Phân biệt 2 dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ

Nếu văn phòng cho thuê truyền thống chỉ đơn thuần là không gian để làm việc với giá thành đắt đỏ thì sự phát triển của xã hội mở ra nhiều loại hình văn phòng mới đáp ứng nhu cầu người dùng. Trong đó, mô hình văn phòng ảo nổi bật với những giá trị thực, tối ưu chi phí mang đến nhiều lợi ích kinh doanh cho doanh nghiệp thời đại 4.0. 

1. Đôi nét về dịch vụ văn phòng ảo 

1.1 Văn phòng ảo là gì? 

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một văn phòng đại diện giao dịch và làm việc. Hiểu đơn giản, văn phòng ảo được xem là loại hình dịch vụ dành cho các công ty, doanh nghiệp có nhu cầu thuê riêng một địa điểm văn phòng nhằm thực hiện giao dịch, gặp gỡ và ký kết hợp đồng với khách hàng, đối tác. 

Ngoài ra, văn phòng ảo còn là địa chỉ văn phòng về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, khách hàng có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà không cần phải có mặt trực tiếp ở công ty. Đặc biệt, văn phòng ảo không cần diện tích văn phòng thực tế. 

1.2 Mục đích sử dụng văn phòng ảo

Đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường sở hữu những vị trí kinh doanh đắc địa, tiềm năng có thể nằm tại các tòa nhà sang trọng, quận trung tâm thành phố, tuyến đường giao thông lưu hành thuận lợi. Tiếp đó, họ sẽ cho khách hàng thuê làm nơi đặt bảng hiệu doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh trên giấy tờ đảm bảo pháp lý trong các hoạt động kinh doanh với mức phí hợp lý, phải chăng. 

Bạn có thể sử dụng văn phòng ảo cho đa dạng mục đích. Mô hình này không chỉ sử dụng làm địa điểm đặt địa chỉ công ty, địa chỉ làm việc mà còn dành cho những cuộc hội họp, gặp gỡ ký kết hợp đồng. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng văn phòng ảo làm dịch vụ văn phòng khác như quầy lễ tân, Fax,...

1.3 Ưu và nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo

Ưu điểm nổi bật 

• Tạo sự uy tín và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp khi sở hữu một địa chỉ kinh doanh sang trọng tại các khu kinh tế sầm uất, vị trí đắc địa, giao thông thuận lợi.
• Tiết kiệm tối đa kinh phí vận hành lên đến 90%, xua tan đi những nỗi lo âu, bận tâm lớn về chi phí mặt bằng. Thay vào đó, doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh là chính, đẩy mạnh lợi nhuận. 
• Doanh nghiệp không bị đặt nặng vấn đề cơ sở vật chất hoặc chi phí quản lý văn phòng khi thuê dịch vụ văn phòng ảo. Mọi hao phí trong quá trình sử dụng văn phòng ảo đều được triệt tiêu ở mức 0%, 
• Cơ hội tận hưởng tiện ích văn phòng cao cấp miễn phí 100%. Doanh nghiệp không phải cho trả bất kỳ khoản phí nào liên quan đến trang trí, thiết kế văn phòng, mua sắm hoặc bảo trì nội thất văn phòng. 

Nhược điểm 

Khi thuê văn phòng ảo, mọi cuộc gặp gỡ, giao dịch với khách hàng, đối tác của doanh nghiệp đều phải được hẹn trước và tuân thủ theo lịch đã đăng ký trước đó vì đây là loại văn phòng ảo tích hợp. Điều này có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn, không kịp xoay sở trong các trường hợp khách hàng không hẹn trước mà tới bất ngờ, không có nhân viên chào đón, lễ tân phải thay thế tiếp khách hàng. 

1.4 Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Hình thức văn phòng quá mới mẻ này khiến rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn: “Văn phòng ảo có hợp pháp không?”

