Những điều cần biết về văn phòng và hợp đồng thuê văn phòng công ty

Việc thuê văn phòng cho công ty là một quyết định quan trọng và có thể ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh cũng như hình ảnh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Arental Việt Nam đã tổng hợp những điều cần biết về văn phòng cho thuê và hợp đồng cho thuê văn phòng công ty. 

1. Lý do nên chọn thuê văn phòng công ty

Thuê văn phòng công ty là quá trình một tổ chức hay doanh nghiệp thuê không gian không gian văn phòng để sử dụng làm nơi làm việc chính thức cho các hoạt động kinh doanh của mình. Thông thường việc thuê văn phòng sẽ đi kèm với việc sử dụng các tiện ích và dịch vụ hỗ trợ khác như điện, nước, internet và các dịch vụ hỗ trợ văn phòng khác. 

Việc thuê văn phòng công ty thường được thực hiện thông qua việc ký kết hợp đồng thuê văn phòng giữa chủ sở hữu văn phòng và bên thuê. Các điều khoản quan trọng trong hợp đồng bao gồm giá thuê, thời gian thuê, diện tích sử dụng, và các điều kiện pháp lý khác.

Việc thuê văn phòng công ty thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp muốn có một không gian làm việc chuyên nghiệp, mà không muốn đầu tư nhiều vào việc xây dựng và duy trì một văn phòng riêng. Điều này cũng cho phép họ tập trung vào hoạt động kinh doanh chính của mình mà không phải lo lắng về việc quản lý văn phòng.

Thuê văn phòng công ty sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: 

Nâng cao chất lượng hình ảnh doanh nghiệp

Việc lựa chọn một trụ sở tại một tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp sẽ đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao uy tín thương hiệu. Điều này cho thấy rằng một doanh nghiệp hoạt động minh bạch và có đủ tiềm lực phát triển sẽ không ngần ngại đặt trụ sở tại các vị trí nổi bật, dễ tìm kiếm và có đầy đủ pháp lý.

Việc đặt trụ sở tại một vị trí đắc địa, được định vị rõ ràng, không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp với khách hàng và đối tác mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và sự tập trung vào mục tiêu của doanh nghiệp. Đây không chỉ là một khoản đầu tư cho thương hiệu mà còn là một biểu hiện của cam kết dài hạn và sự quan tâm đến việc xây dựng một hình ảnh vững mạnh và uy tín trong mắt cộng đồng kinh doanh và khách hàng tiềm năng.

Nâng cao năng suất làm việc

Đặt trụ sở văn phòng tại các tòa nhà lớn mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý nhân viên và tương tác trong tổ chức. Việc tất cả chỗ ngồi làm việc được bố trí trên một mặt sàn giúp tăng cường hiệu suất quản lý nhân viên bằng cách tạo điều kiện cho sự tương tác và giao tiếp linh hoạt hơn giữa các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp.

Đặt trụ sở văn phòng tại các tòa nhà cũng tạo điều kiện cho sự tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên diễn ra một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Việc có không gian văn phòng rộng lớn và tiện ích hiện đại cung cấp môi trường làm việc chuyên nghiệp và thoải mái, khuyến khích sự sáng tạo và sự hợp tác trong công việc.

Phát triển nhờ môi trường làm việc

Việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên và toàn bộ doanh nghiệp. Một môi trường làm việc chuyên nghiệp thường được đặc trưng bởi các yếu tố như sự tổ chức, sự tiện nghi và sự chăm sóc đến từ các dịch vụ hỗ trợ.

Khi môi trường làm việc được tối ưu hóa và chuyên nghiệp hóa, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, tập trung hơn vào công việc và đạt được kết quả tốt hơn. Đồng thời, ban lãnh đạo cấp trung cũng có điều kiện thuận lợi để quản lý và hỗ trợ nhân viên, đồng thời thúc đẩy sự phát triển cá nhân và chuyên môn của họ.

