòng hoặc thuê văn phòng từ các đơn vị cho thuê không cần phải làm hợp đồng công chứng hay chứng thực.

Tuy nhiên, việc công chứng hợp đồng vẫn được khuyến khích thực hiện nhằm nâng cao tính hợp pháp, bảo vệ quyền và lợi ích của cả hai bên và mối giao dịch hợp tác.

• Đối với bên cho thuê:

Theo khoản 2 điều 10 Luật Kinh doanh bất động sản 2014 và điều 5 Nghị định 76/2015/NĐ-CP, trường hợp tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê nhà ở làm văn phòng không cần thành lập doanh nghiệp bao gồm:

• Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê văn phòng mà không phải do đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh và trường hợp hộ gia đình, cá nhân cho thuê văn phòng như do đầu tư dự án bất động sản để kinh doanh nhưng những dự án có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng( không tính tiền sử dụng đất).
• Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đầu tư xây dựng nhà ở để cho thuê mà không phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về nhà ở.
• Tổ chức, hộ gia đình , cá nhân cho thuê bất động sản thuộc sở hữu của mình.

Do đây là hoạt động quy mô nhỏ và không mang tính thường xuyên nên không cần phải thành lập doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh là kinh doanh bất động sản nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định của pháp luật:

• Theo khoản 1 điều 10 Luật kinh doanh bất động sản 2014, trường hợp tổ chức, hộ gia đình, cá nhân cho thuê nhà ở làm văn phòng cần thành lập doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

1. Thành lập doanh nghiệp về kinh doanh bất động sản.
2. Đăng ký ngành nghề kinh doanh bất động sản
3. Có vốn điều lệ 20 tỷ đồng trở lên

Nội dung của một hợp đồng thuê văn phòng ảo

Giữa người thuê và người cho thuê dịch vụ văn phòng ảo cần lập bản hợp đồng cho thuê có đầy đủ thông tin rõ ràng, chi tiết của đôi bên một cách chính xác để thực hiện giao dịch. Trong một bản hợp đồng thuê chính xác dành cho văn phòng ảo có bao gồm các nội dung sau đây:

Cung cấp đầy đủ thông tin của người cho thuê và người thuê, gồm: 

– Họ và tên

– Địa điểm / Trụ sở

– Số điện thoại/ Fax/ Email

– Mã số thuế/ Tài khoản số

– Số căn cước công dân/ số chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu

– Người đại diện pháp luật/ Chức vị

1. Đối tượng văn phòng ảo
2. Mục đích thuê văn phòng ảo (Địa chỉ văn phòng, diện tích văn phòng, mục đích sử dụng
3. Chi phí thuê văn phòng
4. Thời gian thuê văn phòng
5. Phương thức thanh toán và số tiền cọc, thời hạn thanh toán
6. Điều kiện thời hạn thuê văn phòng
7. Trường hợp cho người khác thuê lại (nếu có)
8. Quyền và nghĩa vụ của đôi bên tham gia trong hợp đồng thuê
9. Trách nhiệm thực hiện khi vi phạm hợp đồng
10. Phương thức giải quyết tranh chấp nếu có vấn đề của hai bên

Một hợp đồng sẽ có rất nhiều những thủ tục phức tạp và tốn nhiều thời gian. Để giải quyết tối ưu vấn đề này, Arental có một đội ngũ pháp lý luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng để giải quyết các thủ tục hoàn toàn miễn phí.

>>>>> Văn phòng ảo thuộc TP Thủ Đức

Giữa người thuê và người cho thuê dịch vụ văn phòng ảo cần lập bản hợp đồng cho thuê có đầy đủ thông tin rõ ràng.

5. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của Arental

Nắm bắt nhu cầu thị trường văn phòng ảo, Arental cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng với mức giá cực kì hợp lý để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Đến với dịch vụ văn phòng ảo của Arental, khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích, cụ thể hơn:

– Các chi nhánh của Arental có mặt tại các quận nổi bật của TP. Hồ Chí Minh gồm quận 1, quận 2, quận 3, quận 7, quận Phú Nhuận. Mang địa chỉ đẹp, uy tín tăng giá trị thương hiệu cho công ty, doanh nghiệp của bạn.

– Chi phí thuê hợp lý, tiết kiệm.

– Có chuyên viên trực điện thoại, lễ tân tiếp đón khách chuyên nghiệp, nhiệt tình. Tiếp nhận và chuyển tiếp thư từ, bưu phẩm cho khách hàng nếu có nhu cầu

– Hỗ trợ doanh nghiệp về các vấn đề pháp lý, thành lập doanh nghiệp,

– Cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích văn phòng gồm các thiết bị văn phòng (bàn làm việc, phòng họp, máy in, máy fax, máy photocopy, …) 

Văn phòng ảo là một giải pháp tối ưu để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, phù hợp với tất cả doanh nghiệp với các quy mô lớn nhỏ, hoạt động kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào. Hãy để Arental hân hạnh được đồng hành cùng bạn, tạo ra những cơ hội phát triển và thăng tiến trong công việc.

Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong ngành dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Arental có nhiều lần thay đổi, cải thiện chất lượng để trở nên phù hợp hơn với xu hướng, đáp ứng được nhu cầu và tâm lý của khách hàng nhằm mang lại những giá trị thực tế cho khách hàng. Arental hân hạnh đồng hành cùng các doanh nghiệp để tạo ra những điều tốt nhất.