Tổng hợp thông tin về văn phòng đại diện mà các doanh nghiệp cần phải biết

Đối với một doanh nghiệp, mở rộng quy mô và phát triển kinh doanh là nhu cầu tất yếu. Để thực hiện điều này, chủ doanh nghiệp thường hướng đến việc thành lập văn phòng đại diện. Vậy chính xác văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp?

Cùng tìm hiểu về văn phòng đại diện và những thông tin về văn phòng địa diện dành cho doanh nghiệp. 

1. Khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện (Representative Office) được xem là “tập hợp con” của một doanh nghiệp. Đơn vị này chịu sự quản lý và điều hành bởi doanh nghiệp chính. Nhiệm vụ của văn phòng đại diện là thay mặt doanh nghiệp để tạo ra lợi ích và bảo vệ lợi ích ấy. Tuy nhiên, văn phòng đại diện sẽ không thực hiện các chức năng như doanh nghiệp chính.

Về bản chất, mọi doanh nghiệp đều có quyền thành lập các văn phòng đại diện trong và ngoài nước (Theo Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020). Bên cạnh đó, văn phòng đại diện có thể được đặt tại một hoặc nhiều địa điểm khác nhau tùy thuộc vào mục đích kinh doanh của doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện sẽ tuân theo quy định của bộ Luật Doanh nghiệp 2020 và một số văn bản liên quan. Nếu thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, doanh nghiệp sẽ tuân theo các quy định pháp luật của quốc gia ấy. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin như: tên, địa chỉ, phương thức hoạt động,..., khi thành lập văn phòng đại diện.

>>> Dịch vụ văn phòng đại diện trọn gói 399k/tháng

Văn phòng địa diện với nhiệm vụ là thay mặt doanh nghiệp tạo ra lợi ích và bảo vệ lợi ích ấy. 

1.1. Một số chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được xem là “gương mặt đại diện” dựa trên ủy quyền của doanh nghiệp, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích cho doanh nghiệp ấy. Vì vậy, chức năng văn phòng đại diện sẽ tùy thuộc vào sự ủy quyền và quyết định của doanh nghiệp.

Nhưng nhìn chung, văn phòng đại diện được thành lập để thực hiện một số chức năng cốt lõi, như:

• Là trung gian liên lạc, kết nối và giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp.
• Trở thành “phương tiện” thúc đẩy đầu tư, khảo sát và phân tích thị trường, xác định khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp thu hút khách hàng, đối tác bằng cách nghiên cứu, cung cấp thông tin thị trường.
• Thực hiện các chiến dịch quảng bá, tiếp thị truyền thông cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ doanh nghiệp tránh các rủi ro về biến động thị trường, các hành vi xâm phạm, ảnh hưởng tiêu cực đến quyền lợi của doanh nghiệp.
• Truy tố, khiếu nại các hoạt động trái pháp luật, ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự hình thành và phát triển của doanh nghiệp.
• Báo cáo kết quả về hoạt động kinh doanh, quy trình tăng trưởng và các chiến lược phát triển hằng năm.
• Thực hiện hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
• Hỗ trợ xây dựng bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng Quản trị.
• Phối hợp cùng trụ sở chính điều động và quản lý đội ngũ nhân sự.
• Soạn thảo văn bản pháp quy nhằm phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của văn phòng dựa trên các văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

1.2. Một số quy định về văn phòng đại diện doanh nghiệp cần lưu ý

Dưới đây là một số quy định quan trọng về văn phòng đại diện mà các doanh nghiệp cần lưu ý:

• Các doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của pháp luật về việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện. Điều này bao gồm việc đăng ký, cung cấp thông tin, và tuân thủ các quy định liên quan.
• Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý của quốc gia nơi nó hoạt động. Điều này bao gồm việc nộp thuế, báo cáo tài chính, và tuân thủ các quy định về hoạt động kinh doanh.
• Các văn phòng đại diện thường có các hạn chế về hoạt động kinh doanh so với doanh nghiệp chính. Ví dụ, văn phòng đại diện có thể không được phép ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các giao dịch kinh doanh trực tiếp.
• Các doanh nghiệp cần tuân thủ các yêu cầu về báo cáo và cung cấp thông tin liên quan đến văn phòng đại diện. Điều này bao gồm việc báo cáo hoạt động, cung cấp thông tin về tài chính, và tuân thủ các yêu cầu khác của cơ quan quản lý.
• Các doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, bao gồm việc đăng ký và thông báo đến cơ quan chức năng trước khi chấm dứt hoạt động.