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

Các chi phí liên quan đến an ninh, vệ sinh, tiền điện và điều hòa thường đã được bao gồm trong giá thuê của văn phòng, giúp doanh nghiệp tránh được sự phức tạp và rủi ro liên quan đến việc thuê, kiểm soát và quản lý các chi phí này một cách độc lập.

Khi các dịch vụ này được tích hợp vào giá thuê văn phòng, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt gánh nặng về quản lý chi phí hàng tháng. Điều này giúp họ tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh chính của mình mà không cần lo lắng về việc tổ chức và giám sát các dịch vụ cơ bản như bảo vệ, vệ sinh và tiện nghi văn phòng.

Đa dạng diện tích thuê theo yêu cầu của doanh nghiệp

Tại các tòa nhà cho thuê văn phòng, thường có sẵn đa dạng các loại sàn văn phòng để phù hợp với nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Quy mô và yêu cầu về không gian văn phòng có thể thay đổi đối với từng doanh nghiệp, và việc có sự lựa chọn linh hoạt này giúp tối ưu hóa mức chi phí thuê văn phòng.

Một trong những lợi ích chính của việc có nhiều sự lựa chọn về diện tích là doanh nghiệp chỉ cần trả một mức phí phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ. Điều này có nghĩa là họ không phải trả tiền cho diện tích văn phòng mà họ không cần sử dụng, giúp tối ưu hóa chi phí và tài chính của doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc có nhiều sự lựa chọn về diện tích cũng mang lại sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô văn phòng theo nhu cầu kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh không gian làm việc một cách linh hoạt và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa sự sử dụng tài nguyên.

2. Hợp đồng thuê văn phòng là gì? 

Hợp đồng thuê văn phòng là một thỏa thuận pháp lý được thiết lập giữa bên cho thuê, thường là chủ sở hữu hoặc người quản lý không gian văn phòng và bên thuê. Hợp đồng này bao gồm các điều khoản và điều kiện mà cả hai bên đồng ý tuân theo trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng.

Trong hợp đồng thuê văn phòng, thông thường sẽ ghi rõ các điều khoản như thời hạn thuê, giá thuê và cách thức thanh toán, quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên, điều kiện về sửa chữa và bảo trì, cũng như các điều khoản về việc chấm dứt hợp đồng và xử lý tranh chấp nếu có.

Hợp đồng thuê văn phòng có thể được lập bằng văn bản hoặc qua các thỏa thuận bằng lời nói, tuy nhiên, việc lập hợp đồng bằng văn bản thường được ưa chuộng hơn để tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong quan hệ hợp đồng, tránh những hiểu lầm và tranh cãi có thể xảy ra sau này.

Hợp đồng cho thuê văn phòng cần công chứng không?

• Đối với văn phòng thuộc sở hữu của một cá nhân: Khi doanh nghiệp thuê văn phòng độc lập (nhà ở làm văn phòng) cũng như việc thuê nhà ở thì hợp đồng không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, hai bên cần có sự thỏa thuận chi tiết và có các phương án khác để đảm bảo quyền và nghĩa vụ của hai bên.
• Đối với văn phòng thuộc đơn vị cho thuê có tư cách pháp nhân (doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại một tòa nhà): Đây là trường hợp khi hai bên đều có đủ điều kiện để cung cấp dịch vụ và sử dụng dịch vụ nên hợp đồng cho thuê văn phòng cũng không cần thiết phải công chứng, chứng thực. 

Mặc dù pháp luật không có sự bắt buộc công chứng đối với hợp đồng cho thuê văn phòng nhưng các bên tham gia vào việc ký kết vẫn có thể công chứng hợp đồng đó để đảm bảo tính thực thi của hợp đồng.

Hợp đồng khi thuê văn phòng không cần công chứng, tuy nhiên cần có sự thỏa thuận của cả hai bên. 

