Chức năng của văn phòng đại diện là gì ? Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là một phần quan trọng của tổ chức, đặc biệt là khi hoạt động ở nhiều địa điểm khác nhau. Trong thời đại hiện nay, sự phát triển của văn phòng đại diện được chú trọng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của xã hội. Nhưng thực sự chức năng của văn phòng đại diện là gì? Hãy cùng khám phá những chức năng quan trọng mà văn phòng đại diện thực hiện trong bài viết dưới đây.

1. Văn phòng đại diện là gì? 

Văn phòng đại diện được xem là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Nhiệm vụ này được quy định rõ trong điều 45 của Luật Doanh Nghiệp.

Văn phòng đại diện không chỉ đại diện cho doanh nghiệp mà còn thực hiện các hoạt động liên quan đến quản lý, marketing, hỗ trợ khách hàng và các hoạt động kinh doanh khác trong phạm vi pháp lý cho phép. Điều này giúp tăng cường sự hiện diện của doanh nghiệp trên thị trường, xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện thường được mở ở một khu vực khác với trụ sở chính của doanh nghiệp. 

Theo Luật Thương mại, có quy định cụ thể về việc đặt văn phòng đại diện trong và ngoài nước tuân theo các quy định của pháp luật. Văn phòng đại diện của các thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thường là các đơn vị phụ thuộc vào thương nhân Việt Nam. Văn phòng đại diện được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam nhằm mục đích xúc tiến thương mại.

Thương nhân nước ngoài phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật Việt Nam đối với các hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Thực tế, văn phòng đại diện thường được mở ở những địa điểm mà thương nhân không thực hiện trực tiếp các giao dịch thương mại. Theo nguyên tắc, văn phòng đại diện cho các tổ chức kinh tế không được phép thực hiện các hoạt động về sản xuất kinh doanh nhằm thu lại lợi nhuận; chúng chỉ có chức năng tìm kiếm hoặc xúc tiến kinh doanh.

2. Quy định tên văn phòng đại diện

Đối với việc đặt tên văn phòng đại diện, có một số quy định cụ thể cần tuân thủ:

• Tên văn phòng đại diện phải sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, cùng với các chữ cái F, J, Z, W, chữ số, các ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp cùng với cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Tên văn phòng đại diện cần được hiển thị hoặc gắn tại trụ sở của văn phòng đại diện. Nó cũng phải được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các tài liệu giao dịch, hồ sơ, tài liệu mà văn phòng đại diện phát hành.

3. Chức năng của văn phòng đại diện 

Văn phòng đại diện được thiết lập với một loạt chức năng quan trọng. Đầu tiên là đóng vai trò như một trung tâm trung gian chịu trách nhiệm về việc duy trì liên lạc và thực hiện giao dịch với các đối tác trong và ngoài nước. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng đảm nhận nhiệm vụ thực hiện các hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin, giúp các công ty có thể tiếp cận thị trường và các đối tác một cách hiệu quả.

Ngoài ra, văn phòng đại diện còn có chức năng quan trọng trong việc rà soát tổng thể thị trường. Điều này bao gồm việc phát hiện và giám sát hành vi xâm phạm, những hành động có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc kinh doanh của doanh nghiệp. Qua việc thực hiện các chức năng này, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và phát triển lợi ích của doanh nghiệp trên thị trường.

>>>> Văn phòng cho thuê quận 2

Văn phòng đại diện còn nhiều chức năng khác liên quan. 

Các chức năng chính của văn phòng đại diện:

• Phát triển ngành nghề kinh doanh, các ngành này đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.

• Báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

• Báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của công ty.

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cùng kết quả tăng trưởng, đồng thời các chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.

• Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo các nguyên tắc hạch toán độc lập.

• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo các định hướng của Hội đồng quản trị.

• Phối hợp cùng với văn phòng trụ sở chính của công ty và các cơ sở, chi nhánh cho việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.

• Quản lý và giám sát các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.

