Hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Các quy định về loại hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn quen thuộc đối với doanh nghiệp, công ty. Đây cũng là loại hóa đơn cần thiết và quan trọng. Vậy hóa đơn này là gì? Có những loại nào? Quy định về loại hóa đơn giá trị gia tăng ra sao? Cùng theo dõi các thông tin trong bài viết dưới đây để hiểu rõ. 

Tìm hiểu về hóa đơn giá trị gia tăng và các quy định về loại hóa đơn giá trị gia tăng. 

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT) là loại hóa đơn được sử dụng để ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đồng thời thể hiện số thuế giá trị gia tăng phải nộp cho ngân sách nhà nước. Loại hóa đơn này được áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh đang khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

Đặc điểm của hóa đơn giá tọ gia tăng có màu đỏ đặc trưng, giúp phân biệt với các loại hóa đơn khác. Hóa đơn phải được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Nội dung hóa đơn phải ghi đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến giao dịch mua bán, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, giá bán; thuế giá trị gia tăng;...

Hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, giá bán; thuế giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng này sẽ theo mẫu do Bộ tài chính ban hành. Đồng thời Bộ sẽ hướng dẫn thực hiện và áp dụng cho các tổ chức cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn này sẽ được sử dụng thuộc mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư của Nhà nước.

Đây là loại hóa đơn được dành cho các tổ chức khai hoặc tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như:

• Bán hàng hoặc cung ứng các dịch vụ nội địa.

• Các hoạt động vận tải thuộc quốc tế.

• Xuất vào phi thuế quan. 

Vai trò của hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn GTGT đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia giao dịch như:

• Xác thực tính hợp pháp của giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng Hóa đơn GTGT hợp lệ để khấu trừ thuế đầu vào, giảm gánh nặng thuế. Góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh và đầu tư.
• Cung cấp thông tin chính xác về doanh thu, thuế GTGT cho cơ quan thuế. Giúp cơ quan thuế kiểm tra, quản lý thuế hiệu quả.
• Giảm thiểu gian lận thuế, trốn thuế. Tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, công bằng.
• Hóa đơn GTGT là căn cứ để hạch toán chi phí, thanh toán, hoàn thuế.
• Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả.

Hóa đơn giá trị gia tăng được thể hiện qua các hình thức nào? 

Hóa đơn giá trị gia tăng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp, tổ chức thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý tài chính hiệu quả.

Ngày nay, hóa đơn giá trị gia tăng được thể hiện qua ba hình thức chính, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người sử dụng:

Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in mang đến giải pháp đột phá cho doanh nghiệp, cho phép tự chủ in ấn hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT) trên hệ thống máy tính, tin học theo mẫu quy định. Hình thức này mở ra cánh cửa cho sự linh hoạt và chủ động trong việc quản lý hóa đơn.

• Doanh nghiệp, tổ chức tự in ấn hóa đơn giá trị gia tăng trên thiết bị máy tính, tin học theo mẫu quy định.
• Hình thức này mang lại sự linh hoạt, chủ động trong việc in ấn và quản lý hóa đơn.
• Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các quy định về thiết kế, nội dung và bảo mật của hóa đơn giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là bước tiến đột phá, thay thế hóa đơn giấy truyền thống bằng dữ liệu điện tử.

• Hóa đơn được tạo, lập, gửi nhận và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Mang đến nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, thời gian, tăng cường tính minh bạch và bảo mật.
• Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đầu tư phần mềm và thiết bị để sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn in

Hóa đơn in là hình thức in ấn hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT) phổ biến, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. 

• Doanh nghiệp, tổ chức đặt in hóa đơn giá trị gia tăng tại các đơn vị được cấp phép hoặc sử dụng mẫu in sẵn do cơ quan thuế cung cấp.
• Hình thức truyền thống, dễ sử dụng và phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ.
• Tuy nhiên, tính linh hoạt và khả năng quản lý hóa đơn còn hạn chế.

 16 trường hợp được miễn giảm thuế thu nhập cá nhân

Quy định về hóa đơn giá trị gia tăng? 

Hóa đơn giá trị gia tăng còn có một số quy định. Vậy quy định về hóa đơn giá trị gia tăng gồm những gì? Cùng tìm hiểu các quy định của loại hóa đơn này. 

Các nội dung buộc phải có trên hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định, trên hóa đơn giá trị gia tăng cần phải có các thông tin như tên, địa chỉ cùng mã số thuế của người bán, người mua. Đồng thời cần kèm thêm các thông tin như danh mục hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế giá trị gia tăng, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị của hàng hóa dịch vụ và giá trị thuế giá trị gia tăng, thuế suất giá trị gia tăng.

Hóa đơn giá trị gia tăng có những thông tin như trên vì hóa đơn có giá trị về pháp lý. Đồng thời đây cũng là căn cứ để khấu trừ thuế. 

Hóa đơn giá trị gia tăng cần có đầy đủ thông tin vì hóa đơn có giá trị về pháp lý.

Báo cáo về việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng

Theo quy định, hàng quý thì các tổ chức hoặc cá nhân bán hàng cần phải có trách nhiệm nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho các cơ quan thuế. Trừ các đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn thì không cần nộp.

Đối với công ty, doanh nghiệp vừa thành lập, các doanh nghiệp nếu có các hành vi vi phạm thì không được sử dụng hóa đơn tự in. Các doanh nghiệp nếu thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Nếu công ty đã nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo tháng thì không cần nộp báo cáo theo quý. Nếu công ty doanh nghiệp sử dụng hai loại hóa đơn trong cùng một kỳ thì trong lúc báo cáo sẽ làm trên cùng một báo cáo. 

