Những lưu ý khi kết thúc, gia hạn, nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng

Việc kết thúc hay chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng, gia hạn hợp đồng thuê văn phòng không phải là vấn đề hiếm gặp. Bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng mong muốn hạn chế việc di chuyển, thay đổi địa chỉ văn phòng.

Việc sang nhượng không chỉ tiêu tốn khá nhiều thời gian mà còn sẽ dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối nếu doanh nghiệp không nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng. Vì thế trước khi kết thúc hoặc sang nhượng, cần xem xét thật kỹ để tránh những rủi ro.

1. Hợp đồng thuê văn phòng là gì? 

Hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng thuê tài sản theo quy định của pháp luật dân sự. Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê.

Trong hợp đồng thuê văn phòng, bên cho thuê là chủ sở hữu hoặc người có quyền cho thuê văn phòng, bên thuê là cá nhân, tổ chức có nhu cầu sử dụng văn phòng.

Hợp đồng thuê văn phòng có thể được lập thành văn bản hoặc được giao kết bằng lời nói. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên, nên lập hợp đồng thuê văn phòng bằng văn bản và có công chứng.

Trong hợp đồng thuê văn phòng bên cho thuê là chủ sở hữu văn phòng, bên thuê là tổ chức có nhu cầu sử dụng văn phòng.

Hợp đồng thuê văn phòng cần có các nội dung cơ bản sau:

• Tên, địa chỉ của các bên tham gia hợp đồng
• Đối tượng thuê (văn phòng có vị trí, diện tích, tiện ích như thế nào)
• Thời hạn thuê
• Giá thuê và phương thức thanh toán
• Quyền và nghĩa vụ của các bên
• Các trường hợp chấm dứt hợp đồng

2. Lưu ý khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng

Dưới đây là những điều cần lưu ý khi muốn kết thúc hợp đồng thuê văn phòng:

Thông báo đến đơn vị cho thuê trước khi kết thúc hợp đồng

Bên thuê có thể lựa chọn một trong hai hình thức kết thúc hợp đồng sau:

• Kết thúc hợp đồng trước thời hạn:

Để kết thúc hợp đồng trước thời hạn, bên thuê cần thông báo cho bên cho thuê ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng. Trong thông báo cần nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng và thời gian bàn giao văn phòng.

Khi bàn giao văn phòng, bên thuê cần đảm bảo trả lại văn phòng trong tình trạng nguyên trạng ban đầu. Nếu có hư hỏng, bên thuê phải có trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường cho bên cho thuê.

• Kết thúc hợp đồng sau thời hạn:

Trong trường hợp này, bên thuê chỉ cần thanh toán tiền thuê cho đến ngày hết hạn hợp đồng. Sau đó, bên thuê có thể tiếp tục sử dụng văn phòng hoặc trả lại văn phòng cho bên cho thuê.

Thực hiện nghĩa vụ thanh toán

Cho dù chấm dứt hợp đồng trước thời hạn hay sau thời hạn, bên thuê vẫn phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền thuê cho đến ngày chấm dứt hợp đồng.

Nếu doanh nghiệp ký hợp đồng thuê văn phòng 1 năm và muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn 6 tháng, thì doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền thuê cho 6 tháng còn lại.

Trả lại văn phòng nguyên trạng

Khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê có trách nhiệm trả lại văn phòng cho bên cho thuê trong tình trạng nguyên trạng ban đầu. Nếu có hư hỏng, bên thuê phải có trách nhiệm sửa chữa hoặc bồi thường cho bên cho thuê.

Để đảm bảo văn phòng được trả lại nguyên trạng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tình trạng của văn phòng trước khi bàn giao cho bên cho thuê. Nếu có hư hỏng, doanh nghiệp cần ghi lại và có biên bản xác nhận giữa hai bên.

>>> Cập nhật danh sách 7 văn phòng công chứng tại TP.Thủ Đức

Khi muốn kết thúc hợp đồng thuê văn phòng cần thông báo cho đơn vị cho thuê. 

3. Lưu ý khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng

Dưới đây là những điều cần lưu ý khi muốn gia hạn thời gian cho hợp đồng thuê văn phòng:

Thỏa thuận với bên cho thuê trước thời hạn

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng có thời hạn từ 1 năm đến 3 năm. Khi hết thời hạn hợp đồng, doanh nghiệp có thể lựa chọn gia hạn hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng.

Nếu muốn gia hạn hợp đồng, doanh nghiệp cần thỏa thuận với bên cho thuê trước thời hạn quy định trong hợp đồng. Thời hạn thỏa thuận gia hạn hợp đồng có thể là 1 năm, 2 năm, 3 năm,...