Doanh nghiệp cần nắm rõ những quy định cần lưu ý về văn phòng đại diện. 

1.3. Vậy văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân độc lập. Thay vào đó, văn phòng đại diện thường được xem là một phần của doanh nghiệp mẹ hoặc tổ chức chính và hoạt động dưới sự ủy quyền của họ. Trong hầu hết các trường hợp, văn phòng đại diện không có thể chịu trách nhiệm pháp lý độc lập mà thường phụ thuộc vào sự chịu trách nhiệm của doanh nghiệp mẹ.

Tuy nhiên, các quy định về tư cách pháp nhân của văn phòng đại diện có thể thay đổi tùy theo quy định pháp luật của từng quốc gia hoặc khu vực. Trong một số trường hợp, văn phòng đại diện có thể được công nhận là một loại hình pháp lý đặc biệt với một số quyền và trách nhiệm pháp lý riêng, nhưng không phải là một tư cách pháp nhân độc lập.

2. Quy tắc đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh là gì?

Để đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh được thành lập tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân theo một số quy tắc sau:

• Tên văn phòng đại diện được phép đặt tên bằng: các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt; các chữ: F, J, Z, W; chữ số và ký hiệu.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp + cụm từ “Representative office”.

Ví dụ về đặt tên văn phòng đại diện tiếng Anh:

• ABC TRADING BUSINESSMENT AND PRODUCTION COMPANY LIMITED REPRESENTATIVE OFFICE.

Quy tắc đặt tên văn phòng đại diện sẽ mang tên doanh nghiệp và cụm từ Representative office.

3. Đại diện kinh doanh là gì?

Đại diện kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho doanh nghiệp trong việc tiếp thị và giới thiệu sản phẩm cũng như dịch vụ đến khách hàng. Thường làm việc với các tổ chức, doanh nghiệp và không phải cá nhân, họ thường là điểm liên kết giữa doanh nghiệp và đối tác cung cấp hoặc sản xuất.

Khác biệt với nhân viên kinh doanh, đại diện kinh doanh tập trung chủ yếu vào giao dịch B2B (Business-to-Business), tức là các giao dịch giữa các doanh nghiệp. Họ thường tham gia vào các hoạt động mua bán, trao đổi và giao dịch sản phẩm hoặc dịch vụ giữa các tổ chức kinh doanh.

Thường xuyên làm việc qua các kênh trực tuyến hoặc qua điện thoại, đại diện kinh doanh thường ít tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Sự phát triển nhanh chóng của ngành này tạo ra nhiều cơ hội thăng tiến cho các đại diện kinh doanh, với khả năng leo lên vị trí Giám đốc Kinh doanh hoặc Quản lý Kinh doanh nếu họ có kỹ năng và hiệu suất làm việc đáng kể.

4. Thế nào là trưởng văn phòng đại diện?

Trưởng văn phòng đại diện là người đứng đầu và chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của văn phòng đại diện của một doanh nghiệp tại một địa phương hoặc quốc gia khác, nơi doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh hoặc quan hệ thương mại. Vị trí này thường được bổ nhiệm hoặc ứng cử bởi các cấp quản lý cao nhất của doanh nghiệp như Chủ tịch Hội đồng, Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc, dựa trên các quy định của hợp đồng lao động và quy định nội bộ của công ty.

Trưởng văn phòng đại diện có nhiều trách nhiệm, bao gồm quản lý các hoạt động hàng ngày của văn phòng đại diện, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và nội bộ của công ty, xây dựng và duy trì mối quan hệ với đối tác, khách hàng, và cơ quan chính phủ địa phương, cũng như cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho nhân viên trong văn phòng đại diện.

Ngoài ra, trưởng văn phòng đại diện cũng thường đại diện cho doanh nghiệp trong các sự kiện, hội nghị, và cuộc gặp gỡ kinh doanh, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ được giao bởi các cấp quản lý cao hơn để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả và thành công tại địa phương hoặc quốc gia đó.

Vậy trưởng văn phòng đại diện tiếng Anh là gì? Trưởng văn phòng đại diện được viết theo tiếng Anh là: Head of representative office.