Đối với các loại hóa đơn thu cước như hóa đơn tiền điện, tiền nước, thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC; trong đó không cần điền dữ liệu vào các cột chi tiết từ số đến số, chỉ điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.

Các tổ chức, cá nhân bán hàng cần phải nộp báo cáo việc sử dụng HĐGTGT cho các cơ quan thuế.

Lưu ý về hóa đơn giá trị gia tăng 

• Các văn bản và chứng từ liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng cần được ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo quy định của pháp luật.
• Chỉ xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Ghi đúng mức thuế suất áp dụng theo quy định của Bộ Tài chính đối với từng loại hàng hóa, dịch vụ.
• Cẩn trọng khi viết hóa đơn để tránh bị áp dụng mức thuế suất cao hơn.
• Tham khảo ý kiến chuyên gia thuế để được hướng dẫn cụ thể.
• Sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Phân biệt giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT) đều là chứng từ ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, giữa hai loại hóa đơn này có một số điểm khác biệt quan trọng:

Đối tượng sử dụng

• Hóa đơn bán hàng: Dành cho tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ, mang tính chất như chứng từ thanh toán, ghi nhận doanh thu.
• HĐGTGT: Chỉ dành cho các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh đã đăng ký khai thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Ngoài chức năng thanh toán và ghi nhận doanh thu, HĐGTGT còn đóng vai trò quan trọng trong việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Về nội dung

• Hóa đơn bán hàng: Ghi chép thông tin cơ bản về giao dịch, bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, giá bán và tổng số tiền thanh toán. Giống như một biên lai ghi nhận việc mua bán đã diễn ra.
• HĐGTGT: Bao gồm tất cả thông tin của hóa đơn bán hàng và bổ sung thêm số thuế GTGT và thuế suất VAT, đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán và thanh toán thuế.

Mẫu hóa đơn

• Hóa đơn bán hàng: Không có quy định cụ thể về mẫu, doanh nghiệp được tự thiết kế và in ấn theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thông tin bắt buộc theo quy định và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.
• HĐGTGT: Bắt buộc sử dụng mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Mẫu HĐGTGT được thiết kế thống nhất, đảm bảo tính chính xác và an toàn trong việc quản lý thuế.

Tác dụng

• Hóa đơn bán hàng: Hoạt động như một chứng từ thanh toán, xác nhận việc mua bán hàng hóa, dịch vụ đã diễn ra, ghi nhận doanh thu cho doanh nghiệp.
• HĐGTGT: Đảm nhiệm tất cả chức năng của hóa đơn bán hàng. Đặc biệt, HĐGTGT đóng vai trò quan trọng trong việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho doanh nghiệp.

Quy định về lập, sử dụng, quản lý

• Hóa đơn bán hàng: Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• HĐGTGT: Quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng có những đặc điểm khác nhau. 

Một số câu hỏi liên quan đến hóa đơn giá trị gia tăng

Những thông tin nào cần có trên Hóa đơn giá trị gia tăng?

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
• Danh mục hàng hóa/dịch vụ.
• Giá trị tính thuế giá trị gia tăng.
• Ngày thực hiện giao dịch.
• Tổng giá trị của hàng hóa/dịch vụ.
• Giá trị thuế giá trị gia tăng và thuế suất giá trị gia tăng.
• Ký tên, đóng dấu của người bán.

Thời điểm lập Hóa đơn giá trị gia tăng là khi nào?

Hóa đơn giá trị gia tăng được lập tại thời điểm giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc nhận tiền thanh toán.

Hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị sử dụng trong bao lâu?

Hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị sử dụng trong vòng 3 năm kể từ ngày lập.

Làm thế nào để tra cứu thông tin trên Hóa đơn giá trị gia tăng?

Có thể tra cứu thông tin trên HĐGTGT bằng hai cách tiện lợi:

Truy cập website của Tổng cục Thuế:

• Truy cập https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html
• Nhập thông tin cần thiết như mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn hoặc quét mã QR trên hóa đơn.
• Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin chi tiết về HĐGTGT nếu hợp lệ.

Sử dụng ứng dụng tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng trên điện thoại thông minh:

• Tải ứng dụng "Tra cứu hóa đơn" do Tổng cục Thuế phát triển.
• Mở ứng dụng và quét mã QR trên HĐGTGT hoặc nhập thông tin thủ công.
• Ứng dụng sẽ hiển thị thông tin chi tiết về HĐGTGT, bao gồm cả trạng thái hợp lệ.

Nếu lỡ mất Hóa đơn giá trị gia tăng thì phải làm thế nào?

Nếu mất Hóa đơn giá trị gia tăng, bạn cần phải liên hệ với người bán, cung cấp thông tin về hóa đơn bị mất như: mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, ngày tháng lập hóa đơn, tên hàng hóa, dịch vụ,... và yêu cầu người bán cấp lại hóa đơn bản sao có chứng thực.

Vừa rồi là những thông tin về hóa đơn giá trị gia tăng. Đây là loại hóa đơn quan trọng và cần có trong hoạt động kinh doanh, buôn bán. Hy vọng với những chia sẻ trên đã giúp ích được cho mọi người. Và để biết thêm nhiều thông tin bổ ích, hãy truy cập ngay vào website của chúng tôi.