Nắm rõ các điều khoản thay đổi nếu ký hợp đồng mới

Nếu doanh nghiệp có ý định ở lại, tiếp tục thuê văn phòng thay vì chuyển sang nơi khác thì cần đọc rõ những điều chỉnh trong hợp đồng gia hạn. Đặc biệt là những điều khoản và thay đổi mới.

Một vài chi tiết cần lưu ý bao gồm:

• Tỷ lệ phần trăm tăng giá trong năm tiếp theo và những năm sau
• Thay đổi hệ thống trang thiết bị đi kèm và cơ sở vật chất
• Có ưu đãi gì cho khách hàng thuê lâu, gia hạn hợp đồng hay không
• Giá từng chi phí dịch vụ: phí gửi xe, cách tính tiền điện, tiền nước, phí ngoài giờ, phí wifi, phí gửi xe,...
• Nhiệm vụ và quyền hạn của đôi bên
• Và những thay đổi đặc biệt khác

Ký kết hợp đồng mới

Sau khi thỏa thuận xong các nội dung của hợp đồng mới, các bên cần ký kết hợp đồng mới. Hợp đồng mới cần được lập thành văn bản và có chữ ký của đại diện theo pháp luật của cả hai bên.

Việc nắm rõ những lưu ý khi gia hạn hợp đồng thuê văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro, tổn thất không đáng có.

4. Lưu ý khi sang nhượng hợp đồng thuê văn phòng

Dưới đây là những điều cần lưu ý khi thực hiện sang nhượng hợp đồng thuê văn phòng:

Xác minh và nắm rõ thông tin của bên nhận nhượng

Đây là bước vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Doanh nghiệp cần xác minh thông tin của bên nhận nhượng như thông tin doanh nghiệp, tình hình tài chính và mục đích thuê văn phòng,...

Yêu cầu bên nhận nhượng cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ kinh doanh

Doanh nghiệp cần yêu cầu bên nhận nhượng cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ kinh doanh để kiểm tra, xác minh. Các giấy tờ cần cung cấp bao gồm: Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Báo cáo tài chính doanh nghiệp,...

Ký kết hợp đồng sang nhượng trước sự chứng kiến của chủ tòa nhà

Đây là một bước vô cùng quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng sang nhượng. Chủ tòa nhà sẽ là bên thứ ba chứng kiến quá trình ký kết, bàn giao và chuyển nhượng hợp đồng. Điều này sẽ giúp tránh được những tranh chấp phát sinh sau này.

Khi sang nhượng lại hợp đồng thuê văn phòng cần có sự chứng kiến của bên cho thuê. 

Lập hợp đồng sang nhượng chi tiết và cẩn thận

Hợp đồng sang nhượng cần được lập một cách chi tiết và cẩn thận, bao gồm các nội dung sau: Thông tin các bên tham gia hợp đồng, Giá thuê, Thời gian thuê, Phí đặt cọc, Các khoản chi phí khác, Quyền và nghĩ vụ của các bên,...

Kiểm tra văn phòng sang nhượng

Trước khi ký kết hợp đồng sang nhượng, bên nhận nhượng cần kiểm tra kỹ tình trạng của văn phòng. Văn phòng phải đúng với giấy tờ, các tài sản trong bản kê khai hợp đồng sang nhượng vẫn còn nguyên vẹn, đầy đủ và hoạt động

>>> Dịch vụ văn phòng ảo trọn gói 399k/tháng- tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

5. Những câu hỏi liên quan đến hợp đồng cho thuê

Một số câu hỏi liên quan đến hợp đồng cho thuê mà bạn có thể quan tâm:

Các nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng cho thuê văn phòng là gì?

Theo quy định của pháp luật, hợp đồng cho thuê văn phòng phải có các nội dung sau:

• Họ và tên, địa chỉ của bên cho thuê và bên thuê: Đây là nội dung quan trọng để xác định các bên tham gia giao dịch.

• Mô tả đặc điểm của văn phòng giao dịch: Nội dung này cần nêu rõ vị trí, diện tích, tình trạng kỹ thuật, nội thất,… của văn phòng cho thuê.

• Thời hạn cho thuê: Nội dung này cần nêu rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hợp đồng. 

• Giá cho thuê: Nội dung này cần nêu rõ giá thuê của văn phòng cho thuê, phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán. 

• Quyền và nghĩa vụ của các bên: Nội dung này cần nêu rõ quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê trong quá trình thực hiện hợp đồng.