>>> Dịch vụ văn phòng ảo Quận 2- trọng gói 399k/tháng

>>> Dịch vụ văn phòng ảo Quận 7- trọng gói 399k/tháng

>>> Dịch vụ văn phòng ảo Quận Phú Nhuận- trọng gói 399k/tháng

>>> Dịch vụ văn phòng ảo Quận Tân Bình- trọng gói 399k/tháng

Trưởng văn phòng đại diện là Giám đốc Văn phòng đại diện, có trách nhiệm quản lý hoạt động của văn phòng đại diện. 

5. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo trở thành xu hướng

Trong bối cảnh ngày nay, những văn phòng đại diện truyền thống bộc lộ không ít hạn chế, nhất là đối với các doanh nghiệp “trẻ” vừa mới dấn thân vào lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên, thực trạng này đã trở thành tiền để để các văn phòng ảo (Virtual Office) “có đất dụng võ”.

>>> Dịch vụ văn phòng ảo trọn gói chỉ 399k/tháng

Văn phòng ảo đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp "trẻ".

Các văn phòng ảo không chỉ mang lại chi phí hợp lý mà còn giúp doanh nghiệp trẻ tiết kiệm một khoản đáng kể về chi phí hoạt động. Thậm chí, làm việc trong môi trường văn phòng ảo còn thúc đẩy năng suất làm việc lên gấp nhiều lần.

Tương tự như với các văn phòng truyền thống, văn phòng ảo đóng vai trò đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, điểm khác biệt nằm ở việc văn phòng ảo không yêu cầu mặt bằng vật lý hoặc diện tích đặc biệt. Tất cả các công việc và nhiệm vụ sẽ được thực hiện trực tuyến. Do đó, nhân viên của văn phòng ảo có thể làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không cần phải có mặt tại văn phòng trực tiếp.

Trên thực tế, mô hình văn phòng ảo vẫn còn khá mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, khi đại dịch bùng phát, văn phòng ảo đã trở thành xu hướng chung của doanh nghiệp toàn cầu. Tại Việt Nam, mô hình này cũng từng bước thâm nhập vào quy trình hoạt động của nhiều doanh nghiệp, được dự đoán sẽ phát triển mạnh mẽ trong tương lai gần.

Văn phòng ảo là mô hình làm việc thực hiện các hoạt động kinh doanh mà không cần có văn phòng vật lý truyền thống.

6. Cho thuê văn phòng ảo tại Arental Việt Nam

Arental Việt Nam cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, giúp các tổ chức và doanh nghiệp có mặt trên thị trường một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký, số điện thoại cố định và các tiện ích khác mà không cần phải có văn phòng thực tế.

Khi lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng ảo tại Arental Việt Nam, doanh nghiệp sẽ được hưởng một loạt các tiện ích và dịch vụ sau:

• Địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp tại quận 2, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định vị trí kinh doanh trung tâm và chuyên nghiệp.
• Vị trí lắp đặt bảng tên tại tòa nhà, giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và dễ dàng nhận dạng.
• Hỗ trợ hoàn thiện các thủ tục, giấy tờ Đăng ký kinh doanh, giảm bớt gánh nặng thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
• Dịch vụ nhận thư từ, bưu phẩm, cùng với lễ tân và số điện thoại cố định, giúp doanh nghiệp duy trì một hình ảnh chuyên nghiệp và sẵn sàng tiếp nhận thông tin.
• Cung cấp địa chỉ sử dụng để đăng ký trên Giấy phép kinh doanh, giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý một cách thuận tiện.
• Hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, báo cáo thuế, pháp lý, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không phải lo lắng về các vấn đề pháp lý phức tạp.
• Cung cấp phòng họp linh hoạt theo giờ hoặc tháng, và hỗ trợ set up phòng họp một cách chu đáo để đáp ứng nhu cầu gặp gỡ của khách hàng.
• Ngoài ra, dịch vụ còn bao gồm hầm giữ xe, lounge tiếp khách, trà nước, cafe, in ấn, photo, scan, máy chiếu, khu vực thư giãn và tổ chức tiệc ngoài trời trên tầng thượng, tạo ra một môi trường làm việc và gặp gỡ chuyên nghiệp và thoải mái cho doanh nghiệp và khách hàng.

Như vậy, Arental Việt Nam đã cung cấp đầy đủ thông tin về văn phòng đại diện và những thông tin xoay quay mô hình kinh doanh này. Hy vọng bài viết sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích, có thể hỗ trợ bạn chinh phục hành trình mở rộng và phát triển công ty của mình. Đừng quên thường xuyên truy cập vào website Arental.vn để xem thêm nhiều bài viết hay và hữu ích khác nhé.