Mẫu hợp đồng và thủ tục thuê văn phòng

Việc thuê văn phòng thường đi kèm với việc lập hợp đồng thuê văn phòng và thực hiện một số thủ tục liên quan. Dưới đây là một số thông tin về mẫu hợp đồng và thủ tục thuê văn phòng:

Mẫu hợp đồng trong các trường hợp cụ thể

Hợp đồng thuê văn phòng được thỏa thuận và ký kết giữa bên thuê và bên cho thuê. Trong đó gồm các mục chính như:

• Thông tin bên cho thuê và bên thuê: Các thông tin như tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cả hai bên.
• Các thỏa thuận chính: Các điều khoản về khu vực cho thuê, giá thuê, thời hạn thuê, mục đích thuê, tiền cọc, thanh toán lần đầu, các lần thanh toán kế tiếp, hình thức thanh toán, ngày bàn giao, các thiết bị vật dụng đi kèm, các chi phí khác, thời gian làm việc, và thời hạn chấm dứt hợp đồng.
• Quyền và nghĩa vụ của hai bên: Xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm của cả bên cho thuê và bên thuê trong quá trình thuê và sử dụng không gian văn phòng.
• Trường hợp bất khả kháng: Những điều khoản liên quan đến trường hợp bất khả kháng, như các sự kiện đặc biệt hoặc thiên tai có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng.
• Chấm dứt hợp đồng: Quy định về việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và các điều kiện kèm theo trong trường hợp cần thiết.

Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

• Thông tin về bên cho thuê và bên thuê: Tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc khác của bên cho thuê (chủ nhà) và bên thuê.

• Đối tượng hợp đồng: Xác định rõ ràng mục đích và phạm vi của hợp đồng, bao gồm việc thuê không gian văn phòng để sử dụng cho mục đích kinh doanh, làm việc hoặc các hoạt động khác.

• Mục đích thuê: Thông tin chi tiết về mục đích cụ thể mà bên thuê dự định sử dụng không gian văn phòng, bao gồm các hoạt động kinh doanh, hành chính, hay khác.

• Thời hạn thuê và giá thuê:Thời gian bắt đầu và kết thúc thuê văn phòng cũng như giá thuê được thỏa thuận giữa hai bên.

• Đặt cọc: Quy định về việc đặt cọc và số tiền cần đặt cọc để đảm bảo việc thuê văn phòng.

• Hình thức thanh toán: Xác định phương thức thanh toán cho việc thanh toán tiền thuê văn phòng và các khoản phí khác (nếu có).

• Quyền và nghĩa vụ của hai bên: Quyền lợi và trách nhiệm của cả bên chothuê và bên thuê trong suốt quá trình thuê và sử dụng văn phòng.

• Chấm dứt hợp đồng: Quy định về việc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và các điều kiện kèm theo trong trường hợp cần thiết.

• Cam kết các bên: Các cam kết và thỏa thuận cuối cùng của cả hai bên về việc tuân thủ các điều khoản trong hợp đồng.

Đơn xin gia hạn thuê văn phòng, khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng (thuê nhà làm văn phòng) lâu hơn thời hạn hộ đồng thì cần làm đơn gửi đến bên cho thuê trước thời hạn để thông báo và xin gia hạn: Ghi rõ nội dung nguyện vọng gia hạn thuê văn phòng (đến thời gian mới).

• Giấy tờ chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng khi hết thời hạn: Đây là công văn dùng để chấm dứt hợp đồng khi thời hạn thuê văn phòng đã hết.
• Giấy tờ chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: Bên thuê cần gửi công văn đến bên cho thuê khi có ý định dừng sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ở nơi đó. Cần ghi rõ lý do quyết định dừng thuê văn phòng.

>>>>> Văn phòng cho thuê TPHCM

Các lưu ý về hợp đồng cho thuê văn phòng. 

3. Các kiểu văn phòng làm việc hiện đại

Hiện nay, các văn phòng làm việc được thiết kế đa dạng phụ thuộc vào không gian, cấu trúc xây dựng và thẩm mỹ riêng của mỗi địa điểm. Cùng tìm hiểu các kiểu thiết kế văn phòng phổ biến trong những năm gần đây.

