Bố trí chỗ ngồi cho doanh nghiệp khi thuê phòng họp TPHCM

Thuê phòng họp TPHCM đang là xu hướng chung của rất nhiều doanh nghiệp trẻ. Bên cạnh các yếu tố như tiện ích, trang thiết bị, mức giá thuê… thì cách bố trí chỗ ngồi cũng là một trong những vấn đề cần lưu tâm. Để giúp đơn vị của bạn có được giải pháp tối ưu nhất, Arental.vn xin chia sẻ một số quy tắc sắp xếp sau.

Bố trí phòng họp cần dựa vào số lượng người tham dự để xếp khoảng cách đều nhau.

1. Tầm quan trọng của việc sắp xếp chỗ ngồi tại phòng họp

Trong một cuộc họp, việc sắp xếp chỗ ngồi là một hoạt động vô cùng quan trọng. Bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến sự thoải mái, thuận tiện của các thành viên tham dự mà còn mang ý nghĩa biểu tượng về vị thế và vai trò của từng người.

Khi sắp xếp chổ ngồi trong phòng họp giúp đem lại những lợi ích sau:

• Tạo sự thoải mái, thuận tiện cho các thành viên tham dự: Khi chỗ ngồi được sắp xếp hợp lý, mọi người sẽ dễ dàng nhìn thấy nhau, trao đổi ý kiến một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
• Giảm thiểu tình trạng các cá nhân thân thiết tụ tập gây mất trật tự: Khi chỗ ngồi được sắp xếp hợp lý, các cá nhân thân thiết sẽ được phân tán và không có cơ hội tụ tập, gây mất trật tự trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp người chủ trì cuộc họp dễ dàng điều tiết cuộc họp hơn.
• Tăng sức mạnh của ban điều hành và giảm sức mạnh của những cá nhân chống đối ngầm: Khi chỗ ngồi được sắp xếp hợp lý, ban điều hành sẽ được ưu tiên ngồi ở vị trí trung tâm, dễ dàng quan sát và điều hành cuộc họp. Điều này sẽ giúp tăng sức mạnh của ban điều hành và giảm sức mạnh của những cá nhân chống đối ngầm.

>>>>> Xem dịch vụ cho thuê phòng họp của Arental tại đây

Việc bố trí giúp làm rõ chức năng nhiệm vụ của nhũng người tham gia cuộc họp.

2. Cách bố trí chổ ngồi trong cuộc họp

Bố trí chỗ ngồi trong phòng họp là một việc cần thiết và quan trọng đối với các doanh nghiệp khi thuê phòng họp TPHCM. Một cách bố trí chỗ ngồi hợp lý sẽ giúp tạo ra một môi trường thoải mái, thuận lợi cho việc giao tiếp, trao đổi ý kiến, từ đó giúp cuộc họp đạt được mục tiêu đề ra.

Khi bố trí chỗ ngồi trong phòng họp TPHCM, doanh nghiệp cần cân nhắc vào một số mục địch sau:

2.1 Dựa vào mục đích của cuộc họp 

Mục đích của cuộc họp là yếu tố quan trọng hàng đầu cần được cân nhắc khi bố trí chỗ ngồi trong phòng họp. Tùy theo mục đích của cuộc họp, bạn sẽ có cách bố trí chỗ ngồi phù hợp để tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc giao tiếp, trao đổi ý kiến và đạt được mục tiêu của cuộc họp.

Dưới đây là một số cách bố trí chỗ ngồi theo mục đích của cuộc họp:

Các cuộc họp thảo luận, brainstorming

Các cuộc họp thảo luận, brainstorming thường được tổ chức để các thành viên tham gia có thể cùng nhau đưa ra ý tưởng, giải pháp cho một vấn đề cụ thể. Do đó, cách bố trí chỗ ngồi phù hợp cho các cuộc họp này là theo hình tròn hoặc bán nguyệt.