• Các trường hợp chấm dứt hợp đồng: Nội dung này cần nêu rõ các trường hợp chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng. 

• Giải quyết tranh chấp: Nội dung này cần nêu rõ phương thức giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. 

Có thể sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê sau khi ký kết không?

Các bên có thể sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê văn phòng sau khi ký kết, nhưng phải được hai bên đồng ý và lập thành văn bản.

Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê văn phòng phải được thực hiện bằng cách lập thành phụ lục hợp đồng, ký kết và có giá trị như hợp đồng chính.

Các bên có thể sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê văn phòng trong các trường hợp sau:

• Các bên có nhu cầu thay đổi một hoặc một số nội dung của hợp đồng.
• Các bên muốn bổ sung thêm các nội dung mới vào hợp đồng.
• Các bên muốn sửa đổi, bổ sung hợp đồng để phù hợp với quy định của pháp luật.

Khi sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê văn phòng, các bên cần lưu ý những điều sau:

• Nội dung sửa đổi, bổ sung phải được các bên thỏa thuận rõ ràng, cụ thể.
• Phụ lục hợp đồng phải được lập thành văn bản, có chữ ký của hai bên.
• Phụ lục hợp đồng phải được giao cho các bên giữ.

Việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng cho thuê văn phòng là cần thiết trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, các bên cần lưu ý thực hiện đúng quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi của mình.

Có được đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê không?

Mỗi bên có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng nếu có căn cứ chấm dứt hợp đồng quy định tại Điều 475 Bộ luật Dân sự năm 2015.

• Bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng nếu bên thuê có một trong các hành vi:
  • Không trả tiền thuê đúng hạn hoặc không trả tiền thuê đầy đủ.
  • Sử dụng văn phòng cho thuê không đúng mục đích, làm hư hỏng nghiêm trọng văn phòng cho thuê.
  • Cố ý gây thiệt hại cho văn phòng cho thuê.
  • Sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đổi hoặc cho thuê lại văn phòng cho thuê đang thuê mà không có thỏa thuận trong hợp đồng hoặc không được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản.
• Bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng nếu bên cho thuê có một trong các hành vi sau:
  • Không sửa chữa văn phòng cho thuê khi văn phòng cho thuê không bảo đảm an toàn để sử dụng hoặc gây thiệt hại cho bên thuê.
  • Tăng giá thuê nhà, công trình xây dựng bất hợp lý.
  • Quyền sử dụng văn phòng cho thuê bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.

Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng, cần thông báo cho nhau trước không được ít hơn 30 ngày.

Trong trường hợp bên đơn phương chấm dứt hợp đồng cho thuê văn phòng mà không thông báo cho bên kia hoặc thông báo cho bên kia quá thời hạn quy định thì bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải bồi thường cho bên kia một khoản tiền tương ứng với giá thuê của một tháng.

Có được chuyển nhượng hợp đồng cho thuê không?

Bên thuê có quyền chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng cho người khác nếu được bên cho thuê đồng ý. Việc chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng phải được thực hiện bằng văn bản, có chữ ký của các bên.

Khi chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng, các bên cần lưu ý:

• Bên chuyển nhượng phải thông báo cho bên cho thuê về việc chuyển nhượng hợp đồng trước ít nhất 30 ngày.
• Bên chuyển nhượng phải đảm bảo rằng người nhận chuyển nhượng có đủ điều kiện thuê văn phòng theo quy định của pháp luật.
• Bên chuyển nhượng phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng cho đến khi hợp đồng chấm dứt.

Việc chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng có thể mang lại lợi ích cho cả bên thuê và bên cho thuê. Đối với bên thuê, việc chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng có thể giúp họ chuyển đổi địa điểm kinh doanh, giảm chi phí thuê hoặc mở rộng quy mô kinh doanh. Đối với bên cho thuê, việc chuyển nhượng hợp đồng cho thuê văn phòng có thể giúp họ thu hút được những khách hàng tiềm năng mới.

Trên đây là những lưu ý giúp việc kết thúc, sang nhượng hợp đồng thuê văn phòng diễn ra dễ dàng hơn. Hy vọng bài viết đã giải đáp được những thắc mắc cũng như giúp ích cho doanh nghiệp trong việc kết thúc hoặc sang nhượng hợp đồng. Arental.vn là website cung cấp nhiều thông tin hữu ích về lĩnh vực cho thuê văn phòng. Doanh nghiệp có thể truy cập để tìm hiểu thêm về các quy định pháp lý, thủ tục thực hiện, cũng như tìm kiếm văn phòng cho thuê nhiều khu vực tại TPHCM.