Thuê văn phòng ảo và các rủi ro doanh nghiệp cần đề phòng

Những năm gần đây, văn phòng ảo là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhỏ, nhất là các Startup. Với vốn ban đầu chưa ổn định, tiết kiệm chi phí là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Vì thế, giá thuê rẻ sẽ là một trong những điều kiện tiên quyết để ra quyết định thuê.

1. Các rủi ro tiềm ẩn khi thuê văn phòng ảo kém chất lượng

Thật sự không thể phủ nhận những tiện ích mà dịch vụ văn phòng ảo mang lại cho khách hàng. Tuy nhiên, dịch vụ văn phòng ảo chỉ thật sự mang lại lợi ích và chất lượng cho khi doanh nghiệp chọn đúng nơi uy tín. Các rủi ro khi đăng ký địa chỉ kinh doanh tại những nơi cung cấp dịch vụ văn phòng ảo không uy tín vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp chú ý. Hãy cùng Arental.vn tìm hiểu và phòng tránh nhé!

Các rủi ro khi thuê văn phòng ảo kém chất lượng

1.1. Gặp rắc rối bởi các vấn đề pháp lý

Theo điều 43 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:

"Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm ,ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax, và thư điện tử (nếu có)"

Như vậy, tính đến năm 2021, loại hình dịch vụ văn phòng ảo vẫn được công nhận là hợp pháp và chưa có bất kỳ quy định pháp lý cụ thể nào về loại hình dịch vụ này và cả những trường hợp vi phạm pháp luật trong lĩnh vực thuê và cho thuê văn phòng ảo. 

Như vậy, việc doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo là không trái pháp luật, vậy rắc rối pháp lý nằm ở đâu? 

• Nằm ở điều khoản được ký kết trong hợp đồng giữa bên thuê và bên cho thuê. 

Các doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều khoản trên hợp đồng để tránh rắc rối

Doanh nghiệp cần cân nhắc, xem xét kỹ các thông tin nhằm tránh gặp phải những nơi cung cấp dịch vụ kém chất lượng. Gây ảnh hưởng trong các vấn đề pháp lý sau này của doanh nghiệp. 

Không chỉ riêng các doanh nghiệp trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm mà tất cả các bên thuê cần phải đọc rõ các điều khoản trước khi ký kết.

1.2. Thất lạc thư từ,bưu phẩm

Tất cả những bên cung cấp dịch vụ văn phòng ảo đều sẽ có bộ phận lễ tân hoặc ban quản lý trực tại tòa nhà hỗ trợ khách hàng giao nhận thư từ, bưu phẩm, đón tiếp đối tác. Đây là một trong những tiện ích được nhiều khách hàng đánh giá cao. 

Nhưng đây cũng là một trong những yếu tố tiềm ẩn rủi ro cho khách hàng. Việc thuê văn phòng ảo khách hàng sẽ đặt bảng tên và địa chỉ kinh doanh tại tòa nhà văn phòng và không thường xuyên có mặt trực tiếp tại văn phòng. Vì thế việc đón tiếp khách hàng cũng được thực hiện bởi chính lễ tân của tòa nhà. 

Doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn đề thất lạc thư từ bưu phẩm kho thuê phải văn phòng ảo kém chất lượng

Nhân viên lễ tân chuyên nghiệp sẽ mang lại sự hài lòng cho đối tác. Và ngược lại nếu không may gặp phải những nhân viên chuyên môn nghiệp vụ kém, đôi khi doanh nghiệp phải đối mặt với các vấn như thất lạc thư từ bưu phẩm, đùn đẩy trách nhiệm và làm ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. 

1.3. An toàn bảo mật thông tin

Hiện nay, với thời đại công nghệ phát triển việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng. Nhiều doanh nghiệp, cá nhân thường xuyên bị làm phiền bởi các cuộc gọi, email, tin nhắn SMS… nhưng không biết lý do tại sao đối phương lại có dữ liệu của mình. Đó là một trong những ví dụ điển hình về các ảnh hưởng từ việc bị đánh cắp dữ liệu. 

Riêng với doanh nghiệp, không chỉ dừng lại ở việc làm phiền qua cuộc gọi, tin nhắn, email… mà còn các bí mật trong kinh doanh cũng như các rủi ro về tài chính. Thông qua việc nhận và chuyển thư từ, các đơn vị không uy tín sẽ dễ dàng đánh cắp thông tin và tài liệu của doanh nghiệp. 

Vấn đề bảo mật thông tin khách hàng không được chú trọng tại những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo kém chất lượng

1.4. Chất lượng dịch vụ kém

Vì lợi ích mà nhiều đơn vụ cung cấp dịch vụ văn phòng ảo một cách đại trà, chất lượng dịch vụ kém nhưng không đầu tư cải thiện. Ví dụ như cùng một tòa nhà tổng diện tích khoảng 1.000m2, nhưng có đến 500 bảng tên doanh nghiệp đặt chi chít. 

Những dịch vụ văn phòng ảo “dỏm” thường không chú ý đến việc nâng cao chất lượng dịch vụ, và trải nghiệm của khách hàng. Lơ là trong khâu quản lý, nhất là các thư từ, bưu phẩm của doanh nghiệp.

Thái độ của nhân viên và chất lượng dịch vụ ảnh hưởng đến hình ảnh doanh nghiệp

2. Bật mí địa chỉ cho thuê văn phòng ảo uy tín tại tp.HCM

Tại tp.HCM có hàng nghìn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, địa chỉ đăng ký kinh doanh, đa dạng về vị trí, quận huyện cũng như giá cả. Nhưng để chọn được nơi đồng hành và phát triển lâu dài cùng doanh nghiệp. Hãy dành thêm thời gian để lựa chọn nơi uy tín để không phải đối mặt với những vấn đề phát sinh như trên nhé.

Có 2 địa chỉ cung cấp văn phòng ảo giá rẻ, uy tín tại tp.HCM mà Arental.vn chia sẻ với quý khách:

• Dịch vụ văn phòng ảo Quận 2 : Tòa nhà A Space Office Building (địa chỉ 1b đường số 30, phường Bình An, Quận 2)
• Dịch vụ văn phòng ảo Phú Nhuận: Tòa nhà A Space Office Building (địa chỉ 121 bis Nguyễn Văn Trỗi, phường 12, quận Phú nhuận)

>>> Quý khách có thể tham khảo thêm cách chọn văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp

Ngoài ra, quý khách có thể tham khảo thêm thông tin chi tiết các dịch vụ văn phòng tại website Arental.vn hoặc liên hệ theo số hotline 0904 667 858 để được hỗ trợ nhanh nhất.