Cách bố trí này giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy nhau và trao đổi ý kiến một cách trực tiếp, cởi mở. Điều này tạo ra một môi trường thoải mái, khuyến khích mọi người tham gia tích cực và đưa ra những ý tưởng sáng tạo.

Các cuộc họp thuyết trình, đào tạo

Các cuộc họp thuyết trình, đào tạo thường được tổ chức để người thuyết trình truyền đạt thông tin và kiến thức đến các thành viên tham dự. Cách bố trí chỗ ngồi phù hợp cho các cuộc họp này là theo hình chữ U hoặc chữ I.

Cách bố trí này giúp người thuyết trình dễ dàng nhìn thấy tất cả mọi người, từ đó có thể điều chỉnh nội dung thuyết trình sao cho phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự. Ngoài ra, cách bố trí này cũng giúp người thuyết trình dễ dàng quan sát và tương tác với các thành viên tham dự, từ đó tạo ra một bầu không khí học tập, trao đổi tích cực.

Các cuộc họp tổng kết, họp báo

Các cuộc họp tổng kết, họp báo thường được tổ chức để thông báo những thông tin quan trọng đến các thành viên tham dự. Bố trí chỗ ngồi phù hợp cho các cuộc họp này là theo hình chữ nhật hoặc hình vuông.

Cách bố trí này giúp đảm bảo đủ chỗ ngồi cho tất cả mọi người, kể cả khi số lượng người tham dự đông. Ngoài ra, cách bố trí này cũng giúp tạo ra một không gian họp trang trọng, chuyên nghiệp, phù hợp với tính chất của các cuộc họp này.

Chổ ngồi trong phòng họp sẽ dựa vào mục đích của cuộc họp.

2.2 Dựa vào số lượng người tham gia 

Số lượng người tham gia là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần được cân nhắc khi bố trí chỗ ngồi trong phòng họp. Tùy theo số lượng người tham dự, bạn sẽ có cách bố trí chỗ ngồi phù hợp để đảm bảo đủ chỗ ngồi cho tất cả mọi người và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc giao tiếp, trao đổi ý kiến.

Dưới đây là một số cách bố trí chỗ ngồi dựa vào số lượng người tham dự:

• Các cuộc họp nhỏ, số lượng người tham dự dưới 10 người: Nên bố trí theo hình tròn hoặc bán nguyệt. Cách bố trí này giúp mọi người dễ dàng nhìn thấy nhau và trao đổi ý kiến một cách trực tiếp, cởi mở. Điều này tạo ra một môi trường thoải mái, khuyến khích mọi người tham gia tích cực và đưa ra những ý tưởng sáng tạo.
• Các cuộc họp lớn, số lượng người tham dự trên 10 người: Bố trí phòng họp theo hình chữ nhật hoặc hình vuông. Cách bố trí này giúp đảm bảo đủ chỗ ngồi cho tất cả mọi người, kể cả khi số lượng người tham dự đông. Ngoài ra, cách bố trí này cũng giúp tạo ra một không gian họp trang trọng, chuyên nghiệp, phù hợp với tính chất của các cuộc họp này.

Dựa vào số lượng người tham gia cuộc họp để sắp xếp chổ ngồi một cách hợp lý nhất. 

3. Cách lựa chọn phòng họp cho tường đối tượng tham gia 

Như đã đề cập ở trên, việc sắp xếp vị trí chỗ ngồi sẽ còn tùy thuộc vào tính chất của buổi họp. Cụ thể như sau:

3.1. Thuê phòng họp cho cuộc họp nội bộ công ty

Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn, có số lượng nhân viên đông thì nên lựa chọn kiểu sắp xếp hình nhà hát. Cách sắp xếp này sẽ giúp đảm bảo đủ chỗ ngồi cho tất cả mọi người tham dự và vẫn đảm bảo được tầm nhìn của các bên.