• Soạn thảo các văn bản pháp quy phục vụ cho các hoạt động của văn phòng dựa theo những văn bản pháp quy của công ty.

4. Sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Sự khác biệt giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty thường nằm ở các yếu tố sau:

Tính pháp lý

• Văn phòng đại diện được xem như một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, hoạt động nhằm đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp mà không có tính chất pháp nhân độc lập. Văn phòng đại diện thường không được pháp luật công nhận là một thực thể pháp lý riêng biệt và không có quyền thực hiện các hoạt động kinh doanh mà chỉ có thể đại diện cho doanh nghiệp mẹ trong một số hoạt động nhất định.

• Chi nhánh công ty là một phần của doanh nghiệp, có tính pháp lý riêng biệt và được pháp luật công nhận là một thực thể pháp lý độc lập. Chi nhánh có quyền thực hiện nhiều hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các hoạt động của mình. Có thể nói, mỗi chi nhánh là một phần của doanh nghiệp mẹ, nhưng với tính độc lập và trách nhiệm pháp lý riêng biệt, nó có khả năng hoạt động và thực hiện các quyền lợi của mình theo quy định của pháp luật.

Ngành nghề kinh doanh

• Văn phòng địa diện chỉ có thể hoạt động dưới sự đại diện của người được ủy quyền chính thức từ công ty.

• Chi nhánh của công ty sẽ được đăng ký để hoạt động trong tất cả các lĩnh vực kinh doanh mà trụ sở chính của công ty đã được phép hoạt động.

Quyền lợi và trách nhiệm

• Văn phòng đại diện được thiết lập để đại diện cho doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch thương mại và các hoạt động liên quan, nhưng không được công nhận là một thực thể pháp lý độc lập. Văn phòng đại diện không có quyền lợi và trách nhiệm pháp lý độc lập và thường chỉ thực hiện các nhiệm vụ được ủy quyền từ doanh nghiệp mẹ.

• Chi nhánh công ty được xem như một thực thể pháp lý riêng biệt và có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh như một đơn vị độc lập. Chi nhánh này có trách nhiệm pháp lý riêng biệt và chịu trách nhiệm cho các hoạt động của mình. Điều này có nghĩa là một chi nhánh có quyền thực hiện giao dịch kinh doanh, ký kết hợp đồng, và chịu trách nhiệm pháp lý theo quy định của pháp luật địa phương.

Quản lý và tổ chức

• Văn phòng đại diện thường không có quyền quản lý độc lập và hoạt động dưới sự kiểm soát của trụ sở chính của doanh nghiệp. Thường thực hiện các nhiệm vụ và quy định được đề ra từ trụ sở chính và không có khả năng tự ra quyết định độc lập trong việc quản lý hoạt động của mình.

• Một chi nhánh công ty thường có cấp quản lý riêng và hoạt động dưới sự kiểm soát của ban lãnh đạo tại trụ sở chính hoặc tại các cấp quản lý cao hơn. Điều này có nghĩa là chi nhánh có thể có một cấp quản lý riêng, giúp tổ chức và quản lý các hoạt động hàng ngày một cách hiệu quả và linh hoạt hơn, trong khuôn khổ và theo đúng các quy định và hướng dẫn từ trụ sở chính.

Tính chất và mục tiêu

• Văn phòng đại diện được thành lập nhằm mở rộng phạm vi hoạt động của doanh nghiệp tại các địa phương khác nhau hoặc ở các quốc gia khác. Văn phòng đại diện thực hiện các chức năng nhất định như đại diện pháp lý, quản lý giao dịch thương mại, xúc tiến kinh doanh và duy trì mối quan hệ với đối tác cũng như khách hàng trong khu vực đó.

• Chi nhánh công ty được thành lập với mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh, có mục tiêu và chức năng kinh doanh cụ thể hơn so với văn phòng đại diện. Chi nhánh thường được tổ chức với một cấp quản lý riêng biệt và có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách độc lập, thường được pháp luật công nhận là một thực thể pháp lý độc lập. Điều này cho phép chi nhánh tham gia vào các hoạt động kinh doanh rộng lớn và có trách nhiệm pháp lý riêng biệt.

5. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng hay không?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được phép ký kết hợp đồng, hoặc thực hiện sửa đổi hoặc bổ sung hợp đồng với các thương nhân nước ngoài, trừ khi có giấy ủy quyền hợp pháp từ các thương nhân từ nước ngoài.

Tuy nhiên, trong trường hợp văn phòng đại diện đại diện cho các chủ thể nước ngoài tại Việt Nam, quy định thương nhân nước ngoài cho phép người đứng đầu của văn phòng đại diện được ủy quyền để ký kết, sửa đổi và bổ sung hợp đồng. Mỗi lần thực hiện việc này, phải có văn bản ủy quyền cụ thể.

Từ những thông tin trên, có thể kết luận rằng văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng, trừ khi đó là văn phòng đại diện của các thương nhân, doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình tham gia vào các giao dịch hợp đồng, các công ty cần phải tham khảo và tuân thủ các điều lệ và quy chế của doanh nghiệp để đảm bảo rằng quyền lợi của họ được bảo vệ và tuân thủ đúng pháp luật.

Văn phòng đại diện không có quyền ký kết hợp đồng, trừ khi đó là văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

6. Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty

Quyết định về việc thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh cụ thể của công ty đó. Trong trường hợp công ty chỉ mong muốn có một đại diện để tăng cường quan hệ với khách hàng, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mà không có ý định thu lợi trực tiếp, thì việc thành lập một văn phòng đại diện của công ty là lựa chọn hợp lý.

Tuy nhiên, trong trường hợp công ty mong muốn có một đơn vị kinh doanh hoạt động độc lập và có khả năng thu lợi trực tiếp từ hoạt động kinh doanh, việc thành lập một chi nhánh công ty sẽ phản ánh sự đáp ứng chặt chẽ hơn với mục tiêu này. Chi nhánh công ty cung cấp khả năng hoạt động kinh doanh trực tiếp, tiếp cận trực tiếp với khách hàng, và thu lợi trực tiếp từ hoạt động kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng công ty sẽ có một cơ sở pháp lý cho hoạt động kinh doanh độc lập và hiệu quả.

7. Thủ tục để thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Thủ tục cho việc thành lập văn phòng đại diện đòi hỏi sự chuẩn bị và nộp các hồ sơ cần thiết. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện, cần được lập và nộp theo quy định của pháp luật.
• Quyết định về việc thành lập văn phòng của Hội đồng quản trị, cần được thể hiện qua văn bản chính thức.
• Bản sao của biên bản họp thành lập văn phòng, là tài liệu ghi chép chi tiết về quá trình và quyết định thành lập văn phòng.
• Bản sao của quyết định chỉ định người đứng đầu văn phòng đại diện, được phê chuẩn theo quy định pháp luật.
• Bản sao hợp lệ các loại giấy tờ của cá nhân đảm nhận vai trò người đứng đầu văn phòng, bao gồm các giấy tờ cá nhân và giấy tờ xác nhận về vị trí và quyền hạn.

Những hồ sơ này cần được chuẩn bị cẩn thận và nộp đúng thủ tục theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo việc thành lập văn phòng đại diện diễn ra một cách hợp pháp và suôn sẻ.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện. 

Những chia sẻ trong bài viết trên đã giới thiệu về chức năng cũng như một số thông tin quan trọng liên quan đến văn phòng đại diện. Hy vọng rằng những thông tin này đã mang lại giá trị và sự hiểu biết cho mọi người. Nếu bạn cần biết thêm thông tin hoặc cần hỗ trợ về việc thuê văn phòng đại diện, Arental Việt Nam sẽ sẵn lòng hỗ trợ. Đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline 0903 642 689 để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc. Chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và hỗ trợ tận tình nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách.

>>>> Văn phòng ảo là gì? Lợi ích của văn phòng ảo