Kiểu văn phòng mở

Văn phòng mở là một kiểu văn phòng mà không sử dụng vách ngăn để phân chia các khu vực làm việc thành các phòng riêng biệt. Thay vào đó, không gian làm việc được tổ chức mở, không có sự phân chia rõ ràng giữa các bộ phận hay cá nhân. Kiểu văn phòng mở thường được áp dụng trong các văn phòng có diện tích nhỏ hoặc trong mô hình làm việc theo nhóm.

Việc sử dụng kiểu văn phòng mở có thể tạo ra một môi trường làm việc mở, kích thích sự giao tiếp và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức. Nó cũng tạo ra sự thoải mái và tăng cường tầm nhìn trong không gian làm việc, giúp cải thiện tinh thần làm việc và sự sáng tạo.

Tuy nhiên, kiểu văn phòng mở cũng có nhược điểm, như tiếng ồn có thể tăng lên do sự giao tiếp mở giữa các nhân viên, cũng như mất đi tính riêng tư trong công việc. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự tập trung và hiệu suất làm việc của một số cá nhân.

Văn phòng xanh

Trong xu hướng này, văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn được coi như ngôi nhà thứ hai của nhân viên, nơi họ dành nhiều thời gian trong ngày. Do đó, việc trang trí và tạo mảng xanh để điều hòa không khí trong văn phòng trở nên rất quan trọng và cần thiết.

Trong môi trường làm việc theo xu hướng sống xanh, việc có không gian xanh sẽ giúp cải thiện chất lượng không khí, tạo ra môi trường làm việc thoải mái và tạo động lực cho nhân viên. Các loại cây xanh và hoa cỏ không chỉ làm cho văn phòng thêm sinh động mà còn giúp giảm căng thẳng và stress cho nhân viên.

Ngoài việc trang trí bằng cây cỏ, việc áp dụng các biện pháp tiết kiệm năng lượng và sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường cũng là một phần quan trọng của văn phòng sống xanh. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng đèn LED tiết kiệm điện, tối ưu hóa hệ thống điều hòa không khí và sử dụng vật liệu tái chế cho nội thất và trang trí.

Văn phòng có thiết kế tối giản

Các văn phòng này tạo ra một cảm giác nghiêm trang và sang trọng. Đặc biệt, các văn phòng làm việc chuyên về các lĩnh vực như pháp luật hay xử lý hồ sơ nhiều thường cần tạo ra nhiều khu vực lưu trữ hồ sơ hơn là thiết kế các không gian trang trí phức tạp và rườm rà. Sự tập trung vào việc tạo ra các khu vực lưu trữ hồ sơ hiệu quả hơn có thể giúp tăng cường năng suất làm việc và giảm bớt sự rối loạn trong quá trình làm việc.

Bằng cách tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và tập trung, các văn phòng này không chỉ giúp cho các nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự tập trung vào công việc. Mặt khác, cảm giác nghiêm trang và sang trọng trong không gian làm việc cũng có thể tạo ra ấn tượng tích cực đối với khách hàng và đối tác giao dịch.

Văn phòng có sự phân chia theo bộ phận

Kiểu văn phòng này vừa có điểm giống và khác với văn phòng mở. Đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận cùng làm việc, thường có sự ngăn cách không gian giữa các bộ phận khác nhau. Trong cùng một bộ phận, những người làm việc ở một trong những gian mở nhỏ hơn.

Điểm chung giữa kiểu văn phòng này và văn phòng mở là cả hai đều không sử dụng vách ngăn để phân chia không gian làm việc. Thay vào đó, mô hình này tạo ra các không gian mở rộng hơn, tạo điều kiện cho sự giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên.

Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở cách tổ chức không gian làm việc bên trong. Trong khi văn phòng mở không có sự phân chia rõ ràng giữa các bộ phận, kiểu văn phòng này thường có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau để tạo ra sự riêng tư và tập trung cho từng nhóm công việc cụ thể.