Còn nếu doanh nghiệp của bạn là vừa và nhỏ hoặc chỉ mới thành lập thì nên lựa chọn kiểu sắp xếp hình chữ U. Cách sắp xếp này sẽ giúp tăng thêm sự liên kết, sự đoàn kết cho nội bộ công ty.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc lựa chọn các cách bố trí chỗ ngồi khác phù hợp với mục đích của cuộc họp.

Chẳng hạn, nếu cuộc họp là để thảo luận về một dự án mới, bạn có thể bố trí chỗ ngồi theo nhóm để các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng trao đổi ý kiến với nhau. Hoặc nếu cuộc họp là để thuyết trình về sản phẩm mới, bạn có thể bố trí chỗ ngồi theo hình chữ U để người thuyết trình dễ dàng nhìn thấy tất cả mọi người.

>>>>> Tham khảo phòng họp cho thuê quận Phú Nhuận

Chỗ ngồi gần nhau để không khí nội bộ được thoài mái hơn và dễ trình bày suy nghĩ.

3.2. Cuộc họp với đối tác

Đối tác là khách hàng quan trọng của doanh nghiệp, do đó, việc sắp xếp phòng họp cho các cuộc gặp đối tác là vô cùng quan trọng. Một không gian phòng họp được sắp xếp khoa học, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với đối tác, góp phần nâng cao hiệu quả hợp tác.

Có hai kiểu sắp xếp phòng họp phổ biến cho các cuộc gặp đối tác:

• Kiểu sắp xếp bàn ghế đối xứng: Đây là kiểu sắp xếp phổ biến nhất, tạo ra sự cân bằng và sự bình đẳng trong quá trình đàm phán. Bàn họp nên có mặt hình chữ nhật, hình bầu dục, oval… để tạo không gian rộng rãi, thoải mái cho các bên tham gia. Ghế quỳ được sắp xếp đối xứng xung quanh bàn họp giúp tạo sự tôn trọng và thể hiện sự thiện chí của doanh nghiệp.

• Kiểu sắp xếp Hollow: Kiểu sắp xếp này phù hợp cho các cuộc gặp đối tác có từ hai đơn vị trở lên. Kiểu sắp xếp này tạo ra một không gian trung tâm rộng rãi, giúp các bên tham gia có thể dễ dàng nhìn thấy nhau và trao đổi ý kiến một cách hiệu quả. Mỗi mặt của khoảng trống sẽ là hàng ghế của một đơn vị. Và các đơn vị sẽ ngồi đối mặt nhau, hướng về phía trung tâm của khoảng trống.

Nên chuẩn bị đầy đủ tư liệu, máy móc và kiểm tra hoạt động của thiết bị kĩ càng.

3.3. Sử dụng phòng họp cho thuê giá rẻ để tổ chức buổi khen thưởng nhân viên

Bên cạnh các cuộc họp nội bộ, các buổi khen thưởng và đào tạo nhân viên cũng là những sự kiện quan trọng cần được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Trong đó, việc bố trí chỗ ngồi là một yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công của các sự kiện này.

Đối với các buổi khen thưởng nhân viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn kiểu sắp xếp như lớp học. 

Cách bố trí này sẽ mang lại những lợi ích sau:

• Tạo không gian thoải mái cho nhân viên ghi chép, đọc tài liệu, để các vật dụng cá nhân, phần thưởng,...
• Giúp nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhau và tương tác với nhau, tạo không khí vui vẻ, thân thiện trong buổi lễ.
• Khi cuộc họp diễn ra quá lâu so với dự kiến, nhân viên vẫn có chỗ để tỳ tay, dựa lưng,...

Bên cạnh việc tham khảo các cách bố trí trên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến các yếu tố phong thủy.

Theo phong thủy, việc bố trí chỗ ngồi hợp lý sẽ giúp mang lại may mắn, thuận lợi cho doanh nghiệp và nhân viên. Cụ thể, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các cách bố trí thuộc hành bổn mệnh và hành tương sinh với mình.