Để xem xét tính hợp pháp của mô hình này, doanh nghiệp nên căn cứ vào những thông tin đã được quy định trong Bộ luật doanh nghiệp Việt Nam mới nhất như sau:

• Về trụ sở chính của công ty: trụ sở chính của doanh nghiệp phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định rõ ràng (bao gồm: số nhà, tên xã, phường, tỉnh/ thành phố) và phải được thông báo với cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kinh doanh. 
• Định nghĩa “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định đã được xác định chắc chắn, đăng ký với mục đích thực hiện những hoạt động kinh doanh hợp pháp,
• Luật Doanh nghiệp không có quy định về việc một địa điểm được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp. 

Với những quy định trong bộ luật Doanh nghiệp trên đây, có thể kết luận dịch vụ văn phòng ảo, không vi phạm pháp luật và hoàn toàn hợp pháp. Tuy nhiên, khi lựa chọn bất kỳ mô hình văn phòng nào không chỉ riêng văn phòng ảo, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ mọi thủ tục hành chính theo tư vấn của chuyên gia pháp lý, thực hiện nghĩa vụ về thuế theo quy định nhà nước thì sẽ không có vấn đề phát sinh xảy ra. 

2. Tìm hiểu về mô hình văn phòng chia sẻ

2.1 Văn phòng chia sẻ là gì? 

Văn phòng chia sẻ (Co - working Space) được coi là một giải pháp hữu hiệu được xây dựng nhằm hỗ trợ các cá nhân, doanh nghiệp không muốn dành quá nhiều chi phí cho việc thuê phòng. Thay vào đó, họ có thể sử dụng chung hoặc chia sẻ cùng một không gian làm việc nhưng vẫn đảm bảo trang bị đầy đủ cơ sở vật chất hiện địa như một văn phòng truyền thống. 

Dịch vụ văn phòng chia sẻ cho phép bạn có thể thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi, làm việc chung với các đồng nghiệp khi bạn chưa có một văn phòng cố định để làm việc. Với không khí làm việc hiện đại, thoải mái của mô hình này có thể tạo cho bạn nhiều cảm hứng sáng tạo mới mẻ. 

Hiện nay, mô hình văn phòng chia sẻ ngày càng được đẩy mạnh phát triển tại các thành phố lớn. Loại hình văn phòng này đặc biệt phù hợp cho những doanh nghiệp, công ty hoặc các startup trong giai đoạn đầu vận hành, phát triển. 

2.2 Mục đích sử dụng của văn phòng chia sẻ

• Tiết kiệm chi phí sử dụng văn phòng: bạn có thể tiết kiệm ít nhất 50% chi phí so với thuê văn phòng trọn gói, đặc biệt giảm 100% lãng phí khi sử dụng văn phòng làm việc.
• Kết nối nhiều mối quan hệ trong không gian chung: văn phòng chung rộng lớn với nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ giúp bạn có thêm nhiều mối quan hệ thú vị, thêm trải nghiệm, thêm kiến thức. 
• Trải nghiệm nhiều tiện ích thông minh, chuyên nghiệp, tiếp cận những công nghệ hiện đại của văn phòng tương lai.
• Không gian làm việc lý tưởng, chỗ ngồi rộng rãi và riêng tư. 
• Thời gian đăng ký hợp đồng linh hoạt, dễ dàng mở rộng kinh doanh. 
• Mở rộng khả năng tiếp cận những tệp khách hàng tiềm năng, đối tác chất lượng.

3. So sánh văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ

3.1 Điểm giống nhau

Cả hai đều là mô hình văn phòng được sử dụng nhiều đối với doanh nghiệp chỉ cần nơi gặp gỡ khách hàng, văn phòng đại diện hoặc doanh nghiệp nhỏ có ít nhân viên. Hai dịch vụ này đều cung cấp những tiện ích như nhau, giúp các doanh nghiệp, công ty tối ưu chi phí khi thuê. 

3.2 Điểm khác nhau 

Trên đây là những thông tin cơ bản về văn phòng ảo cũng như sự khác biệt giữa hai mô hình văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ đã được Arental tổng hợp và gửi đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn được một không gian văn phòng ưng ý nhất cho doanh nghiệp nhé!