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu về sự tương tác và giao tiếp mở rộng giữa các bộ phận, kiểu văn phòng này có thể là một lựa chọn linh hoạt và hiệu quả. Tuy nhiên, việc tổ chức không gian phải phản ánh đúng nhu cầu và mục tiêu làm việc của tổ chức để đảm bảo hiệu quả và sự thoải mái cho nhân viên.

Văn phòng có kiến trúc cổ điển

Kiểu văn phòng có phong cách kiến trúc cổ điển đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sự sang trọng và vị thế của một doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng tông màu vàng sáng đơn sắc và bố trí nội thất đơn giản nhưng có tính thẩm mỹ cao, văn phòng này tạo ra một không gian đặc biệt, mang lại ấn tượng cao cấp và lịch lãm cho khách hàng, đối tác cũng như nhân viên của doanh nghiệp.

Phong cách kiến trúc cổ điển thường thể hiện qua các yếu tố như các chi tiết trang trí độc đáo, các đường nét cong và vòng cung, cùng với sự sử dụng các vật liệu và hoa văn chất lượng cao. Bằng cách kết hợp một cách tinh tế và hài hòa, kiểu văn phòng này không chỉ là nơi làm việc mà còn là một biểu tượng của sự đẳng cấp và uy tín của doanh nghiệp.

Việc thiết kế văn phòng theo phong cách cổ điển không chỉ tạo điểm nhấn cho không gian làm việc mà còn thúc đẩy tinh thần làm việc, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và trang nhã. Đồng thời, sự sang trọng và đẳng cấp của kiểu văn phòng này cũng phản ánh sự tự tin và uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Văn phòng có thiết kế sáng tạo

Các văn phòng này có sự đột phá trong kiến trúc, phối hợp màu sắc và cách bố trí nội thất không theo kiểu thông thường. Những doanh nghiệp lớn muốn thể hiện hình ảnh khác biệt và nổi bậc thường thuê các kiến trúc sư thiết kế phù hợp với phương châm hoạt động và cá tính doanh nghiệp.

Bằng cách này, không gian làm việc không chỉ trở nên đẳng cấp mà còn phản ánh được sự độc đáo và cá nhân hóa của tổ chức. Thiết kế văn phòng độc đáo và sáng tạo không chỉ tạo điểm nhấn cho môi trường làm việc mà còn thúc đẩy sự sáng tạo và tinh thần đổi mới trong công việc của nhân viên.

Văn phòng phân chia theo cấp bậc

Các công ty lớn thường phân chia khu vực làm việc theo cấp bậc. Nhân viên cấp thấp thường làm việc chung với nhau, quản lý làm việc ở một bàn làm việc cách một khoảng, giám đốc và các cấp tương đương hoặc cao hơn có phòng làm việc riêng. Điều này giúp tạo ra sự riêng tư và không gian làm việc phù hợp với từng cấp bậc trong tổ chức, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và giao tiếp nội bộ.

Văn phòng đa năng

Kiểu văn phòng sử dụng trọn vẹn chức năng không gian, vừa tiết kiệm vừa tạo nên sự khác biệt. Văn phòng đa năng có thể dùng làm việc, phòng họp, diễn ra các hoạt động nội bộ mà không cần di chuyển đến không gian khác.

Đồng thời, nội thất cũng được bố trí thông minh để có thể linh hoạt di chuyển, tối ưu hóa không gian và tăng cường sự linh hoạt trong sử dụng. Điều này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động công việc và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và tiện lợi cho nhân viên.

>>>>> Văn phòng cho thuê Thủ Đức

Hiện nay, có rất nhiều kiểu văn phòng cho thuê dành cho doanh nghiệp. 

Khi thuê văn phòng doanh nghiệp cần nắm rõ những lưu ý và hợp đồng thuê văn phòng để có thể thuê văn phòng một cách thuận lợi. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xem thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác về văn phòng.