Sắp xếp thành dạng sân khấu để người ngồi dưới có thể tập trung vào người phát biểu.

4. Các nguyên tắc bố trí chỗ ngồi trong phòng họp

Khi bố trí chỗ ngồi trong phòng họp vẫn cần có một số nguyên tắc cần tuân thủ theo nhằm đảo bảo chất lượng cuộc họp. 

4.1 Vai trò và cấp bậc của từng người

Vị trí chủ tọa là vị trí quan trọng nhất trong phòng họp, vì vậy cần được ưu tiên sắp xếp ở vị trí trung tâm, có thể bao quát toàn bộ không gian phòng họp. Điều này thể hiện sự tôn trọng và quyền lực của chủ tọa, đồng thời giúp chủ tọa dễ dàng kiểm soát cuộc họp và quan sát các thành viên tham gia.

Các vị trí khác cũng cần được sắp xếp phù hợp với vai trò và cấp bậc của từng người. Ví dụ, khách mời, lãnh đạo, chuyên gia,... cần được sắp xếp ở những vị trí thuận lợi để họ có thể tham gia và phát biểu ý kiến một cách tốt nhất. Việc sắp xếp chỗ ngồi phù hợp sẽ giúp tạo ra sự thoải mái, cởi mở cho các thành viên tham gia, từ đó giúp cuộc họp đạt được hiệu quả cao.

4.2 Không nên sắp xếp vị trí ngồi trực diện

Việc sắp xếp các vị trí ngồi trực diện nhau sẽ tạo ra cảm giác căng thẳng, đối đầu. Điều này sẽ khiến các thành viên tham gia cảm thấy khó chịu, không thoải mái, từ đó làm giảm hiệu quả của cuộc họp.

Thay vào đó, nên sắp xếp các vị trí ngồi so le hoặc chếch nhau. Cách bố trí này sẽ tạo ra cảm giác thoải mái, cởi mở, dễ dàng giao tiếp. Các thành viên tham gia sẽ có thể dễ dàng nhìn thấy nhau, trao đổi ý kiến một cách thoải mái và cởi mở hơn.

4.3 Không nên đặt chổ ngồi tại vị trí góc bàn

Các vị trí tại góc bàn thường bị khuất tầm nhìn, khiến người ngồi ở đó khó quan sát được các thành viên khác trong cuộc họp, từ đó khó tham gia trao đổi, thảo luận. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị cô lập và không được quan tâm, từ đó làm giảm hiệu quả của cuộc họp.

Do đó, nên tránh bố trí các vị trí này cho những người tham gia quan trọng, chẳng hạn như chủ tọa, khách mời, lãnh đạo, chuyên gia,... Những người này cần có tầm nhìn tốt để có thể quan sát được cả phòng họp và tham gia trao đổi, thảo luận một cách hiệu quả.

4.4 Tránh bố trí chỗ ngồi theo kiểu chữ V

Cách bố trí này sẽ tạo ra một không gian họp bị chia cắt, khiến các thành viên cảm thấy cô lập và khó giao tiếp với nhau. Người trình bày sẽ phải quay lưng lại với một nửa số người tham dự, khiến họ khó nhìn thấy và lắng nghe nội dung trình bày. Điều này sẽ làm giảm sự tương tác và hiệu quả của cuộc họp.

Ngoài ra, nếu số lượng người tham dự đông, kiểu bố trí này sẽ khiến phòng họp trở nên chật chội và khó nhìn thấy nhau. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc trao đổi, thảo luận và khiến cuộc họp trở nên kém hiệu quả.

Trên đây là các quy tắc sắp xếp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng rằng với những thông tin này, doanh nghiệp của bạn sẽ lựa chọn ra được cách bố trí phù hợp khi thuê phòng họp TPHCM tại Arental.vn. Nhằm tối ưu không gian và tạo điều kiện tốt nhất cho buổi họp có thể được diễn ra suôn sẻ và thành công.